張 瑾

(山東女子學(xué)院，山東 濟(jì)南 250300)

一、高校人事檔案管理信息化的重要性

在高校人事管理工作中，人事檔案管理工作占據(jù)著非常重要的位置。其主要指對(duì)高校師生、工作人員等的人事檔案的存放與管理，這項(xiàng)工作的有效展開有利于高校的人事管理。但據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校人事檔案管理工作狀況并不理想，許多高校對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，管理模式、方法等陳舊落后，管理效率不高。為此，在信息化時(shí)代的發(fā)展背景下，創(chuàng)新高校人事檔案管理，構(gòu)建信息化的人事檔案管理模式，對(duì)于有效提高高校人事檔案管理的服務(wù)水平與效率十分有利。

針對(duì)高校人事檔案管理的堪憂現(xiàn)狀，高校人事檔案管理模式必須緊隨高校人事制度的變化而不斷進(jìn)行革新，根據(jù)新形勢(shì)與新要求進(jìn)行不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新。伴隨計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理信息化顯然十分重要，這是促進(jìn)高校人事檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理模式的必然趨勢(shì)。合理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以大大提高高校人事檔案管理的工作效率，幫助高校檔案管理人員快速處理檔案的統(tǒng)計(jì)、檢索、編目等工作，減輕其工作壓力。同時(shí)，便捷的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊，能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息資源的實(shí)時(shí)共享，這為高校人事管理工作提供了大量的信息依據(jù)，利于高校高層做出正確的決策判斷。由此可見，建立健全創(chuàng)新型信息化的高校人事檔案管理具有重要意義。

二、信息化背景下高校人事檔案管理的創(chuàng)新研究

(一)樹立創(chuàng)新意識(shí)，優(yōu)化制度保障

在信息化時(shí)代的發(fā)展背景下，高校人事檔案管理工作人員需要樹立創(chuàng)新意識(shí)，積極利用科學(xué)技術(shù)來優(yōu)化與提升高校的人事檔案管理，以實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化、自動(dòng)化，促進(jìn)高校人事檔案管理工作的有效性與及時(shí)性。創(chuàng)新高校人事檔案管理的工作理念，是推進(jìn)高校人事檔案管理工作不斷取得進(jìn)步的必然要求，但要實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的信息化創(chuàng)新管理，還需要建立健全管理制度，以優(yōu)化制度保障來促進(jìn)高校人事檔案管理工作的順利開展。管理制度的建立健全與創(chuàng)新需要考慮人事檔案管理工作的整個(gè)流程，包括前期工作的各方面(如材料收集、鑒別、歸檔、整理等)、后期工作的各方面(如保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、保密等)，這些都需要在高校人事檔案的管理制度中有所涉及。同時(shí)，還需要包括工作細(xì)則、崗位職責(zé)等方面內(nèi)容。

(二)加強(qiáng)技術(shù)引進(jìn)，建立信息化管理模式

實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的信息化管理，加強(qiáng)技術(shù)引進(jìn)是基本保障，這是建立信息化高校人事檔案管理模式的必要前提。高校的人事檔案管理主要是針對(duì)工作人員檔案的管理，他們的工作成績(jī)、工作能力都充分記錄在人事檔案中，這項(xiàng)工作的有效開展有利于高校選人用人與實(shí)現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置。在信息技術(shù)的支持下，為高校構(gòu)建一個(gè)人才資源共享平臺(tái)，科學(xué)、分類管理人事檔案材料，實(shí)現(xiàn)人事管理工作與檔案信息存儲(chǔ)的同步進(jìn)行，以形成綜合性的人力資源信息庫。高校要建立科學(xué)的人事檔案管理信息體系，就需要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)筑一個(gè)全面、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)高校所有工作人員和學(xué)生的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理、細(xì)致劃分。要以計(jì)算機(jī)為主要工具，充分實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化與自動(dòng)化，擴(kuò)大人事檔案信息服務(wù)范圍，以提高人事檔案管理的實(shí)用性。

(三)建立專業(yè)化管理隊(duì)伍，提升管理人員專業(yè)水平

當(dāng)前，許多高校為節(jié)省開支并未組建一支專業(yè)化的人事檔案管理隊(duì)伍，大多由一般工作人員來進(jìn)行人事檔案管理工作，甚至于有些高校直接選用兼職大學(xué)生來管理。可想而知，這些都是造成高校人事檔案管理工作效率極低、問題突出的主要緣由。因此，為了提高高校人事檔案管理工作的效率，建立專業(yè)化的管理隊(duì)伍尤為重要，同時(shí)還需對(duì)管理隊(duì)伍中的工作人員進(jìn)行思想與業(yè)務(wù)方面的雙重培訓(xùn)，以提高高校人事檔案管理人員的思想素質(zhì)與專業(yè)服務(wù)水平。要對(duì)高校人事檔案的管理人員進(jìn)行思想政治教育、職業(yè)道德教育，以提高其思想政治水平，增強(qiáng)其職業(yè)道德、責(zé)任心、敬業(yè)精神等。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)與方法，這也是加快實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的有效保障。

(四)創(chuàng)新個(gè)性化管理方式，完善管理監(jiān)督機(jī)制

高校人事檔案信息化管理為促進(jìn)高校充分實(shí)施公開、公平、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)的人才選拔機(jī)制提供了可能的條件。而創(chuàng)新個(gè)性化管理方式，為高校各類人才提供個(gè)性化檔案服務(wù)，并完善人事檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，利于發(fā)揮高校人事檔案信息化管理工作的最大作用。高校人事檔案管理工作人員可以從個(gè)性特征、專業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)能力三個(gè)方面入手，對(duì)高校各種人才進(jìn)行不同層次的檔案劃分與歸類，這樣能夠?qū)@些人才進(jìn)行綜合的初步評(píng)價(jià)，以充分挖掘其優(yōu)勢(shì)，從而利于高校的高層領(lǐng)導(dǎo)全面了解人才，達(dá)到選好人才、用好人才的最佳效果。除此之外，高校人才檔案管理監(jiān)督機(jī)制的完善工作需要同步進(jìn)行，對(duì)高校人事檔案管理部門的工作全過程進(jìn)行合法化監(jiān)督，從而確保高校人事檔案管理合法化、公開化。

三、結(jié)語

科學(xué)、創(chuàng)新的管理是促進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域、各項(xiàng)工作順利有效落實(shí)與開展的保障，對(duì)于高校人事檔案管理工作也是如此。信息化、創(chuàng)新型的高校人事檔案管理，能夠有效推動(dòng)高校人事工作的開展，對(duì)于高校的科學(xué)發(fā)展極為有利。順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求，高校應(yīng)注重建立人事檔案管理工作的信息化、創(chuàng)新化，這不僅能夠充分利用現(xiàn)代化管理技術(shù)提升高校人事檔案管理工作的效率，而且積極采取相應(yīng)的創(chuàng)新管理也利于促進(jìn)高校人事檔案管理與人事工作的有效開展。