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        門診藥房藥品數(shù)量、金額管理體會

        2014-04-05 16:11:25鄭青燕徐明霞張玲莉宋金春
        實用藥物與臨床 2014年10期
        關鍵詞:藥庫盤點入庫

        彭 燕,鄭青燕,徐明霞,張玲莉,宋金春

        0 引言

        醫(yī)院門診藥房是醫(yī)院藥劑科的重要組成部分,藥品數(shù)量、金額管理是衡量門診藥房藥品管理水平的重要指標。隨著計算機信息系統(tǒng)的廣泛運用,我院藥房藥品管理正由金額管理逐漸向數(shù)量、金額雙重管理過渡,藥品管理更加規(guī)范化、科學化。在實際工作中,藥品管理的相應措施和制度、藥學工作者良好的職業(yè)素質(zhì)也是藥品數(shù)量、金額管理的重要保障。本文主要從藥房管理中導致金額和數(shù)量不準的因素分析入手,尋找有效的解決問題方式,減少工作誤差,保障藥房有序的管理,提高藥師工作效率。

        1 藥房工作流程管理的難點問題[1]

        1.1 藥房藥品的領用 我院門診藥房藥品領用主要是通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)在醫(yī)院藥庫領藥。其基本的操作流程:藥房負責人通過電腦向藥庫提交“藥品請領單”——藥庫管理員在藥庫電腦對單據(jù)進行確認發(fā)藥——藥房負責人對藥品確認入庫——藥房藥品電腦數(shù)據(jù)自動生成。如果出現(xiàn)藥庫藥品數(shù)量不足時,藥庫管理員會調(diào)整單據(jù),而藥房電腦上的原始單據(jù)不變,如此容易造成藥房收到的藥品與請領單不一致。而且由于藥庫在同一天同一時間段內(nèi)向多個藥房送藥,還會出現(xiàn)藥品錯送的情況。因此,在收藥過程中,人工核藥工作顯得尤為重要,發(fā)現(xiàn)藥品名稱、規(guī)格或數(shù)量不符時,應及時向藥庫倉管員反映,及時調(diào)整藥品入庫單,確保實物和電子單據(jù)入庫量一致。

        對于某些日用量很大的品種,由醫(yī)藥配送公司直接配送至藥房,負責人在發(fā)票上簽字后,配送員再把發(fā)票送到藥劑科財務室由庫管人員入庫。如果配送員未能及時把發(fā)票送到財務室,將致使藥房藥品賬物不符。

        1.2 處方確認準確性 處方確認準確性沒有引起藥劑人員的足夠重視,直接影響藥品銷售數(shù)量的準確性,也直接影響到藥品的領用、消耗的準確性。

        1.2.1 未確認處方的問題 我院開展電子處方后,藥房每天都有留存處方。留存處方一部分是收費后實際沒有取藥,一部分是處方漏確認等其他原因造成。一般留存處方產(chǎn)生的原因:①因部分農(nóng)村患者對電子處方不熟悉,醫(yī)生告知不詳細,患者付款后不知道取藥;②作廢、退藥重開發(fā)票引起的留存處方;③漏確認引起的留存處方。

        1.2.2 誤確認處方問題 誤確認處方是指已劃價的藥物處方,但由于患者或醫(yī)生醫(yī)囑改變等原因,患者未取藥而藥房人員誤點引起的。

        1.2.3 發(fā)藥錯誤的原因 由于藥劑工作人員業(yè)務不熟,對外觀易混淆的藥物辨識不清,或具有相同商品名不同規(guī)格的藥物誤發(fā)等原因。

        由于以上發(fā)藥環(huán)節(jié)疏漏的存在,影響藥房窗口系統(tǒng)處方自動分配,因此出現(xiàn)處方已經(jīng)確認,藥品沒有發(fā)出,也未重新入賬的情況,影響了藥品銷售數(shù)量準確性。

        1.3 藥品的盤虧盤盈[2]每次盤點均會出現(xiàn)一些藥品或多或少的情況。雖然盤點的清單都留存?zhèn)浒福⒉桓鶕?jù)盤點對藥品進行平賬處理,即不做調(diào)整。因此,長期以來,數(shù)月甚至數(shù)年的盤點誤差始終存在。這部分多出或缺失的藥品就掛在賬上,有的不能銷售(多出部分),有的交完款無藥可付(少的部分)。每次盤點時還要比對上一次盤點,分析是歷史性誤差還是新的誤差。這都是管理工作不便之處。

        1.4 由于計算機軟件設計還不夠完善,導致藥品數(shù)量、金額相符率不夠理想 例如當藥品庫存>0時,即使藥品庫存數(shù)小于劃價數(shù),系統(tǒng)也能正常劃價,但是不能確認發(fā)藥。由此而導致的退費問題,不得不用空入藥品數(shù)據(jù)的方式來解決。這非常不利于藥房藥品管理和工作效率的提高。

        另外,在實際工作中,為便于臨床科室及時搶救患者,醫(yī)院允許臨床科室到藥房借藥。由于臨床科室信息系統(tǒng)和藥房信息系統(tǒng)關聯(lián)性不高,科室借藥無法走電腦流程,而是憑科室負責人或當班人簽字的借條借藥。這部分藥品沒在賬上,數(shù)量多且時間長,給藥品數(shù)量管理帶來很大的影響。藥品不能實時對準,藥師點藥時需要回憶或反復查對借條。不僅導致藥品賬物不符,而且降低藥房工作效率,增加劃價差錯率。

        2 加強日常管理工作,完善相關制度

        針對以上工作中的難點問題,藥房和藥庫工作人員共同制定相關政策。嚴格操作流程,把疏漏最小化,嚴格控制藥品金額和數(shù)量的差錯率在允許范圍以內(nèi)[3]。

        在電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)中,改進劃價程序,當藥品庫存少于劃價數(shù)時,增加系統(tǒng)報警信息,提示劃價藥師注意數(shù)量不足,以減少退藥情況發(fā)生。輸液等由供貨商直接配送的藥物可以采取虛擬入庫方式,即單據(jù)送抵藥庫管理員之前,由藥房負責人虛擬入庫,建立專用入庫本,記錄虛擬入庫記錄,并采用特殊顏色筆跡(常用紅筆)標注入庫日期、品種、數(shù)量。這樣確保藥物送達后,賬物相吻合。當藥庫員正式上賬后,藥房負責人通過上賬單,再次虛擬退庫,抵消掉虛擬入庫所增加的電腦庫存量,并同時劃去虛擬入庫記錄,用藍色筆記錄日期。這樣既保證電腦庫存維持和實物相符合,又做到有據(jù)可循,在藥品數(shù)量理論實際出入較大時易于查找原因,根據(jù)記錄很快識別操作的誤差點。

        在大領藥日,嚴格執(zhí)行領藥員與核對員雙人復核的領藥制度,同時,藥品進入門診藥房后,再由雙人驗收上架,確認無誤后進行電腦入庫確認[4]。

        藥學人員在劃價時,要關注藥品動態(tài)庫存,避免無藥可發(fā);因劃錯價致使患者多交錢的,可先與患者協(xié)商用其他藥品抵消差額,并報告藥房負責人對相關藥品作出退庫和入庫處理。如患者不同意用藥品抵消差額,則按退藥流程給予退費,并登記退費情況,打印藥品清單以便復查。

        嚴格執(zhí)行雙人復核的調(diào)配流程,發(fā)藥的關鍵崗位必須安排業(yè)務熟練的有兩年以上工作經(jīng)驗的藥師擔任,樹立藥房工作人員的責任心。新員工加入門診藥房,首先進行崗位培訓,識別外觀易混淆藥物,學習本藥房內(nèi)同名不同規(guī)格的品種,了解商品名稱類似,藥物作用類似,處方書寫類似的藥物,最大程度上減少了漏發(fā)、多發(fā)、錯發(fā)藥現(xiàn)象。

        設立藥品緩存區(qū),存放患者忘取的藥品,既方便患者隔天取藥,又方便藥品清查。

        工作中發(fā)現(xiàn)破損、霉變或過期藥品,要存放到破損箱里,另外,每天對藥房的破損藥物登記造冊,報告給藥房負責人,每周二、周五集中進行更換,做相應的退庫處理。

        針對藥品在病區(qū)和各藥房之間的藥品調(diào)撥環(huán)節(jié)容易造成賬務不符的情況,藥房主任嚴格調(diào)撥制度。每次操作均由指定負責人在網(wǎng)絡系統(tǒng)中操作,并由領藥科室人員簽字備案。杜絕各業(yè)務科室的換藥業(yè)務,緊急情況需要借藥的,必須經(jīng)藥劑科主任審批,同時在系統(tǒng)中扣除所借藥品數(shù)量后,方可借藥出庫。同時在規(guī)定的時間內(nèi)(通常設定時間為1周),借藥科室及個人將藥品歸還藥庫,辦理入庫手續(xù)。緊缺藥品則隨時調(diào)換,保障了賬物相符。

        嚴格按照《處方管理辦法》調(diào)配藥品,是保證藥品賬物相符率的基本要求。藥房劃價人員要仔細審核醫(yī)師開具的處方,如有任何疑問或者發(fā)現(xiàn)錯誤,及時與醫(yī)師溝通,避免錯劃;劃價完成后,應再次核對藥品及數(shù)量是否與處方一致。藥品調(diào)劑要嚴格遵守操作規(guī)程,配藥、發(fā)藥時做到“四查十對”(參見處方管理辦法第三十七條)[5],避免漏發(fā)、重發(fā)、錯發(fā)。

        及時、徹底盤點藥品是藥品數(shù)量、金額準確率的保證和重要的管理手段之一。對于貴重藥品和特殊管理的麻醉藥品、精神藥品,需每日盤點,如有不符,應當天查找原因并加以解決;其他藥品進行不定期盤查;藥品效期每月一查,登記近效期藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、效期,聯(lián)系臨床科室及時使用或與該藥用量大的藥房調(diào)撥使用或做退貨處理;每季度末進行藥品全盤。為防止漏盤、錯盤,可先進行預盤查,在最終盤查時輸入藥品數(shù)據(jù),以確保數(shù)據(jù)準確無誤。發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)差異明顯的藥品,暫不輸入數(shù)據(jù),把藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額制作成表,藥房負責人簽字,向藥劑科主任申請,由信息中心調(diào)整庫存,庫存調(diào)整平衡后定期打印庫存差異表盤點核實[6]。

        完善藥品領用、調(diào)配、發(fā)放、調(diào)撥借用、退藥、報損、盤點等藥品管理相關制度,藥學人員嚴守崗位紀律,保證藥品管理工作井井有條。

        3 討論

        計算機網(wǎng)絡技術的運用,是藥房藥品管理最為關鍵的一環(huán),其合理性和穩(wěn)定性是藥品數(shù)量、金額準確的根本,藥房實踐過程中推進計算機軟件設計系統(tǒng)的不斷改進,使其更具實用性,促進藥品數(shù)量、金額管理的科學化和規(guī)范化[7]。

        雖然計算機系統(tǒng)存在不可避免的缺陷,但藥房工作人員可以針對其漏洞,增加人工錄入的過程,彌補計算機工作欠缺,使其趨于完善。藥品數(shù)量、金額管理水平反映出門診藥房調(diào)劑工作質(zhì)量的高低。藥品管理事務繁多,完善藥品管理的相關制度,促使藥品管理制度化、規(guī)范化是保證門診藥房藥品賬物相符的前提。在我院還未完全實現(xiàn)電子處方管理的情況下,藥品的領發(fā)、處方調(diào)配、盤點均由人工操作。藥學人員業(yè)務能力的提高和良好的職業(yè)素質(zhì)的養(yǎng)成將利于藥品數(shù)量、金額管理取得良好成效。

        門診藥房藥品數(shù)量管理的核心是對藥品數(shù)量、金額和人的三重管理,依托網(wǎng)絡管理軟件為核心,加強制度和人員的管理,必定能對藥房管理起到積極的作用,使醫(yī)院藥品管理更加科學化、規(guī)范化、制度化[8-9]。

        4 小結

        藥品管理工作瑣碎而繁雜,只有不斷完善計算機網(wǎng)絡系統(tǒng),建立合理有效的藥房管理制度,才能實現(xiàn)藥品數(shù)量和金額管理的較高水準。尤為關鍵且重要的環(huán)節(jié)是充分發(fā)揮藥房工作人員的主觀能動性,彌補由于網(wǎng)絡技術或管理方面的漏洞,減少不必要的錯誤和遺漏,實現(xiàn)高水平的藥房管理。

        參考文獻:

        [1] 陶宇宏,王秋爽.醫(yī)院藥品數(shù)量賬物不符原因分析與解決方案[J].實用藥物與臨床,2012,15(2):1276-1278.

        [2] 陳彪.藥品數(shù)量管理與醫(yī)保系統(tǒng)的關系[J].醫(yī)學信息,2007,20(4):547-548.

        [3] 高錦娟,紀莎,黃巧平.我院門診藥房管理實踐與體會[J].實用藥物與臨床,2009,12(4):305.

        [4] 彭?,?季波.我院門診西藥房藥品盤點方法的實施及討論[J].中國藥房,2004,15(12):728.

        [5] 衛(wèi)生部,國家中醫(yī)藥管理局.處方管理辦法[S].第三十七條.

        [6] 朱江華.計算機信息技術在藥房應用中的探討[J].中國醫(yī)藥導報,2010,7(1):167-168.

        [7] 劉力,陳顯慧,張英.住院藥房盤點賬物情況分析[J].中國實用醫(yī)藥,2011,6(3):265-266.

        [8] 王筱筱.我院中心藥房未來發(fā)展模式探討[J].中國療養(yǎng)醫(yī)學,2010,19(2):175-176.

        [9] 高婷.醫(yī)院藥房工作評價研究[J].實用藥物與臨床,2012,15(3):187-188.

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