趙云麗/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

淺談電子檔案及管理措施

趙云麗/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

電子檔案是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用而產(chǎn)生的，其將社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的各種信息收集、整理后形成大量的電子檔案，電子檔案是當(dāng)前信息化的產(chǎn)物，所以加強(qiáng)電子檔案的管理工作具有十分必要性，也具有現(xiàn)實(shí)的意義。本文從電子檔案的優(yōu)越性入手，分析了電子檔案的整理、開發(fā)和利用，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)電子檔案管理的具體措施進(jìn)行了闡述。

檔案管理；電子檔案；優(yōu)越性；開發(fā)和利用；規(guī)范措施

長(zhǎng)期以來，我國(guó)的傳統(tǒng)檔案都是以紙質(zhì)檔案為主的，而電子檔案與傳統(tǒng)的檔案載體存在著較大的不同，其可以利用計(jì)算機(jī)硬盤、磁性介質(zhì)等對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的形成的具有保存價(jià)值的信息進(jìn)行存儲(chǔ)，由于其形成、存儲(chǔ)和管理都與傳統(tǒng)檔案具有很大的不同，所以需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從而做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.直接減輕了檔案管理工作人員的動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效。電子檔案是信息化社會(huì)的產(chǎn)物，所以其充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了管理的快捷和方便。管理人員不用再手工來進(jìn)行立卷歸檔、手工查找檔案的工作，而是能通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行處理，隨時(shí)進(jìn)行歸檔，而且通過檢索程序直接查找。電子檔案將管理人員從枯燥的工作中解脫出來，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔的質(zhì)量和檢索的速度，由于立卷歸檔工作不再集中進(jìn)行，工作可以隨時(shí)進(jìn)行整理，所以分散了工作量，使立卷的水平得到提升，同時(shí)有效的保證檔案管理工作的及時(shí)性，方便了用戶對(duì)檔案的利用。

2.微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案進(jìn)行管理，有效的解決了傳統(tǒng)立卷中文件遺漏時(shí)，還要重新進(jìn)行拆卷的問題，現(xiàn)在只需要輕按一下鼠標(biāo)，就可以將檔案的目錄進(jìn)行修改，可以隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，避免了出現(xiàn)文檔存積的問題，不僅省時(shí)省力，這樣可以將節(jié)省下來的時(shí)間進(jìn)行有效的利用，工作人員有更多時(shí)間去鉆研業(yè)務(wù)，提高自身的管理水平。

3.微機(jī)管理更有利于文檔的保密。利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案進(jìn)行管理，有效的提高檔案的保密性。微機(jī)管理下的檔案，利用者需要一份檔案里的哪個(gè)文件，就為其提供這個(gè)文件，而檔案的其他內(nèi)容利用者是無法看到的，這與傳統(tǒng)的查一份文件而提供整卷檔案的情況具有很大的改進(jìn)，這符合檔案保密原則的，更有利用檔案保密要求的實(shí)現(xiàn)。

4.微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

1.電子檔案的整理。電子檔案是由電子文件所轉(zhuǎn)化來的，一份電子檔案的形成可以將各單份文件從任何角度進(jìn)行分類和組合，從而形成案卷，這樣就使在電子檔案管理工作中，“文件”一詞基本代替了“案卷”一詞，同時(shí)電子檔案整理的主要任務(wù)也發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)移，因?yàn)樵陔娮訖n案工作中不再需要對(duì)案卷進(jìn)行整理，而需要對(duì)光盤磁介質(zhì)進(jìn)行編曲目和排架，同時(shí)還要定期從計(jì)算機(jī)電子文件保存系統(tǒng)的電子檔案進(jìn)行光盤備份，同時(shí)進(jìn)行編目和排架等工作。

2.電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。

一是開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。

二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。

三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。

四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。

五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。

六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進(jìn)行，這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、加強(qiáng)電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

1.加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)。由于各單位的性質(zhì)不同，所以需要根據(jù)自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況來制定電子檔案管理制度，從而對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。這樣在電子檔案形成、歸檔、責(zé)任等任何一個(gè)工作環(huán)境都有可依據(jù)的規(guī)范，確保了電子檔案管理工作的規(guī)范性。但是在制定電子檔案歸檔制度時(shí)，需要對(duì)歸檔過程中的人員的責(zé)任、歸檔時(shí)機(jī)、歸檔時(shí)責(zé)任簽署和文件的動(dòng)態(tài)管理問題進(jìn)行充分的重點(diǎn)考慮，以確保制度的各個(gè)細(xì)節(jié)都能夠達(dá)到完善。

2.從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量。為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

（1）檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

（2）設(shè)置專門場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

（3）電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

（4）為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理。歸檔時(shí)要對(duì)電子檔案做好檢查、鑒定和驗(yàn)收工作。同時(shí)還要做好電子檔案的電子信息管理工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案的動(dòng)態(tài)管理。

四、結(jié)束語

隨著社會(huì)的發(fā)展，電子檔案已成為現(xiàn)代檔案管理工作的重點(diǎn)，所以需要加大對(duì)電子檔案的研究力度，及時(shí)解決管理中存的問題，從而更便于對(duì)檔案的利用和開發(fā)。

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺(tái)世界，2006(15).

[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案，2008(9).

[3]趙晏.《淺談加強(qiáng)電子檔案管理》[J].商業(yè)文化(學(xué)術(shù)版)，2009（12）.