查琦

【摘要】辦公自動(dòng)化（OA）是一套軟件系統(tǒng)，目前主流采用B/S架構(gòu)，通過網(wǎng)絡(luò)使得使用單位的工作人員可以快捷的共享信息，高效地協(xié)同工作，提升單位的管理水平。一個(gè)單位實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度，體現(xiàn)了其在現(xiàn)代化管理方面的水平，也標(biāo)志著在信息化建設(shè)領(lǐng)域達(dá)到的高度。本文通過對(duì)比三家博物館的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用現(xiàn)狀，探討如何合理有效的應(yīng)用OA系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】OA;博物館;信息化

1.OA在故宮博物院的應(yīng)用現(xiàn)狀

故宮博物院的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是我們第一個(gè)考察的對(duì)象。故宮博物院的信息化建設(shè)開展的比較早，目前在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域基本上做到無紙化辦公。它的特點(diǎn)是權(quán)限劃分得比較細(xì)致，OA系統(tǒng)會(huì)依據(jù)不同的角色、部門、職務(wù)等分配相應(yīng)的權(quán)限。員工登陸系統(tǒng)后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)分配的權(quán)限展示不同的內(nèi)容，以及可操作的功能。OA的工作流引擎實(shí)現(xiàn)了一個(gè)可視化圖表，運(yùn)行在上面的公文流轉(zhuǎn)、單據(jù)審批等各種流程都可以直觀的查看到目前所處的狀態(tài)。比如員工提交的一張單據(jù)需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，他可以方便地查詢到這張單據(jù)目前流轉(zhuǎn)到了哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)那里以及領(lǐng)導(dǎo)的審批結(jié)果。只要有一臺(tái)電腦和暢通的網(wǎng)絡(luò)，員工就可以方便地辦理業(yè)務(wù)，而不用拿著單據(jù)到處找領(lǐng)導(dǎo)簽字。經(jīng)過多年的摸索以及不斷的更新，故宮博物院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一個(gè)內(nèi)部門戶系統(tǒng)，它集成了故宮博物院內(nèi)的各個(gè)系統(tǒng)，通過這個(gè)門戶，員工可以實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，通過身份識(shí)別和權(quán)限分配，安全便捷地訪問自己權(quán)限范圍內(nèi)的系統(tǒng)資源。故宮博物院的OA系統(tǒng)也有不足之處，他們的OA系統(tǒng)并沒有實(shí)現(xiàn)異地辦公功能，因而沒法在領(lǐng)導(dǎo)異地出差的時(shí)候辦理審批等工作。但是他們通過一個(gè)變通的辦法解決了這個(gè)問題，他們?cè)贠A里實(shí)現(xiàn)了一個(gè)代理功能，即由領(lǐng)導(dǎo)指定一個(gè)代理人并將其權(quán)限移交，代理人就可以利用權(quán)限代為完成各項(xiàng)任務(wù)。

2.OA在首都博物館的應(yīng)用現(xiàn)狀

首都博物館的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一期投入很多資金，但是應(yīng)用的效果并不明顯，目前和很多單位的OA系統(tǒng)使用現(xiàn)狀類似，他們的OA系統(tǒng)用戶界面非常友好，在內(nèi)部資訊發(fā)布與共享方面做得較好，共享和資訊發(fā)布功能使用的也較為頻繁。而對(duì)于一些工作流運(yùn)行，比如像公文流轉(zhuǎn)，審批流程等各種流程化的功能并沒有很好的使用起來，而且由于首都博物館內(nèi)部使用的各種應(yīng)用程序接口不兼容，導(dǎo)致了在后期應(yīng)用系統(tǒng)集成時(shí)也遇到了很多困難和挑戰(zhàn)，他們?cè)谕七M(jìn)信息化建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)值得我們深思。相信在管理者的重視下，他們的OA系統(tǒng)應(yīng)用也會(huì)發(fā)生很大的改觀。

3.OA在國(guó)家博物館的應(yīng)用現(xiàn)狀

相比故宮博物院和首都博物館的OA系統(tǒng)，國(guó)家博物館的OA系統(tǒng)做得最為完善，不僅實(shí)現(xiàn)了異地辦公功能，而且在安全性方面考慮得也非常周到，當(dāng)然資金投入也是最大的一家。國(guó)家博物館的OA系統(tǒng)界面清爽簡(jiǎn)潔，功能簡(jiǎn)單不繁雜，工作流的流轉(zhuǎn)同樣實(shí)現(xiàn)了可視化的圖形界面，而且流轉(zhuǎn)的每個(gè)節(jié)點(diǎn)非常明確，基本上實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。在安全性方面，每個(gè)員工都配備了一個(gè)USBKEY，只有在電腦上插入表明身份的“鑰匙”，才能登陸到OA系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)在審批時(shí)也可以使用手寫的電子簽名，確保了用戶身份的真實(shí)性。

4.總結(jié)

事實(shí)上，從本質(zhì)上來說，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是面向組織的日常運(yùn)作和管理。也是員工及管理者使用頻率較高的應(yīng)用系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都在不斷發(fā)生著變化，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)，但是只有應(yīng)用成功的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)才能發(fā)揮出其組織信息化建設(shè)領(lǐng)域的價(jià)值。當(dāng)OA系統(tǒng)在單位應(yīng)用的不斷發(fā)展深化，對(duì)OA系統(tǒng)在辦公流程上的要求也會(huì)越來越高。在此種情況下，OA系統(tǒng)的應(yīng)用就不僅僅是將手工工作搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，而是要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，并加上先進(jìn)的管理理念和方法，逐步成為更為專業(yè)和廣泛的組織行為管理工具。遺憾的是，當(dāng)前很多的OA系統(tǒng)在實(shí)施時(shí)并不成功，更不能擔(dān)此大任。

通過對(duì)比三家博物館的OA系統(tǒng)，可以得出以下幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)

（1）OA系統(tǒng)功能并不是越多越好

故宮博物院和國(guó)家博物館的OA系統(tǒng)功能都非常簡(jiǎn)單，主要是用來處理公文流轉(zhuǎn)和單據(jù)審批。但是應(yīng)用的的非常好，而繁雜的功能只會(huì)引起員工的抵觸情緒，會(huì)導(dǎo)致OA在實(shí)施過程中遇到阻力。而簡(jiǎn)潔的頁面和簡(jiǎn)單功能操作會(huì)給人帶來好感。

（2）管理者的重視非常重要

首都博物館的OA系統(tǒng)沒有很好的實(shí)施并非是軟件系統(tǒng)本身不好，人為的阻力也產(chǎn)生了較大的影響。這一點(diǎn)我們都要向故宮博物院和國(guó)家博物館學(xué)習(xí)，國(guó)家博物館在推行OA的初期也遇到過阻力，有些員工習(xí)慣了傳統(tǒng)的工作方式，對(duì)電腦的使用也不太熟悉。他們更傾向于拿著紙質(zhì)的單子去找領(lǐng)導(dǎo)簽字，而不是通過OA系統(tǒng)。通過管理者的決心和大力支持，以及員工的共同努力推動(dòng)信息化建設(shè)，OA系統(tǒng)得以良好的應(yīng)用。OA系統(tǒng)往往涉及單位各個(gè)部門及人員，涉及面非常廣，其引入的新的管理理念和工作模式很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的工作習(xí)慣。因此，OA系統(tǒng)在推廣過程中，難免要遇到各種阻力。因此，要從制度上、人員上加以保證。

（3）要結(jié)合博物館的實(shí)際情況，逐步推動(dòng)信息化建設(shè)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為提高工作效率、規(guī)范辦公制度，方便領(lǐng)導(dǎo)決策的重要工具，已成為未來辦公的發(fā)展方向，越來越受到各單位的重視。故宮博物院和國(guó)家博物館在信息化建設(shè)領(lǐng)域取得了很大的成果，這和他們?cè)谶@一塊的投入分不開。任何一個(gè)博物館，都要結(jié)合自身實(shí)際情況開展信息化建設(shè)。在辦公自動(dòng)化的推進(jìn)方面，也應(yīng)該循序漸進(jìn)，不能一味的照搬，期望一蹴而就，而應(yīng)做好長(zhǎng)期的規(guī)劃，逐步推動(dòng)信息化建設(shè)。