趙洋

近幾年，我公司檔案工作，緊緊圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，以檔案資源建設(shè)為核心，以提高檔案服務(wù)能力為重點(diǎn)，以信息化引導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，以文化引領(lǐng)品牌創(chuàng)新為目標(biāo)。爭(zhēng)一流，上水平，科學(xué)、協(xié)調(diào)、有序、有效地進(jìn)行各方面工作，公司檔案工作的整體水平得到提高。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，營(yíng)造檔案管理工作的良好環(huán)境。檔案管理工作能否順利開(kāi)展，與領(lǐng)導(dǎo)是否重視直接有關(guān)。為加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)，建立健全由公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭，各處室負(fù)責(zé)同志為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案工作的順利開(kāi)展提供了組織保障。

為進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的涵蓋面，真正做到橫向到邊、縱向到底，不留死角，建立了以綜合檔案室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。一方面，加強(qiáng)檔案室與職能處室的橫向聯(lián)系，在各處室設(shè)立了兼職資料員，具體負(fù)責(zé)本處室文件資料的收集工作；另一方面，加強(qiáng)檔案室與下屬公司檔案室的縱向聯(lián)系，從而使檔案管理信息上下傳遞靈通，左右反饋及時(shí)，縱橫交錯(cuò)，網(wǎng)絡(luò)覆蓋了全公司。

二、注重培訓(xùn)，全面提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量，為此，公司高度重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并采取了多種形式的崗位培訓(xùn)活動(dòng)，以此帶動(dòng)檔案管理工作上水平。一是采取集中與分散學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式，定期組織專兼職人員學(xué)習(xí)相關(guān)檔案方面的方針政策，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)傳達(dá)國(guó)家檔案工作的新動(dòng)態(tài)，研究探討工作經(jīng)驗(yàn)，提高檔案人員的自身水平。二是通過(guò)舉辦培訓(xùn)班的形式，邀請(qǐng)專家現(xiàn)場(chǎng)講課，每期參加人員達(dá)100多人。三是組織檔案人員先后多次參加在濟(jì)南、南昌，廈門、宜昌等地的檔案培訓(xùn)班。截至目前，公司檔案人員已全部經(jīng)過(guò)各級(jí)檔案管理部門的系統(tǒng)培訓(xùn)，具備了一定的檔案管理水平。四是采取走出去請(qǐng)進(jìn)來(lái)的辦法。一方面組織檔案骨干人員開(kāi)展檔案理論研討活動(dòng)；另一方面組織人員到檔案管理水平高的市、工程項(xiàng)目去參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步開(kāi)闊視野、拓寬思路，查找不足，激發(fā)干勁。

三、強(qiáng)化管理，積極推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)。為全面提高檔案管理水平，將檔案管理的全過(guò)程進(jìn)行細(xì)化分解，從建、管、用三方面加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。

“建”就是規(guī)范建檔。先后制定了十三個(gè)類別的檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，出臺(tái)了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作逐步走向了制度化、規(guī)范化。同時(shí)，在規(guī)范建檔工作中，做到“全”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”。“全”就是在檔案齊全上下功夫，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項(xiàng)目齊全，確保檔案資料的歸檔率?！皽?zhǔn)”就是在檔案完整率上把準(zhǔn)關(guān)，根據(jù)檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保檔案資料的完整率?！皣?yán)”就是在檔案組卷上，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)。不合格的檔案材料嚴(yán)禁進(jìn)入檔案室，對(duì)庫(kù)房不同門類的檔案分別排列，統(tǒng)一編號(hào)，保證檔案案卷的合格率。同時(shí)，辦公室檔案部門主動(dòng)與文件資料形成部門密切配合，充分調(diào)動(dòng)兼職資料員的積極性，通力合作，形成齊抓共管的良好氛圍。

“管”就是科學(xué)管理。要求綜合檔案科（室）：一是建立健全庫(kù)房管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)庫(kù)房“九防”措施，制定庫(kù)房檔案資料保管情況的排查計(jì)劃，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取應(yīng)急措施，確保庫(kù)存檔案的安全。二是嚴(yán)格庫(kù)房管理。認(rèn)真履行檔案收進(jìn)移出手續(xù)，將檔案收進(jìn)移出情況記錄再案，避免檔案遺失，并按規(guī)定編制檔案存放索引，櫥具設(shè)置存取檔標(biāo)識(shí)，使各類檔案一目了然。

“用”就是充分用檔。檔案保管的目的在于利用，為了更好地利用檔案資源，編制能滿足查閱需要的各類檔案的檢索工具，建立查全、查準(zhǔn)登記制度，提高檔案的利用率。二是在檔案正常利用工作的同時(shí)，深層次了解室藏結(jié)構(gòu)，積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，利用庫(kù)存檔案編制了一批優(yōu)秀的二次以上的加工成果，提高了檔案的實(shí)際應(yīng)用能力。

四、利用電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理

首先，利用現(xiàn)有的檔案管理軟件，運(yùn)用檔案各功能模塊，達(dá)到目錄級(jí)進(jìn)而逐步達(dá)到文件級(jí)管理檔案。做好電子文件的整理工作，進(jìn)一步提高單位檔案服務(wù)水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產(chǎn)生諸多優(yōu)勢(shì)。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實(shí)現(xiàn)一份檔案同時(shí)供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據(jù)獲取的資料，擴(kuò)大查詢范圍，隨時(shí)快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統(tǒng)性和時(shí)效性。三是電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區(qū)查詢信息提供了便利的條件，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。

其次，有步驟地開(kāi)展庫(kù)存檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)，保證在將檔案資料完整地輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。

五、文化引領(lǐng)，創(chuàng)建檔案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有計(jì)劃地逐步實(shí)現(xiàn)檔案品牌系列工程，營(yíng)造檔案管理的文化氛圍，打造自己的管理品牌.

（一）強(qiáng)化基礎(chǔ)。注重管理，創(chuàng)建綜合檔案管理品牌工程。開(kāi)展檔案目標(biāo)考核是提高機(jī)關(guān)綜合檔案工作水平的有效抓手。利用館（室）藏檔案資源，創(chuàng)建檔案編研品牌工程。檔案編研是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的最高表現(xiàn)形式，是活化檔案信息的有效手段。首先，抓住公司發(fā)展中的亮點(diǎn)，推出一批具有一定影響的編研成果；其次，引導(dǎo)檔案部門增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用工作的主動(dòng)性和實(shí)效性，提高全系統(tǒng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用成果的數(shù)量和質(zhì)量；第三，根據(jù)行業(yè)的需要，在完善開(kāi)展公路史志編寫的同時(shí)，以行業(yè)、地域文化為突破口，不斷強(qiáng)化檔案編研工作，開(kāi)拓編研的思路，創(chuàng)新編研工作機(jī)制，促進(jìn)編研成果轉(zhuǎn)化。

（二）實(shí)施檔案功能拓展工程。構(gòu)筑功能完善、設(shè)施齊全的檔案服務(wù)平臺(tái)。近幾年，公司逐步加大檔案室建設(shè)的投入，完善各種檔案基礎(chǔ)設(shè)施改造和更新工作，對(duì)檔案室?guī)旆繙囟葷穸日{(diào)控防火、防盜、職能密集架等應(yīng)用系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房各種管理應(yīng)用的一體化，大大的提高了檔案公共服務(wù)效果。

（三）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)工程，力求在征、管、用上下功夫。“征”，即征收公司各單位所形成的各類檔案資料。特別是在公司科技活動(dòng)中形成的各類、不同載體的檔案，豐富檔案室結(jié)構(gòu)；“管”，既加大庫(kù)房管理力度。嚴(yán)格文件材料的歸檔制度，編制檔案檢索工具，并對(duì)各類、不同載體的檔案資料實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，確保檔案的歸檔率、完整率和案卷合格率；“用”即為公司提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以滿足行業(yè)檔案資料的需求。

（四）開(kāi)展評(píng)先創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)工程，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。一是將檔案管理工作考核納入競(jìng)賽活動(dòng)中，與其他工作同部署、同組織、同檢查、同考核。把檔案管理工作納入黨委經(jīng)濟(jì)考核內(nèi)容，與工資、獎(jiǎng)金掛鉤。調(diào)動(dòng)了各級(jí)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，促進(jìn)了檔案管理工作的開(kāi)展。二是對(duì)銳意進(jìn)取，不斷創(chuàng)新的檔案工作者予以表彰，極大的鼓舞了檔案人員愛(ài)崗敬業(yè)的積極性，提高了檔案工作的向心力和凝聚力。

總之，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)單位的檔案管理工作正扮演著越來(lái)越重要的角色，在新形勢(shì)下，要求檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，利用機(jī)遇，創(chuàng)新發(fā)展，充分發(fā)揮出服務(wù)職能。

（作者單位：山東省萊蕪市萊鋼集團(tuán)粉末冶金有限公司）endprint