翟松青

(泰州市高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心，江蘇 泰州 225300)

1 重點(diǎn)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

要建立辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)體制，把辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方案納入國(guó)家和各行各業(yè)自動(dòng)化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃，與其同步發(fā)展，并從人力資源、投資力度上得到優(yōu)先保證。

2 以人為本-加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

要針對(duì)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的需要，建立高水平、高技能的現(xiàn)代化管理機(jī)制，培養(yǎng)出一支能夠適應(yīng)新形勢(shì)要求，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能的高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。

3 有法可依-加強(qiáng)管理體系制度建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化決定了辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。因此，有計(jì)劃的建立各種數(shù)據(jù)庫(kù)是一向重要而艱巨的任務(wù)。各單位必須做好數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)錄入工作，減少數(shù)據(jù)的丟失、重復(fù)和分散，提高信息含量，實(shí)現(xiàn)資源共享等，都必須有嚴(yán)格的規(guī)章制度作保證。隨著辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn)，文檔工作僅靠傳統(tǒng)的管理制度管理已經(jīng)完全無(wú)法適應(yīng)，應(yīng)該根據(jù)國(guó)家有關(guān)電子文件管理方面的規(guī)章制度，結(jié)合單位工作中的實(shí)際情況重新制定或修訂各類(lèi)辦公自動(dòng)化管理制度，以適應(yīng)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的需要。

4 靈活運(yùn)用-使辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的左右發(fā)揮到極致

由于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的推廣，促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展，人們將要逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公室是信息的產(chǎn)生地點(diǎn)，要把公務(wù)、商務(wù)、經(jīng)濟(jì)信息資源用活、用足，就需要及時(shí)進(jìn)行信息編輯.在單位內(nèi)部實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理。為解決傳統(tǒng)辦公模式中由于紙質(zhì)文檔進(jìn)行傳遞所造成的信息交流不暢，大量辦公文件歸檔后存放困難以及對(duì)多部門(mén)進(jìn)行工作協(xié)調(diào)時(shí)效率較低等問(wèn)題，要加大對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備和技術(shù)的投入，引進(jìn)開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能對(duì)—般文件進(jìn)行管理，也能夠?qū)D表、圖像、聲音等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行管理檢索，還可以由管理人員直接在計(jì)算機(jī)屏幕上審閱積存的文件，對(duì)電子文件中不具有保存利用價(jià)值的進(jìn)行刪除，對(duì)具有保存價(jià)值的文件確定保管期限，并在各份文件上注明。由于計(jì)算機(jī)隨時(shí)可以迅速對(duì)電子檔案中的單份文件從任務(wù)角度進(jìn)行檢索，既省時(shí)又省力，所以在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案過(guò)程中，管理人員不必再去分類(lèi)、組卷。

5 居安思危-加強(qiáng)電子檔案的技術(shù)保護(hù)

眾所周知，光盤(pán)，優(yōu)盤(pán)、軟盤(pán)等電子檔案存儲(chǔ)載體的存儲(chǔ)容量很大，構(gòu)架占用空間很小，檔案庫(kù)房管理相對(duì)比較方便。但電子檔寨在保管條件上與紙質(zhì)檔案相比要求嚴(yán)格，必須存放在專(zhuān)用庫(kù)房中，對(duì)庫(kù)內(nèi)溫度、濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制，并配置防高強(qiáng)度磁場(chǎng)、電場(chǎng)等設(shè)施設(shè)備，還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒等等。

6 嚴(yán)格管理-提高工作效率及使用水平

要加快實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的步伐，就必須在各行各業(yè)廣泛運(yùn)用科學(xué)技術(shù)。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和管理水平的提高將從根本上決定我國(guó)現(xiàn)代化的進(jìn)程。主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立不同程度的網(wǎng)絡(luò)。如建立單位局域網(wǎng)、地區(qū)范圍內(nèi)的局域網(wǎng)，全省、全國(guó)范圍的廣域網(wǎng)等，實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的進(jìn)程，文件不再以紙質(zhì)形式運(yùn)轉(zhuǎn)，而是以數(shù)據(jù)的形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送，以電子文件形式歸檔，檔案館(室)變?yōu)闄n案信息的控制中心，網(wǎng)絡(luò)中單個(gè)信息中心所能提供的信息，不再僅僅是一個(gè)信息庫(kù)中的信息，而是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中所連接的所有信息庫(kù)的信息，信息數(shù)字化已成為辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的必然結(jié)果。二是運(yùn)用多媒體技術(shù)提高辦公自動(dòng)化的水平。多媒體技術(shù)能夠?qū)ξ淖?、照片、圖像、聲音等多種媒體進(jìn)行綜合處理，能使檔案由分散管理變?yōu)榧泄芾?，使檔案的服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。多媒體信息檢索與普通檢索相比，增加了許多檢索點(diǎn)和檢索要求，用戶(hù)可按自己的需要，向系統(tǒng)提出圖形、圖像、聲音等多媒體信息的檢索要求，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。三是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)加快辦公自動(dòng)化的步伐。隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)展，計(jì)算機(jī)將從輔助性工具逐漸成為現(xiàn)代化管理的技術(shù)支撐，文檔工作的重點(diǎn)將從文檔實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)移到信息管理上來(lái)，使傳統(tǒng)的手工管理向自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)變，將使檔案館(室)、辦公室的信息更趨精確、完善，文件、檔案從整理、編目、檢索到提供利用等，都通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。

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