摘 要：近幾年來，項目管理信息系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展的比較成熟，并且在大型工程建設(shè)項目管理中得到了普遍應(yīng)用，如何用好項目管理信息系統(tǒng)？如何使其充分發(fā)揮作用？本文在多個大型工程建設(shè)項目管理信息系統(tǒng)成功實施經(jīng)驗的基礎(chǔ)上進行研究，總結(jié)出了一套可操作性很強的系統(tǒng)應(yīng)用實施方法。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；管理信息系統(tǒng)；實施

中圖分類號：TP311.52

大型建設(shè)項目是一個龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要建設(shè)方、設(shè)計方、監(jiān)理方、設(shè)備供應(yīng)方、現(xiàn)場施工隊伍等協(xié)同作戰(zhàn)。用于建設(shè)項目的管理信息系統(tǒng)是各參建方協(xié)同工作的平臺，其應(yīng)用實施是一個復(fù)雜、系統(tǒng)的項目管理工程。近幾年來，由于計算機技術(shù)和項目管理的迅猛發(fā)展，針對大型工程建設(shè)的項目管理信息系統(tǒng)越來越成熟，而且應(yīng)用也越來越普遍，項目領(lǐng)導(dǎo)者也越來越重視，幾乎每個建設(shè)項目都專門列有費用，用于項目管理信息系統(tǒng)的引進和建設(shè)。即使這樣，筆者調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，有的工程建設(shè)項目的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用并不理想，沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用；有的工程建設(shè)項目的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的很好，不僅使管理者在項目管理中達到了事半功倍的效果，而且還成為輔助決策者進行決策的好幫手。通過對這種現(xiàn)象進行分析研究，剔除系統(tǒng)選型失誤的原因，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用實施方法決定了系統(tǒng)應(yīng)用的效果。筆者對多個大型建設(shè)項目管理信息系統(tǒng)成功應(yīng)用的經(jīng)驗進行研究，結(jié)合現(xiàn)代項目管理方法，從項目組織和實施技術(shù)等各方面總結(jié)出了一套系統(tǒng)項目應(yīng)用實施方法，供大家參考。

1 項目實施組織管理

項目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用實施，是系統(tǒng)供應(yīng)商和用戶相互協(xié)作、共同配合的過程。項目實施組織是指在項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)用實施開始時，建立的項目實施過程中執(zhí)行各項任務(wù)的機構(gòu)。同時需確定機構(gòu)中各角色的責(zé)職，機構(gòu)中的角色由系統(tǒng)供應(yīng)商和用戶共同派人參與，對系統(tǒng)實施過程中各項活動的進程進行控制，為項目管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化奠定堅實基礎(chǔ)，充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)的功效，以提高項目建設(shè)的管理水平。

1.1 項目組織機構(gòu)及責(zé)任分工

有效的組織機構(gòu)是項目成功的有力保證。在系統(tǒng)應(yīng)用實施開始前系統(tǒng)供應(yīng)商先需要成立一個項目小組，并與用戶共同組成項目管理協(xié)調(diào)委員會和項目實施小組，在雙方的共同協(xié)作和監(jiān)督下推進項目實施。系統(tǒng)供應(yīng)商需委派具有豐富經(jīng)驗的項目經(jīng)理，負(fù)責(zé)整個項目的項目管理、協(xié)調(diào)工作；同時，組織應(yīng)用專家，提供系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)；在系統(tǒng)實施階段，派出具有豐富實施經(jīng)驗的技術(shù)支持工程師在現(xiàn)場，進行到位的技術(shù)支持。系統(tǒng)實施組織架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)實施組織架構(gòu)

1.1.1 項目實施管理委員會。項目實施管理委員會主任由用戶方委派主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，副主任由系統(tǒng)供應(yīng)商委派領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，其成員由用戶方部門級領(lǐng)導(dǎo)和供應(yīng)商項目經(jīng)理組成。委員會主任作為項目實施管理的總指揮，決定項目實施進度的統(tǒng)一安排和用戶方相關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作。

項目實施管理委員會的工作主要有如下方面：（1）負(fù)責(zé)監(jiān)督項目的實施進程；（2）定期審核項目經(jīng)理就項目進展執(zhí)行情況的書面報告，對項目中存在的問題作出決策，協(xié)調(diào)解決項目實施中的重大問題；（3）審核、批準(zhǔn)項目實施過程中提出的修改需求、變更等文件。

1.1.2 系統(tǒng)供應(yīng)商項目經(jīng)理職責(zé)。系統(tǒng)供應(yīng)商派出的項目經(jīng)理，是整個項目實施的技術(shù)與業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，具有豐富的項目管理和業(yè)務(wù)經(jīng)驗。

其主要職責(zé)有：（1）依據(jù)合同進度計劃制定一個雙方認(rèn)同的實施計劃，監(jiān)督工程進展情況，以書面文件向委員會報告；（2）建立定期會議制度（一般每一周或二周一次），檢查以前的工作進度，發(fā)現(xiàn)實施中存在的問題，制定有關(guān)措施，修訂下一步計劃；（3）協(xié)調(diào)項目實施中供應(yīng)商各類技術(shù)人員和其它資源配置，從技術(shù)上保證實施工作順利進行；（4）在項目實施委員會的授權(quán)下進行項目實施決策；（5）定期向項目實施委員會報告項目實施進度情況。

1.1.3 用戶方項目經(jīng)理職責(zé)。用戶方項目經(jīng)理是用戶方和供應(yīng)商之間的橋梁，需要在業(yè)務(wù)需求分析和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備等方面配合供應(yīng)商的工作。

主要職責(zé)是：（1）審閱項目計劃，監(jiān)控項目過程；（2）確認(rèn)進入系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)符合標(biāo)準(zhǔn)和正確，配合供應(yīng)商進行項目實施；（3）負(fù)責(zé)用戶方人員的組織、協(xié)調(diào)工作，從行政上保障系統(tǒng)應(yīng)用能順利進行；（4）審閱項目實施過程中使用人員提交的修改需求、變更等文件；（5）定期向項目實施委員會報告系統(tǒng)應(yīng)用進度情況。

1.2 供應(yīng)商現(xiàn)場項目實施小組架構(gòu)如圖2所示。

圖2 實施小組架構(gòu)

1.2.1 職責(zé)劃分。（1）供應(yīng)商現(xiàn)場項目經(jīng)理職責(zé)：1）審定項目實施計劃。2）組織各小組開展工作。3）掌控項目實施進度。4）定時匯報項目進度報告。5）進行項目實施風(fēng)險管理；（2）系統(tǒng)開發(fā)小組職責(zé)：1）分析用戶提供的修改需求和變更等文件。2）制定系統(tǒng)修改計劃。3）按修改和變更要求進行系統(tǒng)的本地化修改。4）系統(tǒng)測試案例設(shè)計。5）系統(tǒng)測試。6）提供適應(yīng)本地要求系統(tǒng)；（3）項目實施小組職責(zé)：1）系統(tǒng)安裝、調(diào)試和初始化。2）制定項目實施計劃。3）制定項目培訓(xùn)計劃。4）對用戶進行技術(shù)培訓(xùn)。5）開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢工作。6）和用戶一起對系統(tǒng)進行驗收。7）系統(tǒng)應(yīng)用跟蹤，及時匯報系統(tǒng)應(yīng)用情況。

1.2.2 主要人員組成。供應(yīng)商項目實施總指揮：供應(yīng)商主管領(lǐng)導(dǎo)。供應(yīng)商主管領(lǐng)導(dǎo)為項目實施總指揮，對項目進行總體資源配置和質(zhì)量保障，確保項目的順利開展?，F(xiàn)場項目實施經(jīng)理兼現(xiàn)場實施小組負(fù)責(zé)人：由部門級主管經(jīng)理擔(dān)任。系統(tǒng)開發(fā)小組負(fù)責(zé)人：系統(tǒng)開發(fā)部門主管級人員擔(dān)任。

1.3 實施情況交流管理

實施方與用戶的相互理解、充分合作是項目實施成功的重要因素之一，相互理解、充分合作的前提是充分溝通和交流，溝通和交流主要內(nèi)容如下：（1）雙方共同制訂項目實施各階段計劃。每個實施階段結(jié)束時，雙方共同總結(jié)，寫出階段執(zhí)行報告。階段計劃和階段執(zhí)行報告交由項目管理委員會確認(rèn)；（2）建立良好的項目實施小組成員與項目配合人員的溝通渠道，溝通渠道主要分為口頭溝通、書面溝通和會議溝通三種方式；（3）每周定期會議，要有用戶方項目經(jīng)理和實施方項目經(jīng)理同時參加并形成會議紀(jì)要，會議紀(jì)要主要包括項目執(zhí)行狀況總結(jié)、存在的問題及解決方案、下一步的計劃等。會議紀(jì)要由用戶方項目經(jīng)理確認(rèn)。

1.4 對實施困難點的管理

實施過程中出現(xiàn)的困難點，是用常規(guī)的手段和常規(guī)的程序難以解決的，應(yīng)該防止這些困難點成為實施工作的攔路虎，對這些困難點要進行記錄、審核，并及時解決。

困難點的解決程序如下：（1）實施小組內(nèi)部由專人負(fù)責(zé)記錄困難點，跟蹤困難點的解決情況并進行記錄。困難點的記錄和解決情況跟蹤記錄及時報告雙方項目經(jīng)理；（2）對于軟件系統(tǒng)的技術(shù)性難點，由系統(tǒng)供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)負(fù)責(zé)解決和答復(fù)，并形成書面報告；（3）對于協(xié)調(diào)、配合的難點，如果在實施小組內(nèi)部不能解決，則由雙方項目經(jīng)理提交給項目管理委員會，由項目管理委員會協(xié)調(diào)解決；（4）對需求變更要求，需要提交項目管理委員會討論并由雙方項目經(jīng)理書面簽字確認(rèn)后實施。

1.5 實施進度管理

進度管理的程序如下：（1）項目實施小組在總進度計劃指導(dǎo)下，制訂周、月、階段進度計劃，并在周、月進度計劃指導(dǎo)下安排每個成員的工作任務(wù)；（2）在每周定期會議上檢查進度，并做出書面總結(jié)，記入會議紀(jì)要。每月進度情況做出書面總結(jié)，報項目管理委員會；（3）對影響進度的困難點，其解決情況要及時報告項目經(jīng)理直至項目管理委員會；（4）對影響到總進度的調(diào)整，需要由項目管理委員會批準(zhǔn)。

2 項目推廣應(yīng)用組織機構(gòu)的建立

為了使工程建設(shè)管理信息系統(tǒng)能夠按需、按時、按質(zhì)地達到效果，盡快為工程建設(shè)管理服好務(wù)，系統(tǒng)供應(yīng)商的專業(yè)技術(shù)小組應(yīng)該和應(yīng)用方的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理、專業(yè)人員一起成立項目推廣應(yīng)用小組。

2.1 項目應(yīng)用小組的組成

（1）項目組長：應(yīng)用方主管信息的領(lǐng)導(dǎo)；（2）常務(wù)副組長：應(yīng)用方信息主管；（3）副組長：供應(yīng)商現(xiàn)場項目經(jīng)理；（4）成員：應(yīng)用方各部門主管、供應(yīng)商現(xiàn)場實施工程師。

2.2 項目應(yīng)用小組的職責(zé)

（1）項目組長：督促、檢查項目實施計劃、進度、質(zhì)量；協(xié)調(diào)項目實施工作等；（2）常務(wù)副組長：全面負(fù)責(zé)項目實施的組織、計劃、落實；項目進度控制，制定考核辦法，協(xié)助項目組長做好協(xié)調(diào)工作；（3）副組長：負(fù)責(zé)項目實施技術(shù)方案的確定、項目實施及現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)的組織；（4）成員：負(fù)責(zé)各自部門的應(yīng)用落實、協(xié)調(diào)和督促、檢查工作。

3 系統(tǒng)供應(yīng)商技術(shù)支持保障

信息系統(tǒng)要充分達到應(yīng)用效果，自始至終離不開系統(tǒng)供應(yīng)商的技術(shù)支持保障。從信息系統(tǒng)執(zhí)行開始，系統(tǒng)供應(yīng)商就應(yīng)該提供全方位的項目咨詢、技術(shù)支持和相關(guān)應(yīng)用服務(wù)，其目的不僅要幫助系統(tǒng)應(yīng)用方使用本系統(tǒng)，還要幫助用戶方用好本系統(tǒng)，使之在工程建設(shè)中發(fā)揮有效的作用。在項目進行過程中，根據(jù)工程項目實際情況，供應(yīng)商技術(shù)工程師不僅在約定時期到現(xiàn)場提供咨詢和技術(shù)支持及項目維護服務(wù)；同時還要提供對系統(tǒng)適應(yīng)性進行及時完善，及時完成該系統(tǒng)的升級。另外，在合同約定維護時間后，供應(yīng)商還應(yīng)該根據(jù)應(yīng)用方的要求，繼續(xù)提供遠(yuǎn)程的技術(shù)咨詢和應(yīng)用服務(wù)，保證工程建設(shè)管理系統(tǒng)的正常、穩(wěn)定、有效運行，直到工程建設(shè)竣工。

參考文獻：

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作者簡介：楊永清（1964.10-），男，四川成都人，大學(xué)學(xué)士，高級工程師，研究方向：電廠工程設(shè)計和建設(shè)信息化研究、開發(fā)和實施；大型基建工程項目信息化建設(shè)研究。

作者單位：西南電力設(shè)計院 計算技術(shù)處，成都，610021