摘要：電子檔案具有的快捷性、高密度性以及共享性等特點(diǎn)，是當(dāng)前檔案管理的主要形式和重要內(nèi)容。了解電子檔案的特點(diǎn)，做好電子檔案的管理工作，已經(jīng)成為人們越來越關(guān)注的一個話題。本文主要從新時期電子檔案管理工作面臨的主要問題和新時期加強(qiáng)電子檔案管理的對策及其意義這兩個方面就“新時期的電子檔案管理工作”這一問題進(jìn)行了探討和分析。

關(guān)鍵詞：新時期 電子檔案 問題 對策 管理

一、新時期電子檔案管理工作面臨的主要問題

第一，對電子檔案的認(rèn)識不足。當(dāng)前有許多人習(xí)慣性地認(rèn)為只有紙質(zhì)材料才是檔案，而將電子文件作為副本或者資料來進(jìn)行進(jìn)行保管。一部分人過分依賴計(jì)算機(jī)，不注意對重要電子文件的備份與打印，常常由于計(jì)算機(jī)故障等原因?qū)е码娮游臋n的丟失。此外，還有一部分人將所有的電子文件統(tǒng)統(tǒng)打印，導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)，且不利于電子文件的歸檔管理。

第二，電子文件信息的可讀性是電子檔案管理遇到的難題之一，一些磁盤雖然從外表上看保存完好，但是由于加密、軟件、硬件以及編碼方式等環(huán)境的變化，而導(dǎo)致信息不可讀。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新的編碼不斷出現(xiàn)取代原來的編碼，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境與電子文件編碼方式之間的矛盾越來越突出。

第三，電子檔案原始性的界定是當(dāng)前電子檔案管理中遇到的又一難題，檔案的原始性是保證檔案在法律上的憑證作用的關(guān)鍵。但是，電子文件具有信息與載體相分離的特點(diǎn)，其中一些信息容易被更改且難以被發(fā)現(xiàn)，因此，電子檔案的原始不能采用和紙質(zhì)文件的方法一樣的標(biāo)準(zhǔn)以及方法來判斷。

第四，電子文件的歸檔問題是當(dāng)前電子檔案管理的又一難題。電子文件的歸檔包括邏輯歸檔和實(shí)體歸檔，邏輯歸檔的操作和實(shí)現(xiàn)與實(shí)體歸檔相比較為簡單，電子文件、電子文件歸檔者以及電子文件接收者之間一般相距較遠(yuǎn)，電子文件的原儲存位置和儲存方式并未發(fā)生改變，這種歸檔并不能夠保證電子文件的絕對安全。

二、新時期加強(qiáng)電子檔案管理的對策及其意義

（一）新時期加強(qiáng)電子檔案管理的對策

第一，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注意不斷更新自身的觀念，相關(guān)的檔案部門應(yīng)當(dāng)注意大力宣傳和開發(fā)利用電子檔案，提高人們對于電子檔案的認(rèn)識。在電子檔案出現(xiàn)之前，我們所利用的一直是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，但是隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案使用的數(shù)量逐漸增加，成為了當(dāng)前檔案管理的新形式，一部分電子文件部門的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對這一新事物的認(rèn)識不足。因此，只有通過大力宣傳，使各個部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員真正認(rèn)識到電子檔案管理的優(yōu)越性和重要性，才能保證電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。

第二，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注意根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，采取一定的措施來提高電子文件的安全性和穩(wěn)定性。例如，注意電子文件周圍的環(huán)境衛(wèi)生，防止因機(jī)械損傷、環(huán)境的溫濕度不宜以及磁場影響等原因而造成電子文件的損壞；及時進(jìn)行安全檢測，防止電腦病毒對電子文件的損壞；保證電子文件的持續(xù)可讀性；做好備份處理并將其保持著異處，以免因誤刪、電腦故障等原因?qū)е码娮游募膿p壞。

第三，應(yīng)當(dāng)注意培養(yǎng)和提高電子檔案管理人員的素質(zhì)，對相關(guān)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平以及檔案管理水平。檔案管理工作者不僅應(yīng)該掌握文字處理和排版、聲音和圖像等多媒體文件的處理以及郵件、文件的收發(fā)等基本的計(jì)算機(jī)操作，還應(yīng)當(dāng)掌握電子文檔的歸檔方法以及進(jìn)行電子檔案管理所需要的權(quán)限控制以及身份識別等操作。

（二）新時期加強(qiáng)電子檔案管理的意義

第一，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要大量的人力物力和財(cái)力去完成，且容易造成損壞。而利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案管理，使得資料歸檔的質(zhì)量和檢索的速度大大提高，減輕了管理人員的工作強(qiáng)度，提高了檔案管理的效率，有效節(jié)省了人力和物力。

第二，進(jìn)行檔案管理的主要目的是為了使讀者能夠更加方便快捷地使用這些資料，電子檔案實(shí)現(xiàn)了實(shí)物資料的信息化，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)在大量信息中快速篩選出自己所需要的信息，加強(qiáng)電子檔案管理能夠提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

第三，傳統(tǒng)的檔案管理模式所保存的主要是原始的文字資料，而電子檔案不僅能夠滿足人們對原始文字資料的需求，還能夠滿足人們對原始的圖像資料以及視頻資料的需求，更加符合當(dāng)今社會人們對于檔案利用多樣化的需求。

三、結(jié)語

電子檔案管理工作具有艱巨性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。在電子檔案的保管方面，我們應(yīng)當(dāng)注意解決電子檔案過分依賴于計(jì)算機(jī)硬件更新的問題和電子檔案的存儲載體壽命較短的問題，并采取有效措施維護(hù)其內(nèi)容的真實(shí)性；在電子檔案的利用方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注意做好利用電子檔案之前的準(zhǔn)備工作，并確保電子檔案在利用過程中的安全和保密，對其利用情況進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)；在電子檔案的鑒定和銷毀方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)各位小心謹(jǐn)慎，對電子檔案的保管期限進(jìn)行嚴(yán)密核實(shí)。

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