●王娜 李金博
平衡計(jì)分卡在高校預(yù)算管理中的應(yīng)用研究
●王娜 李金博
預(yù)算管理是高校財(cái)務(wù)管理的核心內(nèi)容。隨著高校經(jīng)濟(jì)規(guī)模的迅速擴(kuò)大,經(jīng)費(fèi)來(lái)源的多渠道化,社會(huì)各界對(duì)高校的預(yù)算管理提出了更高的要求。但是,目前高校在預(yù)算管理方面仍然存在諸多問題,制約了預(yù)算管理水平的提高。文章通過(guò)對(duì)平衡計(jì)分卡理論及實(shí)踐的研究,力求將平衡計(jì)分卡的思想引入高校預(yù)算管理中,希望能夠用其理念提高高校預(yù)算管理的水平。
平衡計(jì)分卡 高校 預(yù)算 預(yù)算管理
預(yù)算管理是高校進(jìn)行各種財(cái)務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)和前提,是高校財(cái)務(wù)管理的核心工作。隨著國(guó)家對(duì)科研教育領(lǐng)域的不斷重視,資金投入的不斷擴(kuò)大,高校加強(qiáng)預(yù)算資金管理顯得尤為重要。但是,目前高校在預(yù)算管理方面還是存在很多問題的,這些問題制約了預(yù)算管理水平的提高。本文通過(guò)對(duì)平衡計(jì)分卡工具理論的分析和實(shí)際應(yīng)用的研究,認(rèn)為高校預(yù)算管理中如果能夠成功引入該工具,對(duì)于預(yù)算資金的管理能夠起到改善和提高的效果。
1.靜態(tài)預(yù)算編制方法與變化的環(huán)境不適應(yīng)。近年來(lái),高校各部門預(yù)算都按照年度編制零基預(yù)算,但受到技術(shù)、人力等客觀因素和利益驅(qū)動(dòng)等主觀因素的影響,預(yù)算缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,前瞻性不夠。對(duì)于這種相對(duì)靜態(tài)的財(cái)務(wù)收支,對(duì)當(dāng)年經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生各種變動(dòng)缺乏應(yīng)變措施,導(dǎo)致預(yù)算管理較為隨意。例如,當(dāng)年預(yù)算中的“公務(wù)車燃油費(fèi)”項(xiàng)目預(yù)算為30萬(wàn)元,年內(nèi)因國(guó)際油價(jià)上漲導(dǎo)致燃油費(fèi)用支出多出6萬(wàn)元,由于預(yù)算已經(jīng)全部安排完畢只能從學(xué)?!皺C(jī)動(dòng)經(jīng)費(fèi)”項(xiàng)目中列支,造成“公務(wù)車燃油費(fèi)”項(xiàng)目反映不真實(shí)不完整。類似的水費(fèi)、電費(fèi)、燃?xì)赓M(fèi)等都會(huì)存在如此情況。
2.預(yù)算管理難以與高校的戰(zhàn)略目標(biāo)相銜接。高校預(yù)算管理主要是建立在財(cái)務(wù)目標(biāo)和財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上,既然高校屬于事業(yè)單位,不以盈利為目的,經(jīng)費(fèi)大部分來(lái)源為政府撥款,所以財(cái)務(wù)目標(biāo)大都集中在如何減少開支,壓縮人員經(jīng)費(fèi)及“三公”經(jīng)費(fèi)這些控制成本開支的方面。這些財(cái)務(wù)指標(biāo)并沒有反映和強(qiáng)調(diào)當(dāng)今世界競(jìng)爭(zhēng)中最主要的客戶滿意度、社會(huì)滿意度、創(chuàng)新能力、員工工作積極性等非財(cái)務(wù)因素,已不適應(yīng)信息時(shí)代以提高核心競(jìng)爭(zhēng)力和增強(qiáng)靈活性為目標(biāo)的戰(zhàn)略管理思想,不能有效地為管理和決策、戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的形成提供服務(wù)。
3.預(yù)算執(zhí)行只注重結(jié)果忽略過(guò)程。預(yù)算執(zhí)行其實(shí)是預(yù)算管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),在實(shí)際工作中大部分高校雖然制定了財(cái)務(wù)目標(biāo)和財(cái)務(wù)預(yù)算,但由于執(zhí)行力度不足,缺乏監(jiān)管和中高層領(lǐng)導(dǎo)的重視,難以根據(jù)預(yù)算對(duì)各項(xiàng)支出進(jìn)行有效控制,造成目標(biāo)與預(yù)算脫節(jié)。例如目前預(yù)算執(zhí)行情況大多依據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表的歷史數(shù)據(jù),反映的只是執(zhí)行結(jié)果,所以各部門只會(huì)關(guān)注當(dāng)年預(yù)算有無(wú)執(zhí)行完畢,還有無(wú)結(jié)余資金,對(duì)于導(dǎo)致結(jié)果的原因及是否與申請(qǐng)預(yù)算時(shí)的安排相符則無(wú)人問津。這種種現(xiàn)象都反映高校預(yù)算管理中存在責(zé)任不明、制度不全、監(jiān)督不力的問題,不利于財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
4.預(yù)算管理忽視價(jià)值創(chuàng)造的動(dòng)因。財(cái)務(wù)指標(biāo)是高校運(yùn)行的一種綜合、抽象的反映,不能揭示深層次的業(yè)績(jī)形成動(dòng)因。事實(shí)上,高校的整體提升是通過(guò)改善那些業(yè)績(jī)創(chuàng)造的動(dòng)因,如稀缺專業(yè)、學(xué)生就業(yè)率、教學(xué)質(zhì)量、教師綜合水平等。預(yù)算管理系統(tǒng)不能提供價(jià)值創(chuàng)造動(dòng)因的情況,就很難表明結(jié)果是如何得到的,也就難以為改進(jìn)業(yè)績(jī)指明方向,很難判斷高校發(fā)展是否控制在貫徹戰(zhàn)略的軌道上。
5.預(yù)算執(zhí)行結(jié)果評(píng)價(jià)難以鼓勵(lì)員工更加卓越。目前預(yù)算管理的關(guān)注點(diǎn)往往在預(yù)算編制和執(zhí)行上,沒有明確相關(guān)責(zé)任人的具體責(zé)任及其與學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略之間的關(guān)系,對(duì)預(yù)算執(zhí)行結(jié)果缺乏必要的績(jī)效考核,對(duì)是否超預(yù)算開支,不合理開支不做評(píng)價(jià),超支的不予以追究,節(jié)約的不予以獎(jiǎng)勵(lì),沒有完善的獎(jiǎng)懲制度。造成許多員工甚至是部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要辦的是公事,不管有無(wú)預(yù)算安排,學(xué)校都要給予解決,不能讓個(gè)人掏腰包,出現(xiàn)許多先斬后奏的情況。這不光不利于預(yù)算管理,也很難激發(fā)教職工的工作積極性和主動(dòng)性。
1.平衡計(jì)分卡的基本內(nèi)涵。平衡計(jì)分卡是由羅伯特·卡普蘭與復(fù)興全球戰(zhàn)略集團(tuán)總裁戴維·諾頓在20世紀(jì)90年代研究創(chuàng)立的,并通過(guò)不斷的努力研究,使平衡計(jì)分卡的理論經(jīng)歷了第一代的“BSC”時(shí)期、第二代“BSC+戰(zhàn)略地圖”時(shí)期、第三代“BSC+戰(zhàn)略地圖+戰(zhàn)略中心組織”時(shí)代,使平衡計(jì)分卡從理論研究走向了推廣應(yīng)用。
平衡計(jì)分卡的基本原理是把企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)分解成為多個(gè)相互聯(lián)系的子目標(biāo),最初是為了解決企業(yè)中的績(jī)效衡量問題。但是隨著知識(shí)大爆炸,信息化發(fā)展越來(lái)越占據(jù)優(yōu)勢(shì),企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)也不再體現(xiàn)在資本金投入額、固定資產(chǎn)投入量等方面,而是更注重領(lǐng)導(dǎo)者的能力魄力、甚至是個(gè)人魅力,員工的能力與素質(zhì),客戶的滿意度與忠誠(chéng)度,內(nèi)部運(yùn)行流程的高效等這些無(wú)形的不好衡量的資產(chǎn)方面。平衡計(jì)分卡的理論正是針對(duì)這些因素的變化而發(fā)展起來(lái)的,它擺脫了原有的只考慮財(cái)務(wù)指標(biāo)的局限性,從企業(yè)的財(cái)務(wù)、顧客、內(nèi)部經(jīng)營(yíng)過(guò)程和學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)四個(gè)完整且相互聯(lián)系的方面來(lái)重新思考企業(yè)的戰(zhàn)略管理過(guò)程。平衡計(jì)分卡能夠把外部評(píng)價(jià)與內(nèi)部評(píng)價(jià)相結(jié)合;長(zhǎng)期目標(biāo)與短期目標(biāo)相結(jié)合;結(jié)果與動(dòng)因相結(jié)合;定量指標(biāo)與定性指標(biāo)相結(jié)合,這些特點(diǎn)構(gòu)建起了企業(yè)的戰(zhàn)略管理衡量體系,能夠更好地推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2.平衡計(jì)分卡的應(yīng)用情況。自1993年羅伯特·卡普蘭和戴維·諾頓將平衡計(jì)分卡引入到企業(yè)的戰(zhàn)略管理系統(tǒng)之后,平衡計(jì)分卡就開始得到全球企業(yè)界的廣泛接受與認(rèn)同,越來(lái)越多的企業(yè)開始引入平衡計(jì)分卡,并在戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中受益匪淺。
據(jù)統(tǒng)計(jì),目前世界500強(qiáng)企業(yè)中有80%企業(yè)在使用平衡計(jì)分卡。美國(guó)聯(lián)邦政府、美國(guó)各州政府、市政府,瑞典、澳大利亞、新加坡等國(guó)家都積極嘗試推動(dòng)平衡計(jì)分卡,并取得極大的成效。我國(guó)國(guó)內(nèi)許多著名企業(yè)也在紛紛嘗試實(shí)施,如聯(lián)想、海爾、報(bào)喜鳥等。與此同時(shí),我國(guó)政府機(jī)關(guān)、行政事業(yè)單位等非盈利單位也越來(lái)越多地在績(jī)效管理中嘗試引入平衡計(jì)分卡,在理論界也慢慢開始許多新的嘗試,如將平衡計(jì)分卡引入高校圖書館、后勤、醫(yī)院等部門管理中。
與營(yíng)利性企業(yè)相比,高校作為非營(yíng)利組織具有一些不同之處。從會(huì)計(jì)特點(diǎn)來(lái)說(shuō),一是不以追求利潤(rùn)最大化為戰(zhàn)略目標(biāo),更注重社會(huì)效益;二是其資金主要以政府撥款和社會(huì)捐贈(zèng)為主,兼有服務(wù)性收費(fèi)和經(jīng)營(yíng)性收入。此外,高校的組織特點(diǎn)還包括獨(dú)立性、自愿性、公共關(guān)系地位高等。在眾多企業(yè)成功實(shí)施平衡計(jì)分卡后,平衡計(jì)分卡的創(chuàng)建與實(shí)施過(guò)程都給企業(yè)帶來(lái)了組織內(nèi)部管理流程的創(chuàng)新和管理工具的重新組合。如果能使平衡計(jì)分卡與高校預(yù)算管理有效的結(jié)合,不僅能使高校的預(yù)算管理具有戰(zhàn)略性,也能為平衡計(jì)分卡的具體應(yīng)用提供一個(gè)新的領(lǐng)域。
1.平衡計(jì)分卡與高校預(yù)算管理結(jié)合的可行性。
(1)平衡計(jì)分卡與預(yù)算管理內(nèi)部控制制度的銜接。高校的預(yù)算管理內(nèi)部控制制度包括了合同管理、固定資產(chǎn)管理、貨幣資金管理、大額資金管理、經(jīng)營(yíng)管理、績(jī)效評(píng)估等各個(gè)方面。盡管有這么多方面的內(nèi)部控制制度,違法違紀(jì)的現(xiàn)象還是層出不窮,預(yù)算執(zhí)行部門還是能夠鉆各種空子,可見目前我們的內(nèi)控制度還是不嚴(yán)謹(jǐn)、不健全、不完善的,沒有形成一個(gè)系統(tǒng)的控制體系。平衡計(jì)分卡的實(shí)質(zhì)就是將戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化為具體的經(jīng)營(yíng)行動(dòng),使經(jīng)營(yíng)行動(dòng)及教職工行為都在其戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化框架內(nèi),使高校的控制能夠形成一個(gè)完整的體系,那么我們?cè)谥贫▋?nèi)部控制制度時(shí)也可以圍繞整體戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行具體制定,使各種制度彼此聯(lián)系、彼此牽制,不能違背戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)目標(biāo),以使內(nèi)部控制能夠形成完整的控制體系。
(2)平衡計(jì)分卡與預(yù)算編制的結(jié)合。多年來(lái),高校為了能夠提高預(yù)算使用效率,也在一直不斷地思考改進(jìn)預(yù)算編制方法,先后經(jīng)歷過(guò)了增長(zhǎng)預(yù)算編制、零基預(yù)算編制、零基加增長(zhǎng)預(yù)算編制、績(jī)效預(yù)算編制等方法,但由于受到人力、技術(shù)等客觀因素和利益驅(qū)動(dòng)等主管因素的影響,總是造成預(yù)算分配的不合理或是執(zhí)行困難等問題。那么平衡計(jì)分卡的主要作用是能夠?qū)?zhàn)略付諸于行動(dòng)中,按照平衡計(jì)分卡建立起來(lái)的預(yù)算指標(biāo)體系全部來(lái)自于戰(zhàn)略,而且它的形成是一個(gè)自上而下、再自下而上、不斷溝通、不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程,能夠使教職工全員參與,如果能將平衡計(jì)分卡與預(yù)算編制結(jié)合,那么在預(yù)算編制過(guò)程中就不會(huì)存在不合理分配,教職工不理解有情緒,執(zhí)行困難的問題了。
(3)平衡計(jì)分卡與預(yù)算執(zhí)行的結(jié)合。以往高校預(yù)算執(zhí)行中存在剛性不強(qiáng),超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)使用經(jīng)費(fèi),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨意列支經(jīng)費(fèi),擅自調(diào)整預(yù)算等情況。平衡計(jì)分卡能夠?qū)⒖傤A(yù)算分解成為精簡(jiǎn)的可量化的指標(biāo)。如果將平衡計(jì)分卡引入到高校預(yù)算執(zhí)行中,就可以指導(dǎo)預(yù)算的執(zhí)行,那么在執(zhí)行過(guò)程中凡是違背于戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),或是不能促進(jìn)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的支出將一律不予支持。
(4)平衡計(jì)分卡與預(yù)算執(zhí)行考核的結(jié)合。預(yù)算執(zhí)行考核能夠找出預(yù)算實(shí)際執(zhí)行結(jié)果和目標(biāo)值的差距,從中找到問題,是預(yù)算管理體系中承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié),既有調(diào)整預(yù)算的作用又有激勵(lì)員工的作用。但是目前高校的預(yù)算執(zhí)行考核是不健全不完善的,執(zhí)行不好沒有懲罰,執(zhí)行好的也沒有獎(jiǎng)勵(lì),所以造成預(yù)算執(zhí)行者對(duì)于預(yù)算管理的不重視。平衡計(jì)分卡具有動(dòng)態(tài)考核評(píng)價(jià),年末綜合考核評(píng)價(jià)和預(yù)算體制制度性考評(píng),把這些內(nèi)容應(yīng)用到高校預(yù)算執(zhí)行考核中,能夠監(jiān)測(cè)實(shí)際執(zhí)行是否偏離預(yù)算目標(biāo),評(píng)價(jià)整體效益和利益分配問題,檢驗(yàn)預(yù)算體制是否合理、運(yùn)行是否有效等。
2.平衡計(jì)分卡應(yīng)用于高校預(yù)算管理中優(yōu)勢(shì)。把平衡計(jì)分卡引入高校預(yù)算管理中,一方面,能把高校抽象的使命和戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為清晰的預(yù)算目標(biāo);另一方面,平衡計(jì)分卡能夠形成一個(gè)完整的控制體系,從預(yù)算編制到執(zhí)行到預(yù)算考評(píng)來(lái)實(shí)施高校戰(zhàn)略,并獲得與戰(zhàn)略實(shí)施相關(guān)的反饋信息。因此,與傳統(tǒng)預(yù)算管理相比,將平衡計(jì)分卡引入高校預(yù)算管理具有以下優(yōu)勢(shì):
(1)減少利益驅(qū)動(dòng),使預(yù)算目標(biāo)圍繞戰(zhàn)略目標(biāo)。原有的預(yù)算管理會(huì)造成預(yù)算負(fù)責(zé)人出現(xiàn)“博弈”行為和一些利益驅(qū)動(dòng)行為,對(duì)于沒有硬性規(guī)定的項(xiàng)目多要預(yù)算以實(shí)現(xiàn)個(gè)人利益最大化,對(duì)于支出控制嚴(yán)格的項(xiàng)目降低或是不要預(yù)算,使之容易完成?;谄胶庥?jì)分卡的預(yù)算管理,基本特征就是將戰(zhàn)略作為其關(guān)鍵原則,預(yù)算負(fù)責(zé)人必須清晰地表述支出計(jì)劃與戰(zhàn)略的關(guān)系,因而大大減少討價(jià)還價(jià)的行為。
(2)有助于改善預(yù)算執(zhí)行中只重結(jié)果忽視過(guò)程的現(xiàn)象。在原有的預(yù)算管理模式下,預(yù)算負(fù)責(zé)人只會(huì)關(guān)注當(dāng)年預(yù)算是否執(zhí)行完成,但執(zhí)行的質(zhì)量無(wú)人過(guò)問。平衡計(jì)分卡通過(guò)財(cái)務(wù)、顧客、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)四個(gè)維度的設(shè)計(jì),如既有下?lián)茴A(yù)算、支出進(jìn)度這些反映短期財(cái)務(wù)成果指標(biāo),又有學(xué)生滿意度、家長(zhǎng)滿意度、用人單位滿意度、社會(huì)滿意度這些反映長(zhǎng)期發(fā)展的指標(biāo)。平衡計(jì)分卡將短期目標(biāo)與長(zhǎng)期目標(biāo)結(jié)合在一個(gè)系統(tǒng)中,各項(xiàng)支出的短期行為是否有利于長(zhǎng)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),在平衡計(jì)分卡中一目了然,大大改善了只重結(jié)果忽視過(guò)程的行為。
(3)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的動(dòng)態(tài)監(jiān)控是在高校正常運(yùn)行過(guò)程中,考查預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度及質(zhì)量、實(shí)際執(zhí)行是否有偏離預(yù)算目標(biāo)的情況出現(xiàn),如果有偏離是否是由于環(huán)境變化、執(zhí)行有誤、編制不準(zhǔn)等情況造成。根據(jù)實(shí)際情況實(shí)時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略、目標(biāo)和與預(yù)算指標(biāo),對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。預(yù)算要準(zhǔn)確及時(shí)地反映高校的戰(zhàn)略方針,必須改變傳統(tǒng)預(yù)算關(guān)于假設(shè)社會(huì)環(huán)境不會(huì)改變,物價(jià)不會(huì)改變,人員不會(huì)改變等眾多靜態(tài)假設(shè),積極改進(jìn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中遇到各種變化的應(yīng)變能力。
(4)有利于激勵(lì)員工積極參與。在采用平衡計(jì)分卡為導(dǎo)向前,預(yù)算負(fù)責(zé)人總是會(huì)擔(dān)心如果把預(yù)算執(zhí)行細(xì)目全部披露會(huì)造員工不理解甚至不滿意,造成預(yù)算資金不夠使用,所以不愿意與部門員工分享支出計(jì)劃。引入平衡計(jì)分卡后,它鼓勵(lì)所有成員全部參與預(yù)算編制,但前提必須是在實(shí)現(xiàn)高校整體戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)上進(jìn)行編制,還要尋求每個(gè)員工都能實(shí)現(xiàn)他們各自目標(biāo)的方法。這種預(yù)算編制方法既能提高員工的工作積極性、主動(dòng)性,增進(jìn)合作與信息共享,又使預(yù)算能夠被員工理解與接受,為預(yù)算管理的圓滿完成打下基礎(chǔ)。
(5)建立完善的預(yù)算考評(píng)機(jī)制。高校引入平衡計(jì)分卡后的預(yù)算考評(píng),打破了原有預(yù)算考評(píng)時(shí)只參考財(cái)務(wù)指標(biāo)的局限性,而是從財(cái)務(wù)、顧客、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)四個(gè)維度進(jìn)行綜合考評(píng),既能夠檢查、督促各個(gè)預(yù)算單位和個(gè)人是否積極完成預(yù)算任務(wù),又使學(xué)校具有了合理可靠激勵(lì)有關(guān)預(yù)算單位和個(gè)人的依據(jù)。同時(shí),預(yù)算考評(píng)結(jié)果可以作為一次預(yù)算管理循環(huán)的結(jié)束和總結(jié),為下一次更合理、更科學(xué)地編制預(yù)算打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢?!鳖A(yù)算作為一種資源的配置方法和手段,在高校財(cái)務(wù)管理中處于極其重要的地位。利用平衡計(jì)分卡這種具有結(jié)合戰(zhàn)略、考評(píng)指標(biāo)全面、激勵(lì)員工等特點(diǎn)的工具與高校預(yù)算管理相結(jié)合,改善了由于預(yù)算管理沒有與高校戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合所造成的不被重視、隨意性強(qiáng)、流于形式等現(xiàn)狀。構(gòu)建合理的高校預(yù)算管理體系,有助于高校持續(xù)、健康的發(fā)展。
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(作者單位:北京青年政治學(xué)院 北京 100102)
(責(zé)編:若佳)
F234,G647
A
1004-4914(2014)01-101-02