王毅/營(yíng)口市市政工程有限公司

淺談建設(shè)工程項(xiàng)目的合同管理

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合同管理是項(xiàng)目管理工作的重要環(huán)節(jié)，但在實(shí)際工作中存在很多問題，應(yīng)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。

合同管理

建設(shè)工程合同管理的水平對(duì)經(jīng)濟(jì)效益影響較大。高效的合同管理可以使承包人多盈利，避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。合同管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，但在工程實(shí)際中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人大都重視現(xiàn)場(chǎng)施工，忽略合同管理。

當(dāng)前建筑行業(yè)合同管理工作存在的問題分析如下：

1.合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)。合同不規(guī)范、不準(zhǔn)確，容易發(fā)生爭(zhēng)議，導(dǎo)致合同難以履行或引起糾紛。依法訂立的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思。而這種體現(xiàn)需要靠準(zhǔn)確明晰的合同文字作載體。但是在實(shí)際操作中，合同簽訂過程相對(duì)草率。合同條款照搬招標(biāo)文件，易產(chǎn)生合同內(nèi)容不全面、不完整，合同條款大多傾向于建設(shè)單位。

2.對(duì)合同認(rèn)識(shí)及重視不夠。現(xiàn)階段，各建筑企業(yè)基本上都是按合同管理的要求認(rèn)真進(jìn)行合同的標(biāo)前的評(píng)審，對(duì)合同的履約情況進(jìn)行檢查，力求通過嚴(yán)格的組織程序、嚴(yán)密地進(jìn)行合同評(píng)估，把自己能否按期履約、業(yè)主的資金能力等不穩(wěn)定因素消滅在萌芽狀態(tài)。但在工程施工時(shí)如何有效地把合同貫徹執(zhí)行下去，施工企業(yè)做的還不夠。一方面合同管理人員只是把合同發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理，沒有全面地將合同的內(nèi)容及簽約情況對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部進(jìn)行詳細(xì)交底；另一方面項(xiàng)目經(jīng)理注重組織正常的施工管理，沒有認(rèn)真組織學(xué)習(xí)合同內(nèi)容，對(duì)合同管理重視不夠。

3.合同變更不及時(shí)。合同產(chǎn)生階段往往受到高度重視，一旦合同簽訂了，合同就被束之高閣。因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。合同作為維系雙方當(dāng)事人的紐帶，合同雙方均須應(yīng)按合同辦事。在建筑工程履約過程中合同變更是經(jīng)常發(fā)生的事情。然而大多數(shù)項(xiàng)目管理人員缺乏合同變更意識(shí)，只是和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、甲方負(fù)責(zé)人達(dá)成口頭共識(shí)，沒有形成正規(guī)的合同變更文件。

4.合同管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏。從事建設(shè)工程項(xiàng)目合同管理的人員，大多數(shù)未經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)，有些雖具備一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，但缺少經(jīng)濟(jì)管理和法律方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。有的具備經(jīng)濟(jì)管理和法律方面的知識(shí)，卻又不懂工程。事實(shí)上不乏既沒有工程經(jīng)驗(yàn)有無法律知識(shí)的文職人員撰寫工程合同，導(dǎo)致合同內(nèi)容不完備，給日后的管理帶來極大隱患。

事實(shí)上合同管理工作需要專業(yè)性強(qiáng)、有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員來?yè)?dān)任，合同管理人員必須具備多方面的知識(shí)和能力，項(xiàng)目合同條款需經(jīng)多方考慮，合同管理混亂已成為影響施工企業(yè)發(fā)展的瓶頸之一。合同管理工作很重要，強(qiáng)化施工企業(yè)合同管理應(yīng)該從組織和技術(shù)兩大層面入手。

（一）、從組織上保證合同管理

1.培養(yǎng)全面合同管理理念。

大力貫徹全面合同管理觀念，從合同的簽訂到合同的履行，都應(yīng)有法律、財(cái)務(wù)、質(zhì)量管理、工程技術(shù)等部門的人員參加。

2.建立合同管理體系，配備高素質(zhì)的人才。

聘任法律顧問審核合同，配合日常合同管理，并成立了合同管理部門作為企業(yè)合同管理專門機(jī)構(gòu)。采取“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理與分類專項(xiàng)管理相結(jié)合”的管理體系。對(duì)合同管理人員采取競(jìng)爭(zhēng)上崗的方式，吸引一些優(yōu)秀的人才加入到合同管理中來，他們應(yīng)具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)知識(shí)且有良好的文化素養(yǎng)。

3.完善合同管理制度。

制定完善的合同管理制度，包括：合同管理辦法、法人授權(quán)委托制度、合同專用章管理制度、合同審批制度、合同檔案管理制度、招投標(biāo)管理制度。各相關(guān)部門根據(jù)自身特點(diǎn)制定了合同管理實(shí)施細(xì)則，做到有章可循。

4.充分發(fā)揮專業(yè)管理和綜合管理的作用。

充分發(fā)揮財(cái)務(wù)、質(zhì)量管理、工程技術(shù)等部門的專業(yè)管理和法律事務(wù)部門的綜合管理功能。發(fā)揮各自的專業(yè)特長(zhǎng)，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，依靠集體的智慧強(qiáng)化合同管理。

（二）、從技術(shù)層面保證合同管理

1.及時(shí)做好合同跟蹤。

分析工程實(shí)施狀況與合同、合同分析文件等的差異和差異程度并及時(shí)反饋。分析工程中存在的問題，評(píng)價(jià)合同履行情況，提出分析報(bào)告。

2.根據(jù)合同分析結(jié)果，實(shí)施有效的合同監(jiān)督。

對(duì)現(xiàn)場(chǎng)各工程小組、項(xiàng)目小組或分包單位工作的監(jiān)督，給它們以合同方面的幫助，如落實(shí)計(jì)劃、提供工作保證、協(xié)調(diào)他們之間的關(guān)系，對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行合同方面的解釋。

對(duì)各種來往信件、請(qǐng)示、簽字指令、會(huì)議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件等做合同方面的審查和控制，并記錄在案，及時(shí)預(yù)防行為的法律后果，彌補(bǔ)自己工作中的漏洞，尋找對(duì)方工作中的漏洞，及時(shí)提出索賠要求。

現(xiàn)階段，施工企業(yè)處于供過于求狀態(tài)，施工企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，可實(shí)現(xiàn)的利潤(rùn)越來越少，而直接成本不斷上漲。另一方面項(xiàng)目在實(shí)際操作中受到的內(nèi)部與外部干擾因素較多，工程變更頻繁，這也要求合同管理人員應(yīng)加強(qiáng)合同控制和變更管理。合同管理是施工企業(yè)管理工作的重要環(huán)節(jié)，只有高效的合同管理才能讓施工企業(yè)在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中利于不敗之地。