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        論知識經(jīng)濟時代的企業(yè)檔案管理

        2014-05-30 06:49:30沈巧玲
        企業(yè)文化·下旬刊 2014年7期
        關(guān)鍵詞:知識管理知識經(jīng)濟檔案管理

        沈巧玲

        摘 要:當前社會處于知識經(jīng)濟時代,傳統(tǒng)的檔案管理方式已跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐,需要及時改革創(chuàng)新。本文針對企業(yè)檔案管理存在的問題,提出了建議,并借鑒知識管理的具體規(guī)則,討論了知識經(jīng)濟時代的企業(yè)檔案管理新方式。

        關(guān)鍵詞:知識經(jīng)濟;知識管理;檔案管理

        前言:這是知識經(jīng)濟的時代,企業(yè)也必須與時俱進,借鑒知識管理的有效方式。企業(yè)的檔案部門在新的形勢下,應(yīng)該積極改革,淘汰過去低效的管理方式,建立與知識經(jīng)濟時代相吻合的企業(yè)檔案管理體系,不斷創(chuàng)新,創(chuàng)造更多效益。

        1.知識經(jīng)濟特征

        (1)知識與企業(yè)的生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系息息相關(guān);(2)知識分布全球化與多樣化。隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,知識信息已經(jīng)遍布各個角落,并且有多種載體,包括:文字、圖像、語音、圖形等等;(3)知識傳播網(wǎng)絡(luò)化?,F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺大量涌現(xiàn),并在企業(yè)呈普及化趨勢,知識和人們生活密不可分;(4)知識產(chǎn)權(quán)化。企業(yè)的核心知識必須要進行產(chǎn)權(quán)化,以此增強企業(yè)的競爭力及創(chuàng)造力;(5)知識管理成為目前企業(yè)管理追求的新方式。這是知識經(jīng)濟的時代,知識管理是研究和探索別人所忽略但有效的知識,知識管理過程是掌握這些知識。

        2. 企業(yè)檔案管理的問題

        2.1 傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理特點

        傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的主要任務(wù)就是將資料收集并保存完整。其管理對象通常包括:人物、事件、過程、文件、書報、物品等等,管理手段是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)。過去受技術(shù)水平的約束,管理工作關(guān)鍵在于收集、管理、編目、保存、借閱??傊?,傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)揮的作用是記載歷史,方便以后需求時可以查閱歷史根據(jù)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理有很多缺陷和不足,比如:工作量大,耗時長。規(guī)模越大的企業(yè),這個缺陷更明顯。保存檔案占據(jù)的空間相對偏大。

        2.2 信息時代企業(yè)檔案管理存在的問題

        (1)檔案整理需人較多且耗時較長。大部分檔案基本不能有效地進行實時應(yīng)用,而且有些管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì),導(dǎo)致檔案管理不能高效化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。

        (2)檔案的分類方法不再適用目前情況。很多企業(yè)的檔案管理還沿用過去的分類方法,或者只是在原基礎(chǔ)上附加部分管理規(guī)則,這是換湯不換藥的做法,大大降低了信息管理的效率。

        (3)檔案資料的屬性和類別區(qū)分不清。比如較難區(qū)分的有:信息類、知識類、數(shù)據(jù)類等等。舉例說明,管理人員新收集了冶煉工藝方法,這原本屬于知識,但可以隨實踐變化,可以在實踐中優(yōu)化、改善、創(chuàng)新、修正,最后獲取最佳工藝。

        (4)網(wǎng)絡(luò)化對企業(yè)檔案管理受益不大。這是網(wǎng)絡(luò)化的信息時代,全球都可以自由通訊,檔案管理不再是封閉性的事情。管理人員必須要高效、快速地處理檔案,才能滿足競爭激烈的客戶要求,才能適應(yīng)社會發(fā)展。

        3.企業(yè)檔案管理與知識資源管理

        3.1 知識資源管理成為企業(yè)管理重點

        企業(yè)的知識通常是概括為兩種:顯性與隱性。顯性知識包括:被記錄且保存下來,可以看、可以讀、可以聽的知識;隱性知識包括:儲存在人的大腦中、言語行為中、數(shù)據(jù)中,但沒有被記錄或保存的知識。知識資源,狹義上講,是顯性知識。知識資源管理的本質(zhì)可以說成是管理所謂的顯性知識。目前企業(yè)管理的核心是知識管理,而知識資源管理是知識管理的關(guān)鍵。知識資源很多牽涉到企業(yè)或單位的經(jīng)營成果,象征著企業(yè)的知識資產(chǎn)基礎(chǔ)。

        3.2 知識資源管理參照知識管理

        知識管理的規(guī)律,通俗地說就是能夠促進知識運動的規(guī)律。企業(yè)知識管理包括如下特點:(1)企業(yè)不同職位的員工是產(chǎn)生者;(2)知識是要求共享的;(3)知識要經(jīng)過專職人員確定,并加以規(guī)范;(4)知識要切實應(yīng)用到企業(yè)中去,有實踐價值;(5)知識要不斷創(chuàng)新,開拓新的領(lǐng)域。

        3.3 檔案知識管理須發(fā)展為知識資源管理

        (1)企業(yè)檔案知識管理是有必要的,而且上升到知識資源管理層面是可行的。檔案知識經(jīng)過進一步約束或規(guī)范后,成為加工處理過的知識資源,因此必須要按照知識資源的管理規(guī)則,將其有效應(yīng)用到企業(yè)中去,并不斷做出改革和突破。

        (2)企業(yè)檔案管理上升到知識資源管理在實踐中也是迫切需要的。通過上升到知識資源管理后,檔案知識就不僅僅是信息那么簡單,可以不遵從信息管理的規(guī)律,這樣能夠有效避免信息時代檔案管理的一些缺陷和不足。通過企業(yè)所有人員的參與,可以使知識資源進行優(yōu)化創(chuàng)造,拒絕了傳統(tǒng)意義上的收集或記錄只是檔案管理人員份內(nèi)的事情。通過加大對實際工作的支持力度,可以根據(jù)實際情況將知識資源進行分類應(yīng)用,避免了傳統(tǒng)的檔案分類不明確、混亂的問題,同時也消除了檔案知識不能得到實時利用的局面。檔案知識管理要真正落實到依據(jù)知識管理的方法操作,不再重蹈覆轍,犯信息類檔案的錯誤。最終得出結(jié)論,檔案知識管理終究會發(fā)展成為知識資源管理。

        總結(jié):

        我們已經(jīng)逐步跨入知識經(jīng)濟時代,知識是指導(dǎo)企業(yè)長遠發(fā)展的關(guān)鍵因素,是增強企業(yè)核心競爭力的首要條件。企業(yè)要摒棄過去的舊的不適應(yīng)社會發(fā)展的檔案管理方式,在競爭激烈的新形勢下努力把握市場機遇,規(guī)避投資風險,實時了解行業(yè)動向,有效地積累和運用自身的知識資產(chǎn),做出最佳的企業(yè)發(fā)展決策,這將會使企業(yè)立于不敗之地。

        參考文獻:

        [1]孔暉,劉新文.知識經(jīng)濟時代的檔案管理.核工業(yè)中南地質(zhì)局檔案館[J].南華大學學報(社會科學版),2011, 6(30).

        [2]企業(yè)檔案工作規(guī)范. 中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA/T 42—2009[S]. 2009.

        [3]張世林. 企業(yè)檔案資產(chǎn)和所有權(quán)分析[J].檔案學通訊,2011(2).

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