湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院糧食作物研究所 黃鉞

新形勢下農(nóng)業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀與思考

湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院糧食作物研究所 黃鉞

農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng)、林、牧、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的檔案，農(nóng)業(yè)科技檔案種類繁多，綜合性較強。包括種子檔案、作物栽培檔案、植物保護檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產(chǎn)檔案及農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)劃檔案等，其檔案的形成分布在每個學(xué)科的科研過程中，包括研究準(zhǔn)備階段、研究試驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果申報及推廣應(yīng)用階段等。農(nóng)業(yè)科研檔案具有可塑性、復(fù)雜性、成套性和周期性長等主要特點，因此，農(nóng)業(yè)科研檔案的收集整理編研要求科技人員和檔案管理人員相互協(xié)作形成統(tǒng)一整體，完成科技檔案全面、完整、系統(tǒng)、規(guī)范的管理，為科技檔案綜合開放利用提供堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。

1 新形勢下農(nóng)業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 農(nóng)業(yè)科技檔案管理重視力度薄弱

檔案學(xué)科本身在社會認知層面就存在“先天不足”的問題，過低的社會關(guān)注度與相對“冷門”的學(xué)科定位使檔案學(xué)科在整個社會實踐領(lǐng)域的影響力不足。一些農(nóng)業(yè)科研單位重點關(guān)注項目的立項驗收報獎，對后續(xù)科研資料系統(tǒng)化歸檔、科學(xué)編研不夠重視；多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職或非專業(yè)出身，部分檔案人員本身也因檔案工作的“零關(guān)注度”，往往希望能有更多的精力和時間投入到其他能受到重視和體現(xiàn)個人價值的工作中去，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科技檔案管理邊緣化。

1.2 農(nóng)業(yè)科研材料分散化、完整性差

近年來，我國科研體制發(fā)生了一系列變化，尤其在科研資源配置上，相當(dāng)一部分科研院所把科研工作者對外爭取到科研立項數(shù)量和科研經(jīng)費多少作為科研工作評價與年底各項績效考核的硬性指標(biāo)，并將此與個人利益和職稱晉升掛鉤。在這種大形勢下，每年立項和結(jié)題的課題數(shù)量越來越多，項目經(jīng)費數(shù)量越來越大，與此同時結(jié)題項目檔案質(zhì)量卻滑坡明顯。

（1）目前科研體制下課題組為自身生存往往擁有多個項目同時在研，項目周期長，人員組成多，形成的原始材料數(shù)量繁多，種類繁雜而且分散于各個項目組成員間。部分科技人員缺少檔案意識，在工作中產(chǎn)生的第一手技術(shù)資料沒有交到檔案人員手中，檔案人員也沒有及時催交，導(dǎo)致部分技術(shù)資料流失，造成檔案資料收集不全。

（2）作為農(nóng)業(yè)科研檔案形成中的關(guān)鍵技術(shù)材料，也就是第一手材料,都發(fā)生在田間地頭，如雜交配組、各種類型的試驗記載本等，這些原始的記錄真實地反映了某成果的家族史及其來龍去脈，是成果重要的見證，因各人分管各人試驗，各人手持一本，沒有專人管理，發(fā)生損壞或丟失現(xiàn)象，失去了憑證作用，十分可惜。

（3）有些科技檔案中項目申報的請示、報告或上級的批復(fù)等重要文件都沒有放在科技檔案中，而是存放在文書檔案中，這樣也不利于科研檔案的連續(xù)性和完整性。

（4）隨著國家對農(nóng)業(yè)的高度重視，農(nóng)業(yè)單位被定性為公益性事業(yè)單位,國家不斷加大對農(nóng)業(yè)科研項目的投入力度；同時提倡大項目、大協(xié)作的背景下，鼓勵校企合作、產(chǎn)學(xué)研結(jié)合、院企合作等，共同申報項目，轉(zhuǎn)化科技成果，這些項目涉及學(xué)科多、領(lǐng)域多、單位多、人員多，要形成完整性強、質(zhì)量高的檔案難度非常大。

1.3 歸檔材料中復(fù)印件增多

現(xiàn)在，由于成果申報、課題報獎時必須向有關(guān)部門上交原件，而原件數(shù)量有限；幾家單位或企業(yè)共同申報大項目或成果時，往往都只有牽頭或主持單位才保存有完整的檔案，而其他協(xié)作單位的檔案是不完整的或只有復(fù)印件的，這也不符合科技檔案管理的規(guī)范和要求。

1.4 科研檔案管理缺乏辦公設(shè)備

目前，隨著國家對農(nóng)業(yè)科研投入增加，農(nóng)業(yè)科研環(huán)境有了極大改善，經(jīng)費充裕，各農(nóng)業(yè)研究單位通過政府采購都購買了科研所需的大型設(shè)備，也配有計算機、打印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但這些先進儀器設(shè)備并沒有運用到科研檔案的管理工作中。

1.5 農(nóng)業(yè)科技檔案綜合開發(fā)利用深度不夠

大多數(shù)單位的農(nóng)業(yè)科技檔案只限本課題內(nèi)部查找使用,各課題之間都是保密的,加上檔案自身具有一定程度的保密性,從而形成一個個“信息孤島”?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展是連續(xù)的社會活動，科學(xué)研究需要對已有的科研成果進行參考、借鑒，避免重復(fù)性、相似性研究，以期在同類科研活動中減少人力、財力、物力的極大浪費，檔案人員往往忽視了這一點，沒有對農(nóng)業(yè)科技檔案進行開發(fā)利用，更沒有走出門去為社會提供服務(wù)。

2 信息化時代下農(nóng)業(yè)科技檔案管理的思考

互聯(lián)網(wǎng)和其他介質(zhì)的有效互相融合貫通是科研人員和科技檔案管理者收集開發(fā)利用檔案信息的主要技術(shù)手段，以此為基礎(chǔ)重構(gòu)農(nóng)業(yè)科技檔案管理新模式。

2.1 健全科研檔案管理機制，完善農(nóng)業(yè)科技檔案內(nèi)容，實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

（1）明確綜合檔案室、科研管理部門及各課題組兼職檔案人員的職責(zé)，自上而下的形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(2）提高各課題組兼職檔案人員專業(yè)素質(zhì)?，F(xiàn)階段，兼職檔案員都由學(xué)歷高、科研業(yè)務(wù)能力強的科研人員擔(dān)任，他們熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)而忽視了檔案的專業(yè)培訓(xùn)，采取“請進來”（專家講課）、“走出去”（外省或外單位進修交流）等多種方式，提高他們檔案基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)和交流，開闊視野，使他們盡快成為復(fù)合型人才，以適應(yīng)即將到來的檔案信息化建設(shè)。

（3）規(guī)范并完善科研檔案的管理制度，考核實施情況?？蒲袡n案管理包括歸檔范圍、保管期限、檔案接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀相關(guān)環(huán)節(jié)，年終將檔案質(zhì)量檢查情況、歸檔完整率等納入課題組績效考核、個人考核、年度獎金發(fā)放等掛鉤，從而確保制度的有效落實。

2.2 農(nóng)業(yè)科技檔案的數(shù)字化建設(shè)

目前，我國傳統(tǒng)科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對健全，但數(shù)字環(huán)境中，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要重新審視，相當(dāng)部分的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要按照信息化環(huán)境的要求進行調(diào)整。同時，實時歸檔、技術(shù)覽定、存儲管理、載體轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)遷移、實時發(fā)布等大量新型業(yè)務(wù)內(nèi)容，都需要新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行支撐。雖然我國已經(jīng)制定和正在制定一些檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但是從總體上講，標(biāo)準(zhǔn)制定相對滯后，數(shù)量偏少，分布分散，核心標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的研發(fā)相對薄弱。此外，有些標(biāo)準(zhǔn)由于宣傳貫徹力度不夠等原因，其實施情況參差不齊。盡管如此，檔案信息化仍是發(fā)展趨勢，我們?nèi)詰?yīng)根據(jù)農(nóng)業(yè)科研的條件和特點做些準(zhǔn)備，適應(yīng)未來檔案事業(yè)發(fā)展需要。

（1）農(nóng)業(yè)科學(xué)研究有其自身的特點，它的大部分科研活動都是在田間地頭手工或?qū)嶒炇依锿瓿傻?，它們都是用鉛筆寫在專門設(shè)計好的記載本上的，所產(chǎn)生的大量原始數(shù)據(jù)都有著重要的憑證作用，這部分原始材料必須是紙質(zhì)版和案卷形式來保存的，但也應(yīng)按照不同類型的記載本進行著錄，通過電腦來進行檢索。

(2）其他在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和研究中產(chǎn)生的科技材料應(yīng)該實行歸檔內(nèi)容的“兩套制”，電子文件與紙質(zhì)文件的“雙軌制”。即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)2種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的2套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

(3）編制農(nóng)業(yè)科技檔案檢索工具。其一，以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。

2014-09-07）