尹 輝，朱 闊，孫晨陽

（1.東北電力設計院，長春 130021；2.吉林財經(jīng)大學，長春 130117）

隨著國家建設的快速發(fā)展，改革的不斷深入，建設項目管理逐步與國際接軌，工程總承包（EPC）項目已成為電力設計單位的主流經(jīng)營模式。EPC 項目工作內容包含了工程項目前期研究、招投標、設計、采購、施工管理、試運行等工程建設全過程的所有范圍，同時在工程建設過程中也產(chǎn)生了各種類型的文件材料，如何按照檔案管理有關規(guī)定對其進行管理，是工程總承包單位需要解決的問題。EPC 項目檔案管理，直接關系到項目的質量、竣工驗收和移交，是項目經(jīng)濟效益的保障之一，是項目建設過程中重要的工作內容，是項目管理的重要組成部分，是檔案工作規(guī)范的要求。加強EPC 項目檔案管理對電力建設項目EPC模式具有重要的。

1 EPC項目檔案管理的特點

EPC項目包含了項目建設的全過程，檔案的形成渠道多，來源范圍廣。是參建各方基本面貌和工程建設全過程的綜合反映；是一份及極其寶貴的資源和歷史記錄，包括了項目立項、工程招投標、勘測設計、設備材料采購、施工安裝、試運行、竣工驗收等項目實施全過程中形成的全部文件材料。由于EPC項目參建單位多，包括不同地區(qū)、不同行業(yè)和不同性質的單位，單靠總包方不能完成項目檔案管理工作，因此，總承包方要組織、協(xié)調和指導各分包方的檔案管理工作，以保證整個項目的檔案管理工作科學、有序地進行。在此條件下，一個好的組織架構及明確的責任分工顯得尤為重要，它不僅是組織與管理EPC項目檔案工作的基礎，也是維護建設秩序與保證工程質量的必要條件。

2 EPC項目檔案管理原則

2.1 積極授權

在EPC項目建設過程中，EPC 項目部統(tǒng)一領導和監(jiān)督整個項目建設過程中的檔案管理工作，因此，對內部各部門與分包單位及設備材料廠家具有較大的約束力，同時作為平級主體，與業(yè)主方和監(jiān)理方進行業(yè)務溝通；而檔案管理機構是EPC項目檔案管理的具體組織者與執(zhí)行者，作為項目部下設機構，與項目部其他部門平級或級別低于其他部門，對分包單位缺乏管理和處罰權力，業(yè)務要求的貫徹與執(zhí)行監(jiān)管過程中難免遇到種種困難和阻力。為了更好地貫徹檔案管理有關規(guī)定，現(xiàn)場檔案管理制度的制定、相關各類合同簽訂過程中關于檔案事宜的商洽、檔案管理培訓的組織、檔案會議的召開，以及對各部門檔案制度執(zhí)行的監(jiān)督與獎懲等，都應由檔案管理機構以EPC項目部的名義進行，項目部管理層應對上述檔案工作予以授權和支持。

2.2 統(tǒng)一認識、明晰權責

為確保項目涉及的各方對檔案組織管理體系和權責范圍認識一致。在項目準備期內，EPC 項目部應做好與設備廠家、分包方、業(yè)主方及監(jiān)理方的溝通，根據(jù)國家和行業(yè)標準，貫徹落實業(yè)主有關檔案的要求?，F(xiàn)場所有檔案管理制度應分發(fā)到總包方與分包方各有關部門，并報送業(yè)主方與監(jiān)理方。EPC 項目部各部門以及分包方，應在本規(guī)定的框架內，嚴格履行自身檔案管理職責。本著“誰形成誰整理歸檔”的原則，將檔案管理權責明晰并落實到人。

2.3 機構完整、保持同步、獎罰分明

EPC項目現(xiàn)場檔案管理的組織機構和崗位設置，應滿足工程檔案管理的要求。分包方應成立專門的檔案管理機構，在總包方檔案管理機構的監(jiān)督指導下，完成本單位檔案的收集與歸檔工作，并按合同規(guī)定，向總承包檔案管理機構移交本單位檔案。

對項目文件同步收集與管理，是保證其質量的重要措施，EPC 項目部應根據(jù)施工計劃和工程進度，授權檔案管理機構同步監(jiān)督、指導總包方與分包各方項目文件的歸檔，相關單位應嚴格執(zhí)行合同要求與制度的規(guī)定。

為保障檔案管理組織體系合理高效運行，嚴格的獎懲制度必不可少，因此，應根據(jù)現(xiàn)場具體情況制定檔案管理處罰條例，將處罰條例相關內容納入分包合同中，由總包方檔案管理機構考核檢查，對未及時歸檔、丟失文件等影響現(xiàn)場檔案工作秩序和質量的行為予以處罰，并限時整改。

3 檔案管理組織架構及機構職責

3.1 組織架構

EPC項目的檔案管理組織機構主要由EPC 項目部領導層、EPC項目部以及分包單位3個層級構成。EPC項目部領導層包括項目部項目經(jīng)理及項目部總工程師；EPC項目部包括工程管理部門、“三標”管理部門、設計部門、設備管理部門、計劃財務部門和綜合管理部門等，檔案管理機構單獨設立或設立在項目部某個部門內；分包單位主要包括建筑單位、安裝單位、調試單位以及設備代保管單位等。

項目部領導層領導管理整個EPC 項目建設過程中的檔案工作。項目部檔案管理機構在項目部領導層的領導下，與業(yè)主方、監(jiān)理方和設備材料廠家等各方明確檔案要求，接收管理項目部形成的項目文件，監(jiān)管分包單位的檔案工作。項目部工程管理部門與檔案管理機構共同監(jiān)督管理建筑、安裝、調試分包單位施工文件的收集、管理和移交工作；項目部檔案管理機構會同項目部設備管理部門與設備材料代保管分包單位以及設備材料廠家協(xié)調設備文件的收集、管理與移交工作。

3.2 機構職責

EPC項目部應設立專門檔案管理機構，在項目部授權下，負責整個項目檔案管理的日常工作。檔案管理機構是EPC項目檔案管理的核心部門，負責項目建設過程中全部檔案事務的具體執(zhí)行，上承項目部管理層，下啟分包各方，中間串聯(lián)項目部各部門，對外溝通業(yè)主方、監(jiān)理方及檔案驗收評價單位。檔案管理機構應建立現(xiàn)場庫房，下設檔案主管和檔案管理員若干，負責制定并執(zhí)行檔案管理制度；接收管理EPC項目部各部門移交的檔案；接收與分發(fā)整個施工過程中產(chǎn)生的或需要的文件資料與檔案；組織檔案培訓；并與項目建設各方進行溝通協(xié)調，確保檔案管理組織體系順暢運行。

4 項目管理部門、分包單位的分工與職責

4.1 項目管理部門分工與職責

項目經(jīng)理是項目檔案管理領導工作的第一責任人，負責落實總承包范圍內項目部檔案工作領導責任制，全面負責項目部及施工分包各方的檔案管理領導工作。項目部總工程師分管并負責EPC 項目檔案管理的技術領導工作，監(jiān)督指導項目部檔案管理機構日常工作。

EPC項目部主要包括工程管理部門、設備管理部門、設計部門、計劃財務部門、綜合管理部門和“三標”管理部門等，各部門在工程建設過程中必須收集整理本部門業(yè)務范圍內的歸檔文件，保障其完整、齊全、規(guī)范、準確，并及時向項目部檔案管理機構移交，積極配合檔案室收集與其業(yè)務范圍相關的其他單位和部門的歸檔文件。

4.2 分包單位職責

4.2.1 施工、調試分包單位職責

a.嚴格執(zhí)行分包合同中有關檔案的條款。建立檔案管理組織體系，為保障現(xiàn)場檔案管理組織體系的順暢運行，施工與調試單位應建立檔案管理部門，設立專門檔案管理人員，負責與總包方進行檔案業(yè)務溝通。

b.分包單位必須將其項目檔案管理納入項目建設管理計劃，明確各承辦機構和有關部門的職責范圍和崗位責任制，按照項目所屬關系，制定相應的檢查考核措施。

c.分包單位必須積極收集整理現(xiàn)場使用的譯文，安裝、調試形成的非標準竣工圖，設計變更、使用維護（試運行）、工程安全、質量事故處理形成的文件，并在工程建設過程中，對施工文件、施工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實，并按要求修改到相應的文件上。

d.在項目竣工驗收后規(guī)定期限內，各分包方向總承包方提交經(jīng)系統(tǒng)整理、符合達標驗收歸檔要求的竣工檔案和其他相關檔案，此期限由總包方根據(jù)業(yè)主要求和國家、行業(yè)標準制定。

4.2.2 設備材料代保管分包單位

設備材料代保管單位應積極與EPC 項目部設備管理部門和檔案管理機構配合，妥善保管隨箱的全部設備資料，以設備合同為單位移交給總包方檔案管理機構。開箱驗收時，設備材料代保管分包單位應與廠家、設備管理部門及各方專業(yè)工程師一起，明確設備資料所屬系統(tǒng)、所屬合同及所屬廠家，若檔案人員未能參與開箱，設備材料代保管分包單位與總包方設備管理部門共同代行檔案人員職責，將設備資料移交給檔案管理機構。

5 結束語

EPC項目建設檔案是隨著建設工程實體完成而同時產(chǎn)生的重要成果；是工程總承包過程中原始、真實、全面的記錄；是工程投產(chǎn)后生產(chǎn)運行、維護、改造、擴建等工作的可靠依據(jù)。對總結工程設計、制造、施工、調試和生產(chǎn)運行經(jīng)驗，不斷提高生產(chǎn)及技術管理水平起著不可替代的作用。