朱媛

摘要：在信息技術高速發(fā)展的新時期，設計院傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)落伍，已適應不了現(xiàn)代檔案管理需要。如何創(chuàng)新設計院檔案管理，是擺在各級檔案部門及專業(yè)人員面前亟待解決的一項艱巨任務。本文從分析當前普遍存在的差距入手，有針對性地提出了新時期設計院檔案管理的創(chuàng)新方向。

關鍵詞：設計院 檔案工作 探析

設計院的檔案主要體現(xiàn)的是全院干部員工從事日常管理活動及整體概況，它能夠反映出單位的發(fā)展歷程，對企業(yè)今后的壯大及發(fā)展有著非常重要的參考價值。因而，規(guī)范設計院檔案管理工作，對于提高整個企業(yè)的管理層次有著非常重要的指導作用。

1 設計院檔案管理方面現(xiàn)有的差距與問題

設計院檔案是設計院自身生產、經(jīng)營及各項活動的真實記錄。為企業(yè)在各項經(jīng)營活動中提供查考決策依據(jù)的最有力的文件材料，是不容忽視的一項基礎工作。但在這項工作中還存在著諸多問題，與新形勢對檔案管理工作的要求差距比較大，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 檔案意識與重視程度方面的差距 設計院檔案是企業(yè)的重要信息資源和企業(yè)寶貴財富，是企業(yè)活動真實的記錄。當前在檔案意識和對檔案工作的重視程度方面，比較缺乏，沒有把這一工作作為企業(yè)發(fā)展的一項重要工作來抓，有的甚至覺得可有可無。從事檔案管理人員對檔案管理工作的熱情不夠，認識不到位，由于受以往檔案工作氛圍的影響，檔案管理人員常常體會不到檔案工作對于企業(yè)日常管理及建設的重要性。

1.2 檔案行政管理部門缺乏宏觀監(jiān)管力度 由于受經(jīng)費和人員限制，檔案行政管理部門很少深入到企業(yè)進行建檔調研和監(jiān)督指導，在企業(yè)建立之初和企業(yè)形成一定規(guī)模時都沒有主動介入，至今尚未形成一套較為完整的適應企業(yè)檔案工作需要的業(yè)務規(guī)范和標準，影響了對企業(yè)檔案的管理。

1.3 檔案管理人才缺乏，崗位培訓不到位 檔案人員大多身兼多職，檔案業(yè)務生疏，單獨開展檔案工作的能力差，接受過檔案專業(yè)課崗位培訓少，也缺乏對歷史、計算機等相關專業(yè)的基本知識的儲備及運用能力。而檔案行政管理部門很少舉辦企業(yè)檔案業(yè)務培訓班，很少對檔案人員進行檔案技能的宏觀指導，也使檔案人員不能便捷、系統(tǒng)地掌握相關的檔案工作技能。

1.4 檔案管理分散，易丟失，不利于查找利用 隨著檔案種類增加和設計院企業(yè)的發(fā)展，隨著檔案信息深層次的開發(fā)利用，漸漸不能滿足對檔案的利用。僅從“收集”的角度看，要不斷地豐富檔案內容，盡可能使文件材料完整齊全，這樣才能夠最大限度地使檔案價值得以發(fā)揮，而管理模式分散，文件處理部門不對檔案部門負責，也會給檔案人員的收集工作在某種程度上增加困難。

2 創(chuàng)新設計院檔案工作的措施

加強檔案工作既是檔案部門面臨的新課題，也是企業(yè)發(fā)展的內在需要。從領導到專業(yè)人員都應從戰(zhàn)略的高度、長遠的目光，重視、研究和加強檔案工作，為企業(yè)的生存與發(fā)展解除后顧之憂。筆者認為，應采取以下對策：

2.1 在強化領導及全員檔案意識上創(chuàng)新 首先要在宣傳力度上強化，單位領導應增強檔案意識。檔案主管部門應深入企業(yè)宣傳檔案工作，增強企業(yè)領導的檔案意識，提出檔案工作中的一些意見或者建議。領導重視了，制度的執(zhí)行，檔案設備的購置，人員的配備等問題才會迎刃而解。其次，提高企業(yè)職工和基層員工的檔案意識，從而達到全面提高企業(yè)檔案意識的目的。

2.2 在檔案的開發(fā)利用上創(chuàng)新 檔案部門和檔案工作者應十分重視企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，開發(fā)利用工作做得越好，越能充分體現(xiàn)企業(yè)檔案和企業(yè)潛藏的經(jīng)濟效益和社會效益，充分體現(xiàn)企業(yè)檔案工作的價值；也只有如此，企業(yè)擋案和企業(yè)檔案工作才能倍加受到重視，從而使自身得以生存和發(fā)展，擴大自身的活動舞臺?？梢赃@樣講，檔案的開發(fā)利用集中地體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作的競爭力和生命力。即企業(yè)檔案人常說的企業(yè)檔案“貴在利用”。因而，要求檔案工作人員想方設法開發(fā)利用企業(yè)檔案，為提高企業(yè)的經(jīng)濟效益服務，為企業(yè)領導、工程技術人員和職工服務。要搞好檔案信息的開發(fā)利用，首先要完善檔案檢索體系，加強用戶培訓和指導，做好檔案的借閱服務和一般性的參考咨詢服務，為企業(yè)的生產服務。其次要確立檔案信息商品服務的性質，努力建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，把檔案部門辦成檔案信息的交流基地和交易場所，從而使事業(yè)和產業(yè)互相促進，相得益彰，交融一體。

2.3 在提高檔案專業(yè)人員的素質上創(chuàng)新 檔案學是一門綜合性學科，它不僅與歷史學、圖書館學、情報學、文書學、秘書學等文科直接相關，而且同各種自然科學技術密不可分，這就要求檔案管理人員具有較高的政治思想素質、職業(yè)道德和精深的業(yè)務素養(yǎng)，要求檔案工作者除了掌握檔案學專業(yè)理論知識和實踐技能外，還應具有廣博的相關知識。對于現(xiàn)代通用的現(xiàn)代化管理技術，方法也要隨之跟上，使檔案工作跟上時代的步伐，與時代自然和諧地接軌，從而全方面地提高檔案的管理水平。筆者認為，新時期對設計院檔案工作者的素質要求，至少包括以下幾點：①具備檔案學、檔案管理學、文書學、檔案開發(fā)與利用學、檔案自動化管理以及檔案著錄等有關檔案專業(yè)理論知識和基本技能；②掌握和了解數(shù)理化、文史地、外語、管理、公關等學科的基本知識；③汲取新知識、鉆研新技術，能熟悉掌握計算機、傳真機、縮微設備等現(xiàn)代技術裝備的工作原理、操作方法和維修保養(yǎng)技術及有關專業(yè)知識。建立起合理的知識結構，善于將文理知識融匯貫通，正確指導自己的工作實踐，以適應企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

3 結語

為提高檔案管理人員素質，不斷創(chuàng)新設計院檔案管理工作，建議行政主管部門要經(jīng)常舉辦檔案業(yè)務知識培訓班，領導與管理部門要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓，提高檔案人員業(yè)務素質，穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍，這樣才能全面有效地加強設計院檔案管理工作。

參考文獻：

[1]傅榮校著.檔案管理現(xiàn)代化[M].浙江大學出版社.

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