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        ERP環(huán)境下中小企業(yè)固定資產(chǎn)生命周期管理研究

        2014-03-29 18:14:28李玉清趙合英
        當(dāng)代經(jīng)濟(jì) 2014年22期
        關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)部生命周期資產(chǎn)

        ○李玉清 趙合英

        (1、嘉興職業(yè)技術(shù)學(xué)院旅游與管理分院 浙江 嘉興 314036 2、捷源綠能科技(上海)有限公司 上海 201801)

        一、引言

        固定資產(chǎn)是企業(yè)的重要資產(chǎn),也是企業(yè)各項(xiàng)工作開始的物資基礎(chǔ)。但由于中小企業(yè)固定資產(chǎn)相對較少、資產(chǎn)購置的隨意性較大,后期又不重視維護(hù)管理,造成資產(chǎn)毀損、丟失、閑置等浪費(fèi)。

        隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異,中小企業(yè)為增強(qiáng)核心競爭力,已將ERP等先進(jìn)的管理軟件運(yùn)用在日常管理和財(cái)務(wù)核算中。固定資產(chǎn)管理和核算是ERP管理中的一個(gè)模塊。如何科學(xué)合理地投資、使用、維護(hù)和管理固定資產(chǎn),提高固定資產(chǎn)的運(yùn)營效益,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)保值增值、盤活固定資金的一大重要課題。

        針對上述問題,本文設(shè)定在已實(shí)現(xiàn)ERP管理的中小企業(yè)中,把固定資產(chǎn)生命周期分為預(yù)算、購置、驗(yàn)收、使用、處置等五個(gè)階段,并分別提出了各個(gè)階段的管理策略。

        二、中小企業(yè)固定資產(chǎn)生命周期管理概況

        固定資產(chǎn)生命周期管理以資產(chǎn)為管理對象,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)總體目標(biāo)為宗旨,以建立一體化的信息平臺為主要手段,統(tǒng)籌考慮、系統(tǒng)優(yōu)化資產(chǎn)生命周期內(nèi)各個(gè)環(huán)節(jié),即:規(guī)劃、設(shè)計(jì)、采購、建設(shè)、運(yùn)行、檢修、技改、報(bào)廢的全過程,在滿足安全、效能的前提下追求資產(chǎn)全生命周期內(nèi)可靠性和經(jīng)濟(jì)性的最優(yōu)結(jié)合,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。

        中小企業(yè)在固定資產(chǎn)生命周期的各個(gè)階段都存在不同程度的管理問題。有些中小企業(yè)重大項(xiàng)目固定資產(chǎn)購置是由個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)拍板決定缺失科學(xué)決策的,缺少對市場機(jī)遇的調(diào)查分析,缺少投資可行性分析,出現(xiàn)不符合企業(yè)長遠(yuǎn)利益盲目購置。有些中小企業(yè)在固定資產(chǎn)購置時(shí),缺少統(tǒng)籌安排,重大項(xiàng)目完工之后,達(dá)不到使用要求,出現(xiàn)反反復(fù)復(fù)的更新改造,影響生產(chǎn)。最終造成企業(yè)固定資產(chǎn)閑置浪費(fèi),或者企業(yè)固定資產(chǎn)不能充分發(fā)揮其作用,固定資產(chǎn)投資失利。

        由于中小企業(yè)日常管理制度不完善,實(shí)際工作中資產(chǎn)管理出現(xiàn)脫節(jié),造成財(cái)務(wù)部門、固定資產(chǎn)管理部門和使用部門之間的制約失衡和互相銜接不連貫。清查中主要出現(xiàn)固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的情況。如財(cái)務(wù)賬面上記載的資產(chǎn)存放或者使用地點(diǎn)與資產(chǎn)實(shí)際存放或使用的地點(diǎn)不一致;固定資產(chǎn)購置時(shí)財(cái)務(wù)登記入而實(shí)物管理部門未登記;固定資產(chǎn)已報(bào)廢,實(shí)物在不通知財(cái)務(wù)的情況下清理變賣,造成財(cái)務(wù)錯誤記賬。

        中小企業(yè)在固定資產(chǎn)的處置階段存在很多管理制度不科學(xué)造成的問題:如維護(hù)固定資產(chǎn)繼續(xù)使用是否經(jīng)濟(jì)合理;固定資產(chǎn)到期報(bào)廢處理有無經(jīng)過相關(guān)部門的審批程序;固定資產(chǎn)殘值處理價(jià)格是否公允等等。固定資產(chǎn)對外投資或出售也會出現(xiàn)以上狀況。所以,對固定資產(chǎn)處置工作不進(jìn)行嚴(yán)格管理控制,會造成資產(chǎn)非正常損失,企業(yè)財(cái)產(chǎn)非正常流失。

        很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為,資產(chǎn)只要在企業(yè)管轄范圍內(nèi),又是“固定”資產(chǎn),“跑”不了。所以不設(shè)置專門的固定資產(chǎn)管理人員,而是由其他崗位的人員兼職管理固定資產(chǎn),既要做好本職工作又要管理固定資產(chǎn),很容易造成顧此失彼。

        三、ERP環(huán)境下中小企業(yè)固定資產(chǎn)生命周期管理中的策略

        1、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目預(yù)算的施行

        中小企業(yè)在進(jìn)行固定資產(chǎn)投資決策時(shí),既要考慮國家宏觀政策、行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和市場需求等外部因素,還要結(jié)合企業(yè)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)、發(fā)展方向,應(yīng)認(rèn)真做好決策前的需求分析、投資效益分析等投資可行性分析工作。固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資前的調(diào)研、可行性論證非常重要,特別是工藝流程的可操作性、設(shè)備技術(shù)的先進(jìn)性等,以提高投資決策正確的可能性,提高固定資產(chǎn)投資的效益性。

        年度經(jīng)營預(yù)算是企業(yè)對下年度經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r的預(yù)計(jì)。在綜合銷售情況、企業(yè)現(xiàn)有固定資產(chǎn)生產(chǎn)能力等方面估算企業(yè)未來新增固定資產(chǎn)的項(xiàng)目和資金預(yù)算,并明確固定資產(chǎn)項(xiàng)目實(shí)施的授權(quán)批準(zhǔn)制度。對預(yù)算額度內(nèi)資產(chǎn)項(xiàng)目的構(gòu)建狀況進(jìn)行追蹤分析,定期提交執(zhí)行報(bào)告,年終考核預(yù)算執(zhí)行情況。

        開工建設(shè)前由項(xiàng)目使用部門會同管理部門提出申請“固定資產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)申請單”,根據(jù)內(nèi)部權(quán)限的劃分,經(jīng)有額度審批權(quán)限的人簽字后,此項(xiàng)目才真正立項(xiàng)。

        財(cái)務(wù)部接到額度內(nèi)經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的“固定資產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)申請單”相關(guān)信息后,在ERP“在建工程”科目下設(shè)立“XX項(xiàng)目固定資產(chǎn)”二級科目。此二級科目專門核算該項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況。

        2、強(qiáng)化購置過程的監(jiān)督管理

        采購部接到經(jīng)批準(zhǔn)的固定資產(chǎn)采購需求后,先尋找供應(yīng)商、開展詢價(jià)等工作。采購一般固定資產(chǎn)要做到“貨比三家”,大型固定資產(chǎn)采購盡可能執(zhí)行招投標(biāo)的采購方式。評標(biāo)工作需要有使用部門的參與,在性價(jià)比、保修條款等方面展開認(rèn)真評定,經(jīng)律師審核后擇優(yōu)簽訂采購合同。

        一項(xiàng)固定資產(chǎn)的采購涉及多份合同或多個(gè)訂單,中小企業(yè)的采購部門在ERP系統(tǒng)中正式記錄“采購訂單”,經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)后,作為固定資產(chǎn)價(jià)值管理的財(cái)務(wù)部門需認(rèn)真審核項(xiàng)目歸集的準(zhǔn)確性和各訂單明細(xì)列示的清晰性項(xiàng)目。在實(shí)物到達(dá)企業(yè)后,經(jīng)使用部門或固定資產(chǎn)管理部門等相關(guān)人員檢驗(yàn),由物管部門根據(jù)“采購訂單”在ERP系統(tǒng)做入庫動作,此時(shí)系統(tǒng)自動過賬。

        借:在建工程——XX項(xiàng)目

        貸:應(yīng)付賬款——暫估

        財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后,調(diào)出ERP系統(tǒng)中“采購訂單”。根據(jù)發(fā)票上的信息檢查供應(yīng)商名稱、各明細(xì)行的是否已收貨、收貨數(shù)量與發(fā)票是否一致等。在ERP系統(tǒng)中輸入發(fā)票號碼、開具日期、接收日期、過賬日期等信息,匹配相應(yīng)的發(fā)票。

        借:在途物資——暫估

        貸:應(yīng)付賬款——XX供應(yīng)商

        運(yùn)行收貨收發(fā)票清算后,系統(tǒng)自動過賬清算分錄。

        借:應(yīng)付賬款——暫估

        貸:在途物資——暫估

        3、理順固定資產(chǎn)項(xiàng)目的驗(yàn)收流程

        當(dāng)固定資產(chǎn)構(gòu)建完成,試運(yùn)行達(dá)到預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)后,項(xiàng)目轉(zhuǎn)入完工驗(yàn)收階段。由采購部門牽頭,固定資產(chǎn)管理部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門共同填制固定資產(chǎn)完工驗(yàn)收單,正式移交使用部門使用。

        驗(yàn)收過程中,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真記錄固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、存放地點(diǎn)等信息。對于需要專業(yè)人員檢查驗(yàn)收的精密設(shè)備,須聘請專職機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行檢驗(yàn),并在驗(yàn)收單上簽字或出具驗(yàn)收報(bào)告。

        財(cái)務(wù)部根據(jù)完工驗(yàn)收單,在ERP系統(tǒng)中將在建工程轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)。首先建立固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)卡片,詳細(xì)登記固定資產(chǎn)類別、成本中心、折舊年限、折舊起始日期等。其次,根據(jù)在建工程二級科目的明細(xì)記錄,逐條新建子資產(chǎn)(一般ERP系統(tǒng)達(dá)不到固定資產(chǎn)明細(xì)自動映射的功能,所以需手動設(shè)立)。再次,將子資產(chǎn)記錄加入固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)中。系統(tǒng)根據(jù)主數(shù)據(jù)相關(guān)信息計(jì)提折舊、生成唯一的固定資產(chǎn)編號等。

        財(cái)務(wù)部將固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)中的資產(chǎn)類別、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、完工日期、存放地點(diǎn)、使用部門等信息,特別是固定資產(chǎn)編號通知固定資產(chǎn)實(shí)物責(zé)任管理部門和人員,以便日常管理。

        4、完善固定資產(chǎn)日常使用的管理

        固定資產(chǎn)完工驗(yàn)收轉(zhuǎn)入使用部門后,固定資產(chǎn)就進(jìn)入了維護(hù)管理階段。此階段一般比較漫長,使固定資產(chǎn)更好地為企業(yè)服務(wù)與日常管理工作密不可分。

        首先要保證固定資產(chǎn)實(shí)物的存在。企業(yè)一般都會定期對固定資產(chǎn)的情況實(shí)地盤存,防止資產(chǎn)的丟失,查看資產(chǎn)的狀況。盤點(diǎn)工作應(yīng)由固定資產(chǎn)的管理部門、使用部門和財(cái)務(wù)部等共同參加,核對固定資產(chǎn)的名稱、類別編號、使用部門、存放地點(diǎn)、使用狀態(tài)等。盤點(diǎn)結(jié)束后,應(yīng)對固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)過程、管理情況、使用狀態(tài)等盤點(diǎn)結(jié)果形成盤點(diǎn)報(bào)告,對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題提出處理意見和建議。對盤點(diǎn)后需要另行處理的事務(wù),指定專人負(fù)責(zé)追蹤最后的執(zhí)行結(jié)果。

        5、嚴(yán)格固定資產(chǎn)處置的執(zhí)行

        固定資產(chǎn)處置制度不完善會造成企業(yè)財(cái)產(chǎn)流失,增加財(cái)產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)完善固定資產(chǎn)處置制度,固定資產(chǎn)管理部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門等應(yīng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)處置制度的執(zhí)行,嚴(yán)格監(jiān)控固定資產(chǎn)的處置過程。

        固定資產(chǎn)的處置清理過程一般分以下幾種情況。

        (1)對于使用壽命到期正常報(bào)廢的固定資產(chǎn),由固定資產(chǎn)的使用部門提出申請,資產(chǎn)管理部門分析復(fù)核資產(chǎn)的使用狀況,財(cái)務(wù)部核實(shí)資產(chǎn)的財(cái)務(wù)記錄狀況,報(bào)經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入報(bào)廢清理程序

        (2)對于使用壽命未到期非正常報(bào)廢的固定資產(chǎn),由固定資產(chǎn)的使用部門提出申請,資產(chǎn)管理部門復(fù)核資產(chǎn)的使用狀況,分析繼續(xù)使用此項(xiàng)資產(chǎn)是否符合經(jīng)濟(jì)效益原則;財(cái)務(wù)部列示賬務(wù)記載狀況,報(bào)經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入報(bào)廢清理程序。

        (3)對外投資或出售的固定資產(chǎn),經(jīng)其他程序批準(zhǔn)后,由相關(guān)部門提出處置申請,財(cái)務(wù)部核實(shí)固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)記錄,報(bào)經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入清理程序。

        財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后處置申請,在ERP固定資產(chǎn)模塊選中此項(xiàng)固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)卡片,選擇“報(bào)廢”后,賬面凈值轉(zhuǎn)入“固定資產(chǎn)清理”總賬科目。固定資產(chǎn)清理程序是由采購部尋找購買方報(bào)價(jià)、固定資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門參與,相關(guān)部門協(xié)助,固定資產(chǎn)實(shí)物轉(zhuǎn)出企業(yè)。

        [1]趙合英:試析ERP環(huán)境下中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理對策[J].會計(jì)師,2012(7).

        [2]張雅榮:中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理問題與對策[J].企業(yè)研究,2012(4).

        [3]吳琳:對于企業(yè)固定資產(chǎn)管理的調(diào)研與分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2011(1).

        [4]劉紅梅:企業(yè)固定資產(chǎn)管理中存在的問題及其對策[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào),2011(1).

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