吳新麗等

摘要：在信息化時代，當(dāng)今我國的社會保險業(yè)檔案管理存在很多問題。為此，本文通過對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中存在的問題進(jìn)行分析，同時提出相應(yīng)的政策建議，進(jìn)而在一定程度上為加強(qiáng)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 社會保險 政策建議

現(xiàn)代社會保險業(yè)務(wù)檔案通常情況下是指在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)直接形成的具有保存和利用價值的、專業(yè)性的歷史記錄，這些歷史記錄的載體主要包括：文字材料、電子文檔、圖表、聲像等，由于數(shù)據(jù)化載體的方便快捷性，已經(jīng)在檔案總量中占有了越來越多的比重。如今的檔案一方面是在辦理各項業(yè)務(wù)的過程中參保主體形成的原始憑證，另一方面為確保參保主體享受社會保險福利的參考依據(jù)。因此，在進(jìn)行社會保險工作過程中，必須給予檔案管理工作高度的重視。

那么，在信息化時代，如何更好的建立檔案管理系統(tǒng)，來實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化管理呢？

目前，我國的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題：

當(dāng)前，在我國很多社會保險機(jī)構(gòu)社會保險檔案保管仍以手工操作為主，檢索速度慢，這樣就增大了勞動強(qiáng)度，造成工作效率很低。而且，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的分類存儲且經(jīng)常的翻動也容易造成檔案的磨損，也造成了大量空間的被占用。綜上，都給社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中形成了很大的困難。

同時，新技術(shù)的應(yīng)用在社會保險業(yè)務(wù)檔案中應(yīng)用也不夠。具體在應(yīng)用上，尤其是在社會保險業(yè)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用仍然不夠。對于各地的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說，其業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)雖然在一定程度上部分地實現(xiàn)了全程數(shù)據(jù)化管理。但是，業(yè)務(wù)操作和管理信息化依然存在不匹配的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為在傳統(tǒng)空間中保存著各類紙質(zhì)材料，而且這些實體紙質(zhì)檔案在一定程度上依然處于不斷更替的過程中，這些檔案都有隨時被查閱、使用的可能。在這種情況下，如果對檔案依然采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，那么在一定程度上會降低檔案查詢調(diào)閱的效率，同時還會導(dǎo)致原件無法及時歸還，甚至檔案被遺失、損害的問題。實現(xiàn)系統(tǒng)化操作，將是這些問題最好的解決方案。

所以，我們從社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的系統(tǒng)的角度來討論。

1 加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和技能

基礎(chǔ)的知識、技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力，以及分析處理問題的能力等，通常情況下是從事檔案工作必須具備的能力。檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量在一定程度上受到檔案人員綜合素質(zhì)的高低的影響和制約，同時對檔案工作整體效能發(fā)揮重要的作用。但是，目前很多保險部門的檔案管理者的水平比較低下，服務(wù)意識差，主觀能動性不強(qiáng)。因此，一方面，檔案工作者必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握相關(guān)的專業(yè)知識，找到工作中的不足之處，并且提高自己的創(chuàng)新意識。另一方面，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，因為信息化的現(xiàn)代，檔案管理也由簡單的手工操作，轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化的管理密集知識型的工作。也只有具備高素質(zhì)的，掌握現(xiàn)代科技的管理人員才能勝任。

2 領(lǐng)導(dǎo)重視，把社會保險業(yè)務(wù)檔案管理擺在重要位置

社會保險機(jī)構(gòu)，要高度重視，增強(qiáng)對參保群眾、對歷史負(fù)責(zé)的使命感，切實把社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作納入社會保險工作的重要議事日程。只有領(lǐng)導(dǎo)思想上重視了才能改善我們現(xiàn)在管理水平低下，以及軟件投入力度不夠的現(xiàn)狀。根據(jù)權(quán)威機(jī)構(gòu)調(diào)查顯示，目前，電子信息化管理在大多數(shù)的社會保險業(yè)務(wù)檔案中依然沒有被采用，進(jìn)而在一定程度上增加了業(yè)務(wù)檔案歸納、總結(jié)以及分類的難度。進(jìn)而在查閱檔案的過程中遇到一系列的問題或困難。只有領(lǐng)導(dǎo)意思增強(qiáng)了，才可能加大軟件投入。安裝檔案管理軟件，建立起準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檢索，確保調(diào)檔迅速準(zhǔn)確，為檔案信息利用提供方便。提高檔案信息查詢效率，并對重要的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行掃描，實現(xiàn)電子化管理，有條件的還要設(shè)立信息服務(wù)平臺，為參保繳費、養(yǎng)老金查詢提供便捷服務(wù)。

3 加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)一體化管理

通常情況下，檔案業(yè)務(wù)一體化的需求，主要體現(xiàn)為：在嵌入業(yè)務(wù)經(jīng)辦及業(yè)務(wù)管理中的應(yīng)用數(shù)字檔案，社會保險業(yè)務(wù)檔案是一種特殊資源，在信息現(xiàn)代化的今天，我們更是要加強(qiáng)檔案的計算機(jī)錄入工作。數(shù)字化加工可分為登記、掃描、掛接、質(zhì)檢、特殊處理、復(fù)核、封裝、管理8個工作崗位。在建設(shè)系統(tǒng)過程中，不斷滿足業(yè)務(wù)管理的需要，進(jìn)而在一定程度上更好的為公眾提供全方位的服務(wù)。

4 社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化

參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇等，通過社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)的記錄。通常情況下，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化檔案管理的重要環(huán)節(jié)。通過規(guī)范化對社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而在一定程度上確保社保業(yè)務(wù)檔案的完整性、安全性和有效性，社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。

因此，我們從思想上要意識到社會保險檔案管理的重要性，加大硬件軟件投入，建立比較完善的社保業(yè)務(wù)檔案管理制度，系統(tǒng)化管理是未來檔案管理的必然達(dá)成的新階段，所以就給檔案工作者提出了更高的要求！

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