于鴻雁/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

淺論如何實現(xiàn)新時期檔案管理規(guī)范化建設(shè)

于鴻雁/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

由于我們處于一個信息化高速發(fā)達的新時期，所以在各種先進技術(shù)的影響下，檔案管理工作發(fā)生了根本性的變化，而檔案管理質(zhì)量和效率的提高完全依賴于檔案管理的水平，所以在這個大背景下，加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)具有極其重要的意義。本文從新時期檔案管理規(guī)范化的重要性入手，分析了目前檔案管理存在的不足，并進一步對新時期檔案管理規(guī)范化的具體對策進行了闡述。

新時期；檔案管理；規(guī)范化

在社會快速發(fā)展的情況下，對檔案管理工作提出了更高的要求，目前檔案管理工作規(guī)范化和標準化則成為管理工作的重點，這對于提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量也將起到積極的意義。當前我們處于社會發(fā)展的一個新時期，科學(xué)技術(shù)得以迅速的發(fā)展，這就要求檔案管理工作要與時俱進，與當前的新形勢適應(yīng)，利用先進的科學(xué)技術(shù)和方法，來確保檔案管理工作向規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但目前在我國檔案管理工作中，由于長期以來管理理念作用下，無論是對檔案管理工作的重視度、人員素質(zhì)還是基礎(chǔ)設(shè)施和管理手段等于落后的狀態(tài)下，這在很大程度上制約了我國檔案管理工作規(guī)范化的進程，所以為了使檔案管理工作與現(xiàn)代化的建設(shè)工作相一致，則需要努力提高檔案管理規(guī)范化的水平。

一、新時期檔案管理規(guī)范化的重要性

檔案是一個單位在社會實踐活動中各種信息的積累，單位要想發(fā)展，檔案是其所需要信息的重要來源，所以對于一個單位來講，檔案是其重要的無形資產(chǎn)，可以為單位在經(jīng)營活動中各項決策提供科學(xué)的依據(jù)。而當前社會處于飛速發(fā)展時期，人們對檔案管理工作的重視程度不斷提高，也對檔案管理工作提出了更高的要求，需要其與當前現(xiàn)代化和信息化的建設(shè)工作相一致，所以規(guī)范檔案工作的管理，使其管理工作更標準，這樣不僅有利于使用者查找和利用方便，同時也可以在單位在發(fā)展過程收集大量的信息資源，充分發(fā)揮檔案的功能性，從而推動社會的快速進步。

二、目前檔案管理存在的不足

1.檔案管理觀念落后，重視不夠。由于長期以來對檔案管理工作都處于忽視的狀態(tài)，這首先在觀念上就使管理人員受到了一定的束縛，認識不到自己工作的重要性，覺得自己就是一個管理員，做好檔案的收集、整理工作即好，對工作缺乏熱情，松懈、安于現(xiàn)狀的思想嚴重，這就導(dǎo)致在工作中缺乏創(chuàng)新意識，無法為單位發(fā)展過程中所需要的信息資源進行及時提供。其次，管理人員對檔案管理工作存在著自卑的心理。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致工作人員覺得自己的工作可有可無，沒有價值體現(xiàn)，長期以往，則會導(dǎo)致自卑心理的產(chǎn)生。這些問題都不同程度的影響了檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)工作的開展。

2.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理人員要具有強烈的事業(yè)心，熱愛本職工作，還要有無私奉獻的精神，忠于自己的職業(yè)操守，不斷的適應(yīng)檔案管理工作對人員素質(zhì)的要求，在新時期不斷的強化自己的專業(yè)知識，從而保證檔案工作的順利開展，確保檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。但在當前檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，由于對檔案管理工作重視度不夠，所以從事檔案管理工作的人員多數(shù)都為年齡較大、兼職和新調(diào)進來的人員，這些人員基本都沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)，所以不僅使檔案管理工作的質(zhì)量無法保證，工作效率和水平也受到嚴重的影響，再加之檔案管理人員薪資待遇較低，人員流動性較大，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作難以開展。

3.管理技術(shù)手段落后，設(shè)施陳舊。同樣由于對檔案工作的重視不足，財力投入偏少，使得陳舊的檔案管理的設(shè)施得不到更新，基礎(chǔ)設(shè)備缺乏，很多檔案室存在到不到規(guī)定的安全指標，建設(shè)不規(guī)范、不標準，嚴重阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。我國大多數(shù)單位的檔案室的管理技術(shù)和手段落后，依然停留在傳統(tǒng)的手工工作方式，跟不上科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，沒有對檔案工作信息開發(fā)和編研的意識。有些檔案室隨配置先進設(shè)施，管理人員卻不利用，使其擱置成為擺設(shè)，先進的管理技術(shù)也就流于形勢，沒有實際的操作和利用，因而造成人力、物力和財力資源的極大浪費。這種現(xiàn)象嚴重制約著新時代檔案管理規(guī)范化的進程。

三、新時期檔案管理規(guī)范化的對策

1.完善制度，進一步規(guī)范檔案管理。目前我國的檔案管理制度存在不健全、管理體系落后的不足。完善的檔案制度，增加檔案管理的有序性，可以有效地提高檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。建立健全分管領(lǐng)導(dǎo)職責的制度、檔案人員崗位責任制、兼職檔案員工責任制、檔案整理歸檔制度、檔案借閱保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案庫房管理制度、檔案安全制度等。各項檔案規(guī)章制度的條文應(yīng)簡明而嚴密，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷改善和充實。使檔案管理的各項工作有據(jù)可查、有章可循。有效的檔案管理制度，即可以利用最小的人力、財力、物力將檔案室管理得井井有條，提高檔案管理工作的效率。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案工作作為經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)過程中的重要組成部分，對檔案從業(yè)人員自身的職業(yè)道德有嚴格的規(guī)范，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，需要檔案工作人員各方面綜合素質(zhì)的不斷提高，檔案人員職業(yè)素質(zhì)的提升對檔案服務(wù)工作業(yè)務(wù)能力的提高起到了積極的作用。目前我國的檔案工作已從注重檔案的實體管理開始向檔案的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，對檔案內(nèi)容的利用，使檔案工作的社會價值得以很好的體現(xiàn)，同時也是衡量檔案管理工作的標準，所以檔案管理人員需要認識到檔案開發(fā)利用工作的重要性，打破傳統(tǒng)的理念，使自己在本職工作的基礎(chǔ)上勇于創(chuàng)新，增強自身的責任感和使命感，加強對先進技術(shù)的學(xué)習(xí)和利用，同時還要加強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，從而把檔案管理工作落實到實處，使檔案工作真正的服務(wù)于社會，服務(wù)于人民。

3.明確管理人員職責，確保檔案安全。確保檔案的完整和安全是檔案管理人員的職責。這既是檔案保管的基本任務(wù)也是目的。自覺貫徹《檔案法》和各項有關(guān)規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，認真做好檔案室的安全保衛(wèi)工作。同時檔案保管工作要做到“三不”：不丟、不壞、不亂。檔案保管的工作是艱巨的，同時也是光榮的，檔案管理人員要明確自己的職責，嚴格遵守崗位責任制，確保檔案的安全和完整，以保證檔案管理規(guī)范化的進程。

4.強化檔案信息化，發(fā)揮檔案信息功能。隨著時代的不斷發(fā)展，社會信息化程度越來越高。要求檔案工作也實現(xiàn)信息化的管理。檔案管理的信息化有利于檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化水平的建設(shè)，有效發(fā)揮檔案的信息功能。因此要加大對檔案工作的資金投入，增加檔案室的硬件設(shè)備，引進和學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進的檔案管理的程序和設(shè)備。

四、結(jié)束語

在當前新形勢下，檔案管理人員需要加快觀念的改變，走出以前管理理念的誤區(qū)，加大對檔案管理工作的重視度，使各項管理制度得到不斷完善，加強自身專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，單位應(yīng)加大對檔案管理工作的投入力度，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使檔案的功能性得到有效的發(fā)揮，推動檔案管理工作向規(guī)范化和標準化發(fā)展的進程。

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[2]張萍.論檔案管理規(guī)范化建設(shè)[J].人力資源管理,2012(03).

[3]彭利軍.不斷改革創(chuàng)新促使檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化[J].衡陽通訊,2008(04).