夏巧榮

(四川圣達(dá)水電開發(fā)有限公司，四川樂山 614900)

1 概述

隨著中國電建集團(tuán)堅(jiān)定不移地推進(jìn)國際業(yè)務(wù)優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)落地，集團(tuán)國際經(jīng)營業(yè)務(wù)已經(jīng)成為集團(tuán)持續(xù)發(fā)展的重要支柱，集團(tuán)投資建設(shè)運(yùn)營的海外水電站項(xiàng)目相繼投產(chǎn)運(yùn)營。為確保海外項(xiàng)目建設(shè)規(guī)范、完整，集團(tuán)組織了首個海外項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，旨在保證將工程建設(shè)過程中大量的、與工程相關(guān)并具有保存價值的資料收集完整、整理系統(tǒng)準(zhǔn)確，為今后海外項(xiàng)目提供管理模板。筆者作為海外一水電項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組成員，在參與驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)了工程存在的一些問題，根據(jù)國家檔案局對項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合海外工程檔案管理實(shí)際，就存在的問題及對策簡要論述如下。

2 海外項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱，難以保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性

水電建設(shè)工程具有保存價值的竣工檔案資料是電站基本建設(shè)活動的真實(shí)記錄。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集和編制工程檔案是全面鑒定該項(xiàng)目工程質(zhì)量、正確使用和維護(hù)水電站設(shè)施的重要依據(jù)。特別是海外BOT水電站建設(shè)項(xiàng)目涉及到幾十年后移交給當(dāng)?shù)卣\(yùn)營，所記載的建設(shè)過程的技術(shù)資料就顯得更為重要。但目前一些海外水電項(xiàng)目由于檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱，隨著工程的完成，其產(chǎn)生的資料、檔案也隨之散失，從而造成很多工程檔案資料收集歸檔難。筆者認(rèn)為主要存在以下幾方面問題。

2．1 檔案工作人員配置與機(jī)構(gòu)設(shè)置不到位

在海外工程建設(shè)中，建設(shè)單位由于人員編制緊張，建設(shè)任務(wù)繁重，領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理重要性意識，普遍存在以下幾種現(xiàn)象:一是不設(shè)檔案管理工作崗位，而是委托監(jiān)理單位履行檔案管理主體責(zé)任;而監(jiān)理單位也只能負(fù)責(zé)收集整理施工過程文件，對于項(xiàng)目前期文件、階段驗(yàn)收文件、設(shè)備等文件監(jiān)理單位因權(quán)限問題無法收集，因此而造成竣工檔案不完整;二是對于設(shè)有兼職檔案管理崗位的，由于其專業(yè)培訓(xùn)不到位，人員素質(zhì)和能力無法保證工作需要，不能切實(shí)履行建設(shè)單位檔案管理、監(jiān)督的職責(zé)，無法指導(dǎo)參建單位規(guī)范收集整理檔案，監(jiān)理和施工單位的工程技術(shù)人員全憑個人在國內(nèi)項(xiàng)目工程積累的經(jīng)驗(yàn)完成，從而造成案卷質(zhì)量無法保證。

2．2 檔案管理制度與項(xiàng)目適配度不夠

由于海外工程項(xiàng)目與國內(nèi)主管單位相隔較遠(yuǎn)，信息交流不便，項(xiàng)目公司未制定一套建立在本單位實(shí)際基礎(chǔ)之上的檔案管理制度，而是直接套用總部檔案管理制度，因此而未能形成具有本項(xiàng)目特點(diǎn)的檔案管理辦法及分類方法，從而使項(xiàng)目部和參建單位無章可循，其結(jié)果必然是造成海外工程項(xiàng)目文件資料的收集、歸檔工作難以開展，如將竣工文件納入合同管理;監(jiān)督處罰機(jī)制不健全;沒有明確的檔案工作管理界面;建設(shè)期未實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，導(dǎo)致部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任不太明確等。最終結(jié)果將導(dǎo)致一些檔案資料在項(xiàng)目發(fā)電幾年后竣工驗(yàn)收時從國內(nèi)召回大量人員整改完善，既造成人力物力的浪費(fèi)，又增大了投資成本。

2．3 海外項(xiàng)目檔案的保管和利用水平有待進(jìn)一步提高

集團(tuán)公司近幾年來對海外項(xiàng)目檔案工作非常重視，及時添置了檔案庫房等硬件設(shè)備，但仍與檔案規(guī)范保管工作存在差距。由于大部分項(xiàng)目所在國家氣候潮濕、氣溫較高，對項(xiàng)目檔案的保管未采取有效的防潮濕、防高溫、防有害生物措施，有些紙質(zhì)檔案在很短的時間內(nèi)已出現(xiàn)字跡暈染等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確度降低。

在檔案利用方面，項(xiàng)目檔案未使用計(jì)算機(jī)管理，也沒有形成紙質(zhì)臺賬，從而給利用者帶來不便，體現(xiàn)不了檔案為經(jīng)營活動服務(wù)的價值。

3 加強(qiáng)海外水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)對策

根據(jù)國家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》中對檔案管理的基本要求“歸檔材料齊全完整、整理科學(xué)合理、保管相對集中、利用方便安全”。針對上述存在的問題，筆者建議采取以下對策加強(qiáng)對海外水電建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理。

3．1 加強(qiáng)海外水電建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)章制度的建設(shè)

針對日趨增多的海外工程項(xiàng)目，面對與國內(nèi)不同政治、經(jīng)濟(jì)與文化環(huán)境等特殊性，檔案工作制度必須做一些適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。國內(nèi)總部既要建立健全一套統(tǒng)一、完整、高效、覆蓋國內(nèi)外工程檔案的工作制度并在全公司推行，同時又要考慮到海外工程的特殊性，不能對其檔案工作搞“一刀切”，而應(yīng)結(jié)合國內(nèi)外及項(xiàng)目自身特點(diǎn)制定既具有特色、又有可操作性的項(xiàng)目檔案管理及分類辦法。

一是要明確建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體責(zé)任是業(yè)主。將勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的檔案集中匯集到業(yè)主單位統(tǒng)一保管，形成一個完整的項(xiàng)目檔案;明確歸檔文件內(nèi)容、歸檔工作管理、歸檔文件材料整理方法等。

二是業(yè)主要在承包合同中明確竣工檔案完整和規(guī)范的移交條款，并采取有效措施與竣工結(jié)算密切掛鉤，如采取結(jié)算支付需要檔案人員簽字等手段，以保證其單位移交的檔案符合歸檔要求。

三是要嚴(yán)格執(zhí)行工程竣工檔案“三納入”、“四同步”制度，即將檔案工作納入工程計(jì)劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和工作人員崗位職責(zé)中;檔案工作與工程建設(shè)立項(xiàng)同步，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，與工程工作檢查同步，與工程竣工驗(yàn)收同步，避免海外項(xiàng)目人員因流動性大而造成“人走檔案走、人走檔案無人管”的現(xiàn)象，進(jìn)而保證項(xiàng)目檔案的完整性。

四是建立業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位等參建單位領(lǐng)導(dǎo)和專、兼職檔案人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和檔案人員工作責(zé)任，履行參建各方檔案工作職責(zé)，業(yè)主重點(diǎn)抓好指導(dǎo)、督導(dǎo)、考核工作。如明確監(jiān)理單位應(yīng)對項(xiàng)目監(jiān)理活動中形成的文件進(jìn)行收集、整理，對有關(guān)單位形成的文件進(jìn)行審核并按要求簽署意見，向建設(shè)單位移交;明確施工、安裝、調(diào)試單位收集、整理施工、安裝及調(diào)試項(xiàng)目文件，按有關(guān)規(guī)定和合同約定編制竣工圖及竣工圖編制說明，經(jīng)監(jiān)理人員審核后向建設(shè)單位移交等職責(zé)。

3．2 提高檔案人員素質(zhì)，不斷提升海外水電項(xiàng)目檔案管理水平

根據(jù)目前公司在海外投資項(xiàng)目的檔案管理現(xiàn)狀，特別是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后的國家，檔案人員素質(zhì)的提高已迫在眉睫。提高檔案人員素質(zhì)的有效途徑有以下幾個:一是提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，這是提高檔案人員素質(zhì)的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)具有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)力和號召力，起著帶頭垂范的作用，領(lǐng)導(dǎo)如果重視檔案工作，在企業(yè)中就會形成一種支持和熱愛檔案事業(yè)的氛圍，對檔案意識和作用就會進(jìn)一步強(qiáng)化，檔案人員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)機(jī)會就會增多，從而有助于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平;二是加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)、完善自身知識結(jié)構(gòu)。海外檔案人員不僅要學(xué)習(xí)檔案管理知識，還要學(xué)習(xí)工程技術(shù)知識，還要懂外語，同時還應(yīng)做到勤思考、勤探索、勤總結(jié)，才能使自己的綜合能力得到提高，才能滿足海外項(xiàng)目檔案管理的需要。

3．3 建立高效的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，發(fā)揮項(xiàng)目檔案為國際化經(jīng)營服務(wù)的作用

在具有國際化形象和謀求國際合作業(yè)務(wù)的企業(yè)，檔案管理已成為企業(yè)管理的基礎(chǔ)和內(nèi)在管理水平的標(biāo)識，成為項(xiàng)目能否順利合作的重要細(xì)節(jié)。一個具有國際競爭力的企業(yè)，檔案資源共享勢在必行。一是可以通過全集團(tuán)的廣域網(wǎng)，在平臺上建立“檔案專欄”，既可以將有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度、管理標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容編輯發(fā)布在網(wǎng)上，使境內(nèi)外的檔案人員、工程技術(shù)人員了解集團(tuán)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);又可以通過專欄與境外人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。二是采用統(tǒng)一平臺，由業(yè)務(wù)部門及檔案部門共同對分散在各地的項(xiàng)目檔案、信息資源進(jìn)行編輯整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫開發(fā)。三是因地制宜保管檔案，建議將項(xiàng)目前期、商務(wù)、重要的文件在總部保管并電子化，形成檢索目錄，海外項(xiàng)目部留存。逐步使公司檔案室由檔案資料保管中心向信息中心轉(zhuǎn)變，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，充分體現(xiàn)檔案工作的價值。

4 結(jié)語

綜上所述，目前公司海外水電項(xiàng)目檔案管理存在的歸檔難、竣工檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性欠缺等問題并非頑疾。只要檔案工作管理到位、制度健全，管理手段及措施有效，海外項(xiàng)目檔案定能為企業(yè)經(jīng)營管理提供最有價值的服務(wù)，為集團(tuán)成為質(zhì)量效益型跨國公司奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。