企業(yè)協(xié)作工具根本不是什么新概念。畢竟，這項(xiàng)技術(shù)的先驅(qū)Lotus Notes可以追溯到25年前。而計(jì)算行業(yè)頗有遠(yuǎn)見的Douglas Engelbart在其1968年的“演示之母”（Mother of All Demos）展會(huì)上展示了早期的協(xié)作軟件。不過在過去幾年，一大批新的協(xié)作產(chǎn)品紛紛涌入市場，它們與前一代產(chǎn)品的區(qū)別或大或小。

沒錯(cuò)，與舊工具一樣，新工具也旨在促進(jìn)工作場所的協(xié)作和想法交流。但一般來說，新一批工具基于互聯(lián)網(wǎng)或基于云計(jì)算，而不是駐留在防火墻后面的服務(wù)器上。與舊一代產(chǎn)品相比，新產(chǎn)品使用和安裝起來基本上也要容易得多。像任務(wù)管理、聊天、社交網(wǎng)絡(luò)、甚至文檔共享這些工具同樣采用了一些新型的協(xié)作技術(shù)。

弗雷斯特研究公司的分析師Rob Koplowitz說：“這些其實(shí)極具顛覆性的廠商有一個(gè)共同之處，那就是它們總是脫胎于云環(huán)境。它們不是針對云計(jì)算對某產(chǎn)品進(jìn)行翻新。它們非常容易訪問并開始使用，甚至對個(gè)人來說也是這樣，小團(tuán)隊(duì)更是不在話下。”

另外，基于互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)品易于被移動(dòng)設(shè)備訪問，不需要用戶下載應(yīng)用程序。這使得產(chǎn)品在如今的工作環(huán)境下很有用，如今人們想隨時(shí)隨地使用任何設(shè)備來辦公。

此外，可能最值得注意的是，共享和社交網(wǎng)絡(luò)這種文化已變得極其深入人心。Lepofsky說：“我們以前要花大量時(shí)間來解釋Notes是什么東西?！比缃?，人們要求在工作場所中共享和聯(lián)絡(luò)能夠與個(gè)人生活中一樣容易。

盡管取得了進(jìn)展，但新一批服務(wù)面臨像Notes和微軟的SharePoint這類產(chǎn)品當(dāng)初面臨的類似的實(shí)施挑戰(zhàn)。知名調(diào)研機(jī)構(gòu)Gartner集團(tuán)的分析師Jeffrey Mann說：“我們確實(shí)看到了許多部署失敗的案例。”

不過，由于事先考慮到如何才能最有效地部署新工具，一些公司表示它們已獲得了顯著效益。

效益顯著

使用協(xié)作工具的公司表示，它們從中切實(shí)獲得了價(jià)值，往往要比之前從一些舊產(chǎn)品中獲得的價(jià)值大得多。

理光公司的社交協(xié)作經(jīng)理Courtney Zentz表示，以前的協(xié)作軟件存在一個(gè)大問題，那就是它們需要企業(yè)建立站點(diǎn)，這些站點(diǎn)是為一批特定的人員進(jìn)行協(xié)作設(shè)計(jì)的。她說：“這類產(chǎn)品會(huì)火一星期，之后沒了動(dòng)靜。項(xiàng)目最終會(huì)重新使用原來的電子郵件。協(xié)作工具根本就是一陣風(fēng)?！?/p>

2011年年底，理光開始使用Jive。用戶們可以迅速地輕松建立工作區(qū)，邀請想要協(xié)作的任何人加入進(jìn)來。Zentz說：“Jive能夠按用戶的要求來做，SharePoint則不然?！?/p>

理光一度有大約500個(gè)SharePoint站點(diǎn)，但此后關(guān)閉了其中的大多數(shù)站點(diǎn)。Zentz表示，公司僅保留了幾個(gè)，因?yàn)镾harePoint還是有一些優(yōu)點(diǎn)。比如說，SharePoint非常適合管理工作流程。

加特納集團(tuán)的Mann表示，那正是SharePoint善于發(fā)揮特長的環(huán)境。“SharePoint在基本上受到監(jiān)管的預(yù)定義環(huán)境中表現(xiàn)良好。這種環(huán)境的特點(diǎn)是‘在此發(fā)布你的每周報(bào)告’或‘在此申請更大的電腦’，而不是‘我需要召集一組人，搞清楚如何做好下周的產(chǎn)品發(fā)布工作?！?/p>

理光在使用Jive所提供的一系列廣泛的功能特性。Zentz表示，最重要的功能之一是微軟Office插件。她說：“五個(gè)人可以協(xié)作處理演示文稿，做到無縫整合?！?/p>

社交功能也在理光產(chǎn)生了重大的影響。比如說，一名IT管理員在Jive上開始談?wù)撃硞€(gè)效率低下的流程，許多同事插話表示贊成。理光的CIO注意到了討論，五天后，他做出了改進(jìn)流程的政策決定，而這個(gè)流程已實(shí)施了整整10年。

博普樂思（Populous）管理各大體育比賽，包括美國橄欖球超級(jí)杯和全國大學(xué)生體育協(xié)會(huì)（NCAA）聯(lián)賽，比如十大聯(lián)盟男子籃球賽、Sugar Bowl和Orange Bowl足球聯(lián)賽等。它借助協(xié)作工具，幫助協(xié)調(diào)那些大型賽事。這家公司設(shè)計(jì)和管理體育場的建筑，并監(jiān)管運(yùn)營規(guī)劃。它必須協(xié)調(diào)數(shù)百人的活動(dòng)，而這些人為眾多公司工作，有柵欄建造商，有廣播公司。

博普樂思的項(xiàng)目運(yùn)營經(jīng)理Marc Klein說：“我們遇到了大型賽事絕對沒法管理的瓶頸?！边@家公司有一名專職員工，其工作就是接收通過電子郵件發(fā)來的工人進(jìn)度表電子表格，仔細(xì)閱讀電子表格，找到最新信息，并改動(dòng)總進(jìn)度表，然后發(fā)回給每個(gè)人。他說：“之前沒有真正的實(shí)時(shí)進(jìn)度表信息?！?/p>

因而，錯(cuò)誤頻頻出現(xiàn)。

Klein表示，博普樂思需要一種不需要客戶端應(yīng)用程序的服務(wù)，因?yàn)镹CAA等一些合作伙伴對安裝到員工電腦上的新軟件的種類有嚴(yán)格的要求。他還想要一種在手機(jī)上可以輕松訪問使用的服務(wù)。

大概四年前，這家公司選定了Smartsheet，這個(gè)工具提供了類似電子表格的界面，諸團(tuán)隊(duì)可以共享——添加注釋、附加文檔、設(shè)置提醒以及建立日歷鏈接。

在過去，如果面對超級(jí)杯這樣的賽事，博普樂思會(huì)在有500行的電子表格上給出進(jìn)度表?，F(xiàn)在使用Smartsheet，它創(chuàng)建一個(gè)總進(jìn)度表，但可以對它進(jìn)行排序，僅僅把相關(guān)的內(nèi)容發(fā)給諸廠商。

Klein表示，Smartsheet還提供了對博普樂思來說很合適的成本結(jié)構(gòu)。他只需要為授權(quán)用戶付費(fèi)，這一小群人經(jīng)常從一項(xiàng)賽事趕到另一項(xiàng)賽事。每次賽事受邀協(xié)作的另外二三百人不需要付費(fèi)就能協(xié)作。這樣一來，他在編制預(yù)算時(shí)很容易預(yù)測成本。

實(shí)施不能事后考慮

無論一家公司像理光那樣使用一批功能特性用于不同的用途，還是像博普樂思那樣得益于一種更有針對性的使用場合，認(rèn)真部署的做法都是關(guān)鍵。要不然，工具不太可能得到廣泛使用。

Zentz表示，在理光的全球10萬名員工中，26500名人（主要在美國）擁有使用Jive的帳戶。其中25000人每30天至少登錄一次賬戶。理光將Jive如同內(nèi)聯(lián)網(wǎng)來使用，所以一些用戶可以登錄閱讀新政策或其他內(nèi)部文檔。

在過去一個(gè)月，大約5500人已實(shí)際參與協(xié)作空間或討論。在這期間，2600人使用Jive創(chuàng)作了內(nèi)容，包括博客文章或討論。Zentz說：“員工積極撰寫內(nèi)容、參與社區(qū)，我們很高興?！?/p>

她向理光的500名銷售員部署了這款產(chǎn)品。不過，她允許他們邀請其他員工協(xié)作。她說：“我們很想知道會(huì)出現(xiàn)什么情況?！?/p>

大概60天內(nèi)，3000名理光員工注冊了賬戶。之后，公司在一年半的時(shí)間里陸續(xù)部署到現(xiàn)有用戶。

Zentz表示，現(xiàn)在回想起來，她希望抓住開始大家對Jive難捺興奮的大好機(jī)會(huì)，從而幫助新來的員工。最初，全公司只有她和一名兼職的營銷員工是幫助員工的支持人員。她表示，希望能制定一項(xiàng)計(jì)劃，好讓真正對Jive有興趣的人為想獲得幫助的其他人充當(dāng)顧問。

在理光，使用Jive是大多數(shù)員工的自愿行為。而在一些企業(yè)，由于新的協(xié)作工具事關(guān)重大，采用新工具可能是強(qiáng)制性的。

機(jī)構(gòu)倫理審查委員會(huì)（IRB）最近開始使用Intralinks Via。這同一家廠商的相關(guān)產(chǎn)品IntraLinks眾所周知的地方可能是用于建立安全在線空間，以便共享與企業(yè)并購有關(guān)的敏感文檔。Intralinks Via用于較一般的共享，旨在容易開始使用。

IRB為在人類身上進(jìn)行臨床試驗(yàn)的制藥公司執(zhí)行理倫理審查。IRB的業(yè)務(wù)運(yùn)營主管Simon Corman表示，最初，IRB使用聯(lián)邦快遞公司（FedEx）來發(fā)送研究方面的敏感紙質(zhì)文檔。由于IRB的客戶開始掃描那些文檔，他們要求IRB替自己完成掃描這項(xiàng)任務(wù)，并通過電子郵件來發(fā)送。Corman說：“后來，客戶的IT部門開始說‘啊，你們在通過普通電子郵件發(fā)送這些文檔？”

為了尋求一種更好的解決方案，IRB考察了Box和Dropbox，但不相信它們足夠安全。

后來Corman無意中發(fā)現(xiàn)了Intralinks Via。他說：“一項(xiàng)重要功能是，該系統(tǒng)內(nèi)置了問責(zé)機(jī)制?，F(xiàn)在，我們可以看到調(diào)查人員是否下載和查看了文檔。要是沒有，我們可以將該信息發(fā)回給贊助商?！币钦{(diào)查人員或研究人員沒有看過文檔，這通常意味著他們其實(shí)沒有開始工作，或者可能不合規(guī)范。贊助商即制藥公司可能想要采取跟進(jìn)措施。

IRB有大約30個(gè)內(nèi)部授權(quán)用戶有權(quán)創(chuàng)建新的工作流。Corman表示，協(xié)作成員受邀訪問文檔，但沒必要為此支付費(fèi)用，包括幾百個(gè)客戶和幾千名研究人員。

如果研究人員和制藥公司希望項(xiàng)目通過IRB的審批，就需要訪問文檔，所以采用Intralinks Via不是多大的問題。話雖如此，新技術(shù)還是為員工們解決了一個(gè)棘手問題。

Lepofsky表示，諸如此類的工具不是很難推銷出去。

由于隱私問題和監(jiān)管法規(guī)，IRB之類的公司并不總是急于充分利用各種新的產(chǎn)品和服務(wù)。Gartner集團(tuán)的Mann認(rèn)為，許多公司不會(huì)考慮新的協(xié)作工具，是由于它們處于合規(guī)監(jiān)管很嚴(yán)的行業(yè)。他說：“而具有諷刺意味的是，那樣一來，他們只有繼續(xù)使用電子郵件，而電子郵件的控制機(jī)制還要少?！?/p>

然而，他表示這并不意味著公司完全會(huì)歡迎任何協(xié)作工具。一些群體可能青睞受到監(jiān)管的環(huán)境，或者覺得開設(shè)開放式交流空間的這種企業(yè)文化變革太過激進(jìn)。Mann表示，硬將協(xié)作工具推入到這種環(huán)境可能弊大于利。

其他用戶可能需要學(xué)會(huì)正確使用協(xié)作工具。Mann說：“人們需要考慮這一組中有誰?！北热缯f，如果一名經(jīng)理為一群同事建立了一個(gè)組，敲定即將被裁員的名單，那么該組不該被所有員工訪問。

Fieldstone Architecture Structural Engineering認(rèn)真建立了多個(gè)組，討論新招員工事宜。它采用了Kona這項(xiàng)協(xié)作服務(wù)，以應(yīng)對大肆招兵買馬的態(tài)勢；去年，公司員工由15人一下子增至50人。

Fieldstone總裁兼首席執(zhí)行官Ryan Rasmussen說：“我們建立了一個(gè)入職模板，落實(shí)了一套流程和體系，那樣每個(gè)新員工第一天入職后，所有表格在Kona中都備齊了，每個(gè)表格都有到期日。”人力資源部門就能通過這套流程，了解新員工的工作進(jìn)展。由于一切都在Kona中完成，會(huì)有一個(gè)記錄，為人力資源部門提供了問責(zé)機(jī)制。

人力資源部門還使用Kona管理招聘流程。它跟蹤進(jìn)入面試環(huán)節(jié)的求職者，讓面試官可以添加評(píng)語。如果求職者沒有被選中擔(dān)任某個(gè)崗位，他們?nèi)员Ａ粼谙到y(tǒng)中，萬一以后出現(xiàn)比較適合的崗位。

Rasmussen表示，F(xiàn)ieldstone還與一些客戶一起使用Kona來管理項(xiàng)目，但不是所有客戶都有興趣使用該工具。

Mann建議：“不是說每次嘗試使用協(xié)作工具都會(huì)成功，最好接受這個(gè)事實(shí)。通常會(huì)出現(xiàn)的是有時(shí)成功、有時(shí)失敗?！?/p>

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一些定義

“協(xié)作工具”已成為眾多廠商使用的一個(gè)涵義甚廣的術(shù)語。一些供應(yīng)商在一個(gè)套件中提供一大批功能，包括文件共享、任務(wù)管理、社交網(wǎng)絡(luò)和即時(shí)消息。另一些廠商將協(xié)作工具集成到傳統(tǒng)的企業(yè)產(chǎn)品中，比如客戶關(guān)系管理（CRM）和企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）軟件。還有一些廠商專注于某一項(xiàng)核心功能，比如文件共享，并提供有助于協(xié)作的額外輕量級(jí)功能。

企業(yè)采用這類工具的勢頭在穩(wěn)步增長。調(diào)研公司Digital Workplace Trends的顧問兼研究人員Jane McConnell發(fā)現(xiàn)，在2009年，她調(diào)查的企業(yè)中部署了企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)軟件的還不到10%，無論是局部部署，還是全面部署。2013年，部署這類軟件的企業(yè)所占比率已上升至40%。她撰寫的年度報(bào)告《聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的數(shù)字化工作場所》調(diào)查了世界各地的314家公司。

McConnell把調(diào)查對象分為兩組：早期采用的公司，通常占調(diào)查對象總數(shù)的20%；以及其他公司（她稱之為多數(shù)派）。她在最近即2013年第三季度的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，57%的早期采用者已在整個(gè)公司部署了生產(chǎn)型企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品。相比之下，多數(shù)派中只有25%在整個(gè)公司部署了這類產(chǎn)品。

但那些多數(shù)派公司中相當(dāng)一部分在采取措施，采用新的社交產(chǎn)品。大約29%表示，他們在考慮規(guī)劃部署；18%表示在試用產(chǎn)品。

調(diào)查顯示，全面使用的其他協(xié)作工具包括基于互聯(lián)網(wǎng)的視頻會(huì)議、電話會(huì)議以及顧客參加的網(wǎng)上討論會(huì)。

早期采用者和多派派都在公共云中使用“非官方、臨時(shí)建立的協(xié)作工作空間”。這體現(xiàn)了下面這個(gè)更大的趨勢：“人們?nèi)找姘压ぞ哒莆赵谧约菏种?，使用最適合自己的工具，無論公司制定了什么樣的政策”，據(jù)該調(diào)查顯示。

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展望未來

專家們表示，說到添加新的功能特性，協(xié)作工具廠商會(huì)繼續(xù)向消費(fèi)者市場學(xué)樣。

Constellation Research的分析師Alan Lepofsky說：“我為下一代的內(nèi)容創(chuàng)作感到興奮?！彼J(rèn)為，人們不希望僅僅共享Word文檔鏈接；他們還希望使用類似Vine或Pinterest的服務(wù)來進(jìn)行共享。

加特納集團(tuán)預(yù)計(jì)，人們對視頻會(huì)有更大的興趣。加特納的分析師Jeffrey Mann說：“錄制視頻很可能會(huì)與實(shí)時(shí)視頻一樣熱門?！笔聦?shí)上，理光的高管們已經(jīng)用Jive發(fā)布視頻消息。

Lepofsky還預(yù)計(jì)，廠商會(huì)在他所謂的“個(gè)人分析”方面會(huì)加大研發(fā)工作。個(gè)人分析的概念是，向個(gè)人用戶提供相關(guān)數(shù)據(jù)，以便了解其博客文章是否被人閱讀，或者文檔是否被人打開。服務(wù)還能告知用戶一天當(dāng)中哪個(gè)時(shí)間段在公司社交網(wǎng)絡(luò)上共享最合適，比如說根據(jù)以往的表現(xiàn)。Jive已開始為用戶提供這樣一些統(tǒng)計(jì)數(shù)字。

這種新功能可能首先來自獨(dú)立廠商，它們創(chuàng)辦時(shí)間不長，往往更靈活。Lepofsky表示，但公司也應(yīng)該要求傳統(tǒng)的企業(yè)軟件開發(fā)商（比如甲骨文、IBM、微軟和SAP），將更多的協(xié)作工具做入到其產(chǎn)品中。這一幕已經(jīng)出現(xiàn)了；不過對著眼于未來的企業(yè)來說，這些傳統(tǒng)開發(fā)商成了切實(shí)可行的選擇。

Lepofsky表示，如果公司已經(jīng)實(shí)施了來自這樣一家開發(fā)商的軟件，繼續(xù)使用它們提供的新型或未來的協(xié)作功能可能不失為明智之舉。