李小黎

（交通運輸部科學研究院，北京100029）

0 引言

辦公室是事業(yè)單位保持政令暢通、實現(xiàn)組織目標的中樞機構(gòu)?！熬C合、協(xié)調(diào)、參謀、服務(wù)”是辦公室的職能定位，“參與政務(wù)、辦好事務(wù)、搞好服務(wù)”是辦公室的職責重點。作為領(lǐng)導決策的支持中心、信息交流的處理中心、會議文件的運轉(zhuǎn)中心、綜合協(xié)調(diào)的服務(wù)中心，辦公室具有承上啟下的作用，在管理鏈條中處于關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，辦公室工作牽一發(fā)而動全身，直接關(guān)系到事業(yè)單位的工作效能和對外形象。

在交通運輸行業(yè)致力于“四個交通”建設(shè)的新形勢下，作為事業(yè)單位的樞紐部門，辦公室應服務(wù)行業(yè)發(fā)展大局，完善管理職能、提升服務(wù)水平，為事業(yè)單位的改革與發(fā)展保駕護航，助力事業(yè)單位支持行業(yè)發(fā)展的職責與目標。

1 交通運輸行業(yè)事業(yè)單位辦公室工作特點與不足

1.1 辦公室工作的特點

事業(yè)單位的管理體制決定了辦公室工作的特性。結(jié)合交通運輸行業(yè)特點，具體說來有以下幾個方面。

一是行業(yè)特色突出。交通運輸行業(yè)絕大多數(shù)事業(yè)單位是以腦力勞動為主體的知識密集型組織，專業(yè)性強，技術(shù)人員居多，單位領(lǐng)導多半也是相關(guān)技術(shù)專業(yè)出身，而且還兼顧專業(yè)技術(shù)工作。辦公室人員如果只懂行政而不了解本單位實際業(yè)務(wù)，服務(wù)很難精準到位。

二是職能綜合多元。受人員編制的限制，職能部門的設(shè)置不可能細致全面。辦公室除大量文字工作外，有些事務(wù)統(tǒng)歸辦公室負責，使得辦公室需兼容各方面的事務(wù)，職能具有多元性。

三是面向全體員工履行管理與服務(wù)職能。交通運輸行業(yè)的事業(yè)單位一般沒有下屬獨立單位。辦公室面向全體員工，直接辦理事務(wù)、處理問題，難度較大，沒有回旋的余地。因此，就要求辦公室人員在日常工作中必須掌握政策、把握原則，熟悉業(yè)務(wù)，靈活工作，服務(wù)周到。

四是工作內(nèi)容“繁、急、細”。即“工作繁雜、急事急辦、事無巨細”。辦公室的工作概括起來就是“辦文、辦會、辦事”。對內(nèi)綜合協(xié)調(diào)、對外展示形象，說話、處事、行文代表單位和領(lǐng)導，政策性、原則性、嚴謹性要求極高。

1.2 辦公室工作的不足

新形勢下，事業(yè)單位辦公室管理過程中存在的問題日益突顯，辦公室管理面臨著許多挑戰(zhàn)。目前比較突出的問題主要有以下幾個方面。

一是缺乏戰(zhàn)略思考，職能規(guī)劃不到位。日常事務(wù)管理只是辦公室職能的一個組成部分，然而當前許多行業(yè)事業(yè)單位中，日常事務(wù)管理卻成了辦公室最主要的職能，辦公室人員以處理各類瑣碎事務(wù)為主要工作，主動反思和創(chuàng)新工作意識不強，導致辦公室管理效能低下，無法充分發(fā)揮領(lǐng)導的參謀助手作用。

二是管理體系不健全。事業(yè)單位辦公室內(nèi)部管理制度有所缺失、辦事程序不規(guī)范，容易造成人力、成本浪費；缺乏相應的激勵機制，辦公室人員工作積極性不高，辦事效率低；素質(zhì)培訓力度不夠，導致工作人員服務(wù)理念方式滯后[1]。

三是常年處于辦公室的封閉環(huán)境，滿足于完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)，注重面上不出問題，深入基層調(diào)查研究不夠[2]。

四是積極進取的學習氛圍不夠濃厚。辦公室工作任務(wù)繁重，工作人員往往忽視理論與技能學習。無法準確把握國家政策方針，業(yè)務(wù)知識面狹隘，服務(wù)意識淡薄，文字處理工作水平有待進一步提高。

2 提升事業(yè)單位辦公室管理水平的思考與建議

我國事業(yè)單位改革的不斷深入給辦公室工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。事業(yè)單位辦公室建設(shè)也應緊跟改革步伐，解放思想、開拓進取，以加強隊伍建設(shè)為根本，以深化改革、理順工作程序、強化制度建設(shè)為保證，注重管理職能升級與業(yè)務(wù)能力提升，努力使事業(yè)單位辦公室工作跨上新臺階。

2.1 把握規(guī)律，堅持創(chuàng)新，不斷提高辦公室工作水平

辦公室工作綜合性、專業(yè)性很強，集事務(wù)和政務(wù)于一身，有著自身的特點和內(nèi)在規(guī)律。辦公室工作人員應注意從具體事務(wù)中擺脫出來，努力探討和把握辦公室工作規(guī)律，處理好幾個重要關(guān)系，提升工作層次與水平。

（1）處理好事務(wù)與政務(wù)的關(guān)系

事務(wù)和政務(wù)是辦公室工作不可分割的兩個方面。所謂事務(wù)，是指辦公室日常的服務(wù)性工作，包括辦文、辦會、辦事、接待來訪、后勤服務(wù)等。所謂政務(wù)，是指出謀劃策，當好參謀助手。辦公室事務(wù)繁雜，頭緒眾多，但不能成為“留聲機”、“收發(fā)室”和“傳聲筒”，也不能僅僅局限于公文辦理，迎來送往和上傳下達。事務(wù)與政務(wù)兩者既有區(qū)別，又緊密聯(lián)系，相輔相成。當前，要突出政務(wù)這個重點。只有這樣，辦公室工作才能真正提升水平。要強化政務(wù)，辦好事務(wù)，做好服務(wù)。善于在具體事務(wù)中深入挖掘，從而發(fā)現(xiàn)帶有規(guī)律性的東西。辦公室在政務(wù)工作方面，要參在點子上，謀在關(guān)鍵處，為領(lǐng)導抓大事、議大事服務(wù)。衡量辦公室工作的標準，既包括處理日常事務(wù)的能力，又包括出謀獻策的水平。如果只陷入事務(wù)性圈子，即使服務(wù)得再好，也是低層次、缺乏深度的。

（2）處理好對內(nèi)服務(wù)與對外服務(wù)的關(guān)系

辦公室工作應牢固樹立“三服務(wù)”的指導思想，即為上級機關(guān)服務(wù)、為單位領(lǐng)導和職能部門服務(wù)、為基層服務(wù)。當前，特別要強調(diào)積極、負責地做好對上服務(wù)。事業(yè)單位辦公室要加強為本單位大局服務(wù)的意識，通過政務(wù)信息等方式積極主動地向上級機關(guān)反映情況、提供信息。通過扎實有效的工作，爭取上級部門的支持。

（3）處理好效率由與質(zhì)量的關(guān)系

針對當前辦公室工作的實際，特別要強化精品意識?；顒咏M織、公文辦理和會議安排均應嚴謹高效、精益求精。辦公室工作應把質(zhì)量放在首位，絕不能“大概”、“差不多”。

（4）處理好虛與實的關(guān)系

辦公室是綜合服務(wù)部門，表面看“虛”而“忙”，但實際上辦公室的每項工作都非常具體。如果處理不好，每天看起來忙忙碌碌，但工作成效不大，能力提高不快。要做到虛實結(jié)合，虛中有實。同時，在實干之中勤于思考，在忙碌之余善于總結(jié)，力求做到政治上清醒、政策上明白、工作上內(nèi)行。

（5）處理好繼承與創(chuàng)新的關(guān)系

繼承是創(chuàng)新的前提，創(chuàng)新是最好的繼承。辦公室工作重在創(chuàng)新，創(chuàng)新是辦公室工作的持久動力。事業(yè)單位辦公室要結(jié)合實際，找準服務(wù)全局的切入點，在工作思路、工作機制和工作方式的創(chuàng)新上下功夫。

2.2 突出重點，狠抓落實，努力開創(chuàng)辦公室工作新局面

（1）著眼全局，當好參謀助手

一是做好信息服務(wù)。辦公室是信息的集散地，占有豐富的信息資源，是領(lǐng)導獲取信息、了解全局的主渠道。要充分利用這個優(yōu)勢，以“領(lǐng)導要知道的”和“需要領(lǐng)導知道的”為重點，主動收集整合信息，深入挖掘。要緊密結(jié)合單位工作實際，創(chuàng)辦多種形式的信息刊物，開展多層次的信息服務(wù)交流，為領(lǐng)導和本單位服務(wù)。這是辦公室發(fā)揮參謀助手作用、拓展職能、提升水平的具體體現(xiàn)。

二是做好督促檢查。督促檢查是辦公室工作的重要職責，它的出發(fā)點和落腳點都是為了推動決策的落實。督查工作要緊緊圍繞中心，突出重點，著力抓好上級領(lǐng)導交辦事項、會議議定事項、文件辦理事項的督查。要完善督查工作機制，層層落實督查責任，對上級領(lǐng)導關(guān)注的重大問題指定專人負責，全程跟蹤督辦；對會議議定事項要狠抓落實，注重辦理實效；對會簽、請示等辦件，要按時限完成，通過督辦確保每一件事情都有結(jié)果。

三是做好綜合協(xié)調(diào)。綜合協(xié)調(diào)能力的高低體現(xiàn)辦公室工作的藝術(shù)和水平，在日常工作中辦公室需要協(xié)調(diào)的事項，涉及到領(lǐng)導關(guān)系、部門關(guān)系、上下關(guān)系和內(nèi)外關(guān)系，矛盾多、難度大，綜合協(xié)調(diào)應講究協(xié)調(diào)藝術(shù)，注重工作策略；應堅持以大局為重，客觀公正，抓住主要矛盾，緊緊圍繞單位工作重點，找準工作著力點以達到事半功倍的效果。

（2）完善制度，規(guī)范工作程序

制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)則、行為準則以及人們應普遍遵守的行為規(guī)范[3]?？茖W合理的制度對規(guī)范辦公室各項工作、順利貫徹決策層意圖至關(guān)重要。辦公室工作涵蓋面很廣，事情繁雜，要做到“不缺位，不越位、不錯位”就必須有一套完善的規(guī)章制度體系作為辦公室規(guī)范化運作的保障。

首先，從崗位職責出發(fā)，明確辦公室職權(quán)范圍，確保每個環(huán)節(jié)均有章可循；其次，注重制度的完善和創(chuàng)新，根據(jù)新形勢新情況不斷完善辦公室制度，確保管理的科學化與合理化；再次，完善考核激勵機制，提升辦公室人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性；最后，要嚴格執(zhí)行制度，做到規(guī)范、公開、透明，對執(zhí)行不力的人員給予相應的懲罰，增強制度的約束力，實現(xiàn)管理效果。

（3）搞好隊伍建設(shè)，提高工作效率

辦公室工作有它的獨特性，對于其工作人員的素質(zhì)有很高的要求。面臨新形勢和新任務(wù)，事業(yè)單位辦公室必須重視自身建設(shè)，努力提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，樹立快、準、嚴、細、實的工作作風，建成一支政治素質(zhì)強、業(yè)務(wù)技能精、作風形象好的高績效學習型工作團隊。重點加強對四種素質(zhì)的培養(yǎng)：一是政治素質(zhì)，即樹立正確的世界觀、人生觀，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，具備廉潔自律的道德品格；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，即具有過硬的文字和口頭表達能力，以及綜合分析、參謀服務(wù)的能力，積極參與組織管理；三是協(xié)調(diào)能力，即必須學會處理復雜事件的能力，敢于承擔責任，為領(lǐng)導和職工排憂解難；四是執(zhí)行能力，即必須提高工作效率，充分貫徹領(lǐng)導意圖，力求做到“召之即來、來則能戰(zhàn)、戰(zhàn)則能勝”。

3 結(jié)語

交通運輸行業(yè)事業(yè)單位深化改革的新形勢對辦公室工作提出了更高的要求。研究辦公室工作，就是要自覺地把它放在國家和行業(yè)改革發(fā)展的大局中來衡量。

事業(yè)單位辦公室應繼續(xù)秉承“精心辦文，悉心辦會，細心辦事”的工作宗旨；同時注重對外展示形象，對內(nèi)苦練內(nèi)功；以“協(xié)調(diào)高效的組織者、遠見得力的參謀者、勤勉盡責的執(zhí)行者、現(xiàn)代化管理體系的建設(shè)者、任勞任怨的服務(wù)者、富有激情的鼓動者”的角色定位，全面拓寬工作職能、提升服務(wù)水平。

[1] 新華網(wǎng).十八大報告[EB/OL].(2012-11-09)[2014-03-01]http://www.xj.xinhuanet.com/2012- 11/19/c_113722546_5.htm.

[2] 周民.完善事業(yè)單位辦公室管理職能的幾點思考[J].海峽科學，2014（8）：59-61.

[3] 江建軍，陳歡歡.對科研事業(yè)單位辦公室工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（6）：6.

[4] 余路. 事業(yè)單位改革的五點思考[J]. 中國行政管理，2011（5）：38.

[5] 孫榮.辦公室管理[M].上海：復旦大學出版社，1999.