陳衛(wèi)國(guó),程慧紅,張強(qiáng)民,黃 義,張安全,胡常海

(1.安慶市花涼亭灌區(qū)管理局,安徽 安慶 246411; 2.安慶市花涼亭灌區(qū)管理局渠首電站所,安徽 安慶 246412)

1 灌區(qū)檔案管理現(xiàn)狀

花涼亭灌區(qū)位于安徽西南丘陵,皖河流域長(zhǎng)河與華陽(yáng)河水域,是國(guó)家大Ⅱ型灌區(qū),灌溉區(qū)域控制面積1 407.6 km2,農(nóng)業(yè)灌溉面積105.83 km2,累計(jì)輸水169億m3,灌溉農(nóng)田約160萬(wàn)hm2,共創(chuàng)造社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益70多億元。花涼亭灌區(qū)檔案始建于1962年,2005年按國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整改修訂、驗(yàn)查、清理、編冊(cè)入檔。目前灌區(qū)有檔案庫(kù)房4間,檔案信息自動(dòng)化大廳1間,柜架25個(gè)?，F(xiàn)藏有檔案5 879卷(冊(cè)),工程繪圖約311張,計(jì)2 474件，其中工程、財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)檔案3 700多卷(本)。設(shè)水管經(jīng)濟(jì)檔案分析室，檔案室面積106m2,庫(kù)房面積190m2,檔案庫(kù)保存了灌區(qū)建成以來(lái)的灌溉水利年鑒資料,初建、改擴(kuò)建與節(jié)水改造、旱澇災(zāi)害等珍貴原始數(shù)據(jù)檔案資料。設(shè)置實(shí)物檔案柜和密集架，配備電腦、查詢(xún)機(jī)等設(shè)備以及自動(dòng)化管理系統(tǒng)設(shè)施平臺(tái)，基本形成灌區(qū)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、查詢(xún)一體化管理，檔案建設(shè)初具規(guī)模。2007年12月花涼亭灌區(qū)被評(píng)為省級(jí)檔案管理一級(jí)單位。

花涼亭灌區(qū)發(fā)展初期為粗放式經(jīng)營(yíng)模式:水利建設(shè)投入不足、低水平重復(fù)建設(shè)、工程設(shè)施利用效率低下。這不僅制約灌區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,也給檔案管理帶來(lái)一定束縛。灌區(qū)經(jīng)濟(jì)檔案建設(shè)與管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作,需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給予高度重視。然而,灌區(qū)經(jīng)濟(jì)檔案在農(nóng)業(yè)灌溉經(jīng)濟(jì)中的作用并未真正發(fā)揮,檔案規(guī)范建設(shè)起步晚、標(biāo)準(zhǔn)低、發(fā)展慢。灌區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后,資料歸檔率低,檔案中工程、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)等指標(biāo)數(shù)據(jù)混雜,檔案咨詢(xún)服務(wù)不強(qiáng)、解釋不清、查詢(xún)不明,在農(nóng)業(yè)水利政策調(diào)整和灌區(qū)變化時(shí)檔案也未及時(shí)進(jìn)行修訂整理,沒(méi)有完全反映灌溉經(jīng)濟(jì)的特殊性,從而影響定量核算[1]。

2 灌區(qū)檔案管理存在的問(wèn)題

a. 歸檔率不高，資料不完整。盡管花涼亭灌區(qū)經(jīng)濟(jì)檔案建設(shè)與管理已取得一定效果,但還存在歸檔速度慢、內(nèi)容不全面、制度不規(guī)范,資料整理不夠全面,整理方法不科學(xué),檔案信息查詢(xún)、服務(wù)不力等問(wèn)題。檔案間接性、潛在性、滯后性特點(diǎn)未得到充分地認(rèn)識(shí),經(jīng)濟(jì)檔案管理工作往往被水管單位管理員忽視。例如:對(duì)涉及工程質(zhì)量驗(yàn)收的經(jīng)濟(jì)檔案資料未能跟蹤和檢查,有的基層水管科室雖保存招投標(biāo)財(cái)務(wù)檔案文件,卻沒(méi)有保留該環(huán)節(jié)最重要評(píng)標(biāo)報(bào)告,并未及時(shí)送達(dá)歸檔[2]。檔案資料分類(lèi)所設(shè)結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)平臺(tái)、語(yǔ)義注釋、業(yè)務(wù)流程、制度方法等不齊備,經(jīng)濟(jì)檔案數(shù)據(jù)資料質(zhì)量偏差，影響了工程檔案效果。灌區(qū)檔案缺少專(zhuān)職管理人員,兼職人員多,例如科室會(huì)計(jì)員兼管檔案文書(shū)與統(tǒng)計(jì)工作,一手多用,對(duì)會(huì)計(jì)檔案來(lái)龍去脈不清楚,籠統(tǒng)歸納,出現(xiàn)重復(fù)歸檔,增加檔案管理的難度,沒(méi)有制訂檔案管理規(guī)章制度,由于經(jīng)濟(jì)檔案管理方法落后嚴(yán)重影響了歸檔質(zhì)量,無(wú)法滿(mǎn)足灌區(qū)檔案管理建設(shè)發(fā)展要求。

b. 檔案管理分類(lèi)及形式不全。經(jīng)濟(jì)檔案有多種,包括年度與季期經(jīng)濟(jì)變化、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)與人員變動(dòng)、分析附錄及備件說(shuō)明、會(huì)計(jì)文件和會(huì)議紀(jì)要等類(lèi)型,各分類(lèi)法的編輯與選擇不充分、顯得混亂。灌溉經(jīng)濟(jì)檔案信息管理在多樣化、分段式方面,缺乏統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、系統(tǒng)的管理,存在規(guī)則綜合空隙。在農(nóng)村灌溉經(jīng)濟(jì)管理中,許多變量因素是相互制約、相互關(guān)聯(lián)的,只有管理好灌區(qū)經(jīng)濟(jì)檔案，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，細(xì)化歸檔整理、優(yōu)化檔案信息,才能真實(shí)反映灌區(qū)灌溉供水實(shí)際情況。尤其是在防洪除澇、農(nóng)業(yè)灌溉、城鄉(xiāng)供水、水土保持等工程體系中,檔案信息的監(jiān)察等工作,還存在不全面、不細(xì)致、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、組卷凌亂、內(nèi)容單一等問(wèn)題。

c. 基礎(chǔ)設(shè)施不完善。灌區(qū)改擴(kuò)建及配套設(shè)施工程建設(shè)緩慢,影響了檔案管理建設(shè)工作,反映在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案管理方式落后,標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高等方面。

3 加強(qiáng)灌區(qū)檔案管理的對(duì)策及建議

a. 創(chuàng)新管理模式,引領(lǐng)灌區(qū)經(jīng)濟(jì)檔案上臺(tái)階?？茖W(xué)管理花涼亭灌區(qū)水利經(jīng)濟(jì)檔案,大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,多層次、多方位、多形式向各農(nóng)業(yè)部門(mén)和社會(huì)提供經(jīng)濟(jì)服務(wù),是實(shí)現(xiàn)灌區(qū)水利檔案自身價(jià)值和經(jīng)濟(jì)管理的根本目的。建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的農(nóng)業(yè)水利經(jīng)濟(jì)科技檔案,是花涼亭灌區(qū)檔案建設(shè)與管理根本要求,對(duì)檔案驗(yàn)收監(jiān)督檢查顯得十分重要,尤其反映在農(nóng)業(yè)匯總整形上報(bào)的灌溉供水、財(cái)會(huì)、基建、水文、水資源、水土保持、勘測(cè)與規(guī)劃設(shè)計(jì)等灌區(qū)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)文件資料方面,按經(jīng)濟(jì)、工程、人事檔案分類(lèi)，細(xì)化歸檔范圍，明確整編內(nèi)容，科學(xué)有效地規(guī)范管理經(jīng)濟(jì)檔案。實(shí)現(xiàn)灌區(qū)檔案資料的數(shù)據(jù)科學(xué)化管理和網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理手段的現(xiàn)代化、檔案咨詢(xún)業(yè)務(wù)智能化,滿(mǎn)足灌區(qū)農(nóng)業(yè)水利灌溉、渠道改擴(kuò)建與節(jié)水工程多方位、多區(qū)域利用經(jīng)濟(jì)檔案資料的需求,為灌區(qū)水利發(fā)展和農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)提供方便、快捷、高效的經(jīng)濟(jì)檔案服務(wù)功能[3]。

b. 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)支撐經(jīng)濟(jì)檔案建設(shè)與管理。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計(jì)算機(jī)化,還應(yīng)以經(jīng)濟(jì)服務(wù)為中心開(kāi)發(fā)檔案系統(tǒng),提高灌區(qū)經(jīng)濟(jì)檔案綜合利用率,夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。督促灌區(qū)各縣水利基層單位做好檔案管理工作，經(jīng)常性地開(kāi)展綜合性檔案管理員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),培養(yǎng)農(nóng)業(yè)灌溉電子文檔會(huì)計(jì)員、經(jīng)濟(jì)分析員與電子檔案管理員是灌區(qū)的當(dāng)務(wù)之急。

c. 科技檔案一體化管理模式。信息智能化管理范制是經(jīng)濟(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理業(yè)務(wù)分析服務(wù)硬件和軟件的采用,以及高科技設(shè)施引進(jìn)和普及是花涼亭灌區(qū)農(nóng)業(yè)灌溉檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的首要任務(wù)。所謂科技檔案一體化管理是指水利工程業(yè)務(wù)檔案經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)、分析與財(cái)務(wù)管理、圖書(shū)信息工作一體化,依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),從經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)論的角度出發(fā),對(duì)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理,使檔案管理系統(tǒng)化和規(guī)范化[4]發(fā)揮檔案及其總體最大效能,確保灌區(qū)經(jīng)濟(jì)檔案管理的高效和優(yōu)化,完成業(yè)務(wù)全程、集成、優(yōu)化、綜合的檔案管理程控系統(tǒng)?；鐾す鄥^(qū)檔案文件資料及數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)管與控制、組卷模塊程控開(kāi)發(fā)是連接農(nóng)業(yè)灌區(qū)自動(dòng)化信息通道,進(jìn)行經(jīng)濟(jì)文檔一體化研究和開(kāi)發(fā)的必備工作,集中體現(xiàn)在農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)轉(zhuǎn)庫(kù)、組卷上。

d. 著力夯實(shí)基層檔案基礎(chǔ),提高管理效率。實(shí)行水管檔案保密、統(tǒng)計(jì)檢索編研、監(jiān)督檢查制度。隨著農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整變化,低碳高效農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,種植更加集約化,農(nóng)民對(duì)用水的質(zhì)量要求越來(lái)越高，因此必須加快灌溉現(xiàn)代化建設(shè),提高花涼亭灌區(qū)基層單位經(jīng)濟(jì)檔案的服務(wù)水平,最大限度地提高供水的生產(chǎn)率和經(jīng)濟(jì)效率,對(duì)水量、水費(fèi)和水信息的檔案實(shí)行科學(xué)管理。提高檔案管理效應(yīng)與灌區(qū)后勤基礎(chǔ)性工作是分不開(kāi)的,如設(shè)置合理的檔案管理機(jī)構(gòu),配備高素質(zhì)的檔案管理員,嚴(yán)格做好灌區(qū)工程、會(huì)計(jì)檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理維護(hù),及時(shí)解決異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)整合問(wèn)題、檔案業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)設(shè)計(jì)、會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理等問(wèn)題,是灌區(qū)經(jīng)濟(jì)檔案管理業(yè)務(wù)工作效率提高的關(guān)鍵。

4 結(jié) 語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案工作現(xiàn)代化的一個(gè)重要尺度[3],是提高灌區(qū)檔案工作效率的必由之路。加快花涼亭灌區(qū)經(jīng)濟(jì)檔案管理建設(shè)步伐,適應(yīng)現(xiàn)代大農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息化發(fā)展趨勢(shì),是灌區(qū)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,也是花涼亭灌溉經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的根本保證。

參考文獻(xiàn)：

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