潘 娟，郭 劍

(西南交通大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處，成都 610031)

關(guān)于高校儀器設(shè)備驗(yàn)收工作的幾點(diǎn)思考

潘 娟，郭 劍

(西南交通大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處，成都 610031)

新形勢下,高校儀器設(shè)備驗(yàn)收工作的工作量和復(fù)雜程度不斷增加,針對目前高校儀器設(shè)備驗(yàn)收工作中普遍存在管理制度不完善、管理方式不合理、合同文本缺乏規(guī)范性、專業(yè)技術(shù)力量不足等問題,結(jié)合西南交通大學(xué)在儀器設(shè)備驗(yàn)收工作中的探索和實(shí)踐，在制度建設(shè)、分級管理、檔案管理、信息化建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)等方面給出了對策和建議。

高校；儀器設(shè)備；驗(yàn)收；思考

隨著國家綜合國力的不斷增強(qiáng)，對高校的經(jīng)費(fèi)投入力度不斷加大，近年來，“211工程”“985工程”等項(xiàng)目實(shí)施后，高校儀器設(shè)備規(guī)模的迅速擴(kuò)大[1]，西南交通大學(xué)近幾年來每年新增教學(xué)科研設(shè)備經(jīng)費(fèi)都達(dá)到1億元左右。此外，進(jìn)口設(shè)備、貴重設(shè)備的數(shù)量和比重逐年增加，大金額的研制、定制設(shè)備也呈現(xiàn)出增長趨勢。因此，儀器設(shè)備的驗(yàn)收工作的工作量和工作難度不斷增加，對管理部門和工作人員也提出了更高的要求。

1 高校儀器設(shè)備驗(yàn)收工作的重要性

通常說的儀器設(shè)備驗(yàn)收指依據(jù)采購合同、設(shè)備出廠指標(biāo)等對儀器設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號進(jìn)行核對，對儀器設(shè)備的性能指標(biāo)進(jìn)行驗(yàn)證的過程[2]。儀器設(shè)備驗(yàn)收工作是高校儀器設(shè)備管理中的重要環(huán)節(jié)，是設(shè)備管理的開端。通過嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，可以避免不法廠商“以次充好、偷工減料”，保證設(shè)備到校后能正常投入到教學(xué)科研工作去。對于具有危險(xiǎn)性的特種設(shè)備，儀器設(shè)備的質(zhì)量設(shè)置關(guān)系到師生的生命和財(cái)產(chǎn)安全。

2 目前存在的問題

2.1 重視程度不夠，管理制度不完善

各高校儀器設(shè)備主管部門往往對立項(xiàng)、論證、采購、使用管理等環(huán)節(jié)更加重視，而對儀器設(shè)備驗(yàn)收工作的嚴(yán)肅性和重要性認(rèn)識不足。主要體現(xiàn)在：(1)在制訂管理制度時(shí)往往將驗(yàn)收工作合并到儀器設(shè)備管理制度當(dāng)中，一筆帶過、語焉不詳；(2)在驗(yàn)收工作中投入的人力、物力嚴(yán)重不足。負(fù)責(zé)全校設(shè)備驗(yàn)收工作的往往只有一兩個(gè)人，不但缺乏必要的專業(yè)培訓(xùn)，而且極少配置相應(yīng)的辦公設(shè)備和檢測工具。

2.2 管理方式不合理，致使工作效率低下

管理方式存在的問題主要體現(xiàn)在：(1)高度集中管理，由校級主管部門統(tǒng)管儀器設(shè)備驗(yàn)收工作，事無巨細(xì)一把抓，效率低下；(2)各高校普遍存在多校區(qū)辦學(xué)或建有校外教學(xué)科研場地的情況，加之采用傳統(tǒng)的現(xiàn)場驗(yàn)收方式，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；(3)缺乏網(wǎng)絡(luò)化的信息管理平臺支持，待驗(yàn)收的設(shè)備負(fù)責(zé)人在制作驗(yàn)收文本，驗(yàn)收人員在獲取合同信息時(shí)需采取手工或半手工方式進(jìn)行，影響工作效率。

2.3 缺乏有效監(jiān)督

很多高校在制訂設(shè)備驗(yàn)收規(guī)程或者內(nèi)控制度時(shí)，通常按合同金額將設(shè)備驗(yàn)收工作分級，臨時(shí)組建驗(yàn)收團(tuán)隊(duì)，一般要求將紀(jì)委、監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)、工會等部門納入驗(yàn)收團(tuán)隊(duì)。但在實(shí)際執(zhí)行時(shí)往往流于形式，加之設(shè)備驗(yàn)收工作頻度高，有的部門甚至不派員參加，而直接在驗(yàn)收結(jié)論中簽審?fù)ㄟ^。缺乏有效監(jiān)督不但加大了儀器設(shè)備主管部門工作人員在開展驗(yàn)收工作時(shí)的廉政風(fēng)險(xiǎn)，也造成了管理漏洞。

2.4 合同文本缺乏規(guī)范性

合同文本缺乏規(guī)范性也是目前高校儀器設(shè)備驗(yàn)收工作中普遍存在的問題之一。儀器設(shè)備驗(yàn)收的主要依據(jù)是與供應(yīng)商簽訂的合同，以及產(chǎn)品出廠的各種技術(shù)指標(biāo)[3]。合同條款中對設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、詳細(xì)技術(shù)指標(biāo)與主要技術(shù)參數(shù)、檢測方式、保質(zhì)期、維修方式等沒有詳細(xì)的規(guī)定，既給驗(yàn)收工作制造了難度，也容易讓供應(yīng)商鉆了空子。

2.5 專業(yè)技術(shù)力量不足

不同門類和應(yīng)用領(lǐng)域的儀器設(shè)備千差萬別，在驗(yàn)收工作中，非標(biāo)設(shè)備、專業(yè)設(shè)備驗(yàn)收難度大，由于技術(shù)力量不足，高校儀器設(shè)備主管部門往往力不從心。以西南交通大學(xué)為例，近年來，通過“211工程”“優(yōu)勢學(xué)科平臺”項(xiàng)目建設(shè)和各種科研專項(xiàng)的投入，引進(jìn)了大批尖端科研設(shè)備，這些設(shè)備又以研制、定制為主，不但合同金額大、制造過程和交付時(shí)間難以把控，也給設(shè)備的驗(yàn)收造成了很大的難度。

3 改進(jìn)儀器設(shè)備驗(yàn)收工作的幾點(diǎn)思考

3.1 提高認(rèn)識，完善制度

高校首先要對儀器設(shè)備的驗(yàn)收工作引起高度重視，從學(xué)校層面制訂完善的管理制度，杜絕制度缺失造成的風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。在制訂詳細(xì)的儀器設(shè)備管理制度的同時(shí)，最好制訂一套完整的儀器設(shè)備驗(yàn)收工作制度和流程，通過工作的規(guī)范化和制度化，減少工作人員在驗(yàn)收工作中的隨意性，降低廉政風(fēng)險(xiǎn)。此外，還應(yīng)對合同文本進(jìn)行規(guī)范，我校聘請了法律顧問，根據(jù)法律顧問的意見，已對合同文本進(jìn)行了多次審核和修改。

3.2 采取分級管理的方式，提高工作效率

按照儀器設(shè)備采購方式和合同金額，進(jìn)行分級管理，可以極大提高儀器設(shè)備驗(yàn)收工作效率[4]。在統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的前提下，可以把驗(yàn)收工作分級并下放到二級單位，減少主管部門的工作量。例如，可以按進(jìn)口設(shè)備、國產(chǎn)設(shè)備或者集中采購設(shè)備、分散采購設(shè)備進(jìn)行分級，也可以按合同金額進(jìn)行分級。我校目前采取的方式是按合同金額分級，合同金額10萬元人民幣以上的，由主管部門統(tǒng)一組織驗(yàn)收，其他的由二級單位自行組織驗(yàn)收，并由主管部門統(tǒng)一審核。為進(jìn)一步減輕主管部門的工作量，給予二級單位更大的自主權(quán)，我校已完成修訂，即將頒布的《西南交通大學(xué)儀器設(shè)備管理辦法》對驗(yàn)收方式進(jìn)行了重新規(guī)定，合同金額在40萬元(不含)以下的，由使用單位自行組織驗(yàn)收；合同金額在40萬元(含)以上的，使用單位進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收后，實(shí)驗(yàn)室處組織用戶、技術(shù)專家組成的驗(yàn)收小組實(shí)施驗(yàn)收；合同金額在200萬元(含)以上的，由實(shí)驗(yàn)室處組織監(jiān)察處、審計(jì)處、計(jì)劃財(cái)務(wù)處及技術(shù)專家組成的聯(lián)合驗(yàn)收小組實(shí)施驗(yàn)收。該管理辦法擬于2014年初開始執(zhí)行。

此外，還應(yīng)充分利用二級單位和設(shè)備使用人的技術(shù)資源，采取誰使用誰負(fù)責(zé)的原則，由二級單位負(fù)責(zé)對設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行初步驗(yàn)收，并與供應(yīng)商商議設(shè)備安裝調(diào)試、售后服務(wù)的相關(guān)內(nèi)容。這樣，既可以減輕主管部門的工作負(fù)擔(dān)，又可以使主管部門將主要精力放在合同商務(wù)條款的查驗(yàn)上面。

3.3 加強(qiáng)儀器設(shè)備驗(yàn)收資料檔案管理

近年來，教育主管部門對儀器設(shè)備的監(jiān)管力度不斷加大，高校儀器設(shè)備主管部門將面臨越來越嚴(yán)格的審計(jì)和檢查。因此，加強(qiáng)儀器設(shè)備驗(yàn)收資料的管理顯得更加重要。驗(yàn)收申請、驗(yàn)收報(bào)告、合同副本、照片和影像資料、技術(shù)指標(biāo)測試結(jié)果、進(jìn)口設(shè)備外貿(mào)資料等全套資料都應(yīng)妥善保管，有條件的高?？梢园礄n案管理的要求，為資料編制目錄、建立索引并送檔案館保存。我校目前采取的檔案管理方式是：定期將驗(yàn)收資料整理并編制目錄，送交學(xué)校檔案館保存。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)，豐富驗(yàn)收工作手段

信息化建設(shè)是高校儀器設(shè)備管理的發(fā)展趨勢[5]。建立基于WEB的信息化平臺，將儀器設(shè)備從論證、計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、臺賬、報(bào)廢全過程管理納入其中，不但可以提高主管部門的工作效率，也會為教師辦理相關(guān)業(yè)務(wù)提供極大的便利。僅從驗(yàn)收環(huán)節(jié)來講，信息化平臺可以為設(shè)備負(fù)責(zé)人和主管部門經(jīng)辦人提供合同信息、驗(yàn)收文本模板等，驗(yàn)收結(jié)論也可以最快地反饋到其他部門和科室，對于時(shí)間限制性強(qiáng)的國撥專項(xiàng)執(zhí)行將大有裨益。

此外，驗(yàn)收手段也需要進(jìn)一步豐富和補(bǔ)充。例如，可以在驗(yàn)收資料中加入圖片和視頻，對異地驗(yàn)收的設(shè)備，采取視頻會議，視頻錄像的方式，可以避免工作人員來回奔走，節(jié)約人力和資金。近兩年來，隨著我校校外科研基地的建設(shè)，時(shí)常產(chǎn)生異地設(shè)備驗(yàn)收需求。例如，對常州研究院等地理距離較遠(yuǎn)的單位提出的設(shè)備驗(yàn)收申請，我校就通過視頻錄像等方式進(jìn)行驗(yàn)收，提高工作效率。

3.5 加強(qiáng)管理隊(duì)伍和技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)

隊(duì)伍建設(shè)是決定儀器設(shè)備驗(yàn)收工作優(yōu)劣的重要因素。隊(duì)伍建設(shè)分兩個(gè)方面，一是管理隊(duì)伍，要通過業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、考察學(xué)習(xí)以及以老帶新的工作積累，打造一支跨部門的管理隊(duì)伍[6]；二是要通過校內(nèi)外遴選，從教師、專業(yè)技術(shù)人員中建立一支兼職的專業(yè)隊(duì)伍，按學(xué)科門類建立專家?guī)欤⑦M(jìn)行必要的培訓(xùn)。專兼結(jié)合、管理技術(shù)結(jié)合的驗(yàn)收團(tuán)隊(duì)，足以為儀器設(shè)備驗(yàn)收工作保駕護(hù)航。

4 結(jié)束語

高校儀器設(shè)備驗(yàn)收工作必須引起足夠重視，高校儀器設(shè)備主管部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善相關(guān)管理制度，更新技術(shù)手段，才能做好設(shè)備驗(yàn)收工作，把好高校儀器設(shè)備管理工作的第一關(guān)。

[1]王睿，饒星. 高校貴重儀器網(wǎng)絡(luò)化管理模式的構(gòu)建與實(shí)踐[J]．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2011，28(12)：209-211．

[2]饒艷輝，林建軍.高校儀器設(shè)備驗(yàn)收存在的問題及對策[J]．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2011，28(11)：205-207．

[3]饒艷輝，毛曉青.高校儀器設(shè)備驗(yàn)收管理的實(shí)踐與探索[J]．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2008，25(4)：169-172．

[4]吳兵，宋菲.高校儀器設(shè)備驗(yàn)收工作的新探索[J]．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2008，25(7)：174-176．

[5]劉淑云，李繼才.高校儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]．實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2011，28(1)：164-167．

[6]張勇.教學(xué)科研儀器設(shè)備論證與驗(yàn)收工作研究[J]．實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2007(3)：168-170．

Reflections on Instruments and Equipment Checking and Acceptance Work in Colleges and Universities

PAN Juan，GUO Jian

(Office of Laboratory and Facility Management，Southeast Siaotong University，Chengdu 610031，China)

Instruments and equipment checking and acceptance work has become increasingly difficult under the new situation. Combining with actual condition of Southwest Jiaotong University, this paper proposes solutions to instruments and equipment checking and acceptance work.

colleges and universities；instruments and equipment；checking and acceptance work；reflections

2013-11-22；修改日期: 2013-12-27

潘 娟(1965-)，女，碩士，主要從事設(shè)備管理工作。

G482

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2014.06.068