摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案的管理方式已經(jīng)不能滿足人們的需求。本文首先介紹了企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的內(nèi)容并從五個(gè)方面論述了對(duì)文書檔案實(shí)行信息化管理是必然趨勢(shì)，然后闡述了在文書檔案的信息管理建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，最后針對(duì)問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書檔案；信息管理；措施

中圖分類號(hào)：G275.2

文書檔案管理的主要工作內(nèi)容是整理、搜集以及保存文檔資料。其通常會(huì)涉及多種文檔，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)混亂。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們的生活節(jié)奏越來(lái)越快，傳統(tǒng)的文檔管理方式已不能滿足人們的需要。在此背景下，我們有必要對(duì)企業(yè)的文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理。

1 企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化信息管理內(nèi)容

企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的內(nèi)容包括對(duì)文書檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和安全化三方面的管理。首先是數(shù)字化管理指的是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，可以無(wú)限制的進(jìn)行復(fù)制，方便存儲(chǔ)與查閱。降低檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省了傳統(tǒng)方式下存儲(chǔ)檔案所需的檔案架、出軌和庫(kù)房的空間；其次是網(wǎng)絡(luò)化管理。數(shù)字化的文書檔案需要通過(guò)聯(lián)網(wǎng)才能在不同地域、不同類型、不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)和不同層次的用戶間共享使用。網(wǎng)絡(luò)化管理的功能有網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、獲取、下載、上傳、復(fù)制、隔離、交流、傳送、檢索、借閱、組卷、歸檔、分類等；最后是安全化管理。現(xiàn)代信息管理的安全問(wèn)題很重要，在對(duì)企業(yè)文書檔案實(shí)行信息管理的過(guò)程中要不斷的升級(jí)管理系統(tǒng)、改進(jìn)技術(shù)、加強(qiáng)保密措施來(lái)提高安全性。防止由于網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障、工作人員操作失誤等原因造成文書檔案的遺失和損毀。采取相應(yīng)的保密措施對(duì)文書檔案進(jìn)行分級(jí)管理，分為完全保密、部分公開和完全公開三個(gè)方面。

2 企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理是必然趨勢(shì)

2.1 可以保持文件歷史原貌。在立卷時(shí)傳統(tǒng)的文件管理工作注重案卷裝訂的整齊度和美觀度。因此經(jīng)常進(jìn)行切邊或街邊工作，在此過(guò)程中往往會(huì)破壞文件的原貌。而采用現(xiàn)代化信息管理，將文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并對(duì)其按件隨機(jī)存檔，可以保持文件的歷史原貌。只需要統(tǒng)一折疊圖紙、報(bào)表等文件歸檔即可。

2.2 對(duì)于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺有利。對(duì)于以后文件的補(bǔ)漏增缺，傳統(tǒng)的方法必須拆卷重做，然后重新排列卷內(nèi)文件，編張次、抄卷內(nèi)目錄，最后再進(jìn)行裝訂以及修改填寫案卷封面等。而對(duì)其實(shí)行現(xiàn)代化信息管理則可以十分方便的插入文件，只需對(duì)檔案目標(biāo)進(jìn)行修改即可。省時(shí)省力，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。

2.3 檢索準(zhǔn)確率高，檢索簡(jiǎn)便。對(duì)于檔案的檢索，傳統(tǒng)的方式下查準(zhǔn)率和查找的效率都不高。而現(xiàn)代化的信息管理將檔案由案卷級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)，將手工立卷的過(guò)程改為了計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理，從而大大的提高了檢索的準(zhǔn)確率。

2.4 提高工作效率，降低工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度。對(duì)企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理可以改變傳統(tǒng)的立卷難、管理工作難和查準(zhǔn)率不高三大問(wèn)題，這極大的降低了工作人員的勞動(dòng)千古的，提高了工作效率。而且可以將工作人員從枯燥乏味的手工直接建檔中解脫，實(shí)現(xiàn)由過(guò)去的集中立卷到現(xiàn)在的隨機(jī)管檔。避免文檔的存積，提高管理水平。

2.5 有利于提高檔案管理工作質(zhì)量。對(duì)企業(yè)文書檔案的管理工作實(shí)行現(xiàn)代化信息管理可以避免立卷人對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的衡量尺度不同而造成的利用不便。而且傳統(tǒng)的歸檔工作使檔案人員的大部分時(shí)間都用于歸檔，沒(méi)有時(shí)間提高其管理水平，制約檔案管理工作質(zhì)量的提高。而現(xiàn)代化信息管理使得檔案人員有充裕的時(shí)間來(lái)進(jìn)修，將時(shí)間精力放在二次信息開發(fā)利用和檔案編研上來(lái)。這大大的提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

3 企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理存在的一些問(wèn)題

3.1 電子文件的保密性受限制。電子文件沒(méi)有固定的形式，而且其內(nèi)容易于變化，這就造成了對(duì)于文件的保密工作難度較大。由于電子文件易于修改且在修改的過(guò)程中不會(huì)留下任何操作上的痕跡，雖然有防止在原告上增加、刪除和修改的技術(shù)以及防止偽造電子文件的技術(shù)，但是電子文件內(nèi)容發(fā)生變化的可能性要比紙質(zhì)文件的幾率大得多，這使得人們感到把握文書檔案內(nèi)容原貌很困難。而且電子文件沒(méi)有特定字跡，檔案人員可以將其以不同的字號(hào)和字體錄入電子文件，不能從字跡上分辨出文件的原始性，也不能親自為每一份電子文件簽名或蓋印，從而喪失了依據(jù)簽署的字跡和印章對(duì)一份電子文件是否為原件進(jìn)行判斷。而且隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)上的電子文件都無(wú)法做到絕對(duì)的保密。

3.2 對(duì)檔案管理人員的要求較高。在企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的過(guò)程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理理論、方法、技術(shù)和原則對(duì)電子文件歸檔、電子文件以及電子文件歸檔后形成的管理方式不完全適用。而且在現(xiàn)代化信息管理的過(guò)程中，僅僅懂的數(shù)據(jù)通信技術(shù)或電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員也不能夠完全勝任此工作。這就對(duì)檔案管理人員的要求更高，因此，要實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化信息管理，首先需要現(xiàn)代化的人，管理人員不僅要有較高的知識(shí)層次，還得有先進(jìn)的技術(shù)水平，僅僅擁有計(jì)算機(jī)一般操作水平是不夠的。目前，許多企業(yè)的檔案部門對(duì)現(xiàn)代高技術(shù)人才都比較缺乏，尤其是處理檔案信息的復(fù)合型人才，現(xiàn)有的檔案人員的信息技術(shù)水平都比較低，盡管企業(yè)有能力購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，也沒(méi)有可以利用這些先進(jìn)設(shè)備的人才，不能充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

4 企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的應(yīng)對(duì)措施

4.1 信息化系統(tǒng)通過(guò)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。針對(duì)企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理過(guò)程中存在的電子文件保密性差問(wèn)題，我們提出通過(guò)內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行隔離。在信息網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置兩層物理隔離，從而實(shí)現(xiàn)保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)的安全目的。第一層是路由器，這樣可以過(guò)濾掉被屏蔽的服務(wù)和IP地址。首先將所有的IP地址屏蔽掉，然后選擇一些可靠的地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層是防火墻。因?yàn)榉阑饓Υ蠖喽加姓J(rèn)證機(jī)制，整體來(lái)看，防火墻都有五大功能：檢測(cè)以及告警網(wǎng)絡(luò)攻擊；對(duì)通過(guò)防火墻的活動(dòng)和信息內(nèi)容進(jìn)行記錄；對(duì)進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾；封堵禁止的業(yè)務(wù)；對(duì)進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為進(jìn)行管理。通過(guò)這兩層防護(hù)可以有效的提高檔案信息管理的安全性。

4.2 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。由于企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化信息管理對(duì)管理人員的要求非常高，這就要求我們提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先從硬件投入和建設(shè)入手，改善硬件環(huán)境，為其營(yíng)造良好的辦公環(huán)境，提高其業(yè)務(wù)技能。只有加大對(duì)硬件設(shè)備的投入，才能使檔案管理人員了解這些設(shè)備，通過(guò)接觸對(duì)其熟悉后才能慢慢的學(xué)習(xí)如何操作，直至熟練，最后會(huì)提高其業(yè)務(wù)技能和管理水平。其次，企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理人員通過(guò)自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔的方式，為其建立終身教育機(jī)制和學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，將檔案業(yè)務(wù)管理的學(xué)習(xí)成績(jī)納入業(yè)績(jī)考核中，使其通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)提高自身素質(zhì)，跟上時(shí)代的步伐。最后，要加大區(qū)域間和檔案部門間的合作力度，通過(guò)交流學(xué)習(xí)其他單位和部門利用檔案資源轉(zhuǎn)化知識(shí)、創(chuàng)新知識(shí)的經(jīng)驗(yàn)。運(yùn)用現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡(luò)等高科技的手段，增加檔案人員和檔案部門的信息源。進(jìn)而逐步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，更好的管理企業(yè)的文書檔案。

5 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的文書檔案作為企業(yè)活動(dòng)的歷史伴生物，以其真實(shí)性和原始性成為信息價(jià)值中的一員。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理文書檔案的方式已不能滿足人們的查詢和借閱需求。對(duì)企業(yè)的文書檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理是必然趨勢(shì)，我們逐步提高檔案管理人員綜合素質(zhì)和信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，從而提升文書檔案的管理質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介：王鸝（1962.08-），女，河北饒陽(yáng)人，綜合管理處處長(zhǎng)，館員，研究方向：企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化信息管理。

作者單位：吉林柴油機(jī)集團(tuán)發(fā)動(dòng)機(jī)有限公司，長(zhǎng)春 130507