韋曉燕

(河池學(xué)院 教師教育學(xué)院,廣西 宜州 546300)

高校教學(xué)與科研能良好運轉(zhuǎn)、和諧發(fā)展的關(guān)鍵在于管理模式。當下我國高校普遍采用“兩級管理、以院系為主”的管理模式。學(xué)校一級管理，主要設(shè)置學(xué)校辦公室、教務(wù)處等行政部門和教輔部門，以保障人才培養(yǎng)目標的順利實施。二級管理，主要是各院系基層教學(xué)單位的管理機構(gòu)。目前，地方本科院校將逐步轉(zhuǎn)型培養(yǎng)應(yīng)用型人才。在人才培養(yǎng)模式的調(diào)整中，各院系在辦學(xué)理念、教學(xué)模式、教學(xué)管理與行政管理等各方面均發(fā)生質(zhì)的變化。面對新形勢、 新任務(wù)與新要求, 院系二級辦公室管理的管理理念、管理人員的素質(zhì)等面臨嚴峻挑戰(zhàn)。林健平認為，高校辦公室管理存在四大問題：“辦公室職能和目標模糊不清、辦公室工作人員整體素質(zhì)不高、辦公室管理缺乏有效的運行機制、辦公室管理技術(shù)和手段滯后”。[1]宋銀玲認為，高校院系辦公室工作具有“行政管理、關(guān)系協(xié)調(diào)、綜合服務(wù)、教研輔助”的四大職能。[2]

院系二級辦公室作為院系教學(xué)管理、行政管理最重要的機構(gòu)，既是溝通和聯(lián)系上級各職能部門、本院系領(lǐng)導(dǎo)和師生的重要紐帶，又是院系內(nèi)外信息處理加工的中心。為適應(yīng)高校應(yīng)用型人才培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)型，二級院系辦公室，應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念不斷探索教學(xué)管理與行政管理的新方法，提高服務(wù)水平，還應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)理念，增強管理素質(zhì)。

一、轉(zhuǎn)變管理理念，提高服務(wù)水平

二級院系辦公室在應(yīng)用型人才培養(yǎng)中要發(fā)揮最大功效，起到更大的作用，首先，應(yīng)明確辦公室的工作職能和工作目標。二級院系辦公室為誰服務(wù)？“從具體和微觀層面來看, 高校行政管理的服務(wù)對象應(yīng)該就是教師和學(xué)生( 為教師服務(wù), 為學(xué)生服務(wù), 為教學(xué)科研服務(wù))”。[3]辦公室的特殊地位和職能決定了其主要服務(wù)教學(xué)與科研的特點。其次，轉(zhuǎn)變管理理念，提高服務(wù)水平。由于辦公室有一定權(quán)限，加上事務(wù)繁雜，“官本位”思想的影響，管理上存在“重管理，輕服務(wù)”的傾向。二級院系辦公室有責(zé)任和義務(wù)為本院系的人才培養(yǎng)營造良好的發(fā)展環(huán)境，使本院系的教學(xué)、科研工作得以有序地開展，就必須樹立人本管理理念?！叭吮竟芾碓砀爬ㄆ饋碇辽賾?yīng)有如下五個涵義：即尊重人、依靠人、激勵人、塑造人、凝聚人”。[4]現(xiàn)代管理學(xué)也認為，管理即“服務(wù)”。因此，辦公室人員必須轉(zhuǎn)變管理理念，樹立“以人為本”的理念，將自身定位在服務(wù)者的角色上，由“行政命令式管理”、“被動式管理”向“服務(wù)式管理”、“主動式管理”轉(zhuǎn)變，并重視提高服務(wù)質(zhì)量。

(一)提高辦公室管理的教研輔助職能

眾所周知，高校的教學(xué)科研是人才培養(yǎng)目標順利實施的保障。而院系辦公室管理工作，是溝通協(xié)調(diào)好人、財、物等資源，為教師的教學(xué)與科研提供完備、全面服務(wù)的。要提高辦公室管理的教研輔助職能，需做好以下工作：

1.做好教學(xué)信息反饋工作。通過各班學(xué)習(xí)委員、學(xué)生代表座談會、師生的教學(xué)反饋表等形式，及時了解教師的教學(xué)情況及學(xué)生的學(xué)習(xí)需求，有效地做好“教”與“學(xué)”的雙向溝通聯(lián)系，為教學(xué)質(zhì)量的提升做好基礎(chǔ)服務(wù)工作。比如小學(xué)教育專業(yè)本科的課程計劃中，舞蹈課程安排在第八學(xué)期，學(xué)生第七學(xué)期教學(xué)實習(xí)，根據(jù)教育實習(xí)指導(dǎo)小學(xué)生開展文體活動的需要，需要將舞蹈課程調(diào)至第六學(xué)期。辦公室協(xié)調(diào)向教務(wù)處做好課程計劃變更申請工作等。

2.征訂各學(xué)科專業(yè)期刊。每年征求本院系各專業(yè)教師的建議，征訂各學(xué)科專業(yè)期刊，為教師開展學(xué)科教學(xué)與科研做好基礎(chǔ)服務(wù)工作。如征求專業(yè)教師建議，為小學(xué)教育專業(yè)教師征訂《小學(xué)語文教師》、《小學(xué)語文教學(xué)》、《語文建設(shè)》、《小學(xué)數(shù)學(xué)教師》《小學(xué)數(shù)學(xué)教與學(xué)》等期刊。還為教師征訂了《教師博覽》、《讀者》、(作品與爭鳴)等通識類期刊，為專業(yè)教師提供相關(guān)的教學(xué)科研信息。

3.在院系檔案管理中，要積極發(fā)揮教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)的職能。地方本科院校在人才培養(yǎng)上定位于應(yīng)用型人才的培養(yǎng)。如學(xué)前教育專業(yè)，在應(yīng)用型人才培養(yǎng)的過程中，注重師范生兒童舞蹈創(chuàng)編、音樂、美術(shù)、幼兒園環(huán)境布置、學(xué)前游戲組織等專業(yè)技能。因此，會產(chǎn)生大量的教學(xué)實踐類檔案，例如師范生的“課本劇表演”、“兒童舞蹈”、“微格教學(xué)”、“三筆字”、“說課”等光盤、錄音等信息資源，以及“手工作品”、“美術(shù)作品”等實物檔案。這些“都是頻繁服務(wù)于實踐教學(xué)的檔案。將這些零碎的檔案信息資源編研開發(fā)，采用‘按需施編’與‘因需選題’的檔案編研方法，提煉為《歷年師范生說課比賽光盤一覽表》”[5]等視頻材料，對師范生教師職業(yè)技能的培養(yǎng)具有重要作用。將幾年來的說課光盤重新整理刻錄、歸檔、備份，便于教師教學(xué)時借閱，提高教學(xué)檔案服務(wù)實踐教學(xué)的職能。

(二)提高辦公室管理為學(xué)生服務(wù)的職能

教育的本質(zhì)在于促進人的發(fā)展，就教師教育學(xué)院而言，就是幫助師范生進行自我職業(yè)生涯的規(guī)劃與訓(xùn)練其教師職業(yè)技能，增加他們基礎(chǔ)教育的適應(yīng)性。辦公室管理工作就是為學(xué)生的職業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情。辦公室管理為學(xué)生服務(wù)，需做好以下工作：

1.做好學(xué)生專升本的服務(wù)工作。如學(xué)前教育專業(yè)專科學(xué)生較多，都有讀本科提升自我的愿望，辦公室要主動做好專本銜接自學(xué)考試報名、培訓(xùn)、成績數(shù)據(jù)錄入、成績查詢工作。

2.收集信息，主動為師范生提供各種職業(yè)資格考試與就業(yè)信息。比如每年上半年、下半年定期向各院系師范生傳遞中小學(xué)教師資格考試信息、全國計算機等級考試信息、用人單位招聘信息等，為師范生的就業(yè)增加競爭力，以及拓展就業(yè)渠道。

3.組織舉辦院系內(nèi)外專家的各種學(xué)術(shù)講座或優(yōu)秀教師成長敘事的專題講座，做好外聘教育專家的聯(lián)系、接待等后勤保障等工作，通過組織專題講座活動，開拓師范生的專業(yè)視野，促使師范生不斷思考，盡早樹立專業(yè)思想，進行職業(yè)生涯規(guī)劃。

4.做好師范生各類考試成績信息的數(shù)據(jù)錄入、成績查詢工作。如普通話測試成績、英語四六級成績的查詢服務(wù)工作。

(三)提高辦公室行政管理的職能

辦公室是連接上級各行政職能部門、溝通聯(lián)系本院系領(lǐng)導(dǎo)和師生之間的紐帶。既是院系領(lǐng)導(dǎo)開展教學(xué)管理工作的參謀與助手，又協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好有關(guān)各部門的協(xié)調(diào)工作，對各項具體工作起指導(dǎo)、督促作用。辦公室的行政管理職能，主要“側(cè)重于制度、機制和運作層面要求制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，以達到提高工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)工作目標”。[6]需做好以下工作：

1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)建立和完善院系各項規(guī)章制度。建立與健全院系各項規(guī)章制度，可以使辦公室的各項工作有章可循、有規(guī)可依，使辦公室管理走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。教師教育學(xué)院辦公室結(jié)合本院實際情況，制定了《教師教育學(xué)院教師崗位職責(zé)》、《教師教育學(xué)院行政崗位職責(zé)》、《教師教育學(xué)院辦公室管理制度》、《教師教育學(xué)院考勤制度及處理細則》、《教師教育學(xué)院教學(xué)質(zhì)量信息反饋控制的暫行規(guī)定》等制度，健全崗位責(zé)任制，明確教職工崗位和職責(zé)劃分，明確規(guī)范辦事、辦文、出差程序，使各項工作做到制度化、規(guī)范化。

2.做好院系內(nèi)外的溝通協(xié)調(diào)工作，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。辦公室管理工作離不開其它部門的理解、支持與配合。因此，作為辦公室人員，要有公關(guān)意識，主動加強與校內(nèi)各職能部門和其他院系的溝通交流，建立良好的人際關(guān)系。比如，教師教育學(xué)院承擔(dān)“國培項目”、“區(qū)培項目”的培訓(xùn)工作，以及“中小學(xué)教師資格考試”等考務(wù)工作，需要外聘教育專家、需要做好專家的聯(lián)系、食宿、交通、報賬等后勤保障工作。特別是“中小學(xué)教師資格考試”，需要協(xié)調(diào)好學(xué)校各職能部門，各司其職，才能做好考務(wù)工作。因此，做好院系內(nèi)外的溝通協(xié)調(diào)工作，是辦公室管理工作的重中之重。

二、樹立學(xué)習(xí)理念，增強管理素質(zhì)

辦公室人員既要有良好的政治與思想素質(zhì)，又要具備工作崗位相應(yīng)的專業(yè)知識與能力素質(zhì)，才能干好本職工作。各院系辦公室主任與管理人員，多是從教師、輔導(dǎo)員、教輔人員中選聘，有的是留校的畢業(yè)生，有的是高職稱人員的家屬。大多數(shù)沒有文秘、管理學(xué)專業(yè)學(xué)歷，在辦公室管理人員的組成上，也沒有注意文理工等多種專業(yè)的合理搭配。學(xué)歷、經(jīng)驗各不相同，管理素質(zhì)也參差不齊，這些因素在一定程度上影響了辦公室服務(wù)職能的有效發(fā)揮。因此，辦公室人員應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念，加大學(xué)習(xí)力度，通過自學(xué)與短期培訓(xùn)，更新與優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，學(xué)校也要樹立“重使用，重培養(yǎng)”的理念，給辦公室人員提供短期進修的機會，多渠道提高辦公室人員辦事辦會寫文的能力，進而提高辦公室工作的質(zhì)量與效率。

(一)提高辦公室人員的公文寫作能力。

辦公室人員應(yīng)自學(xué)《應(yīng)用文寫作》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》等書籍、文件，掌握應(yīng)用文寫作格式，具有熟練運用語言文字的表達能力。比如，筆者撰寫了《教院領(lǐng)導(dǎo)到金城江區(qū)進行學(xué)前教育調(diào)研》、《教院啟動“國培計劃”學(xué)前頂崗實習(xí)支教踩點工作》、《教院領(lǐng)導(dǎo)到宜州市實習(xí)點檢查小學(xué)教育專業(yè)實習(xí)工作》、《教院召開加強教風(fēng)建設(shè)工作會》等新聞稿，深刻感受文字功底對辦公室人員提升工作質(zhì)量的重要性。

(二)提高辦公室人員的檔案管理與協(xié)調(diào)的能力。

通過自學(xué)學(xué)習(xí)《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》，掌握檔案工作的文件精神。積極參加校內(nèi)外組織的檔案業(yè)務(wù)知識短期培訓(xùn)，參加同級院校檔案業(yè)務(wù)的交流考察活動，掌握教學(xué)檔案的編研與歸檔工作，提高編研的檔案服務(wù)教學(xué)的水平。

(三)提高辦公室人員的協(xié)調(diào)能力和心理素質(zhì)。

管理是與人打交道的工作，必須具有處理復(fù)雜矛盾的能力、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)工作意圖能力、人際交往能力等。因此，辦公室人員還應(yīng)自學(xué)《人際關(guān)系學(xué)》、《人際交往心理學(xué)》等書籍，在管理過程中，由于事務(wù)繁雜，矛盾匯集，容易產(chǎn)生煩惱等心理，只有具備一定的心理學(xué)知識，學(xué)會調(diào)整心態(tài)，才能冷靜、高效地處理各種問題。才能更好地換位思考，從而理解人、把握人、服務(wù)人。比如，學(xué)生對課程設(shè)置的建議、對教學(xué)的反饋、對生活需求的建議等，都需要管理者協(xié)調(diào)、正面引導(dǎo)及處理解決。因此，良好的協(xié)調(diào)能力使管理工作如虎添翼。

三、實現(xiàn)辦公自動化，提高服務(wù)效率

目前各高校已開通數(shù)字化校園平臺，開發(fā)或購買辦公自動化系統(tǒng)。如網(wǎng)絡(luò)教學(xué)綜合平臺、人事信息管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等的開發(fā)，為高校行政管理、教學(xué)科研提高支撐環(huán)境，校園網(wǎng)的利用，既能使管理者與師生能及時溝通交流，又便于學(xué)校政策文件精神的及時傳達，大大節(jié)約管理成本，提高服務(wù)效率與服務(wù)水平。作為各院系的二級辦公管理，在數(shù)字化信息引領(lǐng)的今天，要求辦公室工作高效、快捷，實現(xiàn)辦公自動化。辦公自動化(簡稱0A )，以計算機為媒介，可以將辦公室人員與師生用計算機數(shù)據(jù)這一無形的“線”有機聯(lián)系，實現(xiàn)公文、通知等的上傳下達，實現(xiàn)辦公數(shù)據(jù)、學(xué)生成績的采集與匯總，大大減輕工作強度，提高服務(wù)效率。因此，要做到辦公自動化，需開展好以下兩項工作：

(一)加強院系辦公室的硬件建設(shè)。

比如投入經(jīng)費，為二級院系購買計算機、復(fù)印機、掃描儀、打印機、傳真機等硬件設(shè)備?，F(xiàn)代化的管理手段，可真正實現(xiàn)辦公室管理的快速、 高效的工作目標。

(二)加強院系辦公室人員的軟件建設(shè)。

通過校內(nèi)短期培訓(xùn)，提高辦公室人員的辦公自動化水平，以實現(xiàn)辦公自動化。比如，辦公室自動化中的電子表格是常用的一款軟件，可制作復(fù)雜的表格文檔，進行繁瑣數(shù)據(jù)計算等，辦公室人員必須掌握。工作軟件的下載，如Word轉(zhuǎn)換成PDF格式轉(zhuǎn)換器的下載與運用，公文的發(fā)送、電子郵件、信息的采集、處理、存放等，這些技能都應(yīng)該掌握，才能實現(xiàn)快速、高效的無紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)化管理，更好地為全院系師生教學(xué)科研服務(wù)。

總之，高校各院系辦公室管理不僅需要管理人員轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務(wù)意識，自主學(xué)習(xí)增強管理素質(zhì)，更需要學(xué)校層面在辦公設(shè)備的硬件建設(shè)上加大投入，營造良好的辦公自動化環(huán)境。特別是重視建設(shè)一支服務(wù)理念強、專業(yè)水平高的管理隊伍，使之以不斷提高的專業(yè)水平更好地為教學(xué)、為師生服務(wù)。

參考文獻：

[1]林健平.高等學(xué)校辦公室管理創(chuàng)新對策研究——論辦公室的“四心法則”[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報，2009，(3)：153.

[2]宋銀玲.淺析高校院系辦公室的優(yōu)化管理[J].科技信息，2009，(34)：294.

[3]鄺潔.論我國高校行政管理的服務(wù)特性[J].湖南社會科學(xué)，2010，(1)：206.

[4]陳思澤.創(chuàng)新管理理念做好新時期高校院系辦公室管理工作[J].西南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報，2008，(6)：199.

[5]韋曉燕.對新建本科院校院系教學(xué)檔案管理服務(wù)教學(xué)工作的思考[J].河池學(xué)院學(xué)報，2013，(3)：85.

[6]胡軒.論高校院系辦公室管理與服務(wù)職能建設(shè)[J].漳州師范學(xué)院學(xué)報，2010，(1)：163-164.