崔少麗 徐小娟

（五蓮縣人力資源和社會保障局，山東 五蓮262300）

目前，社保工作正向法制化、社會化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。社保檔案工作是社保事業(yè)發(fā)展的一個基礎前提，是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)對參保對象“記錄一生”的基礎資料、“管理一生”的根本依據(jù)、“保障一生”和“服務一生”的重要保證，這些檔案構(gòu)成了維護廣大參保職工根本權(quán)益不可替代的重要依據(jù)。隨著社保制度改革的深入，如何做好社保檔案工作，就成為社保工作的一個重要內(nèi)容。筆者就從事檔案工作的切身體會，對社會保險檔案管理談幾點粗淺的認識。

1 社保檔案的特點

社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現(xiàn)社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護其合法權(quán)益的重要憑證，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業(yè)的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：一是，數(shù)量龐大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實現(xiàn)全民參保，這就是社保檔案數(shù)量的龐大。二是，動態(tài)變化。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發(fā)生關系轉(zhuǎn)移，各項社保繳費情況也會依據(jù)個人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的動態(tài)變化。三是，以人為本。社保檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產(chǎn)生相應變化。四是，規(guī)范性。社保檔案是按國家的有關規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在：一是，辦理活動的規(guī)范，即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費標準；二是，形成材料的規(guī)范，即各類社會保險都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

2 加強社保檔案管理的必要性及重要意義

一是，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。二是，加強社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人賬戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標準進行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。三是，加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務工作進行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動?？梢詾闆Q策者提供準確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。

3 完善八個環(huán)節(jié)，提高社會保險檔案管理水平

基礎不牢，地動山搖。要想社會保障事業(yè)取得長足健康的發(fā)展，首先就需要從基礎工作抓起，夯實檔案在社會保險工作中的基礎地位，充分發(fā)揮好檔案的服務作用重點做好以下八個方面的工作。

3.1 科學分類

檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定社會保險檔案的分類標準，實現(xiàn)科學分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎，同時又指導著其它各項工作的有序展開。

3.2 日常歸檔

平時歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內(nèi)，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，今日事今日畢，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應按裱糊技術(shù)要求進行托裱。

3.3 合理編號

整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要編統(tǒng)一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。同時，搞好編制目錄。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）、備注等項目。件號即文件材料的排列順序號。責任者是指制發(fā)文件材料的組織或個人。文號即發(fā)文的字號。題名即文件材料的標題。日期即文件材料的形成時間。頁數(shù)即填寫一件文件材料的總頁數(shù)。備注即需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。

3.4 標準化裝訂

按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和社會保險業(yè)務類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。

3.5 填寫卷面和檔案裝盒

案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標題、起始時間、保管期限、件、頁數(shù)和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內(nèi)容完整、概括準確、字跡整潔、一目了然。這里需要明確幾個欄次的概念：（1）全宗號。全宗號欄內(nèi)按同級檔案局給定的全宗號填寫，暫未給定的此項可空置，待同級檔案館給定全宗號后再行填寫。（2）年度。年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的形成年度。填寫時要采用公元紀年，以4位阿拉伯小寫數(shù)字表示，不得簡化。（3）保管期限。保管期限欄一般以漢字全稱表示，分為“永久”、“長期”、“短期”。長期為 16-50 年，短期為 15 年以下。（4）機構(gòu)或問題。機構(gòu)或問題欄是指按哪種類目進行分類。如果檔案按科室分就是“機構(gòu)”，如“辦公室、業(yè)務科”；如按照業(yè)務類目分就是“問題”，如“基金核定表”、“業(yè)務臺賬”。卷面填寫完畢后，根據(jù)不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應，避免歸檔文件材料彎曲受損。

3.6 定期移交

按照有關規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內(nèi)的文件材料，均由相關責任部門進行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。應歸檔的文件材料要齊全完整。

3.7 規(guī)范排列

案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序。便于查找利用。

3.8 建立數(shù)字檔案

數(shù)字檔案，就是以計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡為基礎，把紙介文字和數(shù)據(jù)、圖像、聲音等檔案資源存貯在計算機和光盤中，以計算機和網(wǎng)絡等方式為各項工作服務，它具有檔案資源共享化、信息傳輸網(wǎng)絡化和服務對象廣泛化的數(shù)字化的基本特征。相對傳統(tǒng)紙介檔案以陣地服務為主，通過檔案室案卷內(nèi)各種文本文件來提供服務的手工管理辦法，更具有存儲量大、檢索方便、便于提供利用的特點。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，是我國社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高社保經(jīng)辦機構(gòu)管理服務水平的必然要求、緊迫任務和發(fā)展方向。目前，很多地方已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，紙質(zhì)材料先行掃描，再利用系統(tǒng)進行儲存和管理，既方便了管理者，也方便了使用者為保證檔案的安全完整和檔案工作的順利開展，在完成上述步驟的同時，社保經(jīng)辦部門還應建立健全各類檔案管理制度。如檔案銷毀制度、檔案保管制度、檔案借閱制度和考核與獎懲制度等等。與此同時，還要加強對檔案工作人員的教育和管理，要求檔案工作人員認真履行崗位職責，堅決杜絕檔案遺失、毀損、泄密等事件的發(fā)生。如果發(fā)生上述事件，要依據(jù)相關法律法規(guī)追究當事人和有關責任人的責任。情節(jié)嚴重的，將依法追究其法律責任。