●汪玉香

ERP系統(tǒng)下的物資供應計劃管理

●汪玉香

闡述物資供應計劃管理的重要性及ERP系統(tǒng)管理下的物資供應計劃管理的特點，分析了物資供應計劃管理存在的問題、原因，提出提高計劃管理水平的建議，認為要進一步加強物資供應計劃管理結果的考核。

ERP系統(tǒng) 物資供應 計劃管理

物資供應管理是企業(yè)經營管理的重要組成部分，物資供應管理得好不好，直接影響到企業(yè)的經濟效益。物資供應計劃工作是物資管理的重要環(huán)節(jié)，是物資供應管理工作的重中之重，任何業(yè)務操作都以其為核心。對企業(yè)而言，搞好物資供應計劃工作非常重要，它要求企業(yè)根據需求和自身的生產條件、經濟利益，根據市場的供求規(guī)律，做好市場調研，綜合平衡庫存和儲備定額，充分挖掘和利用企業(yè)現(xiàn)有資源，科學地編制物資需求計劃，盡可能及時地、安全地為企業(yè)提供性價比最優(yōu)的物資，有效地促進企業(yè)經濟效益的提高，使企業(yè)獲得盡可能多的利潤。

隨著ERP系統(tǒng)的上線，筆者所在的湖北化肥分公司物資供應計劃管理較之以前管理模式更加先進，管理水平明顯提高。在本文中筆者以此為例進行分析探討。

一、借助ERP平臺工具，優(yōu)化物資供應計劃管理模式

ERP系統(tǒng)是借助于先進信息技術，以財務為核心，集物流、資金流、信息流為一體，支撐企業(yè)精細化管理和規(guī)范化運作的管理信息系統(tǒng)。實施ERP是加速湖北化肥信息化建設的一次難得的機遇，結合財務、銷售、生產計劃管理、物資供應、設備檢維修等模塊的實施，將使湖北化肥的組織結構、核心業(yè)務流程得到合理的配置和優(yōu)化，進一步規(guī)范公司的各項業(yè)務運作，為企業(yè)的經營決策提供更全面更準確更科學的信息，提高企業(yè)資源的利用率，大幅度提升公司經營管理水平，進一步增強公司參與市場競爭的能力和贏利能力。在計劃管理方面，借助ERP管理系統(tǒng)，通過集成整合需求計劃平臺、信息標準化編碼系統(tǒng)、BW系統(tǒng)、物資供應管理協(xié)同工作平臺、供應商動態(tài)量化考核系統(tǒng)等，使物資供應信息能實時共享，能隨時查詢、輸出信息；優(yōu)化業(yè)務流程；加強了湖北化肥物資需求的調度，提高了物資需求計劃準確率；同時取消了紙質計劃和線下采購計劃審批流程，提高了工作效率。

1.物資供應信息實時共享，有利于編制物資采購計劃。科學編制物資采購計劃，必須做到數據準確，內容完整措施可行，要做好“六平一改”（平庫存、平積壓、平閑置、平期貨、平自制、平修舊、改代利用），需要綜合平衡庫存及儲備定額，確定是否采購及采購數量，而物資供應信息實時共享，可隨時查詢、統(tǒng)計數據信息，為物資計劃編制提供完整的統(tǒng)計數據和科學的依據，為計劃管理提供可靠的數據來源，做到計劃有依據，核算有定額，資金有來源，定額有分析，使物資計劃具有嚴肅性、預見性和可行性。為滿足生產所需，物資供應部門編制計劃既要掌握其品種，規(guī)格數量，還要掌握其安全庫存數量；同時有些生產設備年代久遠，已遭淘汰，其配件已庫存積壓多年，沒有合理利用；技改技措、工程項目等經常會有設計變更，遺留很多工程余料。根據ERP系統(tǒng)物資庫存信息可對其進行調度調劑使用，有的還可以改造加工，進行再利用。這樣不僅有利于科學地編制物資采購計劃，還可以減少庫存，加速資金周轉。

通過多個系統(tǒng)的整合，優(yōu)化了計劃業(yè)務流程。物資計劃流程是：申請編碼—編碼反饋—根據erp系統(tǒng)的需求平衡庫存—核實采購申請—處（室）領導審批—框架、寄售的物資由采購員形成合同—非框架、寄售的采購申請上傳物資供應管理協(xié)同工作平臺的電子商務系統(tǒng)編制詢價方案—50萬及以上的物資邀請招標—50萬以下的物資詢比價—處（室）領導審批—下達詢價方案給采購員按采購流程操作。整個流程要通過信息標準化編碼系統(tǒng)、erp系統(tǒng)（含需求計劃平臺）、物資供應管理綜合信息平臺實施；同時BW系統(tǒng)提供預留綜合查詢、采購申請執(zhí)行分析、需求計劃的及時率、準確率、執(zhí)行率、需求計劃平均處理時間等統(tǒng)計數據，為計劃管理提供準確科學的依據；供應商動態(tài)考核系統(tǒng)對供應商及時評估、審核，有利于供應商的優(yōu)化選擇及采購策略的科學合理編制。多個系統(tǒng)通過接口連接，整合并用，優(yōu)化了計劃業(yè)務流程。物資供應計劃流程見圖1。

圖1 物資供應計劃流程

2.通過集成變更，提高了需求計劃的準確性。為滿足物資供應精細化、標準化要求，湖北化肥上線了ERP需求計劃功能提升系統(tǒng)。該系統(tǒng)充分實現(xiàn)了非集成需求計劃（包括存續(xù)公司）的線上提報功能，加強了需求計劃的變更、審批和標準化管理，提高了需求計劃的準確率。它的管理功能是非集成物資需求計劃通過線上提報、審批，信息共享，集成需求計劃（檢維修、工程項目物資需求計劃）同步記錄到物資需求計劃管理平臺，統(tǒng)一分析管理。集成物資需求計劃變更系統(tǒng)中都有詳細的記錄，改變了以往無法跟蹤記錄檢維修、工程項目物資需求變更的狀況；同時物資供應部門需求計劃管理工作向需求單位延伸，參與到物資需求計劃變更管控工作之中。通過這一系統(tǒng)的上線，為湖北化肥減少庫存積壓發(fā)揮了積極作用，提高了物資需求計劃準確率，使物資供應計劃管理更加標準化、精細化、制度化。

3.取消紙質計劃和線下采購計劃審批流程，提高了工作質量和工作效率。物資供應計劃管理流程中的每一個步驟、每一項工作節(jié)點的實施都是通過ERP線上完成，計劃和采購之間根據采購申請直接完成資料備案和流程交接工作，不需要紙質計劃，不需要編制紙質采購計劃審批單，也不需要找領導簽字審批，每一步操作系統(tǒng)都會自動留下痕跡，包括需求計劃的創(chuàng)建、提交、審批、變更、采購計劃的下達等。取消紙質計劃和線下采購計劃審批流程可以說是物資計劃管理的一次重大的革新，它帶來了對傳統(tǒng)觀念的沖擊，扭轉了人們對信息化不信賴的心理，無紙化辦公省時省力，大大提高工作質量和工作效率。

二、物資計劃管理目前存在的問題

1.需求單位認識程度不夠，需求計劃差錯率高。在實際生產中，特別是上項目的情況下，需求單位往往過于注重物資采購的價格、質量，注重是否能夠及時供應，保證生產；需求單位業(yè)務人員對物資特別是設備備件、電氣儀表知識的掌握程度不高，對現(xiàn)場裝置不甚熟悉，為急生產之所急，在沒有弄懂的情況下倉促提報需求；還有對ERP系統(tǒng)的標準化要求不了解、不理解，還是延續(xù)舊的工作習慣。正是因為有這樣的認識，在提報計劃的及時性、準確性、標準化程度上達不到要求，隨意提報需求計劃導致需求計劃差錯率高，給物資供應部門后續(xù)的系統(tǒng)預留、采購申請的清理，計劃和采購工作帶來難度。

2.需求計劃的提報不及時、需求日期不合理。裝置停車檢修物資應提前6個月提報計劃，工程、技措、安全與環(huán)保等項目物資應在施工前3個月提報計劃，進口物資應根據采購周期的不同應在使用前6-10個月提報，日常檢維修和正常生產所需物資，需求單位應在每月15日之前將月度計劃下達到物資供應部門。用料單位提報的需求計劃存在提報不及時，需求日期不合理的問題很嚴重，有的需求日期直接是默認的提報日期，沒有給物資供應部門足夠的采購周期，大大影響需求計劃提報的及時性。

3.基層單位提報需求的業(yè)務人員素質有待提高。基層單位業(yè)務員新老更替經常變動，新交接的業(yè)務員對新的裝置不太了解，對物資需求消耗規(guī)律、物資消耗的預測及把握能力不夠。另外對ERP系統(tǒng)的標準化要求不了解，編制出來的需求計劃往往與實際需求有出入，不能及時準確地反映出生產單位的實際需求，影響物資供應部門作出正確的采購策略和供應措施。

4.需求計劃的執(zhí)行缺乏批量有效跟蹤。ERP本身是個有效的、龐大的系統(tǒng)，有著豐富的業(yè)務數據可供應用，但目前系統(tǒng)還無法實現(xiàn)需求計劃批量跟蹤的情況分析。我們是通過電子版報表來實現(xiàn)物資需求計劃執(zhí)行狀態(tài)的跟蹤，由物資供應部門的各個相關崗位人員協(xié)同完成，需要大量的時間及人力，且及時性不夠。由于生產單位、管理部門沒有及時得到物資計劃的執(zhí)行狀態(tài)信息，不清楚在什么節(jié)點出現(xiàn)問題，形成了供應斷鏈，生產單位后續(xù)的預算提報等等工作沒有依據，同時物資供應管理工作也非常被動。

5.缺乏完善的供應部門提前介入需求計劃編制工作的運行機制。沒有健全的提前介入運行機制，計劃人員就不能在項目前期、檢維修計劃編制階段提前介入物資需求的前期工作；不貼近現(xiàn)場實際，沒有第一手資料，不了解需求的形成，工作中就時常出現(xiàn)被動局面。

三、對物資計劃管理問題提出的建議

1.加強對基層單位需求提報人員的業(yè)務培訓，提高計劃人員的綜合素質。一是貫徹ERP系統(tǒng)的標準化要求，進行新增物料提報要求培訓，掌握物料描述規(guī)則；二是對計劃提報人員相關專業(yè)知識和技能的培訓，特別要做好傳幫帶，一旦人員變動，新上崗人員能快速進入角色。加強計劃人員綜合素質、提高其工作能力，就可以掌握物料提報的規(guī)范性、標準化，提高需求計劃的真實性和準確性，降低需求計劃差錯率，提高工作效率。

2.通過企業(yè)門戶網站等多種渠道發(fā)出整改通知，亮出需求計劃及時性考核指標，明確指標含義。要求各單位及時提報需求計劃，并預留審核時間和執(zhí)行時間，根據各種物資的制造周期的不同，設置合理的需求時間，以便在合理的采購周期內滿足需求。建議在系統(tǒng)中予以提示其需求日期的合理性，限制要求各需求單位認真核對到貨日期，給物資供應提供足夠的采購周期，為物資采購工作提供依據，提高需求計劃及時率。

3.加大對需求計劃的執(zhí)行過程的監(jiān)控，抓住物資供應管理的主動權。一是建立需求物資跟蹤機制，提高需求計劃的執(zhí)行力度，特別是主要設備材料等物資的供應進度，要做到每個節(jié)點都清楚；二是申請ERP外掛需求計劃的執(zhí)行情況跟蹤系統(tǒng)，利用系統(tǒng)強大的數據統(tǒng)計功能，了解物資采購的真實狀態(tài)，及時核銷已完成供應的需求；解決物資供應過程中狀態(tài)不明、權責不清、銜接不暢等問題，及時掌握物料消耗的動態(tài)變化，查明并分析執(zhí)行過程停滯原因，有效解決出現(xiàn)的問題。同時讓生產單位、管理部門也能參與進來，能查詢需求計劃的執(zhí)行狀態(tài)，能正確掌握庫存信息，及時出庫，準確提報后續(xù)預算及需求計劃。需求計劃執(zhí)行跟蹤機制是物資供應流程改造的專業(yè)化需要，在提高內部管理效率的基礎上，將改變以往“被動”供應的局面，變?yōu)椤爸鲃印北９?。跟蹤機制強調內部銜接與外部協(xié)調的重要性，為供應部門與需求單位搭建一個交流溝通的平臺，達成流程順暢，狀態(tài)清晰，責任到人，銜接無斷點的狀態(tài)，實現(xiàn)對需求物資執(zhí)行狀態(tài)的自主把控。

4.建立健全的物資供應部門提前介入需求計劃編制工作運行機制。從建設項目可行性研究階段、檢維修計劃編制階段提前介入需求計劃的形成過程，直接參與基礎設計審查、技術協(xié)議的簽訂，提前參與年度需求預測、市場供求關系分析、采購方式及供應商選擇策略，掌握動態(tài)的物資需求和消耗規(guī)律；對接物資需求計劃，合理提出設計選型和物資需求計劃優(yōu)化建議，增強需求計劃的預見性和主動性；確立供應部門介入制度，加強相關部門溝通、協(xié)調、配合，加深了解、理解，增強協(xié)作，增強物資需求的約束性和嚴肅性。

5.完善物資計劃管理系統(tǒng)，加強計劃管理結果的考核。物資需求計劃管理是企業(yè)設計、計劃、機動、技術、物資供應以及需求單位協(xié)同工作的整體活動，影響企業(yè)內部供應鏈的整體績效。隨著erp應用的不斷深入，使得各相關單位、部門之間能共享到物資供應管理信息，能相互配合、有效溝通，但是任何系統(tǒng)都是由人來操作，任何技術都不可能代替人的工作，只有各相關部門提高對需求計劃管理重要性的認識，盡可能地加強協(xié)作，共同改進，提出有效的意見和建議，不斷完善物資計劃管理系統(tǒng)，使其更加符合當前物資供應管理的要求。同時加強需求計劃管理考核，完善監(jiān)督考核機制，加大考核力度，實施責任追溯，對考核結果劃清職責、獎懲分明、獎罰兌現(xiàn)。修訂、完善、細化考核內容，制定考核標準，對各類計劃提報時間、計劃量和審批程序做具體規(guī)定，并制定考核標準；對因需求計劃提報不準確、設計變更、無計劃或超計劃采購造成物資積壓等情況制定相應的考核標準，并具體到獎懲額度以及責任主體落實工作。

四、結束語

物資需求計劃是物資采購的依據，其準確性、及時性是實現(xiàn)安全供應、及時供應、經濟供應的基礎，物資計劃管理是按照“集成需求、計劃控制、批量采購、保證供應”的原則實現(xiàn)的。借助erp管理系統(tǒng)，加強物資計劃管理，使物資供應管理走向規(guī)范化、標準化、程序化。

[1]王海強，劉維民.ERP下的物資集約化管理.中國電力企業(yè)管理，2010（22）

[2]茍群.石化行業(yè)在ERP系統(tǒng)下的物資庫存管理.經營管理者，2011（7）

（作者單位：中石化湖北化肥分公司物資供應處 湖北枝江 443200）

（責編：若佳）

F252.21

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1004-4914（2014）06-237-02