趙志強(qiáng)，吳 兵，董君楓

（首都醫(yī)科大學(xué) 設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處，北京 100069）

在總結(jié)我國(guó)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，國(guó)家于2014年1月1日起在所有的行政事業(yè)單位施行《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》［1］，進(jìn)一步規(guī)范和引導(dǎo)我國(guó)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系建設(shè)。該規(guī)范對(duì)于深化我國(guó)正在進(jìn)行的行政事業(yè)單位改革，提高管理服務(wù)效益，將起到極大的促進(jìn)作用，同時(shí)也為行政事業(yè)單位內(nèi)部管理機(jī)制建設(shè)提供了強(qiáng)有力的政策支持和制度保障。

該規(guī)范對(duì)于作為事業(yè)單位重要組成部分的高校，加強(qiáng)預(yù)算管理、優(yōu)化資源配置、提高資金使用效率等方面提出了新的要求，也對(duì)提高高校內(nèi)部管理水平、規(guī)范內(nèi)部控制制度、加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)等都具有十分重要的意義［2］。

我校設(shè)備管理部門(mén)在內(nèi)控機(jī)制建設(shè)方面工作起步較早，已經(jīng)進(jìn)行了許多有益的探索與嘗試?！氨O(jiān)督工作中有我，我在監(jiān)督中工作”［3］的工作理念已經(jīng)形成，并已覆蓋于業(yè)務(wù)工作全口徑、貫穿于業(yè)務(wù)工作全過(guò)程。

1 應(yīng)用信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)痕跡化管理，全過(guò)程監(jiān)督

學(xué)校設(shè)備管理采取了許多控制措施，在主要職能中建立試劑耗材管理平臺(tái)、低值物資領(lǐng)用管理平臺(tái)、設(shè)備購(gòu)置管理平臺(tái)、平臺(tái)組項(xiàng)目申報(bào)管理平臺(tái)、資產(chǎn)賬務(wù)管理平臺(tái)、實(shí)驗(yàn)室管理平臺(tái)、設(shè)備維修管理平臺(tái)并陸續(xù)投入使用，逐步實(shí)現(xiàn)了全處所有工作職能的網(wǎng)絡(luò)管理、逐級(jí)審核、實(shí)時(shí)記錄、分級(jí)查詢、分類匯總和信息追溯。工作信息的實(shí)施共享，極大地提高了工作效率，提升了工作效果，體現(xiàn)了管理效益。

在上述7個(gè)工作信息化管理平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)節(jié)點(diǎn)、資金支付、物資設(shè)備的實(shí)時(shí)定位、過(guò)程追蹤、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和節(jié)點(diǎn)報(bào)表等功能，節(jié)省了人力資源、物力資源和時(shí)間資源，提高了物資管理效率［4］。各信息管理平臺(tái)執(zhí)行信息內(nèi)部公開(kāi)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供了物品采購(gòu)、使用情況的數(shù)據(jù)信息，提高了學(xué)校管理服務(wù)的效率與效益，為學(xué)校教學(xué)科研工作的開(kāi)展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐和條件保障。

針對(duì)試劑耗材購(gòu)置、使用及管理的特點(diǎn)，動(dòng)態(tài)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)將每一個(gè)項(xiàng)目的每一筆經(jīng)費(fèi)支出都清晰地記錄下來(lái)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可隨時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況，因而可提高經(jīng)費(fèi)使用的合理性，有效避免因?yàn)樽非笾Ц哆M(jìn)度而盲目購(gòu)置的現(xiàn)象。另外，學(xué)校職能管理人員將年度內(nèi)各經(jīng)費(fèi)購(gòu)置試劑、耗材的品種、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商等信息在校園網(wǎng)上公布，可以強(qiáng)化對(duì)試劑耗材的過(guò)程監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)對(duì)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)的規(guī)范化、科學(xué)化管理［4］。

通過(guò)設(shè)備采購(gòu)管理平臺(tái)，各設(shè)備使用人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和職能部門(mén)相關(guān)人員都可以上網(wǎng)瀏覽或查詢采購(gòu)信息，了解采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行狀態(tài)；歷史數(shù)據(jù)為采購(gòu)過(guò)程提供價(jià)格、已有設(shè)備數(shù)量等參照功能。統(tǒng)計(jì)分析功能可以根據(jù)用戶權(quán)限的不同對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)，并生成反映不同需求的統(tǒng)計(jì)報(bào)表［5］。信息化的管理平臺(tái)注重細(xì)節(jié)和實(shí)際應(yīng)用，例如：自動(dòng)檢驗(yàn)分包內(nèi)中標(biāo)金額總額與分包中標(biāo)金額相等，否則顯示錯(cuò)誤等細(xì)節(jié)；在每個(gè)模塊內(nèi)部設(shè)計(jì)了針對(duì)性強(qiáng)的查詢功能，力圖對(duì)設(shè)備采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行高速有效地管理。同時(shí)也能為學(xué)校節(jié)約管理成本，實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購(gòu)和管理環(huán)節(jié)的有序、高效、安全運(yùn)轉(zhuǎn)［6］。

2 確立工作流程標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化復(fù)核環(huán)節(jié)，形成工作閉環(huán)

業(yè)務(wù)工作程序標(biāo)準(zhǔn)控制，形成標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)處理流程。只有嚴(yán)格按照工作流程執(zhí)行，才能確保內(nèi)部控制能夠真正深入到日常工作中去。對(duì)學(xué)校設(shè)備管理的每項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，按申報(bào)、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收和復(fù)核5個(gè)步驟建立標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)處理程序［7］，并強(qiáng)化復(fù)核環(huán)節(jié)。

基于標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理手段，使得物資管理的每個(gè)工作節(jié)點(diǎn)和每個(gè)工作環(huán)節(jié)都得以在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中體現(xiàn)，換而言之，物資設(shè)備項(xiàng)目支出的真實(shí)性、及時(shí)性、必要性也都因?yàn)橄到y(tǒng)管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)得以充分的體現(xiàn)。經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人可以及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行、資金結(jié)算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各種問(wèn)題，減少因供貨不及時(shí)或經(jīng)費(fèi)問(wèn)題對(duì)學(xué)校教學(xué)科研的影響。

基于全流程的標(biāo)準(zhǔn)化工作管理平臺(tái)設(shè)計(jì)，清晰地界定了時(shí)間責(zé)任，有效地避免了工作環(huán)節(jié)之間的相互推諉，提升購(gòu)置項(xiàng)目執(zhí)行效率。信息化的管理服務(wù)平臺(tái)完善了物資采購(gòu)、驗(yàn)收、出入庫(kù)管理［8］等各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，擴(kuò)大了對(duì)各管理環(huán)節(jié)的監(jiān)督力度和監(jiān)督范圍，在完善部門(mén)內(nèi)控機(jī)制建設(shè)的同時(shí)有效避免隨意行為，積極創(chuàng)建規(guī)范、廉潔的管理服務(wù)工作環(huán)境。

嚴(yán)格建立并完善了工作數(shù)據(jù)月報(bào)平衡表制度。各個(gè)工作節(jié)點(diǎn)、各個(gè)工作環(huán)節(jié)將當(dāng)月工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、匯總、上報(bào)，進(jìn)入平衡表管理，形成工作閉環(huán)復(fù)核程序。對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的細(xì)節(jié)分析和綜合判斷，工作數(shù)據(jù)異常，即可實(shí)時(shí)反映，以便在最短的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理與糾正，避免管理漏洞和工作死角［9］。做到嚴(yán)格按照預(yù)算批復(fù)和項(xiàng)目明細(xì)清單，組織政府采購(gòu)業(yè)務(wù)工作；嚴(yán)格按照法律法規(guī)和上級(jí)文件，組織實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)；嚴(yán)格合同履約管理，認(rèn)真執(zhí)行驗(yàn)收程序；嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定保存政府采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)檔案。這“四嚴(yán)”是使內(nèi)部控制成為設(shè)備管理工作中的必不可少的一個(gè)要素，將各個(gè)工作流程融合在一起，最終達(dá)到建立一個(gè)流程標(biāo)準(zhǔn)、制約性強(qiáng)的內(nèi)部控制體系［10］。

3 實(shí)現(xiàn)不相容崗位分離，合理設(shè)置崗位，形成有效監(jiān)督

在完善內(nèi)部控制過(guò)程中需要保證不同崗位的制約平衡，需要保證崗位的權(quán)責(zé)對(duì)等，需要規(guī)范和完善規(guī)章制度建設(shè)［11-12］。

實(shí)現(xiàn)不相容崗位分離，合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，明確劃分職責(zé)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的分離措施，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制。對(duì)學(xué)校內(nèi)部不相容的職務(wù)進(jìn)行分離，通過(guò)明確的崗位劃分實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)部控制［1］。

我們?cè)诠ぷ鲀?nèi)容上實(shí)現(xiàn)資金、賬、物分離，出庫(kù)、入庫(kù)分離，預(yù)算與執(zhí)行分離，驗(yàn)收與執(zhí)行分離，購(gòu)置與管理分離。崗位設(shè)置上分工明確，設(shè)備管理辦公室負(fù)責(zé)購(gòu)置執(zhí)行，資產(chǎn)管理辦公室負(fù)責(zé)驗(yàn)收、賬、物管理，確認(rèn)復(fù)核后，設(shè)備管理辦公室按照資產(chǎn)管理辦公室的意見(jiàn)再進(jìn)行資金結(jié)算。人員安排上做到設(shè)備管理辦公室與資產(chǎn)管理辦公室主管處領(lǐng)導(dǎo)分離，資產(chǎn)賬務(wù)管理人員與實(shí)物庫(kù)房管理人員分離，購(gòu)置工作人員與驗(yàn)收工作人員分離。

在實(shí)現(xiàn)分離控制的同時(shí)也要考慮成本效益原則。單位內(nèi)部控制人員、層次增加，單位內(nèi)部問(wèn)題出現(xiàn)的可能性會(huì)減少，控制效果會(huì)好一些，但控制成本會(huì)相應(yīng)加大。所以在實(shí)際工作中不能過(guò)于追求單位內(nèi)部控制的層次和人員，要以高效、實(shí)用為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)單位的工作實(shí)際，有重點(diǎn)地、合理地設(shè)置內(nèi)控層次和人員崗位，明確各個(gè)層次的職責(zé)權(quán)限，強(qiáng)化各相應(yīng)層次的責(zé)任，才能提高單位內(nèi)部控制的有用性和效率性。

4 審計(jì)監(jiān)察工作前置，全程參與，全程監(jiān)督

審計(jì)監(jiān)察是對(duì)內(nèi)部控制執(zhí)行情況的一種十分有效的監(jiān)督形式，是對(duì)內(nèi)部控制的再控制。在當(dāng)前的內(nèi)部控制體系中，內(nèi)部控制的審計(jì)監(jiān)察職能已經(jīng)不僅僅局限在事后角色，為了適應(yīng)新形勢(shì)新情況，它已經(jīng)發(fā)展成為事前研判、事中監(jiān)督、事后反饋的全方位參與功能。因此，對(duì)于設(shè)備管理部門(mén)內(nèi)部控制體系而言，內(nèi)部控制的審計(jì)監(jiān)察職能也將起著舉足輕重的作用。工作中，我們采取審計(jì)監(jiān)察提前介入，變事后檢查糾正為事前規(guī)范執(zhí)行。大型儀器設(shè)備選型論證、參數(shù)論證、進(jìn)口論證、供應(yīng)商遴選、招投標(biāo)，均采取設(shè)備處組織實(shí)施、專家組意見(jiàn)決定、審計(jì)監(jiān)察全程監(jiān)督的模式開(kāi)展工作。

我們從“預(yù)警、監(jiān)督、檢查”3個(gè)層面對(duì)工作進(jìn)行遞進(jìn)式控制?！邦A(yù)警”是內(nèi)部控制的首要環(huán)節(jié)，是事前控制，具有告知提醒、避免決策失誤的作用；“監(jiān)督”是事中控制，是對(duì)各項(xiàng)工作執(zhí)行中可能出現(xiàn)的失誤和偏差，及時(shí)糾正，確保既定的標(biāo)準(zhǔn)工作流程正確有效地實(shí)施；“檢查”是事后控制，是在相關(guān)業(yè)務(wù)工作完成后，對(duì)其實(shí)施情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)，提出建設(shè)性管理意見(jiàn)。

5 結(jié)束語(yǔ)

我校設(shè)備管理部門(mén)經(jīng)過(guò)不斷的工作研究與實(shí)踐，在內(nèi)控機(jī)制建設(shè)方面進(jìn)行了富有成效的探索與實(shí)踐。但我們也清楚地認(rèn)識(shí)到內(nèi)控機(jī)制建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)效機(jī)制，需要我們不斷努力總結(jié)、提高和完善。定期地、系統(tǒng)地對(duì)內(nèi)部控制機(jī)制的符合性和有效性進(jìn)行梳理、分析和評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)及可能存在的問(wèn)題，提出內(nèi)部控制機(jī)制的改進(jìn)和優(yōu)化意見(jiàn)，以便不斷完善內(nèi)部控制機(jī)制，推動(dòng)高校設(shè)備管理水平的持續(xù)提高。

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