●張薇

基于ERP系統(tǒng)的科研經(jīng)費管理
——以X公司科研管理為例

●張薇

隨著ERP的推廣運行，對如何更好地利用此系統(tǒng)進行科研經(jīng)費精細化管理提出了更高的要求，文章針對現(xiàn)有核算系統(tǒng)內(nèi)存在的一些問題提出對策及解決方案，實現(xiàn)對科研項目各項經(jīng)費全周期、全過程的預(yù)算及收支管理，同時滿足三方審計及科研審計的要求。

ERP系統(tǒng) 科研經(jīng)費 精細化管理

隨著航空制造業(yè)科研任務(wù)的不斷擴展，以及科研經(jīng)費來源的日益多元化，科研經(jīng)費管理的重要性與日俱增?？紤]到航空制造業(yè)科研制造風(fēng)險大、生產(chǎn)過程復(fù)雜化、科學(xué)技術(shù)含量高等特點，現(xiàn)有的粗放型、滯后性的科研成本費用核算模式已經(jīng)越來越不能滿足項目管理的實際需求。因此，如何對科研經(jīng)費進行科學(xué)、系統(tǒng)、精細化的管理已經(jīng)成為急需解決的課題。2009年X公司開始基于SAP-ERP系統(tǒng)進行財務(wù)預(yù)決算核算管理，并在系統(tǒng)內(nèi)采用標準成本法進行項目成本核算，經(jīng)過四年多的不斷改進，建立了一整套科研經(jīng)費管理體系。本文首先對非ERP系統(tǒng)下現(xiàn)有科研項目經(jīng)費管理存在的問題進行梳理分析，接著基于X公司科研核算經(jīng)驗提出基于ERP系統(tǒng)的解決科研經(jīng)費管理問題的相關(guān)對策。

一、科研項目經(jīng)費管理存在的問題

1.科研項目立項申請管理與財務(wù)經(jīng)費管理相脫離。目前，科研課題從申請到立項基本是由科技主管部門進行管理，特別是立項工作中有關(guān)財務(wù)方面的信息也是由非財務(wù)相關(guān)的科技部門獨立完成的；加之財務(wù)人員對科研項目資金的來源及資金預(yù)算等情況了解不足，導(dǎo)致對科研項目資金管理缺乏有效的針對性，科研項目核算千篇一律。同時，科技部門對資金使用的合理性缺乏控制，造成立項管理與資金管理相脫離，導(dǎo)致科研項目的執(zhí)行與預(yù)算不符，無法有效地進行后續(xù)的結(jié)題和決算程序。

2.多元化的經(jīng)費來源導(dǎo)致會計科目與報表科目對應(yīng)關(guān)系復(fù)雜。不同來源渠道的科研經(jīng)費需要遵循不同的經(jīng)費管理辦法，同時在不同的管理辦法下，相同經(jīng)費支出的核算科目也不同。例如，航空制造業(yè)在科研項目啟動初期必然產(chǎn)生一次性的大額的工裝投入，在不同科研經(jīng)費管理辦法下，將此項費用分別界定為專用費、設(shè)備費、測試化驗加工費等，而在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置會計科目時，不能僅局限于滿足某個專項資金的管理需要，因此會計科目重復(fù)設(shè)置問題嚴重，導(dǎo)致會計科目與報表科目對應(yīng)關(guān)系復(fù)雜，會計科目多次設(shè)置及維護費用增加。

3.制造成本法無法滿足科研核算的要求。科研成本核算為全成本、全過程、全周期的成本核算，包括設(shè)計、樣品研制、樣機制造的各項費用支出的核算。采用制造成本法對科研成本進行核算的方法，僅能準確地核算到與生產(chǎn)制造相關(guān)的直接成本，間接成本則需要通過分配分攤的方式計入到各項科研項目中，并且經(jīng)常會有占用公司現(xiàn)有資源的部分成本無法體現(xiàn)在項目成本中的問題產(chǎn)生。因此，制造成本核算模式不能準確有效地滿足科研核算的要求。

4.缺乏對科研項目的成本控制與分析。考慮到科研生產(chǎn)活動存在著眾多的不確定因素，同時各個研制項目之間缺乏可比性，成本對象比較復(fù)雜，因此對研制項目進行成本控制的難度較大。在成本控制過程中總會有某些因素導(dǎo)致實際成本與計劃成本不符。因此，如果不及時對導(dǎo)致實際成本與計劃成本差異的原因進行分析，并及時采取相應(yīng)對策進行改進，勢必會影響定型后的成本核算與績效考核。

二、基于ERP系統(tǒng)提出的對策及解決方案

1.建立科研管理信息化平臺，完善科研經(jīng)費管理制度。依托于已有效運行的ERP系統(tǒng)開發(fā)建立了一個科研管理的數(shù)據(jù)庫，使之服務(wù)于整個科研生產(chǎn)過程，從項目的申請立項、編制預(yù)算和實際日常項目執(zhí)行管理，到項目決算等建立完整的科研管理流程體系，實現(xiàn)科研管理的有機整合。按照科研經(jīng)費來源的不同渠道，制定一套可操作的經(jīng)費管理辦法，注重國家政策性和規(guī)范性的要求，嚴格遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)和項目主管部門的財務(wù)規(guī)章制度，監(jiān)督、控制不合理的支出。

2.對ERP系統(tǒng)進行二次開發(fā)，建立科研報表體系。原有浪潮財務(wù)核算軟件中，僅有會計科目及派工號核算模式，并配合輔助臺賬及手工臺賬管理。在迎接三方審計及科研審計時，無法實現(xiàn)唯一索引的方式提取數(shù)據(jù)，造成財務(wù)信息的可靠性和完整性不能滿足審計需求。X公司在2009年ERP軟件運行后，不斷改進科研核算體系，以滿足科研項目特點需求，建立科研項目專項成本核算，形成會計科目、成本中心及內(nèi)部訂單三位一體的核算體系，在三重限定下，使會計信息在科研報表中完整體現(xiàn)，并且系統(tǒng)內(nèi)可以唯一索引提取某個科研項目的各項財務(wù)信息。

3.在ERP系統(tǒng)CO模塊內(nèi)實現(xiàn)完全成本法和制造成本法并存。科研課題成本一般包括設(shè)備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、出版/文獻/信息傳播/知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)費、勞務(wù)費、專家咨詢費、管理費等?？蒲猩a(chǎn)成本一般包括設(shè)計費、材料費、外協(xié)費、專用費、燃料動力費、固定資產(chǎn)使用費、工資及勞務(wù)費、差旅費、會議費、事務(wù)費、專家咨詢費、管理費等。從成本范圍可以看出，科研成本的完全成本法，既包括制造成本也包括期間費用，使費用全部對象化，而傳統(tǒng)航空制造業(yè)科研成本僅為制造成本法配合手工臺賬統(tǒng)計。通過ERP系統(tǒng)內(nèi)CO模塊的內(nèi)部訂單完善完全成本法的信息統(tǒng)計，轉(zhuǎn)變直接成本為直接費用，合理確定間接費用的分配關(guān)系，設(shè)定內(nèi)部結(jié)轉(zhuǎn)價格，同時提高科研財務(wù)人員對財務(wù)信息的判斷能力，加強財務(wù)信息的直接相關(guān)性。

4.在ERP系統(tǒng)內(nèi)加強科研成本預(yù)算、控制、分析。ERP系統(tǒng)可以形成成本預(yù)測、計劃、決策、控制、分析和考核的整個體系，主要通過事后分析來實現(xiàn)。實際成本是成本差異和標準成本的總和?？刂撇町惓绦驁?zhí)行，取代了傳統(tǒng)成本會計事后核算的局限性，能夠達到事前計劃和事后分析相結(jié)合的目的。X公司ERP系統(tǒng)日常核算采用標準成本法，月末結(jié)轉(zhuǎn)采用移動加權(quán)平均實際成本法，實際成本和標準成本的差異就是需要進行控制的點。在科研項目立項之初，維護ERP系統(tǒng)內(nèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將研制任務(wù)的BOM結(jié)構(gòu)梳理清晰，分工路線明確，各部門工作任務(wù)系統(tǒng)可以隨時查詢，并設(shè)置提醒成本分析人員與項目預(yù)算的偏差，以此就能夠達到對成本差異的有效控制，避免出現(xiàn)虧損的尷尬局面。航空制造業(yè)的成本控制實際過程中，總會有某些原因?qū)е驴蒲兴膶嶋H成本和標準成本不符，必須對產(chǎn)生差異的原因進行分析，然后再采取相應(yīng)的措施給予改正。

三、結(jié)束語

航空制造業(yè)的科研項目正在逐步完善預(yù)算、控制、分析體系，利用ERP系統(tǒng)提高科研經(jīng)費管理水平，既是探索提高的過程，也是管理工作的創(chuàng)新，認真分析每一步工作，建立完善的管理體系，充分利用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)科研經(jīng)費管理的各項需求，為公司的經(jīng)營管理提供更多的決策數(shù)據(jù)和依據(jù)。

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[3]白莉.ERP中基于標準成本核算與控制方法研究[J].財會通訊，2004（5）:83-86.

[4]吳文考.探析如何做好軍工科研成本管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2013（22）:263.

[5]財政部，國防科工委.國防科技工業(yè)科研經(jīng)費管理暫行辦法（[2008]財防第11號）

（作者單位：中航沈飛民用飛機有限責(zé)任公司 遼寧沈陽 110000）

（責(zé)編：若佳）（責(zé)編：若佳）

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1004-4914（2014）07-108-02