王 燕

(山東電子職業(yè)技術學院，山東 濟南 250300)

高職院校人事檔案管理信息化的實現需要一個逐步推進的過程，不是短期內就可以完成的。具體而言，可從以下幾個方面著手開展工作。

一、 加大宣傳力度，強化檔案意識

檔案意識是指人們對檔案、檔案工作的認知水平和了解程度，它在一定程度上反映了一個國家和民族的文明程度，是人事檔案賴以生存和發(fā)展的基礎。高職院校的人事檔案管理工作不是孤立的，其工作的開展受到各種條件的制約，如社會、學校領導、檔案工作人員等。

然而，大家目前并沒有認識到高職院校人事檔案工作的重要性。所以，檔案管理人員一定要加強與領導的溝通，引起領導對檔案工作的足夠重視，促使其將人事檔案管理工作納入學校的工作計劃，同時，要為檔案工作爭取足夠的經費和資源，以確保檔案工作的高效運轉。要通過各種方式加大檔案工作的宣傳力度，如可利用廣播、海報、校刊、會議等，提高大家的檔案意識，要讓大家切實體會到，人事檔案是學校選拔人才及人員任用的可靠依據，同時也是維護職工權益、澄清相關問題、落實相關待遇的可靠憑據。要激發(fā)教職工關心人事檔案的熱情，積極引導其主動向學校移交重要人事檔案材料，提高他們的檔案意識，形成一個全員共同參與檔案建立、檔案管理和檔案應用的和諧局面。

二、充實檔案內容，提高利用價值

現在的高職院校人事檔案主要包含了一些履歷性內容，是個人成長歷史的真實記載，為學校的黨組織工作和人事工作提供了可靠的信息參考。

但是隨著社會的發(fā)展 ，現行的人事檔案已經越來越不適應現行的人事體制，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“績”的材料少，不能很好地為學校人事工作和人事決策提供高質量的服務?，F行人事檔案中應該多加入反映干部本人知識結構、科研水平、專業(yè)特長、興趣愛好和成績等方面的材料，多注重個性特征、職業(yè)偏好等,使人事檔案始終處于動態(tài)的過程，避免人事檔案沒有任何個性、特點，出現“千人一面”的情況。人事管理部門很難從這樣的人事檔案中提取有意義、有價值的信息，為了避免這種情況的出現，我們必須定期對人事檔案材料進行鑒別、更新，使人事檔案“活”起來，使人事檔案內容處于不斷更新的狀態(tài)。

同時，要添加完善個人信用檔案的內容。人事部門可以利用有關檔案信息，針對每個人的基本情況，如個人特長、喜好、現實需求等采取不同的激勵措施和管理辦法，在最大限度地滿足成員需求的同時，提高員工的工作效率，確保部門高效正常運轉。

三、高職院校人事檔案信息化建設的統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化

高職院校人事檔案的統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。然而，現有的人事檔案信息化系統(tǒng)在統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化方面存在滯后和應用軟件混亂的狀況。

因此，在檔案信息化建設過程中制定與推行相關的標準規(guī)范尤為重要。要研發(fā)標準統(tǒng)一規(guī)范、可以推廣使用的管理應用軟件，首先要有規(guī)范的管理標準，包括：規(guī)定、規(guī)劃、標準、規(guī)范等。有了統(tǒng)一的標準就要執(zhí)行，使電子數據的整理、保存、轉發(fā)、使用等工作都實現有序化，避免出現不能兼容、各自為政、重復建設等現象。其次要有統(tǒng)一的技術標準規(guī)范，包括文件、檔案的數據存儲壓縮規(guī)范、數據交換標準規(guī)范、數據加密、水印技術規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設施技術標準等。

同時，高職院校應該根據學校自身的特點和工作需要，建立各項有效的規(guī)章制度，在規(guī)范使用人事檔案管理系統(tǒng)的同時，使人事檔案管理工作有章可循，科學規(guī)范。

四、建立人事檔案管理信息系統(tǒng)

要想建立人事檔案管理系統(tǒng)，就需要有一個存儲人事檔案基礎信息的數據庫，這些數據可以作為構建人事檔案管理信息系統(tǒng)的基礎。在建立信息數據庫的過程中，檔案管理人員首先要確保人事檔案信息的真實性，包括：出生年月、參加工作時間、加入黨、團的時間以及學歷學位等問題。特別是出生年月，出現的問題比較多，有的材料記載公歷生日，有的材料記載農歷生日，有的僅出生年月這一問題，一份檔案中就有四五個版本，這種情況要特別注意，凡原始材料中記載不一致的，一定要仔細審查，以組織核定為準。

其次，在人事檔案材料從紙質檔案到電子檔案的轉變過程中，要確保人事檔案信息本身的準確性和完整性，如需要將紙質的檔案文件通過掃描儀、微縮影像等數字設備轉化為易于復制的電子格式時要及時轉換。同時要做到對各條檔案信息逐一核對，確保檔案材料本身真實、無誤。

再次，人事檔案的內容要全面詳實、信息準確，不僅要包括人員基本情況，而且要包括人員的學習經歷、工作情況、職務、職稱、工資的演變情況，科研成果及家庭成員關系情況等。通過數據庫建立人事檔案部門便于查找、比較、分析、統(tǒng)計的檢索工具，這個系統(tǒng)要具有良好的操作界面，便于工作人員對相關人事數據的輸入和輸出，同時還應具備簡便的搜索、改正、統(tǒng)計分析等功能。為了提供信息檢索的效率，當相關人員人事信息變動時，系統(tǒng)要及時更新。一些基本的人事信息，如工資調整、職位變化、組織關系等，可作為人事部門的決策參考，同時，該系統(tǒng)還可以對現有的人事信息進行分析、總結，并可對將來的人事情況走勢做必要的前瞻分析，為領導的決策提供最大限度的數據支持。

五、做好人事檔案數據資料的保密和安全工作

人事檔案不是孤立的，它既具有個人性，又具有社會性，既是個人學習經歷、崗位變動、獎懲信息的記錄，又是每個人社會活動的一個縮影，因此，從某種意義上講，檔案屬于個人隱私，同時又屬于國家和黨組織的秘密。然而，在當前檔案系統(tǒng)的條件下，由于對檔案使用者、使用范圍、使用目的等的管理均不甚規(guī)范，因此具有很大的安全隱患，存在較大的安全風險。

故而，檔案管理人員一定要重視檔案信息安全，將信息安全放在突出位置，強化安全保密意識，制定積極有效的檔案查閱制度。人事檔案的查閱可以包括公開的信息和非公開的信息兩個組成部分。公開的信息可以包括姓名、性別、籍貫、出生年月、參加工作時間、學習經歷、工作經歷以及崗位和職稱變化等。非公開的信息可以包括個人鑒定、薪級變化、評價、懲罰、處分等涉及個人隱私的材料。

對于在互聯(lián)網上公開提供相關服務的檔案信息，對查閱人要進行嚴格的身份權限認證，同時，對于保密范圍的人事信息，一定要嚴格禁止網上共享，確保管理系統(tǒng)數據的安全可靠。平時對數據庫要及時進行備份，處理好信息數據庫公開使用、限制使用和內部使用的界限，嚴把人事檔案利用審查關，不該提供的內容絕不提供。要對高職院校人事檔案進行信息化，同時又要切實保證相關信息的安全，要正確處理好開發(fā)和保密、利用與安全的關系。

建立安全技術保障體系，根據檔案信息使用者的不同目的，設定使用權限，根據不同密級，確定控制訪問的許可范圍。

六、加強學習，增強檔案管理人員素質

首先，要提高人事檔案管理人員的政治素質，一方面，在思想政治上要與黨中央保持高度一致，以科學發(fā)展觀和創(chuàng)新的理念武裝頭腦。另一方面，要嚴格遵守保密制度，提高責任心，同時還應具有良好的職業(yè)操守，絕不出現檔案資料的漏歸、錯歸現象，虛假材料要一律剔除，讓其無處藏身，以飽滿的工作熱情、嚴格謹慎的做事態(tài)度、良好的專業(yè)素養(yǎng)服務于人事檔案事業(yè)。

其次，要建立良好的學習機制，定期對檔案工作人員進行各種形式的培訓，通過講座、知識小競賽等對人事檔案的新政策、新制度進行學習。同時，對其要增強業(yè)務知識的培訓，在拓寬其知識面的基礎上，提高其綜合分析能力，還要加強計算機基礎知識和人事檔案管理系統(tǒng)的掌握和運用，努力使高職院校人事檔案工作人員成為既具備檔案專業(yè)素養(yǎng)，又熟練掌握計算機相關信息技術的復合型專業(yè)人才。

高職院校的人事檔案管理主要是以高校的改革發(fā)展為中心，為高校的人力資源開發(fā)、信息利用等提供服務。而高校是以教學和科研為主要業(yè)務的事業(yè)機構，有著得天獨厚的軟硬件環(huán)境條件，為建設和實現檔案信息化創(chuàng)造了條件。我們應該充分發(fā)揮高校自身的特點，以科學發(fā)展觀為指導，立足現在，規(guī)劃未來，更好地為高職院校服務，為教職工服務，從而推動高校人事檔案工作的健康、順利發(fā)展。