尹恒寧 蘇 莉

（揚州職業(yè)大學(xué) 江蘇揚州 225009）

高校畢業(yè)生棄檔的成因與對策

尹恒寧 蘇 莉

（揚州職業(yè)大學(xué) 江蘇揚州 225009）

創(chuàng)新檔案管理模式，大力開發(fā)畢業(yè)生檔案信息資源，充分體現(xiàn)檔案在就業(yè)中的作用，試用身份證、醫(yī)?？?、檔案信息與市民卡合四為一的密鑰處理，建立畢業(yè)生檔案存放與調(diào)轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)，提高檔案的利用率，使檔案轉(zhuǎn)遞更加規(guī)范，逐步減少高校畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象。

檔案管理；畢業(yè)生棄檔；提高利用率；對策

一、高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

近年來全國各人才交流服務(wù)中心不完全統(tǒng)計，有幾百萬份檔案與主人失去聯(lián)系，成為“棄檔”、“死檔”。本人認(rèn)為高校對學(xué)生檔案管理不重視導(dǎo)致了大學(xué)畢業(yè)生檔案內(nèi)容的真實性遭到質(zhì)疑，用人單位在招聘時基本不看畢業(yè)生的檔案，畢業(yè)生對檔案的不重視也給社會檔案管理部門的管理工作造成了很多困難，使得高校畢業(yè)生檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

(一)畢業(yè)生檔案的整理、移交不及時造成檔案不完整。從主觀上看，高校的就業(yè)指導(dǎo)中心根本不設(shè)專職檔案員的編制，兼職檔案員既要忙于教學(xué)又要忙于日常事務(wù)，沒有時間收集檔案材料，導(dǎo)致許多畢業(yè)生檔案材料不完整，，歸檔材料質(zhì)量也不高。從客觀上看，由于班主任工作繁重，不能自覺、及時地提交材料，高校中絕大部分學(xué)生對檔案的構(gòu)成不清楚，老師跟他們要什么材料就去準(zhǔn)備什么材料，不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生，小問題卻造成了很大的影響。目前，畢業(yè)生檔案材料的收集還主要依靠向?qū)W生本人、班主任、教務(wù)部門、各院系主動索要的方式，收集材料的渠道有其局限性，不少部門檔案意識不強，往往不愿將不利于學(xué)生的材料歸入畢業(yè)生檔案，這給畢業(yè)生檔案管理人員的收集工作的真實性帶來一定的難度。大部分高校學(xué)生檔案材料散放在班主任乃至學(xué)生自己手中，不少學(xué)生畢業(yè)后，因工作暫時定不下來或多次跳槽，檔案只能放在學(xué)?；蛉瞬胖行臒o人問津，造成檔案長期積壓。

(二)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，流動性大。目前大部分高校的管理檔案人員很少或根本沒有參加過正規(guī)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，即使少數(shù)參加培訓(xùn)的也是因為評職稱需要，都是緊急出去參加檔案業(yè)務(wù)繼續(xù)教育，多數(shù)高校把檔案存放到院系，管理人員基本上是班主任和輔導(dǎo)員，他們?nèi)狈Ρ匾膶I(yè)知識，時間和精力也難以保證，而且人員流動性比較大，許多檔案管理人員一旦有機會調(diào)動工作，就會想方設(shè)法調(diào)離本崗位，有的院系一年甚至一學(xué)期更換一次檔案管理人員，這就導(dǎo)致了檔案隊伍的不穩(wěn)定，檔案管理缺乏連續(xù)性。

(三)畢業(yè)生檔案載體的單一性。目前，學(xué)生檔案僅僅是一個一尺見方的牛皮紙袋，大多數(shù)檔案里面只有高校錄取通知書、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生學(xué)籍卡、畢業(yè)生體檢表、畢業(yè)生報到證、團員證等材料，沒有多少份量，現(xiàn)在的社會中有許多畢業(yè)生認(rèn)為有它沒它都一樣，從來都不去關(guān)心自己的檔案，有的畢業(yè)生因一時沒有找到合適的單位接收檔案，就將畢業(yè)生檔案放在戶籍所在地人才中心存檔交費，收入低的畢業(yè)生認(rèn)為交費是種負(fù)擔(dān)，而收入高的人認(rèn)為交費太麻煩，不去交納，一放就是幾年或很多年無人問津，有的將檔案放在自己的身邊十幾年，有的甚至將檔案隨便丟棄，造成畢業(yè)生檔案成為棄檔、死檔。高校的網(wǎng)站都是各家技術(shù)人員自己做的，沒有實行全國聯(lián)網(wǎng)，信息資源分散，畢業(yè)生檔案大多數(shù)數(shù)據(jù)庫只能供本校使用，利用率非常低，不能滿足畢業(yè)生和用人單位的多種需求，有的高校雖然建立了畢業(yè)生就業(yè)網(wǎng)站，但只能訪問其主頁，根本無法查到檔案的去向，不能做到資源共享。

二、加強高校畢業(yè)生檔案管理及對策

(一)加強宣傳，提高學(xué)生的歸案意識。從全國來講，對大學(xué)畢業(yè)生檔案意識要做到有計劃、有重點地深入到學(xué)生中進行宣傳，組織畢業(yè)生參加就業(yè)宣傳隊，通過宣傳，營造高校檔案管理促進就業(yè)的濃厚氛圍，提高畢業(yè)生的檔案意識，學(xué)校相關(guān)部門要利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)畢業(yè)生檔案的重要，利用就業(yè)指導(dǎo)課以實例向廣大畢業(yè)生說明棄檔的嚴(yán)重性，為畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。大學(xué)畢業(yè)生剛從學(xué)校畢業(yè)，沒有社會實踐的經(jīng)歷，沒有意識到個人檔案的重要性，因而在畢業(yè)離校后就認(rèn)為檔案的轉(zhuǎn)移只是學(xué)校的事情，自己并不需要過問，因此，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)離校時要向?qū)W生講清楚檔案的重要性，告知他們在離校后應(yīng)該怎樣到生源地人才中心辦理相關(guān)手續(xù)，并積極協(xié)助報到地人才中心做好畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移。作為管理高校畢業(yè)生檔案的人才中心，在學(xué)生報到時應(yīng)向?qū)W生講清楚個人檔案的重要作用，并按照有關(guān)程序做好大學(xué)畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)接，用人單位要按照檔案管理的要求進行調(diào)取，要求被單位錄用的畢業(yè)生將檔案轉(zhuǎn)移到工作地，解決人檔分離的問題。對畢業(yè)生本人來說，應(yīng)當(dāng)在畢業(yè)之前，通過學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心對檔案的具體情況進行了解、咨詢，并在落實就業(yè)單位后辦好檔案的遷移，否則，畢業(yè)生檔案就會成為棄檔、死檔。

(二)明確檔案管理人員的職責(zé)，建立一支高素質(zhì)的專兼職檔案管理隊伍。隨著高校每年畢業(yè)學(xué)生的不斷增多，學(xué)生檔案的數(shù)量也在不斷地增加，高校必須建立一支穩(wěn)定的檔案管理專職人員隊伍，明確檔案專職人員的工作職責(zé)，按規(guī)定要求每人每年都要進行檔案業(yè)務(wù)繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高自身的檔案管理水平，促進學(xué)生檔案工作與學(xué)校各項工作的協(xié)調(diào)發(fā)展；管理人員在工作上要“以人為本”，把廣大學(xué)生的利益放在之上，為學(xué)生多辦實事。學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校的基礎(chǔ)工作，檔案管理人員在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，還要對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)量按一定比例配備專職人員，做到責(zé)任到崗、到人，學(xué)校要定期或不定期組織檔案人員進行考核，強化他們的責(zé)任意識，提高他們的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

(三)改變現(xiàn)有檔案的單一性，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理部門要認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題，采取多種形式，改變一直以來沿用的每個畢業(yè)生只有一個裝滿紙質(zhì)材料的檔案袋，在檔案管理上，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，憑借網(wǎng)絡(luò)平臺，建立高校畢業(yè)生檔案移送網(wǎng)絡(luò)，實行高校畢業(yè)生檔案全國聯(lián)網(wǎng)查詢；因檔案有它的特殊性，對檔案信息要進行加密處理，使其成為很難識別的數(shù)據(jù)，試行將身份證、學(xué)籍卡、檔案材料與市民卡合并儲存于個人資料卡中，由個人保管，使所有單位查詢資料時不受任何限制，在任一地點，隨時將市民卡插入人事部門的專用電腦，利用密鑰解密方式就可以查閱到一切記錄，比如解開第一道秘鑰可以看到個人誠信內(nèi)容，解開第二道秘鑰可以看到身份證內(nèi)容，解開第三道秘鑰可以看到學(xué)籍內(nèi)容，解開第四道秘鑰可以看到檔案內(nèi)容，解開第五道可以看到醫(yī)保內(nèi)容等等。信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理將使檔案得到更加科學(xué)合理的利用與開發(fā)，從而不斷提高畢業(yè)生檔案的利用率。

[1]馬潔.高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策研究[J].石家莊學(xué)院學(xué)報,2012(03).

Causes and countermeasures of college graduates to abandon file

Yin Heng-ning, Su Li

(Yangzhou Polytechnic College, Yangzhou Jiangsu,225009, China)

To innovate archives management mode, vigorously develop the graduates of archives information resources, fully embody the function of archives in the employment, the trial ID, medical insurance card, archives information and the citizen card four is a key process, establish graduate file storage and switch network, improve the utilization of archives, the archives delivery is more standardized, gradually reduce the phenomenon of college graduates to abandon files.

file management; graduate abandoned files; improve utilization; countermeasure

G271

A

1000-9795（2014）03-0192-01

［責(zé)任編輯：劉麗杰］

2014-01-16

尹恒寧（1967-），女，江蘇揚州人，檔案館員，從事檔案管理方向的研究。

蘇 莉（1973-），女，江蘇揚州人，檔案副研究員，從事檔案管理方向的研究。