【摘 要】隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案工作也從原來的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮又悄芑?。醫(yī)院作為社會上最重要的醫(yī)療機構(gòu)，醫(yī)院電子檔案顯得尤為重要，本文詳細的闡述了醫(yī)院電子檔案的收集、歸檔與保護，全面的分析了醫(yī)院電子檔案從錄入到存儲的過程。

【關鍵詞】電子檔案；醫(yī)院；文件歸檔

引言：醫(yī)院電子檔案是指在醫(yī)院運用信息技術(shù)經(jīng)營、管理醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的電子文件及相關資料。雖然使用信息技術(shù)對醫(yī)院電子檔案進行管理減少了數(shù)據(jù)丟失的的可能性，但醫(yī)院對醫(yī)院電子檔案的完整性的要求是非常高的，因為它不僅關系到病人的所有信息還關系著醫(yī)院的發(fā)展，所以，要保證醫(yī)院電子檔案的完整性，就要充分了解并制定相關規(guī)定、采取一系列措施對醫(yī)院電子檔案進行收集、歸檔與保護。

一、醫(yī)院電子檔案的收集

對于醫(yī)院電子檔案的收集來說，首先要確定電子檔案的收集范圍，筆者前面已經(jīng)提到過電子檔案是指在醫(yī)院運用信息技術(shù)經(jīng)營、管理醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的電子文件及相關資料。具體的來說，就是醫(yī)院在工作的過程中所形成的、具有真實性的、可以反映醫(yī)院工作情況且具有利用價值的存儲在軟盤、光盤中的相關文件，醫(yī)院的電子檔案包括電子文書、電子報表、電子圖紙、電子影像等。確定了電子檔案的收集范圍后，就要對電子檔案的收集制定相關的制度，制定電子檔案收集相關制度的目的在于要保證電子檔案的真實性和完整性。電子檔案的管理人員應遵循醫(yī)院制定的相關制度，要切身實際的參與到制定電子文件生成和辦理的流程中去，真正的了解電子文件的從生成到歸檔再到最終利用的過程，在醫(yī)院電子檔案收集的過程中，管理人員還應分門別類，按照不同的文檔類型進行檔案的整理，還應值得注意的是，電子文檔收集、錄入的過程中，電子文檔的格式應與原始檔案的格式相同且在每份電子文件的最后一行要將簽發(fā)人、撰稿人、打印人的名字進行輸入，這也間接的保證了電子文檔的完整性。

二、醫(yī)院電子檔案的歸檔

由于醫(yī)院的電子文檔的種類較多，文檔中所有的數(shù)據(jù)都非常重要，所以醫(yī)院在對電子檔案進行歸檔時采用了不同類型文檔使用不同的硬件設備、采取不同的方法進行歸檔。

（一）對電子文書的歸檔

醫(yī)院的電子文書是醫(yī)院最基本的電子文檔的集合，它包括醫(yī)院內(nèi)部文件和醫(yī)院外部文件，對醫(yī)院內(nèi)部文件的歸檔可以按照文件的年度、部門、保管期限進行歸檔，年度、部門、保管期限之間為包含關系，不同年度不同部門的文件放在不同的存儲空間，還應將同一歸檔部門的文件集中在同一盤符上方便利用，設定保管期限這一屬性是為了方便日后對存儲空間的清理，延長歸檔電子文件的保管壽命。在對電子文書文件進行歸檔時，還應考慮后臺數(shù)據(jù)庫的格式問題，所錄入的數(shù)據(jù)應符合后臺數(shù)據(jù)庫中的格式，與醫(yī)院內(nèi)部文件相比醫(yī)院外部文件的存儲較為麻煩，因為，醫(yī)院的外部文件并不全來自于網(wǎng)絡，還可能是一些紙質(zhì)的、重要的文件，這些文件的存儲在計算機的數(shù)據(jù)庫中是沒有模板的，這就需要檔案管理人員要將這些重要的文件加以掃苗，生成電子版格式，然后還要確定文件的保密級別、接管部門、為文件設置分類號、檔案號等，最后年度、部門、保管期限對文件進行歸檔。

（二）對醫(yī)院科技電子檔案的歸檔

由于醫(yī)院可以電子檔案的種類較多，有科研、基建、設備等，在對這一類文件進行歸檔時可以采取最簡單的編碼，為科研、基建、設備設定不同的編碼規(guī)則，然后對不同的文件按不同的編碼規(guī)則設置不同的編號即可，這種歸檔方式較為簡單，但對于比較重要的文檔管理人員應另附說明。

（三）對會計電子檔案的歸檔

會計文檔包括工資單與賬簿，工資單與賬簿最好都存儲在計算機的光盤中，因為這兩種文件的格式較為單一，存在光盤中可以節(jié)省內(nèi)存空間。在工資單的模板中除應有的信息外還應具有作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證——移交清單。但賬簿采用光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，賬簿交接表中應具備賬簿名稱、啟用日期、負責人、審核等人員的簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

（四）醫(yī)院在歸檔過程中面臨的問題

現(xiàn)今，雖然醫(yī)院電子檔案的歸檔工作已經(jīng)逐步走向智能化，但檔案在歸檔的過程中還存在著許多問題，這也是醫(yī)院和檔案管理人員值得注意和改進的地方。

1、部分醫(yī)院還存在管理軟件不匹配的問題，因為有些軟件、文件的專用性較強，但兼容性較低，這就導致樂歸檔的電子軟件在脫離軟件支持環(huán)境后不能在其他計算機上打開，降低了使用效率。

2、管理人員對軟件歸檔的重視度不夠，一些管理人員只關心電子文件的現(xiàn)實作用而忽略了電子文件背后的檔案價值，因此，即使制定了檔案的相關規(guī)定也沒有得到職能部門的充分重視。要想解決歸檔中存在的問題，筆者認為醫(yī)院應根據(jù)自身的現(xiàn)實情況、發(fā)展狀況、計算機硬件條件來選擇相關的軟件進行安裝，在軟件選擇方面，醫(yī)院可以選擇一些專用性不太強但實用性較強的軟件，其次，提高檔案人員的管理素質(zhì)，讓其了解檔案的真正價值，明白醫(yī)院電子檔案的重要性，以積極的心態(tài)做好檔案管理工作。

三、醫(yī)院電子檔案的保護

醫(yī)院的電子檔案大多是存儲在計算機軟盤、光盤中的。所以醫(yī)院電子檔案的保護工作主要只針對檔案的存儲介質(zhì)來說的，首先，國家、醫(yī)院應建立全面的、安全的檔案管理系統(tǒng)，其次，將軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，還要加強對軟盤病毒的防范，定期為軟盤清理病毒，保證存儲在軟盤的文件不攜帶病毒，也可以將存儲時間較長的文件換成光盤存儲，光盤的保護，應注意避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

四、總結(jié)

綜上所述，了解了醫(yī)院電子檔案的收集、歸檔及保護的過程，間接的體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理工作的重要性，醫(yī)院的電子檔案關系著醫(yī)院的發(fā)展，所以，醫(yī)院電子檔案的管理者在今后的工作中要嚴格遵守相關的規(guī)章制度，按照相應的流程進行檔案管理工作。

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