路小玉

一、檔案管理創(chuàng)新含義及意義

檔案管理創(chuàng)新，顧名思義就是根據(jù)市場和社會需求變化而隨之變化，改變管理模式、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、引進現(xiàn)代化技術(shù)、豐富檔案相關知識，最大程度地滿足廣大用戶對檔案需求，最大限度地獲取經(jīng)濟利益和社會利益的變化過程。這不僅是檔案管理創(chuàng)新的動態(tài)過程，也是現(xiàn)代化社會信息資源創(chuàng)新的過程，檔案管理工作的創(chuàng)新，就是社會信息化覆蓋檔案領域的過程。

在新形勢下，檔案管理創(chuàng)新具有重要意義。首先，檔案管理創(chuàng)新順應時代發(fā)展潮流。隨著現(xiàn)代化社會不斷發(fā)展，檔案工作愈加受到有關部門重視，成為新時期發(fā)展工作主要構(gòu)成部分之一，與各項工作共同構(gòu)成共存關系網(wǎng)。隨著形勢的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已不符合時代發(fā)展需要，創(chuàng)新檔案管理工作成為新形勢下我國發(fā)展工作不可或缺的一部分。其次，檔案資源建設離不開檔案管理創(chuàng)新。在日新月異的時代變化下，館藏稀少、資源短缺已成為我國檔案工作發(fā)展瓶頸，因此，構(gòu)建多層次、多樣化檔案資源結(jié)構(gòu)、豐富館藏任務迫在眉睫。而通過創(chuàng)新檔案管理，可以從源頭上改善我國檔案資源建設現(xiàn)狀，從而更好地為我國發(fā)展工作發(fā)揮更大作用。

二、新形勢下檔案管理工作存在的問題

近年來，檔案管理工作創(chuàng)新被提上日程。然而，與社會信息化發(fā)展速度相比，我國檔案管理水平還遠遠跟不上其發(fā)展步伐，目前檔案管理工作主要存在以下問題：

1.檔案管理理念保守，缺乏大局意識

檔案管理理念保守、陳舊，是制約當今檔案管理工作發(fā)展的要素。在高等院校，相關部分領導對檔案管理工作缺乏遠見，檔案管理工作一直處于教學改革低谷；而在企業(yè)，制度改革往往是其工作重中之重，相關領導非常重視，而檔案管理工作改革往往是被棄之一旁。這就為檔案管理工作發(fā)展增加了難度，其科學化和規(guī)范化得不到有效保證。而這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，最重要的影響因素就是對檔案管理工作大局意識的缺乏。相關檔案部門領導只注重眼前經(jīng)濟利益，看不到檔案工作長遠的研究價值，放慢檔案管理工作創(chuàng)新、變革步伐，從而導致了“重藏輕用”現(xiàn)象普遍出現(xiàn)，檔案本身價值和利用價值得不到很好地體現(xiàn)，檔案管理工作發(fā)展受阻。

2.檔案硬件環(huán)境設施尚未齊全，管理體制不完善

從我國目前的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀分析，檔案硬件環(huán)境設施尚未齊全。有些高?；蛘咂髽I(yè)甚至沒有專門的檔案室，各部門檔案室規(guī)格不一，“六防”設備不完善或者不具備，檔案霉變、蟲蛀等現(xiàn)象普遍存在。與此同時，在查閱、檢索程序方面，傳統(tǒng)手工檢索所占比重很大，雖然各部門都拓寬檢索工具開發(fā)渠道，在編制檢索方面又導致了“求多不取精”現(xiàn)象產(chǎn)生，檢索程序嚴重影響檔案服務進度，制約檔案信息化建設發(fā)展進程。

3.檔案管理人員素質(zhì)與檔案工作要求不適應

檔案管理工作要創(chuàng)新，掌握檔案專業(yè)技能的復合型人才必不可少。但從目前我國檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀來看，檔案管理專業(yè)人才匱乏，這就直接導致了現(xiàn)代化先進技術(shù)無法在檔案管理中發(fā)揮應有作用?，F(xiàn)代化社會的發(fā)展，對人才培養(yǎng)提出更高要求：檔案管理人員不僅要熟悉、掌握檔案專業(yè)知識，而且要跨領域?qū)W習其他行業(yè)知識，學會將兩者融會貫通。與此同時，隨著現(xiàn)代化先進技術(shù)引進，檔案服務途徑的數(shù)字化和網(wǎng)絡化普及程度越來越高，電子形式和紙質(zhì)版形式兩者共存，這就要求檔案管理人員必須要熟悉現(xiàn)代化技術(shù)操作，能夠快速、便捷查詢用戶所需的檔案信息，從而提高檔案利用率。

4.以人工服務為主，管理方式單一

從檔案現(xiàn)狀來看，目前檔案部門的檔案管理對象主要是聲像檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案，其主要管理方式還是以手工操作為主，檔案整理、查閱、檢索、歸檔等還是以人工服務為主，浪費了大量人力物力，也無法滿足用戶隨時隨地對檔案信息的強烈需求。這不僅嚴重阻礙了檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，而且與現(xiàn)代化社會發(fā)展潮流相違背，必然被社會所淘汰。

三、新形勢下檔案管理工作機制創(chuàng)新對策

改變我國檔案管理工作現(xiàn)狀，提高檔案利用效率，從而進一步實現(xiàn)檔案管理的科學化、實用化和規(guī)范化，任重而道遠。因此，新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新可以借鑒以下對策：

1. 創(chuàng)新檔案管理理念，樹立全局意識

科學的檔案管理理念主要包括以下方面：第一，樹立全局意識，順應時代發(fā)展潮流，根據(jù)社會需求，充分利用檔案資源，最大限度地發(fā)揮檔案本身價值和作用。第二，解放思想。加強檔案信息交流與溝通，不僅可以實現(xiàn)資源共享，改變封閉型的文化氛圍，還可以擴大檔案管理工作影響力。第三，在企業(yè)檔案工作方面，要正確對待企業(yè)既競爭又合作的雙重關系。在企業(yè)內(nèi)部采取自我營銷機制，積極宣傳和強化檔案管理工作要求，對外則主動借鑒對方現(xiàn)代化、科學管理機制，加強企業(yè)間互動，實現(xiàn)良性競爭。

2.創(chuàng)新管理模式，建立健全檔案管理體制

要創(chuàng)新檔案管理制度，檔案管理制度規(guī)范化是其必要前提。根據(jù)檔案法提出的“依法治檔”的要求，最大程度地拓展檔案管理的輻射面和覆蓋面，健全和創(chuàng)新檔案管理制度，借鑒現(xiàn)代化、科學的管理體制，號召廣大檔案人員共同參與到檔案管理制度創(chuàng)新當中。規(guī)范、科學化的檔案管理體制要囊括以下三方面：一是以精干、高效原則優(yōu)化檔案管理機構(gòu)人員配置，讓檔案人員各司其職，各盡其能；二是加大培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員力度，加大資金投入，為檔案人員提供一個優(yōu)良培訓基地，強化其專業(yè)知識技能和現(xiàn)代化意識；三是完善檔案管理流程，明確責、權(quán)、利三者關系，以統(tǒng)一管理與分級管理相結(jié)合為原則設置組織機構(gòu)，改變檔案部門全部為檔案資料現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘷n案資料、社會信息、情報于一身的復合型檔案管理組織。以科學、系統(tǒng)的檔案管理制度應對新形勢下我國發(fā)展工作的制度需求，從而更好地實現(xiàn)檔案管理工作科學化和規(guī)范化，促進檔案事業(yè)發(fā)展。

3.創(chuàng)新檔案隊伍培養(yǎng)模式，提高檔案人員專業(yè)水平

促進檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，必須要以培養(yǎng)現(xiàn)代化高素質(zhì)人才為支撐。因此，我國檔案管理工作機制創(chuàng)新，必須要建設一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)知識水平高、專業(yè)技能過硬的檔案管理專業(yè)隊伍。高素質(zhì)的檔案管理人才必須要熟悉和掌握電子計算機和數(shù)字通信等先進技術(shù)，具備檔案專業(yè)知識技能。因此，檔案部門領導要重視高素質(zhì)檔案管理人才培養(yǎng)，加大資金投入力度，建立健全高素質(zhì)人才培訓基地，多形式、多渠道對相關人員定期進行技能培訓，強化檔案管理人員的科學管理理念，提升檔案管理人員工作能力。另外，要積極爭取從國外引進先進的現(xiàn)代化技術(shù)設備和科學的檔案管理制度，借鑒外國現(xiàn)代文化，加快我國檔案工作者掌握現(xiàn)代科學技術(shù)步伐。

4.創(chuàng)新服務手段，提高檔案利用率

新形勢下，檔案管理工作創(chuàng)新服務手段，首先要順應數(shù)字化和網(wǎng)絡化發(fā)展，借助網(wǎng)絡技術(shù)手段設置一個專門的檔案館網(wǎng)頁，拓展檔案部門的局域網(wǎng)，與其他部門的網(wǎng)站相聯(lián)系，最大限度地收集和共享網(wǎng)絡信息資源，實現(xiàn)檔案自動化查閱和檢索，進而建設電子數(shù)據(jù)管理中心，實現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案形式由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有问綖橹?，不僅擴寬了檔案服務覆蓋面，而且節(jié)約人力、物力。此外，利用網(wǎng)絡特性，開放在線服務平臺，更快速、便捷地滿足用戶的需求，解決用戶難題，不僅擴大了檔案服務涵蓋面，而且擴大了檔案管理工作影響力。在信息化社會背景下，廣大用戶更注重檔案服務時效性，創(chuàng)新檔案服務手段，既符合時代發(fā)展潮流，也符合檔案管理工作創(chuàng)新要求。

在經(jīng)濟全球化背景下，我國檔案管理工作面臨著機遇和挑戰(zhàn)。只有順應時代發(fā)展潮流，堅持不斷創(chuàng)新，深入探討我國檔案管理工作機制創(chuàng)新，才能夠在時代競爭潮流中保持自身發(fā)展和不斷進步，從而推動我國檔案事業(yè)發(fā)展。

（作者單位：山東省醫(yī)藥工業(yè)設計院）endprint