【摘 要】 越來越多的中小學、職業(yè)學校在建設或規(guī)劃“多網(wǎng)合一”模式的數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)，這是一種典型的綜合性系統(tǒng)集成項目。但在工程實施過程中，由于該類型項目的特性所致，合同約定的項目范圍經(jīng)常發(fā)生變更，并直接影響項目的進度、成本、質(zhì)量等關(guān)鍵因素。項目經(jīng)理通過反饋管理機制，可以妥善控制或引導需求范圍的變化，以達成目標的實現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】 多網(wǎng)合一校園網(wǎng)；范圍變更；總結(jié)變化；控制；反饋

前言：

越來越多的中小學、職業(yè)學校在建設或規(guī)劃“多網(wǎng)合一”模式的數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)，這是一種典型的綜合性系統(tǒng)集成項目。對于計算機信息系統(tǒng)集成項目經(jīng)理而言，管理該類型的項目建設，卻是一件喜憂參半的事情。

各地中小學、職業(yè)中專數(shù)量龐大，目前國家對該等級教育的投入在快速增長，“數(shù)字化校園”概念也在深入推廣，從而將促使“多網(wǎng)合一”模式的數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目的大量投資建設，商機無限。但在工程實施過程中，由于該類型項目的特性所致，合同約定的項目范圍經(jīng)常發(fā)生變更，并直接影響項目的進度、成本、質(zhì)量等關(guān)鍵因素。

“多網(wǎng)合一”模式下的數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目，一般包含了以下建設內(nèi)容：

1、學校自身網(wǎng)站建立與服務提供；

2、外網(wǎng)聯(lián)接與服務提供；

3、實現(xiàn)網(wǎng)絡化多媒體教學服務功能（有時還包括遠程教學、數(shù)字廣播系統(tǒng)）；

4、內(nèi)部程控電話（有時還包括電視電話會議等）；

5、電子監(jiān)控與安全防范系統(tǒng)；

6、數(shù)字電視（有時包括學校自建的校園電視臺）；

7、一卡通系統(tǒng)（有時含遠程智能計量計費管理系統(tǒng)，甚至還可能包括物業(yè)管理系統(tǒng)）；

8、主控室（或網(wǎng)絡中心機房）的建設（或升級改造）；

9、輔助系統(tǒng)（如防雷接地、保護電源等）。

從表面功能上來看，即使是不同的學校，也都具有很大的類似性。

但也應看到，該類型的系統(tǒng)集成項目，還具有以下三個方面的特點：

1、因為各種因素的制約，不同的學校，其建設內(nèi)容、時機選擇、資金投入都不盡相同；對承建方的選擇也不是單一的。

2、與項目建設、工程實施相關(guān)的各類建筑，多數(shù)原已建成，“多網(wǎng)合一”的某些功能也可能原已具備，因此，盡管“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目在多數(shù)情況是作為“新項目”來建設的，但該類型項目同時也就具有了升級改造性項目的部分特點。

3、學校作為合同甲方，不僅扮演建設方（直接投資建設方或者投資方的委托建設方）、經(jīng)營方的角色，還經(jīng)常充當設計方；項目經(jīng)理所在的公司（具備信息系統(tǒng)集成資質(zhì)）作為合同乙方，在項目建設的部分階段中甚至是全過程中，是承建方（實施者），也是受學校委托的設計方（而且，設計往往不是全面授權(quán)的）。

上述三大特點，必然導致在項目建設過程中，需求經(jīng)常發(fā)生變更，由此牽涉到合同范圍（標的）的不斷變更。

本文將依據(jù)項目管理的基本理論知識和反饋機制原理，并借鑒系統(tǒng)集成工程項目實施管理當中獲取的經(jīng)驗乃至教訓，討論如何應對項目范圍的變更，控制或引導變化，確?！岸嗑W(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目目標的成功實現(xiàn)。

1、項目中的范圍管理和范圍變更

根據(jù)PMI（項目管理協(xié)會）的定義，項目管理就是“將管理知識、技術(shù)、工具和方法綜合運用到任何一個項目活動上，以期符合項目需求”。

根據(jù)《中國項目管理知識體系》的描述，項目的范圍是指項目的最終成果和產(chǎn)生該成果需要做的工作，既不欠缺也不多余。項目范圍必須是明確和可以驗證的。

但一般的建設性工程合同（或協(xié)議），對于項目范圍的約定，往往不僅是指合同（或協(xié)議）中相應明確的條款，也包括不言而喻的要求、甚至是隱含的需求，比如沒有明示、但規(guī)定的用途或已知的預期用途所必需的要求，還包括與項目實施及建設成果有關(guān)的法律法規(guī)要求。

基于項目生命周期的框架模型，范圍管理包括用以保證項目能按要求的范圍完成所涉及的所有過程，包括范圍核準、范圍規(guī)劃、范圍定義、范圍變更控制和范圍核實。

項目范圍管理包括的程序，要求能確保該項目所覆蓋的整體工作要求和單項工作要求，從而可以促使項目任務成功地完成。

項目范圍受進度、費用、質(zhì)量以及用戶需求變更等各種因素影響；同時，范圍變更又會要求對上述各方面作出相應的變更。因此，必須結(jié)合項目整體的控制和管理來進行。

范圍管理計劃描述如何管理和變更項目范圍，包括對可能發(fā)生范圍變更的原因、頻率和變更量的評估、對變更的分類，以及對實施變更的程序規(guī)定等。

范圍變更管理是對項目存在的或潛在的變化，采用相應的策略和方法予以處理。變更管理通過變更控制系統(tǒng)實現(xiàn)，并與項目管理信息系統(tǒng)一起通盤考慮。變更管理涉及文檔管理、風險分析、構(gòu)型（配置）管理、變更控制授權(quán)和變更流程制訂等。

范圍變更控制是關(guān)于：

（a）影響造成項目變化的因素，并盡量使這些因素向有利的方面發(fā)展；

（b）判斷項目變更范圍是否已經(jīng)發(fā)生；

（c）一旦范圍變更已經(jīng)發(fā)生，就要采取實際的處理措施。

圖1 范圍變更管理

很少有項目能按合同的要求完全精確地運轉(zhuǎn)。范圍變更控制必需與其他控制管理程序（時間控制、成本控制、質(zhì)量控制及其他控制）結(jié)合在一起。為范圍變更控制準備的工具和技術(shù)包括范圍變化控制系統(tǒng)、績效測量、附加規(guī)劃。

2、“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目中的范圍變更

2.1信息系統(tǒng)集成項目范圍變更的分類

合同性質(zhì)的信息系統(tǒng)集成項目，依據(jù)其范圍變化的內(nèi)容，可劃分為七大類：

整體性變更

這種類型的變更，有時簡直是災難性的。其關(guān)鍵成因，除了通常所知道的原因外，往往是簽訂合同的時候，項目范圍描述不清楚。

工作量變更

是指合同甲方要求乙方完成超出其在項目實施估算的工作或超出原合同工作范圍的工作的一種活動。是最為普遍的工程項目范圍變更現(xiàn)象。

工作量變更主要表現(xiàn)為兩種形式：一是附加工程，是指那些完成合同所必不可少的工程，有可能在合同范圍之內(nèi)或之外。缺失則會導致項目建設不能發(fā)揮預期的作用，乙方必須按變更要求來完成。二是額外工程，未包括在合同范圍內(nèi)，即使沒有，系統(tǒng)仍可正常運行并發(fā)揮效益，可見額外工程是一個“新增的工程項目”，而不是原合同范圍內(nèi)的一個“新的工程項目”。

系統(tǒng)功能變更

各方對項目中系統(tǒng)功能的局部改變而提出的變更。

設計變更

各方對設計圖紙任何部分的修改或補充，都屬于設計變更類。

實施條件的變更

是指由于實際的現(xiàn)場條件不同于招標文件中、合同中描述的現(xiàn)場條件，因此為了使工程項目順利進行，甲方要求乙方增加一些必要的工作來實現(xiàn)合同規(guī)定的條件。

實施變更

實施變更，這里是一個狹義的概念，主要是在項目建設過程中，現(xiàn)場施工順序改變或者調(diào)整，可能是應建設方的要求，或承建方進行通過分析后提出的有利于目標實現(xiàn)的實施方案變更建議等。

驗收標準變更

甲方出于成本、進度等因素的考慮，會要求乙方提高或降低工程質(zhì)量的技術(shù)標準和改變材料質(zhì)量或類型選擇；或者由于工程質(zhì)量、技術(shù)標準的改變和實施。

2.2“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目中常見的范圍變更

當一個“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目按照合同要求執(zhí)行時，在工程建設實施過程中，項目范圍經(jīng)常發(fā)生變更。

信息點位數(shù)量與分布位置的變化，是最為常見的。

某地職業(yè)技術(shù)學院的“多網(wǎng)合一”型校園網(wǎng)項目，在工程建設實施1個月后，甲方提出的信息點位數(shù)量變化之統(tǒng)計結(jié)果，如表（1）所示：

表1 信息點位數(shù)量變更之統(tǒng)計表

對比項

信息點類型 合同數(shù)量

（個）工程實施后，階段性累計之變更數(shù)量

第10天第20天第30天

數(shù)據(jù)信息點556+41+91+363

語音信息點190+20-1

電子監(jiān)控點位101-5-7-8

數(shù)字廣播點位154-21-21-32

一卡通終端93+1+3+7

網(wǎng)絡化多媒體教學功能、遠程教學（遠程教育）功能，是“多網(wǎng)合一”型校園網(wǎng)綜合應用的核心功能之一，是突出的優(yōu)勢。但是，即便在合同中已有明確約定，包括對相關(guān)技術(shù)要求與功能的說明，以及相應設備（含硬件、系統(tǒng)軟件、應用軟件）與材料的配置清單與合同價格，但甲方會因為受自身條件（或條件變化）的限制，有時，會突然提出暫緩實施，而且“緩”的時間長。近2年，某公司3次碰到類似變更。

而防雷接地系統(tǒng)則往往受到第三方（當?shù)貧庀蟛块T）的制約，往往也有可能發(fā)生新的變更。某縣民族中學在進行“多網(wǎng)合一”型校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目驗收時，當?shù)貧庀缶志驼J為學校的《招標文件》、及中標單位的《設計方案》中關(guān)于防雷接地系統(tǒng)的說明本身就是不符合規(guī)范要求的。

某中學在組織項目實施時，單是13條光纖的敷設，前后就更改了21次方案。

2.3“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目中范圍變更的性質(zhì)及影響

依據(jù)變更性質(zhì)、及影響，可以劃分為重大變更、重要變更和一般變更。

重大變更是指一定限額以上的涉及設計方案、實施方案、技術(shù)標準、項目建設規(guī)模和項目驗收標準等內(nèi)容的變動。

重要變更是指一定限額區(qū)間內(nèi)的不屬于重大變更的較大變更。

一般變更是指一定限額以下的設計差錯、設計遺漏。

依據(jù)緊急度不同，還可以劃分為緊急情況下的變更和非緊急情況下的變更。緊急情況下變更和非緊急情況下變更是依據(jù)不立即進行工程變更所帶來的后果嚴重性進行區(qū)分的。

在“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目實施過程中，范圍變更產(chǎn)生的原因機理及表現(xiàn)形式是很多樣化的、有是甚至非常復雜，項目經(jīng)理首先應識別不同種類的變更，通過采取不同控制方法，設定不同的變更處理程序及不同的審批權(quán)限，有效地控制“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目的范圍變更。

3、變化與控制

系統(tǒng)集成項目實施過程中的出現(xiàn)的任何一種類型的范圍變更，都可以歸結(jié)為：變化。對項目范圍變更的管理，就是對變化的有效控制。我們可以把變化論、控制論的原理應用到“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目的實施管理當中去。

我們總結(jié)認為，變化中隱藏了關(guān)鍵點。

“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項目中的變化有較多的不確定因素，對變化的控制就有諸多風險因素，主要體現(xiàn)在以下三個方面：

一是對技術(shù)變化控制方面的風險；

二是對系統(tǒng)應用功能變化控制方面的風險；

三是對實施過程變化控制的風險。

一個系統(tǒng)集成項目經(jīng)理，必須要堅持歸納、總結(jié)系統(tǒng)集成工程項目實施過程中的變化。

變化總是直接指向：項目干系人。

所以，首先要明了作為建設方的學校在項目實施過程中所處的位置和作用。如圖（2）所示。

學校方面和承建方（尤其是項目實施團隊）對設計方案、合同所約定的需求理解有時是不一致的。這種情況較常見。雖然校方已經(jīng)確認了與項目范圍相關(guān)的說明文件，項目實施團隊也是完全按照這些文件規(guī)定的內(nèi)容做的，但是學校方面還是不停的要求變更。同一件事情，學校方面不同的領(lǐng)導或相關(guān)責任人的認知、和項目實施團隊的認知是不可能完全一致的。

項目范圍的定義是制定WBS工作分解結(jié)構(gòu)，項目估算，進度安排。項目變更，跟蹤控制，基線比較的基礎(chǔ)。項目計劃階段項目范圍必須明確，項目管理過程只應該做該做的事情，因此范圍既不能遺漏也不能鍍金。

圖2 學校在項目實施過程中所處的位置和作用

項目經(jīng)理需要清晰地了解在項目執(zhí)行過程中的職責和任務：

●識別項目環(huán)境變化，做出調(diào)整措施；

●有效地跟蹤項目進展；

●積極應對風險問題；

●管理團隊。

我們認為，所謂對變化的控制，就是在于從時間的序列、從事物發(fā)展變化的角度來看待問題。

針對同一個問題，沿著不同的方向去思考，在思考中，不墨守陳規(guī)，不拘泥于傳統(tǒng)，不受已有知識束縛，沒有固定范圍的局限，故而能夠探求不同的、特異的解決問題的方法。它能使我們的思路擺脫舊的聯(lián)系，克服心理定勢，跳出“常識”框框，以前所未有的新觀點去洞察、分析事物，作出新的創(chuàng)見。

同時，以合同項目的范圍為依據(jù)，根據(jù)系統(tǒng)現(xiàn)有特點、學校方面對變化的承受限度，對所有的方法做出判斷，經(jīng)過反復沉淀、驗證、集中導向，最終做出最佳的抉擇。

與校方共同協(xié)商制定需求變更的控制方案。這樣，學校方面一般會予以認可，并會在后期的實施過程中鼎力支持，項目實施得以順利推進；同時也為公司提供了有價值的需求信息。

4、反饋管理

控制的基礎(chǔ)在于規(guī)則。

建立起規(guī)范的項目管理機制和運行機制，用制度管理項目，這是夯實項目管理的基準點。

我們在一開始，就應當制定出合同管理、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、施工安全、設備管理、物資采購、環(huán)境保護、員工培訓及獎罰措施等一系列管理制度，從不同角度、不同側(cè)面，規(guī)范對項目實施過程的嚴格控制，有章可循，有責可查。

比如，合同中所規(guī)定的項目范圍以及甲方確認的計劃等都屬于項目中要控制的范疇，另外還包括實際執(zhí)行情況的差距和原因分析。

在規(guī)則的基礎(chǔ)上，對變化的控制，關(guān)鍵在于反饋。

國內(nèi)某著名IT公司，其管理訣竅之一，就是反饋，而且，所有的控制都形成閉環(huán)。流程沒有對錯，方法沒有好壞，關(guān)鍵在于是否執(zhí)行，是否有反饋。

系統(tǒng)集成工程項目建設當中，項目經(jīng)理必須全程監(jiān)督實施。即使建立了完善的審批制度與管理程序，項目經(jīng)理經(jīng)理仍然要認真監(jiān)督重要項目，以確保項目實施不出現(xiàn)大的波折。

項目經(jīng)理應該盡可能要求項目團隊中的所有成員定期或不定期提交項目總結(jié)報告。因為項目團隊中的每個人都會根據(jù)自己的知識、經(jīng)驗和能力，就所承擔的不同工作、不同項目階段，提出不同的問題和建議，這樣能夠從不同側(cè)面來總結(jié)項目，更好地為下一階段或以后的項目提供有意義的參考。

另外，項目過程中各種因數(shù)不斷變化，公司領(lǐng)導或項目總監(jiān)也必須定期聽取項目經(jīng)理的匯報，就是聽取該系統(tǒng)集成工程項目實施情況的客觀的、精確的匯報，時刻與項目的進展和變化保持同步，這樣，在必要的時候，就能夠及時給予項目經(jīng)理切實的指導和幫助。

在工程項目的全壽命管理中，由于各參與方在不同的階段參與項目的建設，因而在各參與方組織內(nèi)部和組織間產(chǎn)生了大量的管理和時間維度的信息。成功的項目管理必須依賴于這些信息利用的有效性和效率，而將項目管理的信息從不同角度不同層面進行集成。

微軟公司的三大看家本領(lǐng)之一就是風險庫的建立，犯的錯誤就是集成庫。

通過有效的項目總結(jié)做到亡羊補牢，避免在下一個項目中在出現(xiàn)類似的問題。這實際上就是通過有效的總結(jié)從而使項目過程形成一個閉環(huán)的反饋機制，最終避免和減少問題的發(fā)生。

5、結(jié)論

總之，一個項目能否稱之為真正的成功，需要綜合考慮項目各相關(guān)方的感受和接受程度。要能做到平衡項目各方的期望。

項目范圍的變更控制，是平衡那些彼此沖突的項目目標的一種能力?？雌饋砗唵危菍嶋H上很復雜，項目經(jīng)理在項目進程中要學會如何對常見變更進行控制，控制客戶需求的肆意膨脹，保證項目健康穩(wěn)定的進行。

同時，項目經(jīng)理要有“把握輕重緩急”的意識和素養(yǎng)。

用戶的要求不一定都是用戶的需求。如果能冷靜聆聽用戶的需求表達并采用“有理有利有節(jié)”的方式來對待和處理，我們可以讓用戶明白這個道理：系統(tǒng)集成服務，絕非無限度的服務。這樣，我們可能會“做得不多”（指不是用戶的“需求”而只是用戶的“要求”部分我們可以不做），但用戶的滿意度還是會很高。

參考文獻：

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