【摘要】制度化的管理是工作辦公室的重要保障。樹立制度化管理的理念，既是管理水平科學(xué)化的必然選擇，同時也是黨、院辦服務(wù)水平提高的必然選擇。特別是高校法學(xué)院系辦公室制度化建設(shè)更具有示范和引領(lǐng)作用。

【關(guān)鍵詞】制度化管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

制度化管理，是一個老話題。對制度化管理的理解可以說已經(jīng)形成了一定的共識。它是實現(xiàn)管理最優(yōu)化的方案之一，高效的行政管理制度應(yīng)該是科學(xué)、合理的系統(tǒng)?；鶎有姓k公室作為一個綜合辦公機構(gòu)，它既聯(lián)系本單位各部門，同時要協(xié)調(diào)本部門與其他部門的關(guān)系，是各部門工作的樞紐。面對龐雜的具體事務(wù)，形成制度化的管理是工作辦公室的重要保障。樹立制度化管理的理念，既是管理水平科學(xué)化的必然選擇，同時也是黨、院辦服務(wù)水平提高的必然選擇。特別是高校法學(xué)院系辦公室制度化建設(shè)更具有示范和引領(lǐng)作用。

一：深刻認(rèn)識制度化管理的現(xiàn)實意義

制度化管理是嚴(yán)格依照制度辦事的保障性、基礎(chǔ)性管理制度。制度化能夠減少人為因素，提高辦公效率，形成程序性規(guī)范化的運作模式，明確分工與權(quán)責(zé)。制度化管理具有科學(xué)性、客觀性、規(guī)范性、穩(wěn)定性的優(yōu)勢。在依法治國的今天，我們要深刻認(rèn)識制度化建設(shè)的重要意義，將制度化的優(yōu)勢發(fā)揮到最大。

1、制度化有利于日常管理運行的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

“一切按制度辦事”是制度化管理的根本宗旨。制度化管理是行政工作走向科學(xué)的具體表現(xiàn)。通過各種制度來規(guī)范行政人員的行為，行政人員更多的是依據(jù)其共同的契約：即制度來處理各種事務(wù)，而不是以往的察言觀色和按領(lǐng)導(dǎo)意志，使辦公室的管理逐步趨于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。這些工作原則明確了每個人的工作內(nèi)容、主體責(zé)任，確保權(quán)責(zé)相統(tǒng)一，避免了“干好干壞一個樣”的情況，保證了工作的積極性和主動性，杜絕了工作人浮于事、相互推諉的狀態(tài)，實現(xiàn)了制度化管理的科學(xué)、良性發(fā)展。

2、制度化有利于提高行政工作的效率。

“時間就是金錢，效率就是生命”這是企業(yè)管理的黃金原則。作為辦公室來說，這句話同樣適用。作為部門的樞紐，建立起工作規(guī)則和程序，能有效的促進(jìn)工作運轉(zhuǎn)，減少人為因素干擾，責(zé)任到人，目標(biāo)明確，使各個部門、各項工作嚴(yán)格按照工作流程來運轉(zhuǎn)。實現(xiàn)人、時間、崗位、環(huán)節(jié)、程序、職責(zé)相統(tǒng)一，優(yōu)化工作程序，保證學(xué)院各項決策和工作都能夠流暢傳達(dá)、高效落實。一旦建立起有效是制度管理，工作規(guī)則的實施制度化管理更加便于對日常工作進(jìn)行監(jiān)控和考核，從而促進(jìn)員工不斷改善和提高工作效率。

二：制度化管理的內(nèi)涵要求

制度化管理這幾個字，就涵蓋了制度化管理的內(nèi)涵。

1、“制”即：首先是制定相關(guān)制度，實現(xiàn)“有法可依”以及制定規(guī)章制度的民主化、程序化。企業(yè)的規(guī)章制度要民主，因為制度是死的， 人是活的， 如果執(zhí)行制度和被執(zhí)行制度的人在內(nèi)心是不贊成或反對這些制度的話， 那么再完善的制度執(zhí)行起來也變味。因此， 在制度的制定過程中必須高度發(fā)揚民主， 讓下級和員工參與制度制定， 聽取們的意見和建議， 集中他們的才識和智慧， 反映他們的意志和愿望， 把共識和承諾變成制度， 這樣的制度才是有效的。

2、“管”。就是做好管理工作，將制度落到實處，做到各個環(huán)節(jié)的管理工作。首先，在制度的制定上要明確工作環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、具體工作內(nèi)容和責(zé)任人要承擔(dān)的責(zé)任。其次，是對工作的落實，只有按照制度的規(guī)定，切實做到任務(wù)到人，保證各崗位人員按照崗位職責(zé)，把每一項工作老老實的做好，管理工作才能體現(xiàn)出它的價值來。最后是用制度約束人，激勵人，對于按照管理制度執(zhí)行的給與獎勵，對于違反制度的給與處罰，這也是績效管理的應(yīng)有之義。

3、“度”即保持內(nèi)在公平，即注重人性化，防止規(guī)則的僵化。在規(guī)章制度的制定過程中，要充分展開調(diào)查研究，考慮的各崗位的特殊性，把握好制度執(zhí)行中的“度”。比如：教學(xué)辦公室對學(xué)院課程的設(shè)置的復(fù)雜性，學(xué)生辦公室在學(xué)生的日常管理的常態(tài)化、獎學(xué)金評定中的學(xué)生利益等，在嚴(yán)格保證制度能夠公正、公平、公開地前提下，考慮各崗位的特殊性正是實質(zhì)公平的體現(xiàn)。在保證制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性中，制定適于各崗位的管理規(guī)定是制度執(zhí)行的關(guān)鍵。

4、“理”：即制度要明確、透明、公開、公平，要講道理。制度化管理也要符合本地、本部門的情況，切記為了制度化管理而照搬將死的條文，這是對制度化管理的誤讀。真正科學(xué)的管理制度應(yīng)該是合情合理的。制度本人應(yīng)該注重對人的尊重和關(guān)懷，決不能制定出如：“禁放煙花令”這樣的制度，合法不合理的情況出現(xiàn)。

5、“化”即：化解問題，制度要有實效性。

制度化管理的目標(biāo)是解決管理中的問題。工作本身就在于解決一個又一個的問題。只要認(rèn)真執(zhí)行就能夠很好的完成工作任務(wù)，化解工作中的各種問題，提高工作的決策效率和辦公效率。這也是提升管理人員管理水平的一條捷徑。

三、制度化管理防止出現(xiàn)的問題

1、制度僵化會扼殺人的主動性、積極性。

如果過于強調(diào)工作的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，會抑制員工的個性，尤其是知識型員工，他們較為崇尚個性發(fā)揮。呆板的、僵化的、過于強調(diào)工作程序化和標(biāo)準(zhǔn)化的制度會打擊他們創(chuàng)造性地開展工作的積極性和熱情。久而久之，管理運行就會陷入因循守舊、不思進(jìn)取的惡性怪圈。在修訂管理制度時， 根本就沒有做過基層調(diào)研、沒有做過內(nèi)控調(diào)查、沒有做過民意測驗、沒有進(jìn)行民主溝通， 忽視了新的變化下所應(yīng)更新的管理辦法， 主觀局限的做法依然存在。這樣， 制度的真實性、科學(xué)性、客觀性就會大打折扣。因此，在建立制度時，要為制度的健全與完善及持續(xù)改進(jìn)留有余地，為制度創(chuàng)新搭建好平臺，定期對制度匯編進(jìn)行修改、廢止，使管理制度符合實際情況并滿足變化的需要，從而保持制度的活力和創(chuàng)新。

2、制度泛濫使其成為一紙空文

制度管理另一個容易出現(xiàn)的問題是制度泛濫。由于制度太多太濫令人無所適從及制度內(nèi)容滯后所致。有些缺乏制度的連貫性，造成制度多變或前后矛盾，使教職員工無所適從；另一方面，由于高校體制原因及長期受“人情文化”影響等原因，對違反制度的行為缺乏相應(yīng)的制裁措施，使違反制度的風(fēng)險和成本極低，間接地鼓勵了違反制度的行為。于是制度無法有效推行和實施，成為一紙空文，最后束之高閣。

制度化管理是我們建立一流的大學(xué)，培養(yǎng)一流的人才目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而一個遵守制度的大學(xué)，一個養(yǎng)成規(guī)則意識的學(xué)生都需要從遵守一個個規(guī)則開始。只有我們按照制度化管理的要求認(rèn)真去做，我們離目標(biāo)就會近一些，我們的百年樹人的目標(biāo)才能早一點實現(xiàn)。

作者簡介：晁曉軍，男，陜西扶風(fēng)人，法學(xué)碩士，天津師范大學(xué)法學(xué)院，教育管理初級