何云芳　高金美

農(nóng)村水利工程檔案是指農(nóng)村水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。加強(qiáng)農(nóng)村水利工程建設(shè)檔案的管理，可有效促進(jìn)農(nóng)村水利工程的建設(shè)質(zhì)量，提高已建或在建農(nóng)村水利工程的管理效率和力度。本文就農(nóng)村水利工程檔案管理的特點(diǎn)、作用、存在問(wèn)題、管理方法進(jìn)行探討。

目前，我國(guó)農(nóng)村正在新建很多小型農(nóng)村水利工程和高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田水利工程建設(shè)。這些農(nóng)村水利既有農(nóng)田灌溉、水產(chǎn)養(yǎng)殖等興利功能，又防洪減災(zāi)、促進(jìn)農(nóng)業(yè)增產(chǎn)增收，確保國(guó)家糧食生產(chǎn)得以長(zhǎng)效的安全發(fā)展。農(nóng)村水利事業(yè)蓬勃發(fā)展的同時(shí)形成了大量檔案，如何加強(qiáng)水利工程檔案管理是一個(gè)值得關(guān)注的問(wèn)題。

一、農(nóng)村水利工程檔案的特點(diǎn)和作用

（一）高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田水利建設(shè)項(xiàng)目需要數(shù)年才能完成，而一般的小型泵站、鎮(zhèn)村組河道疏浚等工程，從施工建設(shè)到投入使用通常只要幾個(gè)月。由此水利工程檔案受到建設(shè)項(xiàng)目工程規(guī)模大小、工程施工周期長(zhǎng)短的制約，導(dǎo)致相應(yīng)工程檔案的形成周期差異較大。

（二）水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，是開(kāi)展水利規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、管理、運(yùn)行、維護(hù)、科研、抗災(zāi)等各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。

（三）水利工程檔案的形成與收集歸檔涉及多家參建單位，需各參建單位通力合作。水利工程檔案資料包括各種技術(shù)文件資料和竣工圖紙及政府辦理的各種報(bào)批文件檔案資料，是水利工程竣工驗(yàn)收的條件之一。水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。

三、農(nóng)村水利工程檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員不穩(wěn)定

農(nóng)村水利工程建設(shè)中，各參建單位檔案人員往往身兼多職，其他業(yè)務(wù)繁忙，缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且頻繁換崗。許多單位由于人員配置及人力資源管理等原因，沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，由其他部門(mén)的人員進(jìn)行該項(xiàng)工作，事實(shí)上，該類(lèi)人員并不具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技能，或者對(duì)于資料并不熟悉，降低了檔案整理的效率及質(zhì)量。

（二）檔案與建設(shè)不同步

有些參建單位重工程建設(shè)、輕資料整理。特別是農(nóng)村小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復(fù)雜，工程剛竣工就解散人員，造成檔案材料收集不全。參建單位資料管理沒(méi)有與工程建設(shè)同步進(jìn)行，普遍都是在工程結(jié)束后才整理資料，所以，整理檔案完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性有所欠缺，甚至影響工程竣工驗(yàn)收。

（三）、檔案資料收集不齊全

有些水利工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理制度約束，稍有疏忽，就可能造成檔案資料收集不齊全現(xiàn)象。

（四）檔案資料不真實(shí)

少數(shù)施工企業(yè)對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料的記錄和收集缺乏責(zé)任心，只重施工，不重檔案，形成的檔案不是在具體工作中隨時(shí)隨地的記錄，而是過(guò)后隨意編造，欲求蒙混過(guò)關(guān)。

（五）檔案管理不規(guī)范

水利工程檔案內(nèi)容豐富，形成主體復(fù)雜，編制人員素質(zhì)參差不同，因此檔案的編制質(zhì)量也高低有別。有的只滿足了竣工驗(yàn)收的資料整理要求，沒(méi)有達(dá)到水利工程文件材料立卷歸檔管理辦法的要求；有的按個(gè)人理解進(jìn)行資料整理，不符合水利工程檔案的管理要求。

四、對(duì)策和建議

（一）、建立健全檔案管理制度

各參建單位要明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定和完善工程檔案管理規(guī)章制度，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，健全文件材料的收集、整理、保管、利用、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等制度，強(qiáng)化責(zé)任管理。嚴(yán)肅對(duì)檔案管理工作中的違法違規(guī)行為的責(zé)任追究，按《檔案法》第五章“法律責(zé)任”條款的規(guī)定來(lái)約束責(zé)任行為。

（二）檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理

把檔案管理要求納入到項(xiàng)目招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、試生產(chǎn)及生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)中去，落實(shí)在項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)工程同布置、同安排、同檢查的“三同時(shí)”要求，切實(shí)把工程檔案的編制任務(wù)落實(shí)到具體的崗位和有關(guān)人員，并且采取與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤的措施，做到獎(jiǎng)懲分明，以保證檔案的妥善保管和有效利用。水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。

（三）、提高全員檔案意識(shí)、全程參與建檔

各參建單位搞好協(xié)作，解決檔案工作中的具體問(wèn)題，使部門(mén)和單位之間、項(xiàng)目建設(shè)從業(yè)單位之間、項(xiàng)目建設(shè)各階段之間、檔案工作各環(huán)節(jié)之間協(xié)調(diào)運(yùn)作，提高工程檔案工作的質(zhì)量和效率。

（四）、預(yù)防收集不全的措施

1.工程周期短、形成檔案材料快的工程采取追蹤收集法。檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門(mén)有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。

2.建設(shè)周期長(zhǎng)的工程采取分階段收集法。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，檔案人員密切與參建單位聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

3.適用于對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位采取強(qiáng)制性收集法，水利工程報(bào)建后，施工單位先交資料押金，待施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門(mén)后才可退回押金，這對(duì)一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位有一定的約束力，確保檔案資料不流失。

（五）、強(qiáng)化檔案監(jiān)督管理

有關(guān)部門(mén)和單位要按照相關(guān)法規(guī)和技術(shù)規(guī)范要求，層層落實(shí)檔案管理工作，項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程全面推行自檢、互檢、交接檢三檢制和檔案驗(yàn)收移交制，政府職能部門(mén)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程檔案管理工作的監(jiān)督。制定相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，如建立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，或者不定期核查檔案等，保障制度的落實(shí)到位，使之能夠真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（六）、對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收做到規(guī)范、嚴(yán)格把關(guān)

加強(qiáng)竣工后移交前檔案資料整理的檢查和督導(dǎo)工作、資料移交監(jiān)督工作。工程竣工驗(yàn)收完成后，施工單位與建設(shè)單位要及時(shí)做好竣工資料的移交工作，并協(xié)助建設(shè)單位進(jìn)行城建檔案館備案工作。這是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，按照工程建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)的工程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤。搞好竣工資料整編工作，是加強(qiáng)水利工程建設(shè)質(zhì)量管理，做好施工質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定的基礎(chǔ)性工作。

（七）、實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志，它包括以下幾方面： 保管條件的現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化，檔案工作手段現(xiàn)代化，咨詢(xún)業(yè)務(wù)智能化等方面。要實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化的報(bào)送、傳遞，滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求。

五、結(jié)語(yǔ)

農(nóng)村水利工程建設(shè)檔案全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)以及對(duì)擬建的同類(lèi)工程設(shè)計(jì)建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，為農(nóng)村水利事業(yè)發(fā)展提供了極其寶貴的資料。因此，要科學(xué)系統(tǒng)地管理好水利工程檔案，做好農(nóng)村水利工程檔案的開(kāi)發(fā)利用，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局。

（作者單位：226352江蘇省南通市通州區(qū)四安鎮(zhèn)人民政府、 南通市通州區(qū)四安鎮(zhèn)水利站）