摘 要 本文首先介紹了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展歷程，然后通過(guò)引入風(fēng)險(xiǎn)管理的理念和方法，對(duì)檔案信息化建設(shè)中存在的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)和法律政策風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了全面分析。

關(guān)鍵詞 檔案 信息化 風(fēng)險(xiǎn)分析

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是為社會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要途徑。但是，在探索檔案信息化建設(shè)規(guī)律的過(guò)程中，我們既要肯定檔案信息化帶來(lái)的各種好處和它的廣闊前景，同時(shí)我們也要考慮其充滿(mǎn)不確定性的一面。檔案信息化是一場(chǎng)耗資大、實(shí)施周期長(zhǎng)、涉及面廣的系統(tǒng)工程，在實(shí)施過(guò)程中，如果檔案部門(mén)只是過(guò)于樂(lè)觀前瞻而忽視風(fēng)險(xiǎn)管理，那么一招不慎就有可能導(dǎo)致整個(gè)信息化項(xiàng)目的失敗，從而給部門(mén)乃至國(guó)家?guī)?lái)不可估量的損失。因此，檔案部門(mén)一定要對(duì)檔案信息化過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。

一、我國(guó)檔案信息化建設(shè)發(fā)展概述

2000年9月，國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛深刻論述了檔案信息資源在世界由工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程中的重要作用，并且要求全世界檔案工作者加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐；同年，國(guó)家檔案局提出了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。2002年，國(guó)家檔案局把檔案信息化建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來(lái)，并于同年11月發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》。從2003年以來(lái)，國(guó)家檔案局加快了檔案信息化的建設(shè)步伐，先后制定并出臺(tái)了一批關(guān)于檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章；國(guó)家檔案局也成為國(guó)務(wù)院信息化領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位。2004年以來(lái)，國(guó)家檔案局又先后召開(kāi)了關(guān)于數(shù)字檔案館、電子文件歸檔管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)等與檔案信息化相關(guān)的工作會(huì)議，進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案信息化的研究和建設(shè)工作。

二、檔案信息化建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)分析

（一）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

第一，硬件風(fēng)險(xiǎn)。有些單位在購(gòu)買(mǎi)設(shè)備時(shí)，一味追求大而全，追求先進(jìn)性和高質(zhì)量卻忽視了硬件風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有相應(yīng)的配套軟件，導(dǎo)致硬件功能發(fā)揮不出來(lái)，造成浪費(fèi)。

第二，軟件風(fēng)險(xiǎn)。隨著技術(shù)發(fā)展，軟件也面臨淘汰的風(fēng)險(xiǎn)。在系統(tǒng)建設(shè)上，有些單位傾向于大而全、功能完整、一步到位的方案。這樣不僅僅大大增加了成本，而且由于技術(shù)發(fā)展速度快，導(dǎo)致系統(tǒng)會(huì)面臨很大的升級(jí)換代壓力，導(dǎo)致得不償失。同時(shí)，軟件行業(yè)發(fā)展迅速，軟件提供商眾多，采用不同的應(yīng)用平臺(tái)和開(kāi)發(fā)工具，在選擇具體的軟件系統(tǒng)時(shí)，有一定的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)殡S著技術(shù)的發(fā)展，一些實(shí)力較弱的軟件提供商可能被市場(chǎng)淘汰，這樣使該系統(tǒng)在售后服務(wù)、系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)方面具有很大的隱患。

第三，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的潛在威脅給數(shù)據(jù)安全帶來(lái)很大風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)和利用等方面，檔案信息由于技術(shù)不成熟等諸多原因都面臨著安全問(wèn)題。

（二）經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息化實(shí)施過(guò)程是一個(gè)長(zhǎng)期連續(xù)不斷的過(guò)程，需要幾年甚至幾十年持續(xù)不斷的投入和完善。信息化建設(shè)投資巨大，但是經(jīng)濟(jì)效益卻不明顯。因?yàn)闄n案信息表現(xiàn)更多的是它的社會(huì)效益，具有隱性的特點(diǎn)。有些檔案部門(mén)因?yàn)榭床坏蕉唐谛Ч?，?duì)檔案信息化的實(shí)施產(chǎn)生了疑問(wèn)，有些領(lǐng)導(dǎo)急于求成，擅自更改實(shí)施進(jìn)度或終止部分項(xiàng)目的建設(shè)。高投入和慢收益，這一直接矛盾決定了檔案信息化建設(shè)投資面臨很大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于信息化項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，容易受到外界環(huán)境的影響，成本具有不可預(yù)測(cè)性，如：通貨膨脹、物價(jià)上漲，會(huì)增加檔案信息化的成本，如果控制不好，會(huì)直接影響整個(gè)信息化建設(shè)項(xiàng)目。

（三）管理風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息化建設(shè)除了信息技術(shù)的運(yùn)用，更多涉及工作理念、工作流程和管理方式的轉(zhuǎn)變。在檔案信息化建設(shè)中，三分技術(shù)，七分管理。檔案信息化建設(shè)中會(huì)涉及很多管理問(wèn)題，如果業(yè)務(wù)流程混亂，管理架構(gòu)不明，忽視了技術(shù)與業(yè)務(wù)流程的整合，信息化建設(shè)就會(huì)面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，組織與管理是檔案信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵。首先，檔案信息化建設(shè)需要一個(gè)強(qiáng)有力的組織機(jī)構(gòu)，針對(duì)實(shí)施過(guò)程中的各種問(wèn)題進(jìn)行管理和決策。如果決策失誤，會(huì)造成很大的風(fēng)險(xiǎn)，如：選擇建設(shè)承包商和對(duì)其監(jiān)督管理不當(dāng)?shù)脑?，?huì)造成項(xiàng)目的延期，還有可能因進(jìn)度計(jì)劃安排不合理，維護(hù)工作不到位等。其次，檔案信息化建設(shè)涉及到大量的協(xié)調(diào)工作和部門(mén)利益的調(diào)整。如果不能有效協(xié)調(diào)部門(mén)之間的工作，就可能出現(xiàn)互相扯皮，導(dǎo)致進(jìn)度遲緩。第三，信息化應(yīng)用有效推進(jìn)，需要管理層對(duì)信息化的管理理念和管理模式有足夠的了解，從而帶動(dòng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作作用。如果缺乏團(tuán)隊(duì)合作精神，信息化項(xiàng)目不容易被人們接受，信息化建設(shè)會(huì)流于表面，難于發(fā)揮其真正作用。所以有效的組織和管理對(duì)于檔案信息化來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。

（四）信息安全風(fēng)險(xiǎn)

第一，設(shè)備安全風(fēng)險(xiǎn)。我國(guó)對(duì)發(fā)達(dá)國(guó)家信息設(shè)備和技術(shù)存在很強(qiáng)的依賴(lài)性， 對(duì)引進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備缺乏必要的信息管理和技術(shù)改造，尤其在系統(tǒng)安全和安全協(xié)議的研究和應(yīng)用方面與發(fā)達(dá)國(guó)家的差距很大。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)市場(chǎng)上約三分之二的軟是外國(guó)產(chǎn)品，操作系統(tǒng)和大型應(yīng)用軟件約90%是國(guó)外產(chǎn)品。長(zhǎng)此下去，我國(guó)的信息很可能輕而易舉被別國(guó)竊取，勢(shì)必會(huì)造成嚴(yán)重的損失，因此，研發(fā)我國(guó)自己的信息設(shè)備是一項(xiàng)巨大并且艱巨的任務(wù)。

第二，數(shù)據(jù)保護(hù)風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)的安全性涉及到法律、道德及微機(jī)系統(tǒng)等諸多因素。細(xì)分可分為與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身無(wú)直接關(guān)系的外部條件和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力。這兩方面是相輔相成的。目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問(wèn)題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。應(yīng)該制定、完善一系列有關(guān)數(shù)據(jù)安全保護(hù)的法律，充分利用法律的規(guī)范性、穩(wěn)定性、普遍性、強(qiáng)制性，來(lái)有效地保護(hù)數(shù)據(jù)安全，嚴(yán)懲破壞分子。另一方面，從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力來(lái)講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。因此，從認(rèn)識(shí)上應(yīng)把檔案信息化建設(shè)提升到國(guó)家安全問(wèn)題的角度來(lái)考慮，做到安全保密技術(shù)與信息技術(shù)同步發(fā)展。

（五）法律政策風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間傳輸和利用的過(guò)程中，需要完善的相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度做保障，以保證檔案數(shù)字信息充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用，最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息在網(wǎng)絡(luò)中資源共享。檔案信息化涉及一系列知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，突出表現(xiàn)為檔案信息的數(shù)字化權(quán)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)權(quán)、檔案復(fù)制權(quán)、檔案網(wǎng)站建設(shè)中因鏈接而產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題等。如果沒(méi)有相關(guān)的法律制度保障，檔案信息化會(huì)面臨很大的法律風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尚未建立健全，管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)的不足，直接制約了檔案信息化的發(fā)展，如：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，在通用性和實(shí)用性方面存在嚴(yán)重的不足；各個(gè)系統(tǒng)之間所遵循的標(biāo)準(zhǔn)和定義接口不統(tǒng)一，彼此的數(shù)據(jù)不能夠共享，相互之間無(wú)法協(xié)調(diào)溝通，更新的數(shù)據(jù)也無(wú)法統(tǒng)一，造成新的信息孤島，給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)很大的浪費(fèi)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化作為新生事物還處于建立和初步發(fā)展的階段， 檔案信息化具有不可忽視的各種風(fēng)險(xiǎn)。但是，我們不能因?yàn)闄n案信息化建設(shè)過(guò)程中存在一些風(fēng)險(xiǎn)， 就因噎廢食、優(yōu)柔寡斷，錯(cuò)過(guò)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的時(shí)機(jī)。我們需要高度重視這些風(fēng)險(xiǎn)，弄清風(fēng)險(xiǎn)之間的聯(lián)系，并且通過(guò)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制方案，盡可能減少這些風(fēng)險(xiǎn)或避免這些風(fēng)險(xiǎn)，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

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