●王素萍 李鳳麗

提升辦公室管理工作水平的探討

●王素萍 李鳳麗

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和事業(yè)單位的不斷發(fā)展壯大，辦公室在單位行政管理運行體系中起著非常重要的作用，并且已經(jīng)成為每一個事業(yè)單位都必不可少的重要部門。為了使單位內(nèi)部更加協(xié)調(diào)，辦公室的所有工作一定要結(jié)合實際情況，加強綜合管理措施的落實，促進機構(gòu)內(nèi)部的所有的事務都順利進行，從而獲取預期的經(jīng)濟效益與社會效益。

辦公室 綜合管理 提升

辦公室是為機關(guān)提供管理服務等多項職能的綜合性部門，在單位各項工作中發(fā)揮著紐帶的作用，是整個組織的潤滑劑。辦公室工作的高效與否，對于實現(xiàn)整體工作的全面落實，以及各部門的協(xié)調(diào)和長遠發(fā)展有重要作用。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，辦公室綜合管理工作已經(jīng)逐漸形成了相應的管理模式，只有準確把握當前辦公室工作的總體要求，自覺服務工作大局，積極為領導、機關(guān)和基層服務，抓好落實，科學管理，才能使得管理水平得到整體的提升，實現(xiàn)社會經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。

一、辦公室的含義

所謂的辦公室，指的是政府機關(guān)、團體或者單位內(nèi)部所設立的辦事機構(gòu)，它是由不同級別的工作人員所組成的，在對外方面要處理協(xié)調(diào)宣傳工作，以樹立良好形象，同時也是為管理者服務、溝通上級和下級、完成事務的主要地方，如明確辦公室管理工作職責、權(quán)限，制定相應的系列管理辦法等等，促進內(nèi)部工作的進行。辦公室是具體的辦事結(jié)構(gòu)，和機構(gòu)的各個部門緊密相連，如果沒有辦公室，單位和機構(gòu)內(nèi)部的工作將很難進行。辦公室管理工作的主要內(nèi)容包括對機關(guān)各部門和下屬各單位進行綜合協(xié)調(diào)；負責單位印章的管理；承擔機關(guān)內(nèi)部應急管理的日常工作；負責機關(guān)公文處理、政務信息、電子政務、機要保密工作，負責組織單位大型活動和重要的接待工作；承擔機關(guān)內(nèi)部應急管理的日常工作等等。

二、新形勢下辦公室管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.思想觀念發(fā)生改變。辦公室需要處理的事務非常復雜，涉及的面也廣，需要整體工作總體目標和規(guī)劃。很多的工作人員認為辦公室所處理的事務和機構(gòu)的效益無關(guān)，認為只要領導交辦的眼前事情做完做好就行，不會積極主動去思考，所以不清楚辦公室工作應該做到什么程度，缺乏自己工作規(guī)劃和目標。對個人對自己的崗位也缺乏正確定位，不深入了解基層干部職工的需求和社會對單位的需求，認為辦公室是機關(guān)中樞，,是指揮機構(gòu)，什么都作單方面決定，這種觀點是錯誤的，辦公室所處理的繁雜事務關(guān)系到機構(gòu)的發(fā)展，還有全隊干部職工和整個單位形象。如果不處理好這些細小繁雜的事，職責定位不準，很可能對單位或者機構(gòu)產(chǎn)生不良的影響。

2.人員的素質(zhì)發(fā)生改變。隨著經(jīng)濟水平的提高和社會的不斷進步，機構(gòu)以及單位面臨激烈的市場競爭，如果辦公室人員的素質(zhì)和服務質(zhì)量不高，那么就不能進行合理的內(nèi)部控制，也不能適應社會競爭的要求，并且還會出現(xiàn)更大的問題。有些單位辦公室人員精神面貌萎靡不振,沒有進取之心，辦公室的服務質(zhì)量都非常低，不積極主動為領導建言獻策，部分人覺得工作創(chuàng)新思路提得越多就是自己給自己增加更多麻煩，僅僅停留在接電話、傳文件、寫材料的基礎上，在一定程度上影響了辦公室工作的有效開展。目前很多單位都沒有意識到這個重要的問題，沒有對辦公室工作人員進行培訓，人員缺乏激情與活力，業(yè)務素質(zhì)很低，工作也處于被動的狀態(tài)，不能夠處理好辦公室事務。

3.管理思想偏激?，F(xiàn)代化的辦公室管理模式目前還無法取代過去很長一段時間以來已經(jīng)逐漸形成的辦公室綜合管理模式，無法全面開展現(xiàn)代化的綜合管理工作。在開展具體工作的時候，部分單位為了彰顯自我，經(jīng)常存在著一些偏激管理思想。在實際工作中一些單位經(jīng)常脫離實際情況，制定一些盲目、不可實現(xiàn)的目標，這樣的情況無法有效調(diào)動工作人員的積極性，很多目標往往制定太高，致使其無法完成，對工作人員的熱情也是一種極大的打擊。還有部分單位制定的工作目標太低，以至于工作效率嚴重下降，在短時間內(nèi)予完全可以完成完成的目標使得經(jīng)常延誤，長此以往，必然導致工作人員形成惰性。

4.管理體制落后。要保證辦公室工作的全面落實，應在辦公室綜合管理工作開展的時候，要制定相應的管理體制。同時，管理體制作為綜合管理的一種指導思想與準繩應當是不斷改變的，并隨著綜合管理水平的提高而創(chuàng)新。然而，很多單位中只是循規(guī)蹈矩落實管理體制，沒有與時俱進，無法有效處理一些新生事務，致使工作人員無法全面開展工作，對綜合管理效率產(chǎn)生了嚴重的影響。

三、提升辦公室管理工作水平的建議

1.樹立以人為本的意識。在新的時期，國家提出了構(gòu)建和諧社會的決定，一定要強調(diào)人力資源管理工作的重要性，同時為了構(gòu)建和諧辦公室，單位也必須加強人性化管理思想的落實。要構(gòu)建和諧辦公室，一定要加強對辦公室工作人員的人文關(guān)懷，就必須達到工作人員之間和諧相處、部門和部門之間相互協(xié)調(diào)的目標，通過改善辦公室的工作環(huán)境與氛圍，使工作人員一直處在輕松、和諧、愉快的工作環(huán)境當中，逐漸調(diào)動工作人員的工作積極性，使工作人員發(fā)揮出自身的潛能，主動承擔自己的責任和義務，實現(xiàn)辦公室工作的全面落實。另外，管理者還要做到處處為工作人員著想，以工作人員利益為標準，讓工作人員明白自己的利益和單位的發(fā)展是緊密相連的，明確工作人員的工作目標，促進工作人員工作熱情的調(diào)動，提高辦公室綜合管理的水平與效率，這樣才能構(gòu)建和諧辦公室。

2.加強辦公室工作的計劃性。辦公室工作比較繁瑣凌亂，辦公室工作人員在工作中要保持腳踏實地的工作態(tài)度，既要做好內(nèi)部工作，保證單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)運行，又要做好外部的宣傳和協(xié)調(diào)工作，樹立和保持良好的單位形象。要求辦事人員能夠理清思路，要求辦公室管理人員對工作能夠合理安排，分清輕重緩急、井井有條地處理必須當時進行處理或者在晚上進行加班處理的工作，制定周密的計劃，提前思考，注重工作效率合理安排，確保各項工作的順利進行。遇到突發(fā)事件或者緊急情況，能不急不躁，冷靜思考，有條不紊，全力去做,確保有章、有序、有效的辦公室工作，盡量做到工作的盡善盡美，保證問題得到及時解決，從而為單位提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

3.樹立創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是一個不斷學習的過程，對于單位的發(fā)展來說非常重要，因為它是單位發(fā)展的動力。創(chuàng)新的基礎在于有效的學習和知識的積累及運用，管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，認識到不加強學習并不斷更新認識就無法勝任工作，使辦公室的管理工作具有創(chuàng)新性和可行性。除了要在原有的工作模式和運行機制上進行創(chuàng)新以外，還要學習前人、別人的思想和經(jīng)驗，勇于探索，用創(chuàng)造性思維來對工作進行謀劃，豐富我們的思維，克服各種學習障礙去有效地學習，構(gòu)建一個完整而合理的辦公室管理模式，這樣才有利于單位的發(fā)展。

4.加強對工作人員的培訓。要對辦公室的工作人員進行綜合能力的相關(guān)培訓，只有加強了對工作人員的培訓，才能提高辦公室的人員的專業(yè)化技能水平以及職業(yè)道德素質(zhì)，才能夠促進辦公室事務的合理進行。因此，機構(gòu)和單位必須為他們提供學習和培訓的機會，積極鼓勵工作人員參加各類培訓，豐富的知識與工作經(jīng)驗的積累，決不能讓培訓工作只是流于形式，必須要讓培訓工作產(chǎn)生實際的意義。比如在培訓的時候還要對其進行考核，讓所有人員的考核結(jié)果和薪資、晉升、獎金等掛鉤。

5.建立完善的管理體制。管理人員要建立一套完善而合理的辦公室管理方法，加強對日常工作的規(guī)范，做到以制度管理，按制度辦事，實現(xiàn)辦公室工作的全面落實，將每一項工作進行嚴格的規(guī)范。另外還要將責任落實到工作人員頭上，讓工作人員明白他們自身的職責范圍，認識到每一項細小而繁雜的工作都關(guān)系到辦公室整體功能的發(fā)揮。首先，在辦公室日常工作中，不定期與定期會議的召開，充分反映辦公室的工作狀況與工作內(nèi)容的布置情況。并且加強對會議內(nèi)容的完善，提高辦公室綜合管理水平與效率，就一定要加強對會議內(nèi)容的完善，并且保證會議精神的有效傳達。其次，構(gòu)建有效的溝通體制。在一定程度上而言，辦公室綜合管理效率就是信息傳遞效率，要加強對信息傳遞系統(tǒng)的建立與完善，提高信息傳遞的效率，同時保證信息傳遞的準確性，實現(xiàn)各層次之間信息的有效傳遞，促進辦公室綜合管理水平與效率的提高。

四、總結(jié)

總之，單位和機構(gòu)要想提高工作的效率，并且取得一定的經(jīng)濟效益，一定要制定有效的管理體制，實現(xiàn)管理工作的規(guī)范性、科學性、系統(tǒng)性。要重視工作人員在辦公室工作中發(fā)揮的作用，提高辦公室管理工作人員業(yè)務能力，提高自身工作效率，促進辦公室工作的全面落實。同時，對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外聯(lián)絡等事務中，找到突破的制高點和創(chuàng)新點，加強監(jiān)督工作的落實，勤于思考，勇于實踐才能做好辦公室管理的工作。

[1]張旺.淺談新形勢下獨立學院系辦公室的管理工作[J].時代報告（學術(shù)版），2013（3）

[2]林安勝.淺談國有企業(yè)辦公室管理工作的重要性[J].技術(shù)與市場，2013（9）

[3]孫茜波.淺談怎樣做好辦公室的綜合管理工作[J].新聞天地（下半月刊），2010（8）

[4]劉育光.新形勢下辦公室管理的創(chuàng)新研究.辦公室業(yè)務，2014（2）

（作者單位：河南省疾病預防控制中心 河南鄭州4 50016）

（責編：賈偉）

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1004-4914（2014）06-289-02