李紹云

【文章摘要】

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。

【關(guān)鍵詞】

新時(shí)期；檔案管理；對策；建議

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計(jì)劃》要求各級管理部門充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，要加強(qiáng)對檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持。

1 當(dāng)前檔案管理存在的問題

1.1 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

相當(dāng)部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理.歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確，不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

2 新時(shí)期作好檔案管理工作的對策和建議

2.1 提升檔案管理水平

隨著經(jīng)濟(jì)社會不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，給檔案管理工作提出了新的要求。一是配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。二是掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

2.2 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才。一是建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵(lì)機(jī)制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷地提高，要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。二是要因材施教、多渠道地進(jìn)行人才培訓(xùn)。要從實(shí)際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會。

2.3 促使檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

首先，文書處理要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的人口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

其次，公文制發(fā)要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題等是否符合標(biāo)準(zhǔn)。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。

然后，堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，它要求我們注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

最后，提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

按照檔案管理目標(biāo)認(rèn)定的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)要求，扎扎實(shí)實(shí)地抓好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。一是要積極探索對電子檔案管理的新辦法，把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環(huán)節(jié)納入到檔案管理的范圍。二是要學(xué)習(xí)檔案信息化。隨著辦公自動(dòng)化的普及，要加快檔案信息電子化建設(shè)進(jìn)程，充分利用計(jì)算機(jī)存儲、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算的功能，加快檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。三是建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對電子影像檔案的管理和維護(hù)，同時(shí)使其具備和地籍管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)借口。四是學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)。檔案管理工作者要主動(dòng)開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，努力學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)配置不斷更新檔案現(xiàn)代化管理所必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】

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