【摘 要】在我國，紙質(zhì)文件早在東晉末年就已經(jīng)形成雛形，并且一直作為資料信息保存的主要模式沿用至今。電子文件是隨著西方文化引流入國門之后，隨西方科技發(fā)展衍生而來的產(chǎn)物。兩者誕于不同歷史與背景之下，同時(shí)具有共性與矛盾性，因此也增添了兩者之間相互關(guān)系的研究?jī)r(jià)值。本文圍繞紙質(zhì)文件與電子文件的優(yōu)缺點(diǎn)與共存性，與大家共同分析兩種文件類型各自不同的價(jià)值意義。

【關(guān)鍵詞】電子文件 紙質(zhì)文件 優(yōu)點(diǎn) 缺點(diǎn)

1.紙質(zhì)文件與電子文件概述

“紙質(zhì)文件”是指以紙張為載體的一種檔案類型。如保存收留的圖紙、戶籍、賬目、家譜、手稿、賬本等原稿。造紙術(shù)的偉大發(fā)明，使紙質(zhì)文件首先誕于我國，東漢時(shí)期就已開始用紙張書寫文件。東晉末年，桓玄代晉自立，他在詔令中說：“古無紙，故用簡(jiǎn)，非主于敬也。今諸用簡(jiǎn)者，皆以黃紙代之?！贝撕蠹堎|(zhì)文件起始廣泛于神州大地。

“電子文件”，是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的一種檔案。國家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，“電子文件”被定義為“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”

2. 紙質(zhì)文件與電子文件的對(duì)比

2.1 紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)

對(duì)于紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)，從文化歷史角度來講，紙質(zhì)文件從誕生起流傳至今，在中華文化保留與傳承上做出了巨大貢獻(xiàn)。文獻(xiàn)、名著、史記、包括許多具有重大參考價(jià)值的歷史巨作都依靠紙質(zhì)媒介被保存下來。紙質(zhì)文件的歷史意義及其原始性、年代性是電子文件所不具備的。從實(shí)際應(yīng)用角度來講，紙質(zhì)文件其可依據(jù)性和可考性是任何模式的文件形式所不能同類而語的。尤其是手寫原稿類文件，被篡改的幾率大大低于電子輸入類文檔。而且站在在當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息安全問題的浪尖之上，紙質(zhì)文件則可悠然的避過每一次類似黑客入侵的惶恐危機(jī)。筆者曾遭遇移動(dòng)硬盤出現(xiàn)錯(cuò)誤文件全失的尷尬狀況，實(shí)踐證實(shí)，紙質(zhì)文件穩(wěn)定性更高。

2.2 紙質(zhì)文件的缺點(diǎn)

首先，紙質(zhì)文件的內(nèi)容不易轉(zhuǎn)移。尤其是大量篇幅的資料文件，如想翻新或平移只能借助現(xiàn)代化硬件設(shè)備；其次，紙質(zhì)文件需要連帶載體一同保護(hù)。紙質(zhì)文件的載體是紙張，在保護(hù)該類文件時(shí)重要的是對(duì)紙張的保護(hù)；此外，便利性差，紙質(zhì)文件需要手工分類，按部、按卷收藏，需要檢索陳舊資料時(shí)成本高昂；除此之外，其原件具有限制性，會(huì)因?yàn)榈赜蚝涂臻g的阻隔而難以實(shí)現(xiàn)即時(shí)所需；最后，紙質(zhì)文件傳遞速度慢、共享性低成為其被電子文件在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中大幅取代的原因之一。

2.3電子文件的優(yōu)點(diǎn)

在電子文件的優(yōu)勢(shì)方面，不能否認(rèn)，新形勢(shì)下電子文件的便捷度與高效率的廣泛應(yīng)用給傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件帶來了一種沖擊。

首先，操作簡(jiǎn)便、自動(dòng)分類組合、便于管理，是電子文件的顯著特點(diǎn)，在管理上徹底顛覆了以往手工檢索、分卷管理、人工分類存檔調(diào)動(dòng)的格局。并且其容量小，虛擬存在的方式大大節(jié)省了庫房等儲(chǔ)存空間，同時(shí)也避免了紙質(zhì)文件將隨時(shí)間與數(shù)量累積儲(chǔ)存，一旦存儲(chǔ)不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p毀將無法復(fù)原的隱患。其次，檢索迅速、資源共享，是相對(duì)于現(xiàn)代化模式下電子文件最有利的優(yōu)勢(shì)。以往紙質(zhì)檔案資料，因其重要性，借閱需要經(jīng)過申請(qǐng)手續(xù)，并且需到指定資料存儲(chǔ)地點(diǎn)進(jìn)行人工檢索。但在信息化辦公系統(tǒng)中，資料庫是內(nèi)部相關(guān)部門共享的，可以依照規(guī)定通過內(nèi)部網(wǎng)直接檢索并且對(duì)文檔信息進(jìn)行拷貝儲(chǔ)存。電子文件不受地域與空間的制約，可以同時(shí)異地進(jìn)行檢索、瀏覽、編輯與應(yīng)用。為人類生活創(chuàng)造了以往難以想象的效率空間。

2.4電子文件的缺點(diǎn)

針對(duì)電子文件的缺點(diǎn)方面，首先，對(duì)電子文件的保護(hù)成本高。對(duì)其保存要遠(yuǎn)離磁力和計(jì)算機(jī)病毒，否則極容易造成文件的全部損壞；其次，鑒定原始性難度大。統(tǒng)一文檔上輸入的信息在痕跡上不具備辨識(shí)度，鑒定原始文件的難度極高；此外，其不具備永久保存的條件。相對(duì)紙質(zhì)文件保管壽命短，不適合歷史資料或獨(dú)一性的資料儲(chǔ)存；最后，因其可被無痕篡改，所以相對(duì)于紙質(zhì)文件，電子文件大大降低了其檔案價(jià)值度。

3.電子與紙質(zhì)的轉(zhuǎn)化與共存

在現(xiàn)代化社會(huì)當(dāng)中，因?yàn)殡娮游募洫?dú)有的便捷性與效率性特點(diǎn)，決定了其自出現(xiàn)開始就將與紙質(zhì)文件共存于世。但是在實(shí)踐當(dāng)中我們不難發(fā)現(xiàn)，兩者之間具有相互的共性、異性，同時(shí)也有相互的轉(zhuǎn)化性。

在科技迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，優(yōu)勝劣汰并非單純?cè)谟谛屡f理念交接問題，而是因?yàn)榕f式的處理方法已無法足當(dāng)今高精確、高質(zhì)效的作業(yè)需求。先有了紙質(zhì)文件之后，根據(jù)辦公利用等方面的所需形成了相應(yīng)的電子版本，在現(xiàn)代化趨勢(shì)下人們通常把紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描和輸入，其成為電子文件作為執(zhí)行依據(jù)。這不僅僅局限于網(wǎng)絡(luò)辦公，更主要的是符合現(xiàn)代快節(jié)奏，高壓力的辦公效率。時(shí)代的交替，使計(jì)算機(jī)技術(shù)引領(lǐng)下的信息化辦公取代了以往舊時(shí)效率低下的辦公模式。

電子文件可以實(shí)現(xiàn)實(shí)際工作生活當(dāng)中隨時(shí)應(yīng)用到所有需要應(yīng)用的信息資料，跨越了時(shí)間和空間的限制，大幅提升了辦公效率。但正因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息資源具有其開放性和共享性，且一旦文件被篡改，電子文件又缺乏其本身的證據(jù)保留性，因此，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題成為電子文件安全性與完整性的一項(xiàng)重大威脅。當(dāng)體驗(yàn)了電子文件便捷傳輸、方便收集和便于攜帶的現(xiàn)代化體驗(yàn)之后，人們逐漸發(fā)現(xiàn)，最傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件儲(chǔ)存方式竟是目前信息化發(fā)展社會(huì)當(dāng)中，最穩(wěn)妥、最實(shí)際的資料儲(chǔ)存方式，其依然是占據(jù)著整個(gè)社會(huì)并對(duì)信息法律效率，辯證性到主導(dǎo)作用的文件模式。所以，人們把電子文件利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行輸出，轉(zhuǎn)變成為紙質(zhì)文件，以進(jìn)行有效遞交與長期的保存。

但有些時(shí)候，文件被歸檔后需要進(jìn)行紙面、電子兩種文檔類型一起儲(chǔ)存，在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)與應(yīng)用當(dāng)中，紙質(zhì)與電子兩種版本又同時(shí)出現(xiàn)、且被同時(shí)利用。這種模式被稱作為“雙軌制”，是一種更加全面、更加深入、更加進(jìn)步的應(yīng)用與管理形式。

小 結(jié)

通過對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件的比較，對(duì)兩者的區(qū)別和聯(lián)系有了更深入的了解。紙質(zhì)文件與電子文件在自身特點(diǎn)上各有利弊，兩者之間具有相融共性同時(shí)又分別對(duì)立。有效的將兩者互補(bǔ)互融，可以為我們的實(shí)際生活創(chuàng)造更多的價(jià)值，這也對(duì)我們今后做好文件相關(guān)工作具有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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