文/張紅習(xí)

企業(yè)合同法律風(fēng)險防控體系的構(gòu)建與實(shí)踐

文/張紅習(xí)

市場經(jīng)濟(jì)就本質(zhì)而言，就是法治經(jīng)濟(jì)和契約經(jīng)濟(jì)。合同既是企業(yè)從事經(jīng)營活動取得經(jīng)濟(jì)效益的紐帶和載體，同時也是產(chǎn)生糾紛和法律風(fēng)險的重要源頭。

與自然風(fēng)險、市場風(fēng)險等風(fēng)險不同，合同法律風(fēng)險是完全可以提前認(rèn)知并規(guī)避的。以第三方裁決為主的事后救濟(jì)，其結(jié)果往往具有很大不確定性，往往是“殺敵一千自損八百”。

無數(shù)事實(shí)證明，一個企業(yè)事前預(yù)防的投入與事后救濟(jì)的投入是成反比的。為此，公司自2012年初開始全面構(gòu)建了以事前預(yù)防與過程控制為主、事后救濟(jì)為輔的合同法律風(fēng)險管控體系，大大降低了交易成本，促進(jìn)了企業(yè)健康發(fā)展。

事前預(yù)防是指對合同管理中未來有可能發(fā)生的問題根源能夠看到并且找出來提前處理。它是企業(yè)自身的免疫系統(tǒng)，能夠使企業(yè)合同的法律風(fēng)險防患于未然，如果不做好事先防范工作，等到法律風(fēng)險已經(jīng)產(chǎn)生并造成重大的損失才尋求彌補(bǔ)，即使是請來了名氣再大的“空降兵”，結(jié)果也于事無補(bǔ)。

過程控制是指為達(dá)到避免合同法律風(fēng)險目的而對影響過程的變量所進(jìn)行的監(jiān)管。涵蓋合同簽訂前、簽約時、履行、預(yù)警、評審等整個過程。

事后救濟(jì)是指合同主體的合法權(quán)益受到侵害時，為獲得恢復(fù)和補(bǔ)救而采取的協(xié)商、訴訟、仲裁、行政復(fù)議等措施，是迫不得已而為之的輔助手段，而不是主要手段。

只要做好了事先預(yù)防與過程控制，合同的風(fēng)險就完全可控，完全可以避免結(jié)果的不確定性。三者之間的關(guān)系為事前預(yù)防是基礎(chǔ)、過程控制是關(guān)鍵、事后救濟(jì)是補(bǔ)充。

充分利用事前預(yù)防理論、過程控制理論，消滅危險源，有效避免糾紛，防范法律風(fēng)險，使公司的合同風(fēng)險防患于未然，從而徹底改變因事前不重視合同管理，發(fā)生糾紛后疲于應(yīng)付，因證據(jù)不足被動挨打的窘境，真正實(shí)現(xiàn)合同管理由“救火隊(duì)”角色向事前預(yù)防、過程控制的轉(zhuǎn)變，始終使公司占據(jù)主動，立于不敗之地。具體做法可分為以下幾點(diǎn)。

一是實(shí)行統(tǒng)分結(jié)合，理順管理。合同管理是指包括合同的審批與簽訂、履行、變更、終止、違約處理等全過程的計(jì)劃、組織、控制、調(diào)節(jié)、訴訟和監(jiān)督檢查等管理活動，合同管理的全過程都存在著法律風(fēng)險。為有效防范風(fēng)險，公司建立了一套統(tǒng)分結(jié)合的合同法律風(fēng)險防范機(jī)制。具體做法是：經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部設(shè)專職合同管理員，由法律專業(yè)人員任職，統(tǒng)一負(fù)責(zé)合同制度的起草、合同的審核與蓋章、合同的履行監(jiān)督、臺帳建立、整理歸檔等。專門成立法律顧問室，參與重大合同的起草審查，統(tǒng)一負(fù)責(zé)合同糾紛處理。各個分公司、子公司作為合同二級管理單位，設(shè)兼職合同管理員，負(fù)責(zé)本部門、本單位職責(zé)范圍內(nèi)的合同簽訂和履行。各單位每年需向經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部定期報送有關(guān)合同的執(zhí)行情況。對合同的管理做到機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí)，形成了完善的合同管理體系。

二是完善制度體系，有規(guī)可依。針對合同的法律風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)建立和優(yōu)化合同法律風(fēng)險防范的流程和制度，明確合同管理各環(huán)節(jié)的流程、風(fēng)險控制點(diǎn)及相關(guān)的崗位職責(zé)。為此，公司建立了包括《招議標(biāo)管理辦法》、《招標(biāo)流程》、《限額以上議標(biāo)流程》、《限額以下議標(biāo)流程》、《合同管理辦法》、《應(yīng)收款項(xiàng)管理辦法》、《內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督管理辦法》等十多項(xiàng)制度在內(nèi)的合同管理制度體系，囊括了招議標(biāo)管理、供應(yīng)（承包商）管理、合同管理、合同印章管理、授權(quán)管理、應(yīng)收帳款管理、合同審計(jì)等多個方面，做到了全覆蓋。

三是梳理合同風(fēng)險，分類管理。為明確從哪一角度出發(fā)更適合公司合同法律風(fēng)險分類管理，我公司從客戶分類、業(yè)務(wù)分類、交易模式分類出發(fā)，綜合考慮產(chǎn)業(yè)鏈風(fēng)險、政策法規(guī)風(fēng)險，對公司的合同進(jìn)行全面梳理，具體劃分為以下類型。

按客戶分類：分為戰(zhàn)略供應(yīng)商（承包商）、重點(diǎn)供應(yīng)商（承包商）、一般供應(yīng)商（承包商）、臨時供應(yīng)商（承包商）、內(nèi)部供應(yīng)商（承包商）。

按業(yè)務(wù)分類：分為物資采購類、產(chǎn)品銷售類、工程承包類、設(shè)備維修類、加工承攬類、服務(wù)類等。

按交易模式分類：按照商品交易時間的不同，將交易方式分為現(xiàn)貨交易、遠(yuǎn)期合同交易和期貨交易；按照商品交易付款方式的不同，將交易方式分為現(xiàn)金交易和非現(xiàn)金交易；按商品交易中所有權(quán)轉(zhuǎn)移的不同，將交易方式分為購買交易和租賃交易等。

針對不同的交易模式，分別采用對我公司來說風(fēng)險最小的管理方式，如銷售通常采用先交款后發(fā)貨方式；采購?fù)ǔ２捎秘浀津?yàn)收合格再付款方式等。必須預(yù)付款或賒銷的，必須按照公司《應(yīng)收款項(xiàng)管理辦法》對客戶信用調(diào)查后，按照有關(guān)賒銷管理的審批程序進(jìn)行審批，并建立客戶信用檔案，做好應(yīng)收賬款的跟蹤管理。

四是實(shí)行入圍會簽，把好入口。為了杜絕不合格物資進(jìn)入到生產(chǎn)領(lǐng)域、不合格的承包商進(jìn)入工程承包、設(shè)備維修領(lǐng)域，選擇有能力、誠信度高的供應(yīng)商、承包商是唯一可行的路子。為此，要求簽合同前必須先經(jīng)招議標(biāo)程序，每個招議標(biāo)項(xiàng)目，嚴(yán)格執(zhí)行入圍供應(yīng)商、承包商的考察、交流、推薦制度，并規(guī)定同一檔次的入圍供應(yīng)商（承包商）原則上至少應(yīng)推薦三家，做到貨比三家。各單位推薦入圍供應(yīng)商、承包商，必須事先考察、技術(shù)交流，并先后經(jīng)過招議標(biāo)申請單位、使用單位、招標(biāo)辦、紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、招議標(biāo)主管領(lǐng)導(dǎo)依次審核批準(zhǔn)后方可邀請其參加投標(biāo)，加入供應(yīng)商、承包商庫。開標(biāo)現(xiàn)場，還要對競標(biāo)單位的資質(zhì)、技術(shù)能力、質(zhì)量、業(yè)績等履約能力進(jìn)行審查，確保中標(biāo)單位能夠按約定履行合同。

五是制訂示范文本，統(tǒng)一格式。針對自己的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容對這些經(jīng)常使用的合同進(jìn)行總結(jié)，一方面借鑒行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的通行做法，借鑒他們好的做法；另一方面充分利用企業(yè)在長期的經(jīng)營管理過程中形成的合同實(shí)際履行的經(jīng)驗(yàn)，及時總結(jié)這些經(jīng)驗(yàn)并書面化到合同中去，統(tǒng)一了格式。由此提高了工作效率、降低了工作強(qiáng)度，切實(shí)從本企業(yè)的實(shí)際出發(fā)避免了合同風(fēng)險。

公司簽訂的各類合同，凡是公司有統(tǒng)一的規(guī)范文本的，必須使用規(guī)范文本；沒有統(tǒng)一規(guī)范文本的，起草合同初稿后要交法律顧問室審定，律師未審定的合同文本不得使用。從而保證了合同文本的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，在很大程度上避免了糾紛的發(fā)生，保證了合同的順利履行。

六是實(shí)行合同會簽，分頭把關(guān)。在企業(yè)內(nèi)部建立嚴(yán)格的合同評審機(jī)制，是防范合同管理中法律風(fēng)險的事先防范。我公司將企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門和相關(guān)分公司作為合同評審的責(zé)任主體。要求合同在簽訂之前，必須有業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的簽署意見。各個業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)從自己的角度出發(fā)，對合同的內(nèi)容進(jìn)行審核，將本部門的意見簽署在合同會簽單上，明確是否同意簽訂合同，合同內(nèi)容還應(yīng)該做什么樣的修改。合同變更的，必須經(jīng)過會簽審批后方可變更。

七是建立監(jiān)控機(jī)制，及時預(yù)警。簽訂一個好的合同只是個開始，合同的履行才是真正重要的環(huán)節(jié)。為保證合同履行，及時掌握合同履行信息，我公司要求把合同經(jīng)辦門部、合同承辦人在合同簽訂后，必須及時填寫《合同履行情況匯總表》，每年向經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部報送一次，做到對各份合同的履行期限與義務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，了解履行進(jìn)展，防止違約情形發(fā)生。如有異常情況發(fā)生，必須在異常情況發(fā)生后二日內(nèi)填寫《合同履行異常情況反饋表》，報經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部和法律顧問室各一份，及時發(fā)出預(yù)警信息。

八是重視固化證據(jù)，有理有據(jù)。證據(jù)固化直接關(guān)系到糾紛發(fā)生后處理的結(jié)果，可謂證據(jù)在手，走遍天下都不怕。因此反復(fù)強(qiáng)調(diào)應(yīng)當(dāng)注意保存自己一方已經(jīng)履行了合同義務(wù)的證據(jù)，同時注意保存對方違反合同的證據(jù)，盡量將這些過程用書面形式記載下來。

九是實(shí)行年度評審，動態(tài)考核。為保證在庫供應(yīng)商、承包商的質(zhì)量，我公司每年都要組織使用單位、合同主辦單位、財務(wù)部、紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部、機(jī)動部、生產(chǎn)技術(shù)部等單位組成評審小組分別從質(zhì)量水平、合同履行、服務(wù)能力、價格水平等方面進(jìn)行量化打分。得分分為A、B、C、D四個等級：A級得分≥90分；B級80≤得分＜90分；C級70分≤得分＜80分；D級得分＜70分。

凡年度評價為D級的各類供應(yīng)商（承包商）一律視為不合格供應(yīng)商（承包商），清理出供應(yīng)商（承包商）庫。

十是實(shí)行合同審計(jì)，閉環(huán)管理。按照公司《內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督管理辦法》的規(guī)定，紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部對零星工程、物資采購、設(shè)備維修合同的執(zhí)行、驗(yàn)收、付款、質(zhì)保、結(jié)算票據(jù)等事項(xiàng)進(jìn)行過程審計(jì)，監(jiān)督檢查合同是否嚴(yán)格按規(guī)定交貨、驗(yàn)收等，避免了合同簽訂后執(zhí)行情況無人監(jiān)督的漏洞，真正做到了從計(jì)劃確定，到招議標(biāo)確定價格、合同簽訂、合同履行，全部有人監(jiān)督，真正做到了閉環(huán)管理。

通過建立以事前預(yù)防與過程控制為主，事后救濟(jì)為輔的合同風(fēng)險防范體系，做到了有理有據(jù)，避免了被動局面。近兩年，每年簽訂各類合同2000多份，標(biāo)的額70多億元，沒有發(fā)生一起因合同簽訂、履行失誤造成敗訴或損失，較好的維護(hù)了公司合法權(quán)益。

作者單位：（河南省中原大化集團(tuán)有限責(zé)任公司）