宋青霞

（濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司辦公室，山東濟(jì)南 250101)

經(jīng)濟(jì)與管理

加強(qiáng)電子文件歸檔管理的措施

宋青霞

（濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司辦公室，山東濟(jì)南 250101)

電子文件是檔案信息資源的重要組成部分，應(yīng)從電子文件形成到歸檔管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，采用切實(shí)可行的技術(shù)管理手段進(jìn)行有效的歸檔管理。通過采取防寫技術(shù)、信息加密技術(shù)等數(shù)字信息安全技術(shù)及完善的管理措施，確保歸檔電子文件的真實(shí)性；從個(gè)體和整體兩個(gè)層次上，保證電子文件歸檔的齊全完整性；總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，做好邏輯歸檔和物理歸檔工作。

電子文件；歸檔管理；信息技術(shù)

1 前言

電子文件是信息化條件下文件和檔案的一種新型載體，是檔案信息資源的重要組成部分，加強(qiáng)歸檔管理的重要性不言而喻。目前，由于各企業(yè)辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平參差不齊，對(duì)電子文件管理的手段也各不相同，在進(jìn)行歸檔工作過程中或多或少地存在著若干問題和困擾，例如怎樣確保電子檔案的真實(shí)性、完整性及處理好邏輯歸檔和物理歸檔的關(guān)系等。在此，筆者以為應(yīng)從電子文件形成到歸檔管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，采用切實(shí)可行的技術(shù)管理手段，來進(jìn)行有效的歸檔管理。

2 電子文件歸檔管理手段

電子文件歸檔，具有依賴計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)、信息形態(tài)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及可變性和不安全性等特點(diǎn)，所涉及的環(huán)節(jié)較多，受到的制約因素復(fù)雜，需要電子文件形成部門、檔案管理部門、檔案軟件公司和OA信息管理等部門協(xié)同強(qiáng)化歸檔管理手段。

2.1 確保歸檔電子文件的真實(shí)性

電子文件歸檔形成電子檔案，其行政效力及法律證據(jù)作用的發(fā)揮從根本上依賴其真實(shí)性的保證，因此能否應(yīng)對(duì)電子檔案真實(shí)性的挑戰(zhàn)顯得極為重要。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案真實(shí)性威脅主要來自于未授權(quán)用戶的非法纂改，由于這種篡改極易被發(fā)現(xiàn)，檔案部門通過逐步完善并嚴(yán)格執(zhí)行管理制度就能解除威脅；而對(duì)電子檔案而言，不但未授權(quán)用戶非法篡改的幾率增加，而且出現(xiàn)了更多軟硬件網(wǎng)絡(luò)方面的威脅因素，僅靠傳統(tǒng)的管理方法無法保證其真實(shí)性。如今電子文件歸檔管理的核心目標(biāo)之一就是如何維護(hù)電子檔案的真實(shí)性，無論電子文件的歸檔格式與其生成或收發(fā)格式是否相同，都必須能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來生成或收發(fā)的內(nèi)容，使電子檔案具有與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣的法律憑證價(jià)值。對(duì)此，數(shù)字信息安全技術(shù)對(duì)于拯救電子檔案所面臨的真實(shí)性危機(jī)就顯得異常重要。

目前，對(duì)電子文件真實(shí)性的維護(hù)采取的技術(shù)措施主要有：防寫技術(shù)、信息加密技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)（數(shù)字簽名技術(shù)、報(bào)文認(rèn)證技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)）、訪問控制技術(shù)（防火墻、身份驗(yàn)證）、防病毒技術(shù)、審計(jì)技術(shù)。同時(shí)，維護(hù)電子檔案真實(shí)性同樣需要執(zhí)行一套完善的管理措施。目前主要管理措施：1）嚴(yán)格界定管理人員的職責(zé)權(quán)限；2）超前介入電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)；3）全程記錄電子文件生命周期的各項(xiàng)操作；4）建立真實(shí)性的驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證體系。

2.2 保證歸檔電子文件的齊全完整性

維護(hù)電子檔案的完整，一方面要從數(shù)量上保證檔案的齊全，不要?dú)埲倍躺?；另一方面從質(zhì)量上，即從系統(tǒng)性方面維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不要人為地割裂分散，或者零亂堆砌。紙質(zhì)檔案完整性包括單份檔案個(gè)體完整和相關(guān)檔案整體齊全完整，實(shí)際工作中單份檔案的完整性問題并不突出，更多的是具有有機(jī)聯(lián)系的相關(guān)檔案的齊全完整問題，可通過設(shè)置合理的歸檔范圍和完善的保管制度來實(shí)現(xiàn)維護(hù)。電子檔案的完整性具有個(gè)體和整體兩層含義。由于電子文件邏輯結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而且容易在傳輸、遷移的過程中發(fā)生信息丟失，所以檔案文件個(gè)體完整性在數(shù)字環(huán)境下就突顯出來，成為數(shù)字檔案完整性維護(hù)的重要內(nèi)容，與此同時(shí)，紙質(zhì)環(huán)境中強(qiáng)調(diào)的相關(guān)檔案文件的整體齊全性問題在數(shù)字環(huán)境中已變得越發(fā)復(fù)雜，同樣不容輕視。

個(gè)體層次的完整性維護(hù)是電子檔案完整性維護(hù)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。個(gè)體的完整是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。其中內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息是組成文件的三要素，通過元數(shù)據(jù)來進(jìn)行具體定義、規(guī)定和描述并予以集中，因此要通過完整合理地采集上述三要素的相關(guān)數(shù)據(jù)并進(jìn)行妥善保存，來實(shí)現(xiàn)電子檔案個(gè)體層次上的完整性要求，需要確定合理的元數(shù)據(jù)集，制定科學(xué)的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)。

電子檔案整體的完整是指圍繞某一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)所形成的所有電子檔案的數(shù)量齊全，著眼于電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，要求將同一社會(huì)活動(dòng)中形成的具有有機(jī)聯(lián)系的所有電子檔案進(jìn)行有序集合，完整客觀地再現(xiàn)該社會(huì)活動(dòng)的總體面貌和全部過程。由于同一社會(huì)活動(dòng)形成的電子檔案可能存在于不同的信息系統(tǒng)中，不能忽略它們之間的有機(jī)聯(lián)系，應(yīng)一并歸檔管理。

在通過接口程序進(jìn)行電子文件歸檔的實(shí)踐中，一方面，由于技術(shù)上的問題可能造成某些簽名或文件丟失現(xiàn)象，這需要對(duì)照紙質(zhì)文件進(jìn)行完整性檢測。但由于目前電子檔案的完整性檢測主要是靠人工完成的，而人工監(jiān)測又受到監(jiān)測條件及其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心等的制約，其質(zhì)量較難得到保證，所以有必要把歸檔環(huán)節(jié)提前到文件形成階段。在OA系統(tǒng)中對(duì)電子文件實(shí)施前端控制和全程規(guī)范化管理，提高系統(tǒng)的自動(dòng)化水平。另一方面，在一個(gè)有著幾十個(gè)全宗的公司檔案管理系統(tǒng)中，如果各二級(jí)單位檔案員不能做到按規(guī)定要求歸檔，極易造成一份文件在一個(gè)系統(tǒng)里充重復(fù)歸檔，存儲(chǔ)設(shè)備就有可能被垃圾文件所充斥，所以必須及時(shí)清除，真正做到該歸檔的必須歸檔，不該歸檔的堅(jiān)決不歸檔。

2.3 做好邏輯歸檔和物理歸檔工作

邏輯歸檔是指將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。物理歸檔是指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，并向檔案部門移交的過程。

物理歸檔按傳輸方式又可分為網(wǎng)絡(luò)歸檔和介質(zhì)歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的服務(wù)器地址中，并存儲(chǔ)在檔案部門本地載體的過程，也稱在線式歸檔；介質(zhì)歸檔是指電子文件存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門，也稱卸載式歸檔。

總結(jié)實(shí)際工作中的管理經(jīng)驗(yàn)，電子文檔歸檔工作可采取以下方式：1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。2）要求歸檔的電子文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理后，刻錄到耐久性較好的只讀光盤載體上，制作3套分別用于封存保管、查閱使用、異地保存。加密電子文件，應(yīng)在解密后再制作拷貝。存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具應(yīng)貼明標(biāo)簽，注明載體參數(shù)及序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期、硬件環(huán)境、軟件環(huán)境等信息，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。3）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存儲(chǔ)相應(yīng)的查看軟件。相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等也應(yīng)一同歸檔。歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫歸檔電子文件登記表首頁，以件為單位填寫續(xù)頁。對(duì)需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。4）對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測，檢測各電子文件所依賴的硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。電子文件歸檔前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔鑒定，對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，確定密級(jí)和保管期限。

3 結(jié)語

電子文件歸檔工作是一項(xiàng)管理和技術(shù)相結(jié)合的較為復(fù)雜和細(xì)致的重要工作，雖然在實(shí)際工作過程中難免會(huì)遇到一些問題，但是只要檔案部門管理人員與檔案軟件公司和OA信息管理部門的技術(shù)人員能夠高度重視，加強(qiáng)工作溝通協(xié)調(diào)，密切合作，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)，電子文件歸檔工作一定會(huì)更加科學(xué)規(guī)范，管理水平隨之不斷提升，以發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

Measuresof Enhancing Electronic Filing Management

SONG Qingxia

（The Administrative Office of Jinan Iron and Steel Group Corporation,Jinan 250101,China）

Electronic documents are important components of archive information resource,for which effective filing management should be carried out by adopting practical technological measures.To ensure authenticity of the filing electronic files by adopting digital information security as writing protection technology,encipherment protection and perfect management measures;to ensure completeness and integrity of the filing electronic files individually and generally;to draw lessons and accumulate experiences to do a good job in logical and physical filings.

electronic documents;filing management;authenticity;integrity

G275.7

B

1004-4620（2014）03-0065-02

2014-04-28

宋青霞，女，1967年生，2006年畢業(yè)于北京科技大學(xué)控制工程專業(yè)?，F(xiàn)為濟(jì)鋼辦公室檔案館高級(jí)工程師，從事計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作。