祝蘭娟

摘 要：本文針對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化的論題。闡明了檔案管理的現(xiàn)代化的含義及具體要求；說(shuō)明了加快檔案事業(yè)的發(fā)展及加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程的措施；指出了創(chuàng)新觀念，在思想上適應(yīng)現(xiàn)代化；論述了檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)檔案管理工作者的要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新觀念；現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化，是要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行 、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的 。面對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨 、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。

1 檔案管理的現(xiàn)代化內(nèi)涵及要求

檔案管理的現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進(jìn)行改革，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。

1、先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備推進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化。一定水平的設(shè)備、技術(shù)，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實(shí)施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個(gè)環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)。在檔案設(shè)備配置現(xiàn)代化的衡量標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持設(shè)備、技術(shù)的先進(jìn)性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的效用。

2、檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價(jià)值體現(xiàn)檔案自身的文化價(jià)值社會(huì)價(jià)值經(jīng)濟(jì)價(jià)值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫(kù)房里，不為人知，檔案的價(jià)值也就無(wú)法體現(xiàn)。檔案信息化需要開(kāi)發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時(shí)代作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢(shì)，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設(shè)是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期各級(jí)檔案部門(mén)和一個(gè)重點(diǎn)工作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢(shì)和綜合實(shí)力，提高檔案的利用率，打破時(shí)空界限。

3、檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)檔案的入檔時(shí)間提出更高要求。檔案的社會(huì)化需要將越來(lái)越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會(huì)信息的檔案化，實(shí)現(xiàn)檔案信息為公眾服務(wù)的零時(shí)差，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展。

2 加快檔案事業(yè)的發(fā)展

1、加強(qiáng)檔案事業(yè)的建設(shè)是發(fā)展檔案工作的關(guān)鍵。社會(huì)經(jīng)濟(jì)日益增長(zhǎng)，科技快速發(fā)展的信息要求，國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的科技文化、管理要求是檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。同時(shí)，這也給檔案事業(yè)快速發(fā)展帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇。我們跟綜檔案事業(yè)及檔案工作科學(xué)發(fā)展的動(dòng)向，研究其發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的新情況新問(wèn)題，把理論研究與實(shí)際有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，不斷加大檔案事業(yè)的建設(shè)，這是發(fā)展檔案事業(yè)的首要任務(wù)，在科技知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，加強(qiáng)檔案事業(yè)的建設(shè)，發(fā)展檔案事業(yè)，是有深遠(yuǎn)的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。我們只有抓住并利用好這個(gè)歷史性的機(jī)遇，檔案事業(yè)的發(fā)展才會(huì)步入快車道。因此，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化的建設(shè)是發(fā)展檔案工作的關(guān)鍵。

2、大力開(kāi)展檔案信息資源，充分發(fā)揮其服務(wù)職能。檔案工作主要是搜集、整理、編目、保管、利用、研究編研檔案文獻(xiàn)資料的中心。檔案事業(yè)是一項(xiàng)社會(huì)公益性事業(yè)，也是一種公益性文化、科技、教育機(jī)構(gòu)。各級(jí)各類檔案資料要緊密結(jié)合各自的實(shí)際情況，充分挖掘、開(kāi)發(fā)、利用檔案文獻(xiàn)資料信息資源，幫助利用者提高工作效率和科技文化素質(zhì)。為此各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)要充分發(fā)揮檔案工作自身的工作效率和教育職能，最大限度地激發(fā)廣大利用者的求知欲望和創(chuàng)造力。經(jīng)此推進(jìn)廣大利用者在各自的實(shí)際工作中為科教興國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施做出自己的貢獻(xiàn)。

3 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3.2 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

3.3 分門(mén)別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。 計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。5、檔案管理的現(xiàn)代化還體現(xiàn)在管理方法的現(xiàn)代化上。檔案管理的現(xiàn)代化依托的是先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，與傳統(tǒng)的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開(kāi)放的思想和心態(tài)，不斷引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的新技術(shù)，新方法，新理論，改善，完善，充實(shí)檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機(jī)，緊隨現(xiàn)代化步伐，推陳出新，探索一條通往現(xiàn)代化檔案管理的新路。

4 創(chuàng)新觀念，思想上適應(yīng)現(xiàn)代化

要建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化，必須確立改革、創(chuàng)新和發(fā)展、進(jìn)步的觀念。在思想上要跟上時(shí)代發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代化。同時(shí)還應(yīng)具備發(fā)展的觀念，不要把現(xiàn)代化看作一個(gè)固定不變的模式，要不斷跟蹤科技發(fā)展的動(dòng)態(tài)，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。目前，黃石市疾病預(yù)防控制中心經(jīng)過(guò)2003年非典的考驗(yàn)，在國(guó)家對(duì)全國(guó)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)大力發(fā)展前提下，發(fā)展?fàn)顩r比較好，但檔案管理中使用現(xiàn)代化設(shè)備比其它行業(yè)略落后一些。因此，提高檔案管理現(xiàn)代化水平是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必由之路。時(shí)代是發(fā)燕尾服的，“現(xiàn)代”的概念和科技的水平也是不斷前進(jìn)的，我們的目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)與國(guó)際先進(jìn)水平接軌，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就必須創(chuàng)機(jī)關(guān)報(bào)觀念，實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。

5 檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)檔案管理工作者的要求

計(jì)算機(jī)在文書(shū)檔案管理中的運(yùn)用，提高了檔案管理工作的時(shí)效和立卷管理水平，有利于遺漏文件的補(bǔ)漏和增缺，檢索更加便捷迅速準(zhǔn)確。這就要求檔案管理工作者既要懂專業(yè)知識(shí)，又要懂信息技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)，科學(xué)的管理方法，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)知識(shí)，高素質(zhì)的檔案管理工作者將會(huì)進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作向現(xiàn)代化進(jìn)軍。同時(shí)要強(qiáng)化檔案管理工作者的服務(wù)意識(shí)，從重管理輕利用的傳統(tǒng)方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動(dòng)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)上來(lái)，由被動(dòng)變主動(dòng)，由封閉變開(kāi)放，由消極變積極，改變工作態(tài)度和工作作風(fēng)，為社會(huì)的繁榮發(fā)展貢獻(xiàn)自己一份

力量。