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        新升本地方高校科研管理部門檔案管理淺析

        2014-04-16 16:02:11田文勇銅仁學院科研處
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)狀及科研項目部門

        田文勇/銅仁學院科研處

        新升本地方高??蒲泄芾聿块T檔案管理淺析

        田文勇/銅仁學院科研處

        通過對地方高??蒲泄芾聿块T檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進行分析和思考,提出相應(yīng)對策建議。

        科研項目;管理部門;檔案管理

        科研管理部門在高校中屬于行政部門之一,部門名稱通常為科研處或者科技處,其主要肩負著全校科研管理任務(wù),是學校對外形象的“窗口”。而部門檔案管理作為部門內(nèi)在規(guī)范性管理能力和水平的集中體現(xiàn),對其管理現(xiàn)狀及存在的問題進行分析,并提出針對性的對策建議,對于提升新升本地方高校科研管理部門檔案管理水平具有重要的現(xiàn)實意義。

        一、現(xiàn)狀及問題

        科研管理部門主要承擔四方面檔案管理工作:一是科研項目檔案管理,二是科技統(tǒng)計檔案管理,三是學科專業(yè)建設(shè)檔案管理,四是部門日常檔案管理,其中科研項目檔案管理是部門檔案管理的重點,各方面檔案管理現(xiàn)狀及問題如下所述。

        1.科研項目檔案管理現(xiàn)狀及問題?,F(xiàn)狀呈現(xiàn)三點:一是涉及點多,易造成材料遺漏。科研項目涉及過程環(huán)節(jié)多,導(dǎo)致檔案管理涉及點多。一個完整的科研項目管理要經(jīng)過申報通知、項目申請、項目評審、項目合同管理、項目中期檢查、項目經(jīng)費管理、項目結(jié)題、項目成果管理、項目評獎等環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)中要涉及很多點,加之發(fā)生的時間段不同,易導(dǎo)致檔案材料易遺漏、不完整。二是涉及面廣,造成材料分類難。目前所主管的科研項目涉及面比較廣,按層次主要分為國家級、省部級、地廳級和校(院)級四個層面,而每個層面的項目按時間和部門又可以分為多個層次,層層分下去,導(dǎo)致材料分類過細、過多,易導(dǎo)致材料歸檔時出現(xiàn)分類混淆,給后期管理造成較大困難,而適當?shù)姆诸惛欣麢n案的管理。三是涉及點多、面廣,造成材料管理量大。由于科研項目涉及各層面項目、數(shù)量多,管理環(huán)節(jié)較多,導(dǎo)致項目檔案管理工作量大。

        2.科技統(tǒng)計檔案管理現(xiàn)狀及問題。地方高??蒲兄鞴懿块T每年主要配合國家、省市做好六次規(guī)模較大的科技統(tǒng)計,分別是國家級層面的教育部科技和人文統(tǒng)計數(shù)據(jù)、國家資源情況調(diào)查,省部級(省科技廳、教育廳)層面教育資源及統(tǒng)計數(shù)據(jù)、地方政府及院校層面年度統(tǒng)計數(shù)據(jù)??萍冀y(tǒng)計工作具有三方面特征:一是鮮明的時效性、組織性、固定性;二是鮮明的時間緊、主體多、壓力大;三是鮮明的科學性、嚴謹性、準確性。而科技統(tǒng)計檔案管理主要指對年度內(nèi)的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表及上報的數(shù)據(jù)支撐材料進行歸檔管理。由于科技統(tǒng)計檔案管理主要涉及統(tǒng)計工作中后期,前期材料易忽略,導(dǎo)致科技統(tǒng)計檔案材料不完整,不便于檔案持久管理。

        3.學科建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀及問題。學科建設(shè)內(nèi)容主要指全校的學科規(guī)劃、國家重點學科、重點培育學科、一級學科、二級學科、碩博士點、學科帶頭人、學術(shù)骨干等內(nèi)容。而新生本地方高校科研主管部門學科建設(shè)涉及相應(yīng)的學科內(nèi)容少,其檔案管理主要是對本校的學科、專業(yè)、學術(shù)帶頭人、中青年學術(shù)骨干、人才支撐計劃及實驗室建設(shè)等材料進行分類、歸檔、管理。檔案管理主要呈現(xiàn)出三方面問題:一是材料涉及部門(系別)多,導(dǎo)致材料協(xié)調(diào)收集工作量大;二是材料涉及內(nèi)容多,導(dǎo)致材料歸檔分類不合理;三是材料使用較頻繁,導(dǎo)致材料易磨損;四是涉及更新材料較多,與舊材料難以系統(tǒng)連接,全過程管理較困難。

        4.部門日常檔案管理現(xiàn)狀及問題。部門日常檔案管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)四點:一是材料類型繁雜,歸檔工作量大。材料類型繁雜,主要可分為國家級層面材料、省級主管部材料、地廳級材料、學校日常管理文件材料及企業(yè)委托材料,材料分類費時費力,造成歸檔工作量大。二是文件材料居多,歸檔程序繁雜。文件數(shù)量較多,主要包括國家級、省部級、地廳級主管部門及學校日常管理下發(fā)的各類文件及科研部門下發(fā)的各類文件。歸檔程序繁雜,一般收到文件后,需要經(jīng)過登記記錄、閱覽、文件內(nèi)容實施及文件處理等程序,繁雜的程序造成歸檔時易出現(xiàn)較多無關(guān)材料,需要耗費大量時間和人力將其剔除。三是制度缺失,管理不規(guī)范。由于地方高校科研管理部門缺乏完善的檔案管理制度,加之人力不足,檔案管理很隨意、規(guī)范性很差。

        二、對策建議

        1.科研項目檔案管理對策。建議從制度和實踐層面的三個角度進行管理:一是健全完善的部門檔案管理制度。完善檔案歸檔前材料審核、歸檔監(jiān)管及歸檔檔案查閱制度。二是增強檔案管理規(guī)范性。在檔案管理中要配備專職科研項目檔案管理員,投入足夠的時間,保證項目檔案材料的完整性、準確性、科學性。三是加強檔案督查機制??蒲许椖可婕包c多、面廣、工作量大,檔案中出現(xiàn)差錯的概率比較高,除提高檔案管理人員自身素質(zhì),也要加強部門監(jiān)督檢查力度,部門主管領(lǐng)導(dǎo)要定期對進行抽檢,發(fā)現(xiàn)問題,及時整改。

        2.科技統(tǒng)計檔案管理對策??萍冀y(tǒng)計檔案管理相對較固定、單一。良好管理的關(guān)鍵在平時[1],尤其是科技統(tǒng)計結(jié)束后要及時歸整檔案。建議從以下三方面進行管理:一是配備專職統(tǒng)計人員負責科技統(tǒng)計工作和檔案管理??萍冀y(tǒng)計數(shù)據(jù)涉及的主體和部門較多,需要專職人員負責協(xié)調(diào),才能確??萍冀y(tǒng)計工作完成和科技和管理工作持續(xù)性;二是科技統(tǒng)計數(shù)據(jù)及支撐材料歸檔要及時。由于科技統(tǒng)計數(shù)據(jù)時間要求短、支撐材料較多,需注意收集所有材料并及時歸檔。三是要加強檔案材料審查力度。檔案材料歸檔前要及時檢查數(shù)據(jù)的準確性和歸檔后要及時檢查檔案材料的完整性。

        3.學科專業(yè)建設(shè)檔案管理對策。由于新升本地方高校發(fā)展時間較短,學科建設(shè)剛剛起步,相應(yīng)材料較少,歸檔起來較容易,但由于管理經(jīng)驗不足,建議從以下三方面進行管理:一注重管理規(guī)范性[2]。重點應(yīng)放在歸檔材料的分類正確性、合理性及日常管理過程規(guī)范性兩方面,保障檔案前期材料和后期檔案材料相連接;二是注重檔案材料和管理的完整性。由于學科建設(shè)時間長,在建設(shè)過程中的不同時間段,會產(chǎn)生一些新材料和文件,要及時收集歸檔,保障材料和管理的協(xié)同;三是注重材料的連貫性。專業(yè)建設(shè)、學術(shù)帶頭人、學術(shù)骨干等材料時間闊度大,要按項目類別分,每個項目要做到前期、中期及后期材料連貫一致。

        4.部門日常檔案管理對策。部門日常檔案管理工作難度較大,建議從以下三方面進行管理:一是提高檔案管理能力。部門日常檔案管理較為繁雜,不斷通過業(yè)務(wù)學習、進修等途徑提高檔案管理人員的材料分類、歸檔、調(diào)閱及日常維護管理能力;二是增強激勵機制。部門日常檔案歸檔前需要耗費管理員較多的時間和精力,建議增強各種激勵機制來調(diào)動檔案管理人員的工作動力和積極性;三是健全日常檔案管理機制。完善材料和文件登記制度、歸檔制度、查閱制度及檢查制度,減少檔案管理的隨意性,提高檔案管理的規(guī)范性。

        [1]溫艷秋.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].蘭臺世界,2013年4月中旬.

        [2]宋平.遼寧省高校檔案網(wǎng)站建設(shè)調(diào)查[J].蘭臺世界,2013年1月中旬.

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