●傅小峰

農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位辦公室功能的優(yōu)化再造

●傅小峰

《中國(guó)共產(chǎn)黨十八屆三中全會(huì)全面深化改革的決定》，明確了進(jìn)一步深化科技體制改革的重要性，發(fā)揮市場(chǎng)主體的導(dǎo)向作用，建立產(chǎn)學(xué)研創(chuàng)新機(jī)制是科技體制改革的主要方向。農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的辦公室，作為單位的首要部門(mén)，影響和帶動(dòng)著整個(gè)機(jī)體的工作方向和效能。當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的定位仍比較模糊，重心不夠突出，改革首當(dāng)其沖，有必要進(jìn)行功能再造，優(yōu)化升級(jí)，使辦公室在農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的作用愈加凸顯。

農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位 辦公室 作用 缺陷 改造 建議

一、對(duì)辦公室一般性認(rèn)識(shí)和特殊性認(rèn)識(shí)的區(qū)別

眾所周知，辦公室是機(jī)構(gòu)中樞，既是對(duì)外窗口，也是上接下聯(lián)的紐帶，又是單位的伺服機(jī)關(guān)。就農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位而言，辦公室所體現(xiàn)的綜合性更強(qiáng)，原因是單位大多不大，規(guī)模較小，但作為一個(gè)單位所面臨的工作量都是相同的，為既保證工作，又與單位職數(shù)相匹配，一般把類似行政職能的工作歸結(jié)到辦公室統(tǒng)一管理就成為必然。具體到農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的辦公室工作主要圍繞科研、生產(chǎn)中心工作以及上級(jí)安排的活動(dòng)任務(wù)進(jìn)行布局，包括來(lái)文來(lái)函擬辦、上下行文承辦、領(lǐng)導(dǎo)的參謀建議、后勤保障服務(wù)等等。辦公室的事情說(shuō)重不算很重，它并不代表單位主要職能，專業(yè)性不強(qiáng)；說(shuō)輕也不輕，對(duì)外代表單位的形象，所有工作都有很強(qiáng)的全局性，前瞻性，可變性即靈活性。

1.全方位性。就是指它所有的工作出發(fā)點(diǎn)都是基于單位整體層面通盤(pán)考量，始終把握局部服從整體，個(gè)人從屬集體的原則。在利益分配上，“一碗水端平”，堅(jiān)持公正、公平、均衡的操作思路；工作對(duì)象是全體干部職工，尤其貼近領(lǐng)導(dǎo)層，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀；在管理掌控上，有文化的、思想的、制度的、計(jì)劃的；在處理公共關(guān)系上，有縱向的、橫向的，內(nèi)部的、外部的，日常的、應(yīng)急的；在工作內(nèi)容上體現(xiàn)傳導(dǎo)型、信息型、服務(wù)型等特征。

2.前瞻性。辦公室作為計(jì)劃、規(guī)則制定的首要部門(mén)，預(yù)見(jiàn)性、目的性必須十分明確而具體，可操作性強(qiáng)。對(duì)于外界新概念、新動(dòng)向最先感知，最先領(lǐng)悟，對(duì)上級(jí)指示精神最先接收、最先消化吸收；而又基于對(duì)本單位情況最了解、最全面、最真實(shí)來(lái)說(shuō)，所提出的意見(jiàn)和建議立意更高，思路更清晰，因而最具代表性，最客觀實(shí)際，經(jīng)得起時(shí)間的檢驗(yàn)，為大多數(shù)人所接收、所服從，指導(dǎo)性更強(qiáng)。既尊重歷史，又高屋建瓴，既遵循客觀規(guī)律，又不落俗套，制造合乎邏輯的想象力空間，讓人感覺(jué)正常情況下可以做的到，但又有激勵(lì)向上，崇尚先進(jìn)的力度，這就是辦公室工作所要遵循的崇高境界。

3.靈活性。辦公室工作的錯(cuò)綜復(fù)雜，要求在不同的地方、不同的時(shí)點(diǎn)、不同的作用對(duì)象分別施以不同的策略、不同的要求、不同的方法，做到足智多謀，機(jī)動(dòng)靈活，表現(xiàn)的得心應(yīng)手、游刃有余。辦公室工作內(nèi)容牽涉面廣，涉及到人員多，變化大，時(shí)效性較強(qiáng)。一般原則是：局部利益服從整體利益，小問(wèn)題服從大道理，先后有序，分別輕重緩急。但常常有例外，如果一味機(jī)械地看待事件和問(wèn)題本身，似乎很有可能陷入因小失大，出力不討好的境地，凡事因人而異，因時(shí)而變，因情而動(dòng)，因事而為，切忌以經(jīng)驗(yàn)代替決斷，以意想代替判斷，以常理代替變通。

二、辦公室包攬過(guò)多，面孔太雜，管理太寬，壓力過(guò)大，致使泛而太爛，多而無(wú)功，不利于單位的長(zhǎng)期發(fā)展

現(xiàn)階段，農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位由于體制機(jī)制的緣故，在大多數(shù)辦公室功能設(shè)置里，一般包括文秘、文件收發(fā)、組織學(xué)習(xí)、會(huì)務(wù)活動(dòng)、對(duì)外交流和接待、后勤保障服務(wù)，還包括黨務(wù)政務(wù)，甚至包括勞動(dòng)人事、財(cái)務(wù)管理，有的還囊括綜治信訪維穩(wěn)。辦公室儼然像萬(wàn)花筒，大千世界，比較雜亂，管而不力，做而不細(xì)，多而不善（完善）。表面上是屬于精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)的范疇，“整合”了資源，實(shí)際上淡化了關(guān)鍵性重要工作，把理應(yīng)事關(guān)全局戰(zhàn)略性大的工作格局，淹蓋在泛泛而談的一般性工作海洋里。尤其像勞動(dòng)人事這一塊，人員少，素質(zhì)不高，現(xiàn)基本停留在上編下編，工資核定，簡(jiǎn)單考核和職稱評(píng)定等一般事物性工作，因而對(duì)專業(yè)技術(shù)人員，尤其對(duì)重點(diǎn)崗位和拔尖人才缺乏專業(yè)的、統(tǒng)一的、持續(xù)的管理流程，造成相當(dāng)一部分人積極性不高，無(wú)明確的職業(yè)規(guī)劃，無(wú)進(jìn)一步提升的想象空間，陷入迷茫；考核也僅僅是形式，走過(guò)場(chǎng)，沒(méi)有對(duì)考核對(duì)象進(jìn)行面對(duì)面的交流和情況分析，以此幫助考核對(duì)象，促進(jìn)提高，或者再接再厲，有時(shí)卻相反，負(fù)面影響不小，不知道錯(cuò)在哪里？往哪改，怎么改？結(jié)果情緒低落，影響了工作；還有財(cái)務(wù)管理，也僅僅做日常的科研生產(chǎn)、人員活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的報(bào)支和預(yù)決算，缺乏嚴(yán)格的成本核算、效益分析、資產(chǎn)管理機(jī)制。實(shí)際上當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位發(fā)展緩慢，停滯不前，很大部分原因是這些關(guān)鍵崗位關(guān)注度不夠、力量薄弱、研究不深不透、被極度的弱化、無(wú)所作為造成的，試想在如此重要的工作職位，缺位缺人缺職責(zé)，怎么能以人為本，疑心聚力，攜手共進(jìn)，又怎能增強(qiáng)實(shí)力，做大做強(qiáng)，起到引領(lǐng)帶動(dòng)區(qū)域農(nóng)業(yè)科研示范作用。

三、強(qiáng)化辦公室職能，既突出內(nèi)設(shè)各個(gè)崗位的專業(yè)性、獨(dú)立性，又不失綜合性和協(xié)調(diào)性的統(tǒng)一

1.建立分工明確、職責(zé)分類的崗位責(zé)任制。根據(jù)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位人員編制大小、主系列專業(yè)技術(shù)人員比重大的特點(diǎn)，確定辦公室組成人員多寡。人數(shù)多，一般在四五十人上下，就要將辦公室內(nèi)工作進(jìn)行細(xì)化，分文秘、收發(fā)、后勤服務(wù)和治安、組織人事、黨建工青婦、財(cái)務(wù)計(jì)劃預(yù)決算等，必要時(shí)將組織人事和財(cái)務(wù)預(yù)決算分離出來(lái)，分別單設(shè)，目的是突出這兩個(gè)部門(mén)的重要性、獨(dú)立性和專業(yè)性；人數(shù)少，如二三十人，有些崗位可合并，人員混合使用，但像人事、財(cái)務(wù)卻要專職專人，不可兼職兼人。以此建立各個(gè)崗位的職責(zé)、目標(biāo)和任務(wù)。有責(zé)任也有權(quán)限，不搞無(wú)權(quán)限的責(zé)任，也不行無(wú)責(zé)任的權(quán)限，權(quán)限大，則責(zé)任大，擔(dān)子重，則報(bào)酬多（實(shí)際上在當(dāng)前體制下，實(shí)行起來(lái)有不小的難度，各單位可摸索著試行）。對(duì)于職責(zé)和責(zé)任要明確和具體，不能搞含糊其辭，模凌兩可，目的是明確是非，為監(jiān)督和考核提供事實(shí)和依據(jù)，建立衡量標(biāo)準(zhǔn)。但由于工作上相互間會(huì)存在某些關(guān)聯(lián)和影響，于是這種標(biāo)準(zhǔn)必須有足夠的彈性，為彼此協(xié)調(diào)和配合留有空間，畢竟是一個(gè)整體，團(tuán)隊(duì)的力量才是確保完成目標(biāo)和任務(wù)最重要的保證。

2.重點(diǎn)加強(qiáng)組織人事管理。參照企業(yè)人力資源管理辦法，把組織中的每個(gè)人，尤其是專業(yè)技術(shù)人員當(dāng)重要的人力資源來(lái)規(guī)劃設(shè)計(jì)，從選拔引進(jìn)開(kāi)始，就要根據(jù)本單位的工作性質(zhì)和專業(yè)要求，并依據(jù)各人的能力、風(fēng)格和興趣偏好，選對(duì)人，選好人，用好人。在實(shí)際工作中，人力資源工作的同志，要隨時(shí)跟蹤觀察對(duì)象的所作所為，一言一行，既尊重個(gè)體的特性，又要與實(shí)際工作相對(duì)應(yīng)，掌握動(dòng)態(tài)的變化；經(jīng)常與團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)面交流，了解個(gè)人思想、意愿和需求，考察表態(tài)和行為的一致性、連貫性。只有不斷跟進(jìn)、不斷考量、不斷修正、不斷調(diào)整，才能盡其每個(gè)人所能，為組織積累能量，帶來(lái)豐厚的回報(bào)。另外一方面，對(duì)各個(gè)小團(tuán)體成員的組成和搭配，也要講究性格、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力的互補(bǔ)或者合作的可能性，盡量減少掣肘和負(fù)作用的相抵觸，有時(shí)組織管理者從中需要做介入和協(xié)調(diào)的工作，以緩解一些矛盾和誤會(huì)。因此從事這項(xiàng)工作的同志，首先，要具有一定的人力資源管理水平，至少要有這方面的學(xué)習(xí)能力；第二，善于溝通，有較強(qiáng)的親和力，耐心聽(tīng)取不同意見(jiàn)、做大家的貼心人，甘心為群眾服務(wù)，為大家謀利益；第三，事業(yè)心強(qiáng)，人力資源管理是一件長(zhǎng)期而艱難的工作，要有良好的職業(yè)道德，愛(ài)崗敬業(yè)，要有甘作人梯的精神；第四，善于觀察、善于思考，與人交往，與人分擔(dān)和共享，幫人助人，直接觸及個(gè)人利益和敏感話題是人力資源管理者最常見(jiàn)的工作，因而要在長(zhǎng)期積累的工作事件當(dāng)中，找出某種規(guī)律性的聯(lián)系，運(yùn)用人文的、自然的、情感的、道義的、激勵(lì)的手法，做人的工作，為組織效力；第五，政策性和組織觀念強(qiáng)，人力資源管理是組織機(jī)體最重要的部分，一頭連著黨的方針、政策和組織原則，一頭心系廣大干部群眾，既要給個(gè)體帶來(lái)實(shí)惠，又要維護(hù)整體的，大家的共同利益，在有限的政策范圍內(nèi)，找到利益的共同點(diǎn)，是時(shí)刻要堅(jiān)守的底線。

3.樹(shù)立成本意識(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算。事業(yè)單位的公益性質(zhì)，政府埋單，養(yǎng)成了不顧投入產(chǎn)出比的習(xí)慣必須克服。要建立資產(chǎn)登記造冊(cè)制度和進(jìn)出臺(tái)賬，履行公用設(shè)施和儀器、設(shè)備使用保管手續(xù)，適時(shí)核資核產(chǎn)；不能無(wú)人看管，無(wú)人過(guò)問(wèn)，到頭來(lái)只留下一筆糊涂賬，造成國(guó)有資產(chǎn)流失；有條件的地方，要逐步建立和完善完善資產(chǎn)保值增值計(jì)劃，使公共財(cái)產(chǎn)最大限度地發(fā)揮效用。科研經(jīng)費(fèi)是科研事業(yè)單位主要財(cái)務(wù)資金，從來(lái)源上說(shuō)，有省市科技主管部門(mén)下?lián)艿哪甓日n題項(xiàng)目資金，一般每年都有安排，這部分主要以課題研究成果的鑒定作為驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，注重的是成果的科學(xué)價(jià)值和社會(huì)意義；其他有農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)辦和物價(jià)調(diào)控等部門(mén)分別針對(duì)大型農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目和物價(jià)調(diào)節(jié)補(bǔ)助專項(xiàng)調(diào)配資金，這部分資金是偶然的，階段性的，一次性的，數(shù)額不穩(wěn)定。對(duì)于以上資金的使用，雖然在申報(bào)審核時(shí)或者政府認(rèn)定時(shí)，都有明文規(guī)定，根據(jù)項(xiàng)目的大小和層次的高低，有一定的限額，一部分用于添置固定資產(chǎn)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和購(gòu)買儀器設(shè)備等，一部分作為流動(dòng)資金，用于辦公經(jīng)費(fèi)、專題學(xué)習(xí)考察費(fèi)用等等。但實(shí)施起來(lái)往往上有政策，下有對(duì)策，會(huì)放大使用范圍，有時(shí)采取巧立名目、虛報(bào)瞞報(bào)、截留挪用等方式，瞞天過(guò)海，蒙蔽過(guò)關(guān)，這些都是降低科研使用效果，造成國(guó)有資產(chǎn)隱形流失的常見(jiàn)行為。因此要嚴(yán)格資金流向，細(xì)化資金使用項(xiàng)目；要有專人跟蹤，專人核算、專項(xiàng)檢查，定期驗(yàn)收，杜絕管理真空和漏洞，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。

4.打造綜合素質(zhì)高，協(xié)調(diào)有力的干部隊(duì)伍。辦公室工作性質(zhì)尤其在科研單位綜合性極強(qiáng)。單位規(guī)模不大，表面上工作量不多，但工作項(xiàng)目不少，如果設(shè)置多個(gè)部門(mén)又顯得過(guò)多。常常將多個(gè)行政職能合并在辦公室，合力工作，從提高效率、節(jié)約人力物力、共享資源來(lái)說(shuō)是合理的，是通常的做法。這只團(tuán)隊(duì)里，雖然每個(gè)人都有具體的分工，“釘是釘，鉚是鉚”，但這只是相對(duì)的，原因在于彼此工作松緊時(shí)間和程度是不同的，隨時(shí)都有協(xié)商合作的機(jī)會(huì)和可能。為了在某個(gè)時(shí)間段，完成某項(xiàng)任務(wù)，自覺(jué)地結(jié)合在一起，突擊一陣子，應(yīng)該是常有的事。那么就要求工作人員相互默契，相互包容，有團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，但這并不妨礙人事、財(cái)務(wù)管理的獨(dú)立性和專一性，不能以此沖淡兩者的重要性特征，降低兩者要求，否則將回到老路上去。所以辦公室成員強(qiáng)調(diào)的是綜合素質(zhì)，整體效能，溝通和協(xié)調(diào)能力，要求不低。既要有很強(qiáng)的文字功底，又要知曉本單位一些專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)流程，還要有較好的協(xié)調(diào)控制能力，現(xiàn)在有許多單位領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地認(rèn)為：辦公室的事情雜，專業(yè)性不強(qiáng)，文化素質(zhì)要求不高。其實(shí)不然，恰恰相反，上面已經(jīng)提及到辦公室方方面面的工作是相當(dāng)繁瑣的，壓力很大，尤其是對(duì)于辦公室主任要求更高。辦公室主任一方面是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和智囊，另一方面是上下溝通的紐帶，必須有吃苦耐勞的精神，具備較強(qiáng)的文字功底，較好的語(yǔ)言表達(dá)能力和綜合協(xié)調(diào)能力，以及穩(wěn)健的工作作風(fēng)，其能力和水平直接關(guān)系到辦公室整體工作力度和效率，甚至關(guān)系到整個(gè)單位的工作效率。因此，選賢用能，選拔精力充沛、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有責(zé)任擔(dān)當(dāng)?shù)那嗄旮刹砍鋵?shí)到辦公室的領(lǐng)導(dǎo)崗位，對(duì)建設(shè)和改造強(qiáng)有力的辦公室，十分迫切和必要。

四、提升現(xiàn)代化辦公的硬實(shí)力和軟實(shí)力

如今信息化時(shí)代，數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、微電子技術(shù)高度發(fā)達(dá)，互聯(lián)網(wǎng)幾乎滲透到各個(gè)領(lǐng)域。作為對(duì)外窗口，與外界直接交匯的辦公室，從信息的獲取、處理、存儲(chǔ)到信息制作加工、打印、輸出基本上都?xì)w結(jié)于一身，無(wú)論從時(shí)間、速度到數(shù)量、質(zhì)量要求愈來(lái)愈高，許多文字圖像傳輸交換系統(tǒng)升級(jí)加快，自動(dòng)化程度加速，呈現(xiàn)咄咄逼人的高壓態(tài)勢(shì)，如不跟隨時(shí)代節(jié)奏、不及時(shí)接納新技術(shù)、新方法、新設(shè)施、新設(shè)備，不利于單位對(duì)外交流、不利于社會(huì)認(rèn)知、難以獲取社會(huì)資源、落后社會(huì)步伐，勢(shì)必被淘汰出局。因此，要求工作人員必須不斷地“充電”學(xué)習(xí)。業(yè)務(wù)上，及時(shí)掌握使用辦公新技術(shù)、新方法；思想上，從轉(zhuǎn)變觀念開(kāi)始，要有緊迫感、危機(jī)感，不斷自我加壓，努力突破原有固化模式，敢為人先，創(chuàng)新出合符單位實(shí)際，有利于提升辦事效率和水平的辦公手段和方法；理論上，很好地學(xué)習(xí)研究黨和政府的各項(xiàng)方針政策，把握正確的原則底線，使所實(shí)行的決定，采取的措施，做出來(lái)的事情符合政策要求，吻合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意圖，滿足大多數(shù)人的利益訴求，大方向正確。

[1]舒琦艷，吳林妃.淺談如何做好農(nóng)業(yè)科研院所辦公室工作[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2013（1）

[2]黃得林，李海亮.基于分類管理理念的農(nóng)業(yè)科研單位辦公室工作實(shí)踐［J].農(nóng)業(yè)科技管理，2014（1）

[3]鄭文開(kāi)，李超.事業(yè)單位人事制度改革途徑分析[J].經(jīng)濟(jì)師，2014（4）

[4]丁云.新時(shí)期我國(guó)事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算改革面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)師，2014（4）

[5]王樹(shù)兵.完善事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的建議[J].新財(cái)經(jīng)，2014（1）

（作者單位：南昌市農(nóng)業(yè)科學(xué)院 江西南昌 330038）

（責(zé)編：賈偉）

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1004-4914（2014）06-194-02