周玉宇， 饒 星， 李 琰， 徐石海

（暨南大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，廣東廣州 510632）

基于PPM的高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理優(yōu)化

周玉宇， 饒 星， 李 琰， 徐石海

（暨南大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，廣東廣州 510632）

隨著高校對(duì)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)的增加，如何有效地管理經(jīng)費(fèi)、合理地調(diào)配資源以及提高實(shí)驗(yàn)室建設(shè)水平，成為當(dāng)前該領(lǐng)域的關(guān)注熱點(diǎn)。分析了高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)和存在的問(wèn)題，借鑒了項(xiàng)目流程管理(Project Processing Management，PPM)的思想，提出了一種新的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理方式，形成了一套可監(jiān)控可追蹤的工作流程，并由此構(gòu)建了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目庫(kù)。以暨南大學(xué)為例，詳盡展現(xiàn)了基于PPM的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的優(yōu)化流程和實(shí)施路徑，實(shí)踐表明實(shí)驗(yàn)室資源得到了優(yōu)化配置，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)質(zhì)量穩(wěn)步提高。

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目;PPM;優(yōu)化流程;實(shí)施路徑

0 引言

高校實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)與管理水平是衡量學(xué)科建設(shè)水平和學(xué)校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)，也是高校核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要內(nèi)容［1］。隨著各高校對(duì)實(shí)驗(yàn)室重要性認(rèn)識(shí)的提高，通過(guò)財(cái)政撥款等各種經(jīng)費(fèi)渠道投入到實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的資金不斷增加，如何有效地管理經(jīng)費(fèi)、合理地調(diào)配資源以及提高建設(shè)水平已經(jīng)成為實(shí)驗(yàn)室建設(shè)管理領(lǐng)域的研究熱點(diǎn)。

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，本文所指的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)僅限硬件建設(shè)，主要包括實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)規(guī)劃、儀器設(shè)備的購(gòu)置、實(shí)驗(yàn)用房的調(diào)配裝修等［2］。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理既要協(xié)調(diào)滿足實(shí)踐教學(xué)與科學(xué)研究的發(fā)展需要，又要科學(xué)規(guī)劃公共平臺(tái)與學(xué)科特色的資源布局。但往往在實(shí)際操作過(guò)程中，出現(xiàn)了重申報(bào)輕執(zhí)行、隨意調(diào)整計(jì)劃、拖延建設(shè)時(shí)間、中期檢查形式化、結(jié)題驗(yàn)收例行化等問(wèn)題，所以如何行之有效、科學(xué)規(guī)范地管理實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目成為學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展不可或缺的內(nèi)容。

1 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目不僅具有一般項(xiàng)目的目標(biāo)性、獨(dú)特性、創(chuàng)新性、約束性等特點(diǎn)，適用于一般項(xiàng)目的管理方式［3］，更重要的是還具有以下自身的管理特征:

(1)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)周期長(zhǎng)，有的項(xiàng)目從立項(xiàng)到建設(shè)完成，時(shí)間跨度達(dá)3年以上，同時(shí)涉及的設(shè)備品目繁多。因此，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中改動(dòng)頻繁，預(yù)算設(shè)備和實(shí)際采購(gòu)設(shè)備存在變動(dòng)，個(gè)別項(xiàng)目甚至出現(xiàn)較大調(diào)整情況［4］。

(2)實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目建設(shè)資金來(lái)源渠道較為寬泛，如國(guó)庫(kù)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)、學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)、捐資辦學(xué)經(jīng)費(fèi)等。經(jīng)費(fèi)管理及使用過(guò)程往往涉及多個(gè)單位(實(shí)驗(yàn)室)、多個(gè)部門，傳統(tǒng)管理方式下的信息共享程度低，容易導(dǎo)致項(xiàng)目遲遲不能結(jié)題［5］。

(3)實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目管理流程復(fù)雜繁瑣，涉及項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)申請(qǐng)、評(píng)審排序、采購(gòu)組織、合同執(zhí)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、貨款支付、效益評(píng)估、資料歸檔等多個(gè)過(guò)程，涉及的部門和人員較多，數(shù)據(jù)量大，如何銜接相關(guān)流程以及加強(qiáng)溝通合作，是項(xiàng)目能否按計(jì)劃完成的關(guān)鍵［6］。

(4)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度較難控制，經(jīng)費(fèi)從預(yù)算到?jīng)Q算的使用過(guò)程難以跟蹤，存在重復(fù)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況不到位、結(jié)余經(jīng)費(fèi)得不到及時(shí)反饋以及調(diào)整使用等現(xiàn)象［7］。經(jīng)常是提出經(jīng)費(fèi)申報(bào)的實(shí)驗(yàn)室管理人員不能實(shí)時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)采購(gòu)的進(jìn)展情況，延誤了調(diào)整時(shí)間，導(dǎo)致決算時(shí)出現(xiàn)資金不足或結(jié)余過(guò)多的難題。

2 PPM思想在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理中的運(yùn)用

項(xiàng)目管理是運(yùn)用系統(tǒng)論原理對(duì)項(xiàng)目的有限資源進(jìn)行計(jì)劃、組織、人員配備、領(lǐng)導(dǎo)與控制來(lái)限期實(shí)現(xiàn)一次性特定目標(biāo)［8］，其目的是在有限的資源條件下，保證項(xiàng)目的時(shí)間、質(zhì)量、成本達(dá)到最優(yōu)化［9］。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理主要包括立項(xiàng)管理、過(guò)程控制管理、驗(yàn)收管理和績(jī)效考評(píng)管理等四個(gè)方面，其中立項(xiàng)管理是基礎(chǔ)，過(guò)程控制管理是關(guān)鍵，驗(yàn)收考核是保障［10］。從我們調(diào)研部分高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的管理情況來(lái)看，其共性問(wèn)題是過(guò)程控制管理的弱化，由此導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)未能達(dá)到立項(xiàng)時(shí)的目標(biāo)要求與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

為了探究實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的最優(yōu)化管理方案，我們借鑒了項(xiàng)目過(guò)程管理(ProjectProcessing Management，PPM)思想。PPM是以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)的提高組織業(yè)務(wù)績(jī)效為目的的一種系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化方法。其核心是結(jié)構(gòu)化的流程，本質(zhì)是構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程，最突出的特點(diǎn)就是優(yōu)化流程。最初的PPM研究多是應(yīng)用在企業(yè)生產(chǎn)方面，目前有研究指出其在行政管理中也能發(fā)揮重要作用，即將冗雜的行政管理流程“去糙存精”，可提高管理的效率和水平［11-14］。

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，部分項(xiàng)目需要滾動(dòng)性持續(xù)投入，這就要求項(xiàng)目管理具有前瞻性與規(guī)劃性;項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來(lái)源廣泛，這就要求項(xiàng)目管理必須合理布局，避免重復(fù)投入;實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目多涉及填平補(bǔ)缺的小設(shè)備，采購(gòu)品目繁瑣，進(jìn)度較難控制，這就要求項(xiàng)目管理必須把握節(jié)點(diǎn)，實(shí)行程序化管理［15-16］?；诖?，出一種新的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理方式，即以建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出為管理優(yōu)化目標(biāo)，進(jìn)行統(tǒng)一化、規(guī)范化和程序化的過(guò)程控制管理。將項(xiàng)目統(tǒng)一過(guò)程控制，集中形成項(xiàng)目庫(kù)管理，其優(yōu)化過(guò)程管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)如下:科學(xué)規(guī)劃所有在庫(kù)項(xiàng)目排序，形成項(xiàng)目梯隊(duì)，按照在庫(kù)孵育運(yùn)作的流程來(lái)進(jìn)行管理;嚴(yán)格規(guī)范項(xiàng)目入庫(kù)、出庫(kù)的流程，優(yōu)化每個(gè)出庫(kù)項(xiàng)目的執(zhí)行流程，把握項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的節(jié)點(diǎn)控制;有效監(jiān)控項(xiàng)目入庫(kù)、在庫(kù)、出庫(kù)的全過(guò)程，避免資金的浪費(fèi)與截留，發(fā)揮有限經(jīng)費(fèi)的最大使用價(jià)值，從而達(dá)到提高項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量。

3 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的管理

暨南大學(xué)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的管理基于以下原則:科學(xué)規(guī)劃布局、標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)程序、嚴(yán)格評(píng)審方案、精確預(yù)算目標(biāo)、規(guī)范采購(gòu)流程以及快速?zèng)Q算追蹤機(jī)制。下面介紹建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中是如何優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，以及項(xiàng)目出庫(kù)后如何設(shè)計(jì)實(shí)施路徑。

3.1 基于PPM的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的優(yōu)化流程

學(xué)校規(guī)定校內(nèi)所有實(shí)驗(yàn)室硬件建設(shè)項(xiàng)目均須入庫(kù)申報(bào)，根據(jù)學(xué)校經(jīng)費(fèi)來(lái)源依次出庫(kù)予以實(shí)施。我們采用PPM思想優(yōu)化項(xiàng)目建設(shè)的全流程:①首先每學(xué)年由各實(shí)驗(yàn)中心(室)按照實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃擬定申報(bào)項(xiàng)目，各學(xué)院匯總所屬實(shí)驗(yàn)中心(室)的規(guī)劃及項(xiàng)目，依據(jù)學(xué)院發(fā)展目標(biāo)及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)總體規(guī)劃，對(duì)所屬實(shí)驗(yàn)室申報(bào)項(xiàng)目排序。②學(xué)校根據(jù)項(xiàng)目的輕重緩急以及整體布局組織專家評(píng)審來(lái)確定入庫(kù)項(xiàng)目，因此項(xiàng)目庫(kù)中既包含成熟的年度建設(shè)項(xiàng)目、急需建設(shè)項(xiàng)目，又包含儲(chǔ)備項(xiàng)目、長(zhǎng)期目標(biāo)項(xiàng)目。③在庫(kù)項(xiàng)目未獲批出庫(kù)實(shí)施時(shí)，均處于孵育狀態(tài)，由相關(guān)部門監(jiān)控項(xiàng)目的成熟度，幫助開展項(xiàng)目的前期工作。44每個(gè)項(xiàng)目根據(jù)學(xué)校財(cái)政來(lái)源依次出庫(kù)，并依據(jù)實(shí)施計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)預(yù)算完成項(xiàng)目建設(shè)，如圖1所示。

通過(guò)構(gòu)建項(xiàng)目庫(kù)，逐一對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析診斷，對(duì)現(xiàn)有項(xiàng)目流程采取消除、簡(jiǎn)化、整合等方法完成流程優(yōu)化過(guò)程，即分成項(xiàng)目預(yù)算流程和項(xiàng)目執(zhí)行流程。并在此基礎(chǔ)上搭建了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)與采購(gòu)管理系統(tǒng)，有效地規(guī)范了工作程序。優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程明確了業(yè)務(wù)之間的相互聯(lián)系，特別是經(jīng)費(fèi)管理中的經(jīng)費(fèi)預(yù)算與執(zhí)行程序一目了然，其特色及優(yōu)勢(shì)在于:①實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)從預(yù)算到?jīng)Q算整個(gè)過(guò)程的實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控，避免了因流程遺漏造成經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況不到位現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)管理的公開透明。②管理流程無(wú)縫銜接，便于各流程工作人員之間的交流與協(xié)作，如經(jīng)費(fèi)批復(fù)、采購(gòu)、修繕工程的執(zhí)行結(jié)果能及時(shí)反饋到實(shí)驗(yàn)室建設(shè)單位，各職能部門也能實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)展。③工作流程在同一信息平臺(tái)上進(jìn)行，同類項(xiàng)目的申報(bào)、受理和審批同步，簡(jiǎn)化了同類業(yè)務(wù)流程，縮短了項(xiàng)目的運(yùn)行周期。④運(yùn)用信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)計(jì)算數(shù)據(jù)，節(jié)約了決算統(tǒng)計(jì)工作階段所耗費(fèi)的大量人力成本，提高了工作效率。

圖1 基于PPM的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理優(yōu)化流程

3.2 基于PPM的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的實(shí)施路徑

圖2 2013年暨南大學(xué)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的實(shí)施路徑

為了提高資金支付率，并督促項(xiàng)目按期完成，項(xiàng)目出庫(kù)后的實(shí)施路徑嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目規(guī)劃和預(yù)算內(nèi)容。以暨南大學(xué)2013年實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目為例(如圖2所示)，實(shí)施路徑上明確了項(xiàng)目運(yùn)行各個(gè)控制節(jié)點(diǎn)的目標(biāo)任務(wù)和實(shí)施內(nèi)容，項(xiàng)目管理人員嚴(yán)格執(zhí)行資金的投入制度，密切跟蹤項(xiàng)目的建設(shè)方向、執(zhí)行進(jìn)度和建設(shè)成效，并且做到定期檢查與隨機(jī)抽查相結(jié)合。項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段，主要是下達(dá)預(yù)算和執(zhí)行計(jì)劃;項(xiàng)目實(shí)施階段的執(zhí)行進(jìn)度最難控制，是實(shí)施成敗的關(guān)鍵，也是項(xiàng)目過(guò)程管理的要害;項(xiàng)目驗(yàn)收階段主要是突出決算報(bào)告和效益反饋，也要求驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)合理、程序規(guī)范以及資料完整等。如果項(xiàng)目發(fā)生調(diào)整變更時(shí)，項(xiàng)目執(zhí)行單位必須向項(xiàng)目主管部門提交項(xiàng)目調(diào)整報(bào)告，再組織相關(guān)部門和專家就調(diào)整報(bào)告的合理性進(jìn)行嚴(yán)格審查，對(duì)于不偏離原建設(shè)目標(biāo)并且經(jīng)費(fèi)支出合理的項(xiàng)目，報(bào)上級(jí)主管部門審批后實(shí)施。

項(xiàng)目完成后的1年內(nèi)，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處組織專家進(jìn)行項(xiàng)目績(jī)效考評(píng)工作，根據(jù)考評(píng)指標(biāo)體系制定細(xì)致的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，并把考評(píng)結(jié)果作為下一年度編制和安排預(yù)算的重要依據(jù)。項(xiàng)目績(jī)效考評(píng)的目的是確保實(shí)驗(yàn)室建設(shè)資金的使用效益落到實(shí)處，同時(shí)為合理配置實(shí)驗(yàn)室資源、優(yōu)化項(xiàng)目支出結(jié)構(gòu)提供參考。

4 結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過(guò)2年多的探索與運(yùn)行，暨南大學(xué)構(gòu)建了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目庫(kù)，形成了一套基于PPM管理思想的可監(jiān)控可追蹤的工作流程，研發(fā)了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)與采購(gòu)管理系統(tǒng)，出臺(tái)了“暨南大學(xué)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理辦法”。同時(shí)，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目獲準(zhǔn)財(cái)政部立項(xiàng)率明顯增加，實(shí)驗(yàn)室資源得到了優(yōu)化配置，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)質(zhì)量穩(wěn)步提高。

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Optimization of Laboratory Construction Project Management in Colleges and Universities Based on PPM

ZHOU Yu-yu，RAO Xing，LI Yan，XU Shi-hai
(Department of Laboratory and Facility Management，Jinan University，Guangzhou 510632)

With the increase in university laboratory investment funds，how to effectively manage expenses，reasonably allocate resources and improve the level of laboratory construction has become the hot spot in the field.This paper analyzed the characteristics and problems of laboratory construction project，drew on the ideas of Project Processing Management(PPM)，and proposed a new management approach of laboratory construction project.The formation of a traceable workflow can be monitored，and on this basis，the laboratory construction project gallery is built.With Jinan University as an example，the optimization process and implementation path of laboratory construction project based on Project Processing Management(PPM)are shown in detail.So the laboratory resources optimized configuration and the laboratory construction quality have improved steadily.

Laboratory Construction Project;Project Processing Management;Optimization Process;Implementation Path

G 642.0

A

1006－7167(2014)05－0255－04

2014－01－08

廣東省制造裝備數(shù)字化重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室開放課題(2011A060901026);廣東高校實(shí)驗(yàn)室管理專業(yè)委員會(huì)基金項(xiàng)目(GDJ2012006)

周玉宇(1972－)，男，湖南邵陽(yáng)人，博士，副研究員，副處長(zhǎng)，研究方向:高校管理和工業(yè)工程。Tel.:020-85228856;E-mail:zyy@jnu.edu.cn