倪玉紅

（河南油田分公司第二采油廠，河南，南陽 473000）

檔案是企業(yè)非常珍貴的歷史資料，一種特殊的信息知識。檔案在企業(yè)發(fā)展過程中扮演著特殊角色，起著不可替代的重要作用。因此，提升企業(yè)檔案服務質量，充分發(fā)揮其價值，具有非常重要意義。

近年來，雖然油田企業(yè)檔案信息傳播服務工作在改革發(fā)展的過程中取得了一定成就，但同時也存在一些不足，制約了檔案信息傳播服務工作的有效開展。單純依靠檔案室提供檔案信息傳播服務遠遠不能滿足科研生產(chǎn)和油區(qū)群眾對檔案信息的需求。油田企業(yè)要想更加全面、更加深入地參與國內外市場的激烈競爭，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的針對性和有效性取決于決策信息的質量和正確性，需要比以往更多、更準確的信息。在這種情況下，贏得領導的重視，完善檔案管理制度，加強檔案隊伍建設，加大檔案信息開發(fā)力度是當前油田企業(yè)提升檔案服務質量的主要對策。

一、贏得領導對檔案工作的重視

檔案服務工作成效發(fā)揮如何，不僅取決于檔案人員的努力程度，更主要地取決于領導的重視程度。領導對檔案工作的認知和重視程度，決定著對檔案工作的定位和走勢。

任何一個單位的任何一項工作要做好都必須得到領導的重視。唯有領導重視，這項工作才能順利有效開展。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在單位內部無足輕重，是個“擺設”。這會嚴重削弱檔案的作用發(fā)揮。因此，新形勢下，檔案人員必須發(fā)揮主觀能動性，以自己的實際行動去爭取、去贏得領導的重視，為做好檔案服務工作鋪平道路。要加強檔案工作宣傳，經(jīng)常把有關文件、材料給領導傳閱，讓領導在腦海里留下檔案的印象；要著重宣傳檔案的經(jīng)濟價值和社會價值，充分展示檔案產(chǎn)生的實實在在效果，引起領導關注和興趣，增進領導對檔案的理解和支持，進而啟發(fā)領導從戰(zhàn)略發(fā)展的高度思考檔案工作，推動檔案管理運行體系的不斷優(yōu)化，推動檔案工作環(huán)境和軟硬件不斷改善，為檔案服務工作快速有效推進創(chuàng)造良好條件。

二、建立健全檔案工作管理制度

檔案服務作用要充分發(fā)揮，就必須建立一套與企業(yè)發(fā)展相適應的檔案工作管理體系、管理流程和管理規(guī)范，確保檔案工作的制度化、科學化，資料的連續(xù)性、完整性和保密性。

完善檔案管理體系。檔案工作是一項系統(tǒng)工程，要按照《檔案法》要求，結合單位實際，與企業(yè)發(fā)展同步推進檔案管理工作，建立一套全體員工共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，明確職能部門、各個單位職責以及檔案專兼職人員職責，構建層層負責的檔案工作機制，使得檔案管理工作有章可循，避免出現(xiàn)漏洞和斷檔。如在第二采油廠從無到有、從小到大的發(fā)展過程中，隨著時間的推移積累了大量豐富的原始資料，為企業(yè)的管理和發(fā)展提供了寶貴的依據(jù)，也真實地展現(xiàn)了企業(yè)發(fā)展的過程。為了更好地服務于油田發(fā)展改革穩(wěn)定、生產(chǎn)經(jīng)營建設這個大局，構建了以廠檔案室為中心、以機關各職能科室和三級單位的檔案信息員為基礎的檔案信息管理體系。

規(guī)范檔案基礎資料。企業(yè)檔案室圍繞企業(yè)中心工作和企業(yè)發(fā)展需求，利用一切手段，規(guī)范檔案基礎資料，不斷豐富檔案信息資源。明確檔案收集歸檔的范圍、類別和形式，各負其責地多方位、多渠道地收集檔案資料，并按要求及時移交入庫。檔案進庫前，要組織人員對照標準逐次逐條地對進行審查，做到檔案規(guī)范收集歸檔。對于已入庫檔案，要定期進行檢查和維護；對于早期不規(guī)范的檔案，要集中力量重新整理、分類、組卷、編目和裝訂；對于極個別有不完整的檔案，要及時進行補簽和搶救，確保檔案資料高質量、高標準的規(guī)范入庫。［1］在檔案整理過程中，要根據(jù)資料特性，對各種門類和載體的檔案進行分類管理，為今后的檔案工作分類檢索、綜合編研、深度開發(fā)奠定基礎。

嚴格確保檔案安全。檔案安全是檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)。要堅持做好庫房溫度、濕度記錄，及時進行降溫和除濕，定期進行清理，不斷改善和優(yōu)化檔案保管條件，杜絕庫房出現(xiàn)霉變、蟲咬、亂堆雜物、檔案丟失或損毀等現(xiàn)象。同時，要關注檔案信息安全防范，特別是科研企業(yè)的材料、圖紙、數(shù)據(jù)等檔案信息，要嚴格做好保密工作。要采取定期維護系統(tǒng)、安裝網(wǎng)絡防火墻、文件加密防護等多種方式，提高檔案信息安全性能，確保寶貴資料不丟失、不泄密。

三、加強檔案工作隊伍建設

隨著檔案服務工作的深入開展，對專業(yè)檔案人才有了更多的需求。長期以來，企業(yè)檔案管理從業(yè)人員專業(yè)性都不強，真正的專業(yè)性人才很少，現(xiàn)有檔案人員普遍存在著專業(yè)知識不足、業(yè)務能力不夠、工作經(jīng)驗缺乏等問題，這嚴重制約了檔案工作的發(fā)展。

配齊配優(yōu)檔案人員。企業(yè)要重視檔案人員選拔，在物色人選時，要精心考評與檔案職業(yè)要求相吻合或較接近人員，選擇思想素質和文化素質較高、熱愛檔案事業(yè)、責任意識強，既耐心細致又勤奮踏實的人員從事檔案工作，確保配置最佳檔案工作人員，并盡可能保持企業(yè)檔案隊伍的相對穩(wěn)定。

提高檔案管理人員業(yè)務素質。檔案管理人員必須具有相關知識和嫻熟的技術，采用自學、跟師、內部辦班、外派培訓、參觀交流等方法，開展綜合培訓，提高檔案人員在檔案整理、鑒定、編研等業(yè)務能力，推動檔案人員業(yè)務水平的整體提高；提高檔案人員的相關文化知識如信息學、圖書情報學、博物館學、傳播學、社會學，以及計算機管理等現(xiàn)代化設備的操作技術等。要注重業(yè)務骨干的培養(yǎng)，爭取培養(yǎng)一批檔案工作的業(yè)務帶頭人。

深化檔案服務創(chuàng)新。檔案人員要積極順應企業(yè)發(fā)展的新形勢，積極探索創(chuàng)新檔案服務工作，主動介入企業(yè)發(fā)展，建立咨詢服務平臺，改進服務方式，豐富服務手段，提高服務水平，逐步成為檔案綜合服務的復合性人才。

四、加大檔案信息開發(fā)力度

檔案從業(yè)人員要按照企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略部署，綜合開發(fā)檔案信息，積極拓展檔案服務功能，促進檔案價值得以最大限度挖掘。

擴大檔案信息技術成果。計算機技術和信息技術的快速發(fā)展給檔案管理帶來了巨大變化。檔案工作要主動利用先進的計算機技術、網(wǎng)絡技術和電子信息技術，改變傳統(tǒng)的手工操作方式，將保管對象由單一的紙質檔案拓展為紙質檔案和電子檔案并重的存貯方式，推進檔案的計算機一體化管理，逐步建立企業(yè)檔案的數(shù)字化信息庫，從而推動檔案信息共享。同時開發(fā)電子檔案的檢索和管理，為檔案的開發(fā)利用提供更方便、更快捷的服務。

大力推進檔案信息編研。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的寶貴財富。它囊括了上級有關機關文件、本機關文件。為了最大程度地挖掘企業(yè)檔案的信息資源，要加強檔案信息的編研工作。檔案管理部門要根據(jù)生產(chǎn)建設的需要，針對不同時期的工作重點和要求，充分做好檔案資料的編研工作。選題要直接服務于經(jīng)濟建設、精神文明、群眾生活等，不要僅局限于文字材料，還有涵蓋圖片、影像等，推動檔案編研工作的發(fā)展，推動和實現(xiàn)檔案價值的最大化。［2］

檔案工作是一項功在當代、利在千秋的事業(yè)。檔案服務工作對于推動企業(yè)發(fā)展具有十分重要作用，必須全面加強檔案服務工作，想方設法做好收集、保護、管理、利用、開發(fā)這些無價資產(chǎn)的工作，將檔案價值有效體現(xiàn)到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，從而推動企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

［1］張蓉.新時期企業(yè)檔案管理問題及對策分析［J］.科技資訊，2013（31）.

［2］蔡慧娟.淺談檔案編研工作者的素質和能力［J］.決策探索，2013（22）.