竇建云

加強檔案管理 服務農(nóng)機事業(yè)

竇建云

農(nóng)機監(jiān)理檔案是農(nóng)機監(jiān)理執(zhí)法的重要業(yè)務工作，對農(nóng)機監(jiān)理基礎地位、農(nóng)機化事業(yè)發(fā)展以及農(nóng)村社會穩(wěn)定都起著重要的作用。

農(nóng)機監(jiān)理工作是根據(jù)《道交法》、《農(nóng)業(yè)機械促進法》等法律法規(guī)對農(nóng)機實施行政管理。農(nóng)機監(jiān)理檔案是農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和行政管理的規(guī)定及要求，用科學的方法對農(nóng)機監(jiān)理檔案進行管理和應用。農(nóng)機監(jiān)理檔案是一項技術性、科學性、系統(tǒng)性、保密性、復雜性、業(yè)務性很強的工作，在農(nóng)機監(jiān)理工作中占有十分重要的地位。因此，加強對農(nóng)機監(jiān)理檔案的科學化、規(guī)范化管理，對農(nóng)機監(jiān)理人員，特別是檔案管理人員，提出了更高的要求。

一、農(nóng)機監(jiān)理檔案的內(nèi)容

農(nóng)機監(jiān)理檔案是農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)將已經(jīng)辦理完畢又有保存價值的文書進行立卷歸檔，是各級農(nóng)機監(jiān)理機關在日常工作中形成的具有保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。農(nóng)機監(jiān)理檔案包括農(nóng)業(yè)機械注冊登記、檢驗、轉(zhuǎn)籍及變更；農(nóng)業(yè)機械駕駛操作人員考核、發(fā)證、異動登記；農(nóng)業(yè)機械駕駛操作人員違章及農(nóng)機事故處理等內(nèi)容。

二、加強農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的措施

1.提高認識，加強管理

農(nóng)機監(jiān)理檔案管理是一項繁重而細致的工作，提高認識，加強管理，是做好農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的前提。首先是領導要高度重視和支持。各級農(nóng)機部門應確定一名分管領導負責檔案管理工作，實行分管領導負責制。要給予檔案管理各方面的支持與投入。硬件上，要建立獨立規(guī)范的檔案室，維護檔案的完整和安全；設備配備要充分保證工作需要；在檔案管理人員配備上要抽調(diào)懂業(yè)務、辦事認真負責的人員從事檔案工作。其次是檔案管理人員要有敬業(yè)精神，工作要細致認真，從原件受理，表格填寫到車輛及駕駛?cè)藛T相片拍照、號碼拓印和測量參數(shù)方面，避免誤差。這樣，才能保證檔案中的原始材料及參數(shù)的準確性與真實性，才能為農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務辦理提供準確可靠的依據(jù)。

2.完善制度，明確職責

在農(nóng)機檔案管理工作中，必須制定檔案管理制度。依據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》和農(nóng)業(yè)部有關農(nóng)機安全監(jiān)理工作業(yè)務規(guī)范要求制定適合本地區(qū)的農(nóng)機檔案管理工作規(guī)程和制度，并張貼上墻。

檔案管理制度應當包括：（1）明確拖拉機、聯(lián)合收割機等農(nóng)業(yè)機械檔案立卷歸檔的主要材料與內(nèi)容；（2）明確農(nóng)機駕駛操作人員的檔案立卷歸檔的主要材料和內(nèi)容；（3）農(nóng)機事故檔案立卷歸檔的主要材料內(nèi)容；（4）違章證據(jù)材料，現(xiàn)場監(jiān)督、整改、檢查筆錄、影像等其它必要材料。

檔案管理人員的職責應當包括：（1）檔案室由專人負責，規(guī)范《檔案調(diào)閱登記薄》，并建立相應的保管制度和檔案人員崗位職責和獎罰措施。（2）所有單位因公需要查詢有關檔案資料的，檔案管理人員審核查詢公函和經(jīng)辦人工作證明后報分管領導批準，查閱檔案應在閱覽室進行，檔案管理人員應當在場。需要出具證明或者復印檔案資料的，應當經(jīng)分管領導批準。（3）任何單位或個人，不得擅自涂改、故意損壞、私自偽造檔案，否則，將依法進行處理。

3.嚴格要求，依法辦事

農(nóng)機監(jiān)理是一項法律性，原則性很強的工作。在工作中，應嚴格按照法律法規(guī)及工作規(guī)范流程辦理，達到資料齊全、有效。舉例來說，在辦理拖拉機等農(nóng)用車輛入戶時，就要做到“四合一”。車輛來歷證明（購車發(fā)票）、整車合格證、交強險保險單與實際車輛的車型、發(fā)動機號、車架號必須一致，車主姓名與身份證登記的姓名要一致。材料審核齊全后，符合目錄和參數(shù)要求的進行登記、準予受理許可，再交由車輛檢驗員進行驗車、拓印。檢驗員詳細測量并填寫車輛的各項參數(shù)。這一系列的工作，必須嚴格按農(nóng)機監(jiān)理規(guī)范來辦理。機手提供的材料必須清晰，不得涂改。檢驗員認真核對，完整無誤方可填表并簽名，做到誰檢車誰簽名，誰簽名誰負責。這樣才能保證檔案材料數(shù)據(jù)填寫的真實性，也可避免在出現(xiàn)錯誤時，各崗位相互推諉。對于拖拉機辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，牽涉到財產(chǎn)與責任等方面的問題，要嚴格依據(jù)拖拉機登記規(guī)定辦理轉(zhuǎn)移業(yè)務。首先上網(wǎng)核對該拖拉機的事故情況及抵押查封情況，并查閱該車原始檔案。如果檔案不全或沒有及時更新，就不能保證查詢與核對的準確性。經(jīng)查詢，在確認沒有不予辦理的情況后，現(xiàn)場檢驗拖拉機，并拓印發(fā)動機號及車架號，防止車輛在使用過程中改裝和變更部件及參數(shù)，保證行車證與實際車輛一致。核對無誤后，填寫規(guī)范的購車合同。這樣，既維護了買賣雙方的正當權(quán)益又避免了日后的糾紛，保證了農(nóng)機產(chǎn)權(quán)過戶的合法與便捷，也促進了檔案的同步完善。

4.加強交流，信息共享

在規(guī)范檔案管理工作中，農(nóng)機主管機關各部門之間首先要加強協(xié)調(diào)，相互交流，取長補短，互相配合，互通有無，信息共享。這是規(guī)范農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務檔案必要條件。其次，要搞好與交警等職能部門的信息共享。農(nóng)機檔案記載的是農(nóng)機及駕駛操作人員的原始信息，是事故處理及農(nóng)機監(jiān)理的主要依據(jù)。農(nóng)機事故多數(shù)發(fā)生在省道、國道上，主要由公安交警部門處理。在國道、省道上的違章行為，證件暫扣與吊銷等也由交警人員處罰，這樣，就勢必牽涉到檔案的查詢和補充記錄。因此，在工作中，要求農(nóng)機監(jiān)理部門同交通管理部門密切配合，建立信息溝通體制，定時交換與傳遞材料，保證檔案的及時更新、完善。

5.技術創(chuàng)新，科學管理

（1）科學分類?？茖W的檔案分類有利于使用檔案時快捷便利順暢?？茖W分類要求分類歸檔要有科學性和系統(tǒng)性，這一環(huán)節(jié)做好了，有利于今后工作中的檔案查詢，為檔案的管理提供便利。

（2）加強農(nóng)機監(jiān)理網(wǎng)絡化建設，促進檔案管理電子化網(wǎng)絡化。為了使檔案工作與監(jiān)理工作需要相適應，必須建立“微機為主，人工為輔”的人機管理體制，將拖拉機檔案、駕駛操作人員檔案、事故檔案和其它檔案錄入電腦，進行系統(tǒng)的分類與管理，省市區(qū)縣間進行聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)文字錄入，圖片掃描、證件審批辦理等方面的微機管理，促進檔案的規(guī)范化。