趙衛(wèi)肅|文

企業(yè)必須提高對采購風險的認識，加強對風險的管理和控制，才能確保企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和預(yù)期經(jīng)濟效益的實現(xiàn)。

采購作為企業(yè)經(jīng)營的一個核心環(huán)節(jié)，其基本使命是以盡可能低的價格，獲得完全符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需的設(shè)備、物資材料、施工和服務(wù)。受諸多因素影響，企業(yè)在采購計劃制訂、計劃審批、供應(yīng)商選擇、價格咨詢、采購招標等各個環(huán)節(jié)都存在不同風險。

風險防范的主要對策

企業(yè)采購風險防范貫穿于整個采購過程，包括采購計劃、決策、招標、合同評審、訂單處理、驗收入庫，直到發(fā)料使用為止的全過程風險管理。但當前大部分企業(yè)采購管理比較薄弱，面臨采購成本居高不下，質(zhì)量不穩(wěn)定，資金占用有增無減等問題，急需加強采購風險規(guī)避和防范。

1.建立有效的采購組織管理機構(gòu)

為使采購活動正常有序運作，企業(yè)需要設(shè)立相應(yīng)的采購組織管理機構(gòu)。縱向上由企業(yè)經(jīng)營者直接或管理層授權(quán)高層管理人員負責采購活動，由采購、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量和財務(wù)等專業(yè)人員組成的企業(yè)采購小組，作為企業(yè)采購活動最高機構(gòu)開展日常采購活動管理工作。橫向上設(shè)立采購部門，接受生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、財務(wù)等橫向聯(lián)系部門的監(jiān)督管理，并授權(quán)這些機構(gòu)對采購業(yè)務(wù)有關(guān)計劃、技術(shù)、質(zhì)量、結(jié)算等問題進行質(zhì)疑、調(diào)查和監(jiān)控。

2.加強對采購人員培訓和教育

通過對員工尤其是采購業(yè)務(wù)人員的培訓和教育，在提高業(yè)務(wù)技能的同時，不斷增強法律觀念，提高職業(yè)道德素養(yǎng)，培養(yǎng)團隊精神，做到依法辦事，增強企業(yè)內(nèi)部的風險防范能力，從根本上杜絕采購風險。

3.建立和完善基礎(chǔ)信息平臺

拓寬信息渠道，及時、完整、準確地搜尋和收集各種與風險有關(guān)的信息，包括經(jīng)濟政策、物價變動、市場需求、技術(shù)、供應(yīng)渠道變化、業(yè)務(wù)流程再造，甚至供應(yīng)商生產(chǎn)成本等，建立基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，提升企業(yè)物資管理電子信息處理水平，保持企業(yè)內(nèi)部信息流順暢。

4.建立和實施企業(yè)采購內(nèi)控制度

建立和實施科學規(guī)范的采購內(nèi)部控制制度與程序，不僅可以降低企業(yè)物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員并避免外部矛盾。

（1）職責分工與授權(quán)批準控制。建立采購業(yè)務(wù)崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責、權(quán)限，根據(jù)情況對采購業(yè)務(wù)人員定期進行崗位輪換。建立采購業(yè)務(wù)授權(quán)制度和審核批準制度，并按規(guī)定權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)。

（2）請購與審批控制。建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或服務(wù)的類型，確定歸口管理部門。建立嚴格的請購審批制度。加強采購業(yè)務(wù)預(yù)算管理。

（3）采購過程控制。建立采購過程管理制度，對供應(yīng)商選擇、采購方式、采購價格、采購質(zhì)量、采購合同管理控制等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。

（4）驗收控制。由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應(yīng)商等各方共同對所購物品或服務(wù)進行驗收，出具檢驗報告、計量報告和驗收證明。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的部門或人員應(yīng)當立即向有關(guān)部門報告，及時處理。

（5）采購付款控制。企業(yè)采購部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務(wù)部門依據(jù)合同、發(fā)票等對付款申請進行復(fù)核后，提交企業(yè)相關(guān)權(quán)限的機構(gòu)或人員進行審批，辦理付款。

5.建立與優(yōu)秀供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作關(guān)系，形成穩(wěn)定的供應(yīng)渠道

企業(yè)通過與優(yōu)秀供應(yīng)商建立并保持良好的長期合作關(guān)系，形成穩(wěn)定的原材料供應(yīng)渠道，可降低采購的綜合成本。一是對供應(yīng)商進行初步考察，包括供應(yīng)商的品牌、信譽、規(guī)模、銷售業(yè)績、研發(fā)等，做出整體評估；二是對所需的產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)量、用戶情況、價格、付款期、售后服務(wù)等進行逐一測試或交流；三是對供應(yīng)商的產(chǎn)品進行小批量生產(chǎn)、交期方面論證；四是根據(jù)合作情況，逐步加大采購力度；五是對合作很好的供應(yīng)商，深入交流，建立戰(zhàn)略合作關(guān)系。

6.加強對物資采購績效考核

建立合同執(zhí)行管理各個環(huán)節(jié)的考核制度，并加強檢查與考核，把合同規(guī)定的采購任務(wù)和各項相關(guān)工作轉(zhuǎn)化分解指標和責任，明確規(guī)定出工作的數(shù)量和質(zhì)量標準，分解、落實到各有關(guān)部門和個人，結(jié)合經(jīng)濟效益進行考核，以盡量避免合同風險的發(fā)生。

7.健全內(nèi)部監(jiān)察審計制度，加強對采購全過程監(jiān)督審查

內(nèi)部監(jiān)察和審計機構(gòu)作為企業(yè)內(nèi)部獨立的監(jiān)管部門，以客觀公正的方法評價企業(yè)采購風險，促使企業(yè)建立完善的采購活動內(nèi)部控制制度，降低各項采購成本，使企業(yè)采購活動進一步規(guī)范化、標準化、程序化。

全過程審查是對采購計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)，重點是對計劃制定、合同簽訂，質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關(guān)鍵控制點的審查。全方位審查是指內(nèi)控審計、財務(wù)審計、制度考核三管齊下。

防范采購風險的措施和建議

1.實施集中招標管理、充分發(fā)揮規(guī)模采購優(yōu)勢

組建招投標管理中心，在重大基建工程率先推行集中招標管理，擴大集中招標范圍。集中招標可有利于充分發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢、降低采購成本；有利于提高設(shè)備的標準化、系列化，降低運營成本；有利于選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商，并與其形成長期合作關(guān)系；有利于集中監(jiān)督、規(guī)范招標采購行為。

2.加強對供應(yīng)商的不良行為記錄管理

規(guī)范供應(yīng)商不良行為記錄管理，防范招標采購風險，對供應(yīng)商在投標、合同履行和后續(xù)服務(wù)等過程中，出現(xiàn)違反招標和合同有關(guān)規(guī)定，對招投標工作或工程質(zhì)量、進度造成較大影響和嚴重影響的行為進行記錄管理，對有嚴重不良行為的供應(yīng)商，視情節(jié)輕重程度，結(jié)合供應(yīng)商的重要性、數(shù)量和分布情況，停止其投標資格或采取其他處置方式。

3.積極推進合格供應(yīng)商評價管理

合格供應(yīng)商評價管理是規(guī)范招標采購、降低采購風險的有效方式之一，是目前國際上大型企業(yè)通常做法和成功經(jīng)驗。

4.在招標評標制度中，堅持合理低價中標原則

對技術(shù)比較復(fù)雜的招標項目，采用綜合評分法進行評標,最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準的投標推薦為中標候選人。

評標工作中，通常有兩種處理方式：一是低于成本價的投標不進入詳評；二是根據(jù)招標標段的特點及市場情況，分析研究評標基準價計算的合理取樣區(qū)間。

5.建議探索長期供應(yīng)商的形成機制，推進與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作

（1）在通用材料、設(shè)備供應(yīng)商較多的領(lǐng)域，通過招標和合同執(zhí)行，經(jīng)過優(yōu)勝劣汰，形成與優(yōu)秀供應(yīng)商的長期合作關(guān)系，建立互惠互利的價格形成機制，可參照市場價格直接采購或詢價采購，降低采購成本、提高采購效率。

（2）對于項目需要分期或連續(xù)建設(shè)、需求量大、對設(shè)備的標準化和系列化要求較高，采用統(tǒng)一型號的設(shè)備，能夠得到制造商長期技術(shù)支持和售后服務(wù)，有利于減少備品備件貯備、降低運行維護成本，適合采用長期供應(yīng)商模式。建議該領(lǐng)域的設(shè)備采購，選用行業(yè)內(nèi)前三家大型制造商作為長期供應(yīng)商，可在此三家內(nèi)直接詢價采購。

（3）在供應(yīng)商相對較少或獨家、市場競爭不充分或地域影響較強的行業(yè)領(lǐng)域，有選擇性地與核心供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作框架協(xié)議。對戰(zhàn)略合作伙伴，在招標采購時則同等優(yōu)先，或經(jīng)過批準參照市場價格水平直接談判簽訂合同。建立互信互惠機制，雙方互利共盈，保證工期，降低采購成本。