黃鋒　徐其敏　陳清　吳祚友

摘要

打葉復(fù)烤企業(yè)建設(shè)煙類樣品庫，是服務(wù)卷煙工業(yè)企業(yè)和滿足科技項(xiàng)目研究的一項(xiàng)重要舉措，其樣品庫管理需結(jié)合服務(wù)需求與企業(yè)特點(diǎn)為出發(fā)點(diǎn)。通過對(duì)樣品庫管理中的四個(gè)層次目標(biāo)進(jìn)行研究，分別從樣品庫管理的基本要求、客戶需求和效率、樣品管控和信息跟蹤、信息整合方面進(jìn)行探討和設(shè)計(jì)。最后通過樣品庫信息管理系統(tǒng)進(jìn)行整合與應(yīng)用，形成了對(duì)樣品的“進(jìn)出按流程、在庫可視化、損溢可追溯”的管理方式，不僅發(fā)揮樣品庫的儲(chǔ)存功能同時(shí)也發(fā)揮樣品庫的信息庫功能，為卷煙工業(yè)企業(yè)提供多樣化的服務(wù)。

關(guān)鍵詞打葉復(fù)烤；樣品庫；管理模式

中圖分類號(hào)S-9；TS422文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)0517-6611（2014）28-10032-03

Study and Design of Tobacco Sample Library Management Model in Tobacco Threshing and Redrying Enterprise

HUANG Feng， XU Qimin， CHEN Qing et al（Huahuan International Tobacco Co. Ltd.， Fengyang， Anhui 233121）

AbstractThe construction of the sample library as an important measure to serve the cigarette industrial enterprises and research projects in tobacco threshing and redrying enterprises， the sample library management need to combined with service demand and enterprise characteristics as starting point. Four levels of research objectives were developed in sample library management， containing basic requirements， customer demand and efficiency， sample control and information tracking， information integration and design， respectively. Finally， a management style—"out according to the process， in the library visualization， loss or income can be traced" was formed through the sample library information management system. Moreover， variety of services for cigarette industrial enterprises could offer as the sample libraries not only play a role of storing but also as an information library.

Key wordsThreshing and redrying； Sample library； Management model

隨著煙草管理理念和煙草科技發(fā)展，需要對(duì)特色優(yōu)質(zhì)原料的變化情況進(jìn)行跟蹤以保持卷煙品牌的穩(wěn)定性和發(fā)展，對(duì)煙草原料變化情況的掌握是保持卷煙品牌發(fā)展的基礎(chǔ)[1-2]，煙葉樣品作為保留了煙草原料最初信息的重要資源，是今后跟蹤和分析原料變化的前提。目前國家局在相關(guān)發(fā)展規(guī)劃文件提到[3]，要求建立科學(xué)的行業(yè)用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)和標(biāo)準(zhǔn)樣品庫，不斷完善行業(yè)計(jì)量檢定標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，相關(guān)的煙葉研究作為提升煙草行業(yè)核心競(jìng)爭力重要部分，其工作開展也需要煙葉原料樣品得到保障為前提。

復(fù)烤企業(yè)作為卷煙加工的第一車間，匯聚各地初始原料，原料收集更加方便；同時(shí)，復(fù)烤企業(yè)又是整個(gè)煙草生產(chǎn)的中間環(huán)節(jié)，承接煙草種植和卷煙工業(yè)兩個(gè)環(huán)節(jié)，方便兩方面信息的對(duì)接，建立樣品庫更能發(fā)揮好相關(guān)作用。華環(huán)國際煙草有限公司（簡稱華環(huán)公司）作為一家現(xiàn)代化服務(wù)型打葉復(fù)烤企業(yè)，從客戶品牌發(fā)展需求和國家局相關(guān)文件規(guī)劃出發(fā)，專門對(duì)煙類樣品庫進(jìn)行規(guī)劃和建設(shè)，總面積達(dá)到數(shù)百平方米。然而，專門對(duì)于煙類樣品庫管理的研究缺乏相關(guān)參考，為此，華環(huán)公司開展樣品管理模式的研究與設(shè)計(jì)，通過信息化管理系統(tǒng)，對(duì)煙類樣品庫的規(guī)范高效管理進(jìn)行相關(guān)探索。

1樣品庫管理目標(biāo)層次分析

作為打葉復(fù)烤企業(yè)，煙葉類樣品庫建設(shè)的主要目的是為卷煙工業(yè)企業(yè)提供個(gè)性化樣品保存服務(wù)及科技項(xiàng)目開展提供樣品保障。然而，煙類樣品具有來源復(fù)雜、形態(tài)復(fù)雜、用途復(fù)雜等特點(diǎn)，樣品管理方面容易出現(xiàn)混淆丟失、保存環(huán)境限制等的問題，并不能僅用常規(guī)簡單的倉庫儲(chǔ)存方式進(jìn)行管理，還需結(jié)合煙葉樣品特點(diǎn)進(jìn)行深入分析和研究，挖掘煙葉資源信息，才能充分發(fā)揮煙類樣品庫的作用。

結(jié)合樣品特點(diǎn)和樣品庫建設(shè)需求，筆者提出對(duì)樣品庫管理的4個(gè)層次目標(biāo)（圖1），一是滿足樣品保存基本要求。包括對(duì)樣品的基本安全性及流程的規(guī)范性管理，通過制度規(guī)范和流程管理，對(duì)人員權(quán)責(zé)、工作流程進(jìn)行規(guī)范化。二是個(gè)性化樣品倉儲(chǔ)服務(wù)及倉庫可視化。根據(jù)客戶需求對(duì)倉庫的設(shè)計(jì)進(jìn)行分類分區(qū)，滿足客戶多樣化的樣品存儲(chǔ)需求。通過信息管理系統(tǒng)，對(duì)樣品貨架空間進(jìn)行虛擬可視化，提高倉儲(chǔ)空間利用率和效率。三是引入樣品全生命周期管理概念對(duì)樣品進(jìn)行管控。通過基于基礎(chǔ)信息的條碼技術(shù)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)樣品流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管控。四是樣品信息的整合與挖掘利用。通過對(duì)軟件接口和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合條碼技術(shù)對(duì)企業(yè)內(nèi)各類檢測(cè)數(shù)據(jù)、研究數(shù)據(jù)、過程信息數(shù)據(jù)等模塊信息進(jìn)行整合，深度挖掘樣品的信息價(jià)值。

圖1 樣品庫管理目標(biāo)層次結(jié)構(gòu)分析

2 管理目標(biāo)內(nèi)容及實(shí)現(xiàn)

2.1樣品的安全管理及流程化管理

2.1.1

樣品的安全管理。

煙類樣品屬于一種較難貯存的樣品， 如煙葉樣品在貯存過程中易變色、易霉變、易生蟲等。因此，必須對(duì)樣品的入庫、在庫儲(chǔ)存、出庫的質(zhì)量等進(jìn)行檢查和把關(guān)，做好相關(guān)記錄，保障樣品儲(chǔ)存的基本安全性。

防霉、防蟲等工作是對(duì)煙類樣品庫的最基本要求，也是保障煙類樣品安全儲(chǔ)存最重要的工作[4-5]。由于打葉復(fù)烤企業(yè)煙類樣品來源及形態(tài)復(fù)雜，即包含初烤煙葉，也可能包含復(fù)烤后煙葉樣品等。對(duì)于復(fù)烤后煙葉由于經(jīng)過熱風(fēng)烘烤，霉菌及蟲卵等得到一定的殺除，并且由于水分含量較低也起到一定抑制作用，通過密封包裝的樣品一般都具有很高的儲(chǔ)存安全性。對(duì)于初烤煙葉等，其水分較高且煙葉表面可能含有活的蟲卵及霉菌，需要加強(qiáng)對(duì)樣品的入庫檢查和把關(guān)，對(duì)不符合水分含量要求和較大霉蟲風(fēng)險(xiǎn)樣品建議不予入庫或處理后入庫，并做好記錄以便加強(qiáng)在庫檢查。

對(duì)于倉庫環(huán)境的防霉防蟲，必須做好對(duì)倉庫衛(wèi)生環(huán)境的檢查，同時(shí)做好詳細(xì)的質(zhì)量跟蹤記錄， 發(fā)現(xiàn)有問題及時(shí)采取措施進(jìn)行妥善處理，如對(duì)降濕、除霉、殺蟲等，并運(yùn)用倉庫相關(guān)的環(huán)境衛(wèi)生管理標(biāo)準(zhǔn)及體系，做到清潔倉庫的目標(biāo)。

2.1.2

樣品庫的流程化管理。 流程化管理不但可以提高管理的規(guī)范性，同時(shí)也可以提高管理的效率，也是目前企業(yè)物資管理非常有效的一種方式[6]。樣品流程化管理機(jī)制包含工作流與責(zé)任流兩個(gè)方面（圖2），在實(shí)際應(yīng)用中工作流與責(zé)任流之間聯(lián)系密切不可分割，二者集成形成流程化管理，以提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和競(jìng)爭力。

圖2樣品流程化管理內(nèi)容

工作流主要將一些可以形成規(guī)模形成順序的工作或任務(wù)集成，并將工作分解成定義良好的任務(wù)、角色，按照定義的規(guī)則或流程來執(zhí)行這些任務(wù)。責(zé)任流主要體現(xiàn)在樣品流轉(zhuǎn)中，對(duì)相關(guān)人員如樣品負(fù)責(zé)人、管理員、審批人等權(quán)責(zé)進(jìn)行分解和明確，形成責(zé)任約束機(jī)制。對(duì)于煙類樣品流轉(zhuǎn)的流程化，主要包含入庫流程、在庫轉(zhuǎn)移流程、出庫流程、處置返還和銷毀流程等方面。各業(yè)務(wù)過程中包括：入庫、出庫、單據(jù)錄入、修改、查詢、審核、樣品檢查等任務(wù)，任務(wù)之間進(jìn)行組合以工作責(zé)任流程圖方式進(jìn)行流程化明確，通過樣品庫信息管理系統(tǒng)對(duì)流程進(jìn)行嚴(yán)格的限定，保證樣品管理清晰、規(guī)范、可靠。

2.2多樣化樣品存儲(chǔ)服務(wù)及樣品庫分區(qū)

打葉復(fù)烤企業(yè)樣品庫建設(shè)主要目的是為卷煙工業(yè)企業(yè)相關(guān)樣品提供倉儲(chǔ)服務(wù)和為科技項(xiàng)目研究提供支撐，其樣品來源和用途涉及范圍非常廣泛。同時(shí)，煙類樣品作為農(nóng)產(chǎn)品，部分樣品在常溫下容易變色及發(fā)生內(nèi)在化學(xué)物質(zhì)轉(zhuǎn)化，特別是對(duì)于需長期存儲(chǔ)樣品，要求其化學(xué)成分基本不變化。因此，煙類樣品保存的關(guān)鍵是對(duì)不同要求的樣品，選擇最適宜且經(jīng)濟(jì)的保存環(huán)境。

2.2.1

樣品庫分區(qū)及樣品分類管理。 為滿足卷煙工業(yè)企業(yè)要求及實(shí)際多樣化樣品的用途需求，設(shè)計(jì)了常溫庫、低溫庫、冷藏庫三類樣品庫分區(qū)（圖3）。實(shí)際操作中，基于不同目的及用途要求，如樣品本身狀態(tài)、樣品預(yù)計(jì)儲(chǔ)存時(shí)間、樣品外觀要求、樣品內(nèi)在化學(xué)變化要求等方面進(jìn)行綜合考慮，選擇合適的樣品庫區(qū)，在保證樣品保存科學(xué)性同時(shí)也可以最大化減少樣品庫運(yùn)行成本。對(duì)于需長期保存可能長達(dá)一年至數(shù)年備用樣品，可以進(jìn)入冷藏庫保存，最大化保留樣品外觀及內(nèi)在化學(xué)性質(zhì)；對(duì)樣品狀態(tài)本身已經(jīng)干燥且時(shí)間較短樣品，由于性質(zhì)穩(wěn)定可常溫庫保存；對(duì)樣品外觀及內(nèi)在性質(zhì)有要求但僅需保存較短時(shí)間樣品，如煙葉分級(jí)培訓(xùn)樣品，進(jìn)入低溫庫就可以達(dá)到其要求。所以，實(shí)際樣品的庫房選擇中，需結(jié)合專業(yè)知識(shí)和需求進(jìn)行綜合考慮，這樣才能做到專業(yè)的樣品儲(chǔ)存服務(wù)。另外，在庫分區(qū)的基礎(chǔ)上，還可以進(jìn)一步對(duì)不同庫房進(jìn)行分區(qū)分類，分類的方式可以基于客戶、用途、產(chǎn)地、年份等進(jìn)行。通過進(jìn)一步的庫分類，不但可以提高樣品存放的合理性，保持同類樣品的集中，也可提高效率。

圖3 多樣化的樣品庫分區(qū)及庫容管理設(shè)計(jì)

2.2.2

樣品庫庫容管理。

打葉復(fù)烤企業(yè)作為卷煙生產(chǎn)的中間環(huán)節(jié)，其煙類樣品的等級(jí)、產(chǎn)地、用途及形態(tài)等復(fù)雜，包含各種原料、過程樣品、半成品及成品，實(shí)際操作中也很難做到樣品包裝和大小的統(tǒng)一。為保證樣品庫有限的空間發(fā)揮最大用途，需對(duì)整個(gè)樣品庫庫容情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的掌握。對(duì)于多形態(tài)化樣品，本身并不需要討論樣品核銷方式問題，問題是多形態(tài)化樣品的使用特點(diǎn)，在使用過程中，往往會(huì)出現(xiàn)利用本樣品的中一部分的情況而另一部分可能有其他用途但暫時(shí)無需利用的情況，此時(shí)就需要探討多形態(tài)化樣品的庫容核銷方式。核銷雖然包含樣品和庫容量兩個(gè)方面，但關(guān)鍵還是由樣品核銷決定，所以可以對(duì)樣品本身進(jìn)行分解，如根據(jù)本樣品內(nèi)含多少小袋、小瓶或多少重量方式，制定統(tǒng)一的核銷規(guī)則，在樣品核銷的基礎(chǔ)上再根據(jù)情況客觀的對(duì)庫容量進(jìn)行核銷。對(duì)于庫容核銷及管理，可以通過樣品管理系統(tǒng)軟件，對(duì)樣品的庫分布、庫容量進(jìn)行可視化設(shè)計(jì)，對(duì)不同的貨架容量都能直觀的了解。同時(shí)可以對(duì)樣品庫進(jìn)行虛擬分類分區(qū)，實(shí)現(xiàn)對(duì)樣品庫容量和相關(guān)信息的實(shí)時(shí)掌握。

2.3樣品管控與全生命周期信息管理

全生命周期管理模式目前在部分農(nóng)產(chǎn)品中已有相關(guān)應(yīng)用[7]，為對(duì)樣品進(jìn)行全方位的管控，筆者探究的庫內(nèi)煙類樣品全生命周期管理概念，指的是進(jìn)入樣品庫的樣品一旦確定其編號(hào)，將對(duì)樣品出入庫的轉(zhuǎn)移、形態(tài)變化、數(shù)量核銷、分散與集中、銷毀等樣品庫內(nèi)流轉(zhuǎn)所有流程的信息記錄和管理，信息收集記錄直至樣品完全出庫或銷毀為止，掌控樣品流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)信息。要實(shí)現(xiàn)樣品全生命周期信息管理，最重要的就是對(duì)信息進(jìn)行分類、編碼和信息關(guān)聯(lián)管理。

2.3.1

樣品信息分類及編碼。

樣品所涉及的信息類型包含歸屬信息、種植信息、去向信息、狀態(tài)信息、樣品特性本身所含信息等各個(gè)方面，相關(guān)信息分類可行業(yè)有相關(guān)樣品的信息分類標(biāo)準(zhǔn)等文件[8-9]，但實(shí)際中還需結(jié)合如樣品歸屬、人員等方面信息。然而，行業(yè)中編碼體系對(duì)于打葉復(fù)烤企業(yè)的內(nèi)容適用面較窄，不宜完全采用，需根據(jù)復(fù)烤企業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)實(shí)際出發(fā)，研究一套結(jié)合國標(biāo)、行標(biāo)及企業(yè)個(gè)性特點(diǎn)的樣品信息分類體系和編碼規(guī)則，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有效管理（圖4）。

圖4樣品信息分類及編碼規(guī)則設(shè)計(jì)流程

2.3.2

條碼技術(shù)及樣品管控。 條碼識(shí)別技術(shù)是以計(jì)算機(jī)、光電技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)的一項(xiàng)綜合性科學(xué)技術(shù)，它是信息數(shù)據(jù)自動(dòng)識(shí)別、輸入的重要方法和手段，現(xiàn)已廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中[10-11]。通過樣品分類及編碼規(guī)則的制定，對(duì)樣品應(yīng)用條碼技術(shù)管理，可大大提高管理效率，同時(shí)條碼技術(shù)也是一中非常便利的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和導(dǎo)入的方式，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)樣品信息變化的精確管控。

通過對(duì)各類樣品的信息進(jìn)行分類，可以提升樣品的基礎(chǔ)信息管理水平。同時(shí)，編制一套具有企業(yè)特點(diǎn)的樣品編碼體系，實(shí)現(xiàn)條碼技術(shù)管理，自動(dòng)識(shí)別樣品受理、送檢、接收的整個(gè)樣品流轉(zhuǎn)工作流程，也為與其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和

數(shù)據(jù)共享提供更加便利的選擇，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)樣品管控與全生命周期信息管理。

2.4樣品信息的整合與利用

樣品庫的作用不應(yīng)僅僅發(fā)揮樣品庫的儲(chǔ)存功能，同時(shí)也應(yīng)發(fā)揮樣品庫的信息庫作用。樣品的信息除包含庫內(nèi)流轉(zhuǎn)的全生命周期信息鏈，從樣品的各類基礎(chǔ)信息記錄，到樣品庫內(nèi)的轉(zhuǎn)移、形態(tài)變化、數(shù)量核銷以及相關(guān)的編碼變更，最后到樣品的最終去向信息。還應(yīng)該對(duì)樣品的一些出庫使用信息進(jìn)行整合，如各類檢測(cè)數(shù)據(jù)、研究數(shù)據(jù)。通過對(duì)樣品庫信息管理系統(tǒng)與其他信息采集系統(tǒng)的結(jié)合，利用條碼技術(shù)的便利，對(duì)樣品的各類化學(xué)檢測(cè)數(shù)據(jù)、近紅外檢測(cè)數(shù)據(jù)、物理及外觀數(shù)據(jù)、評(píng)吸數(shù)據(jù)等進(jìn)行導(dǎo)入整合，最終形成對(duì)樣品信息庫的作用，為卷煙工業(yè)企業(yè)和技術(shù)研究工作提供更加全面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)服務(wù)和支持。

3結(jié)語

打葉復(fù)烤企業(yè)作為整個(gè)卷煙加工中的中間環(huán)節(jié)，煙葉樣品庫的建設(shè)是以服務(wù)卷煙工業(yè)和科技項(xiàng)目為目的，而樣品庫管理也需結(jié)合服務(wù)需求與企業(yè)特點(diǎn)開展。通過對(duì)樣品管理中的4個(gè)層次目標(biāo)進(jìn)行研究，盡管各管理目標(biāo)層次要求在不斷提高，但相輔相成，不同管理目標(biāo)層次中采用了不同的管理方式，如標(biāo)準(zhǔn)化流程管理、條碼技術(shù)信息管理、樣品在庫可視化管理、庫內(nèi)樣品生命周期的信息管理，各方式相互交叉組合形成樣品庫管理體系，最后通過樣品庫信息管理系統(tǒng)進(jìn)行整合與應(yīng)用，形成對(duì)樣品的“進(jìn)出按流程，在庫可視化，損溢可追溯”管理，不僅發(fā)揮樣品庫的儲(chǔ)存功能，同時(shí)也發(fā)揮樣品庫的信息庫作用。目前該系統(tǒng)已在華環(huán)公司樣品庫管理中試應(yīng)用，當(dāng)然需要進(jìn)一步經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)，提高系統(tǒng)的適用性，不斷對(duì)該管理模式進(jìn)行完善。

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