李坤

加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化管理是中小企業(yè)的一項(xiàng)重要工作。固定資產(chǎn)信息化管理是信息化系統(tǒng)的一部分，是加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的一種有效手段，有助于企業(yè)整個(gè)信息化工作的發(fā)展。

一、當(dāng)前中小企業(yè)固定資產(chǎn)信息化管理現(xiàn)狀

（一）固定資產(chǎn)信息化管理意識(shí)淡薄，管理粗放

對(duì)固定資產(chǎn)信息化管理重視程度不夠，沒有建立一套科學(xué)、系統(tǒng)、完整的維修與保養(yǎng)管理制度，對(duì)使用責(zé)任不明確、對(duì)損壞責(zé)任不追究，造成對(duì)固定資產(chǎn)重使用、輕維修、少保養(yǎng)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)完好率下降。普遍存在重資金管理，輕實(shí)物資產(chǎn)管理；重購(gòu)建過程管理，輕后續(xù)日常使用過程中的管理等現(xiàn)象，更談不上運(yùn)用現(xiàn)代化固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)管理固定資產(chǎn)。

（二）固定資產(chǎn)的信息化管理手段比較落后

目前，中小企業(yè)在規(guī)劃設(shè)計(jì)、人力資源、辦公自動(dòng)化等各環(huán)節(jié)都應(yīng)用了信息技術(shù)，但在實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理信息化方面卻幾乎是一片空白，賬、卡、物的管理各自獨(dú)立，相互分離，沒有一套系統(tǒng)把他們有機(jī)地聯(lián)系在一起。對(duì)每一項(xiàng)資產(chǎn)的管理僅限僅從賬、卡上了解其購(gòu)置時(shí)間、資產(chǎn)折舊、存放地點(diǎn)等基本內(nèi)容。采用傳統(tǒng)的手工登記、粘貼紙質(zhì)資產(chǎn)標(biāo)簽、年終組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)的方式，不僅工作效率低，浪費(fèi)了大量人力、物力，而且由于采用手工方式錄入數(shù)據(jù)，很容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，甚至賬實(shí)不符。

二、實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理的必要性

中小企業(yè)的固定資產(chǎn)需要實(shí)行信息化管理。一方面，中小企業(yè)固定資產(chǎn)種類較多、占用和使用情況復(fù)雜；另一方面，中小企業(yè)的資產(chǎn)分散、增減變化方式較多，單位價(jià)值較高，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本中，設(shè)備費(fèi)用、材料費(fèi)用、維修費(fèi)用占據(jù)了一定的比重。因此，需要中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理，全面提升中小企業(yè)的資產(chǎn)維護(hù)管理水平。

加強(qiáng)固定資產(chǎn)信息化管理，可實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)跟蹤管理，有效對(duì)資源進(jìn)行配置，提高資產(chǎn)的利用率，發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大效益；能最大限度地杜絕管理漏洞，避免企業(yè)固定資產(chǎn)的流失，確保資產(chǎn)的安全完整；可實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化信息管理，節(jié)約管理時(shí)間，提高管理效率，加強(qiáng)資產(chǎn)管理的科學(xué)性；可實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息共享，便于企業(yè)高層管理人員及時(shí)掌握企業(yè)的資產(chǎn)狀況，改善企業(yè)固定資產(chǎn)的結(jié)構(gòu)。

三、如何加強(qiáng)中小企業(yè)固定資產(chǎn)信息化管理

要改善中小企業(yè)當(dāng)前固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，需在傳統(tǒng)管理方法的基礎(chǔ)上引進(jìn)信息化管理手段，構(gòu)建新型管理模式。

（一）引進(jìn)信息化流程管理方式

對(duì)實(shí)物管理從項(xiàng)目立項(xiàng)開始跟蹤，到工程完工資產(chǎn)驗(yàn)收止，將其立項(xiàng)依據(jù)、批復(fù)、付款、發(fā)票、驗(yàn)收等資料完整地納入信息化管理系統(tǒng)，涵蓋采購(gòu)、使用、捐贈(zèng)、借用、歸還、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、維修、報(bào)廢、處置等整個(gè)生命周期，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)完整生命周期的動(dòng)態(tài)跟蹤與管理。充分發(fā)揮資產(chǎn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)借出超期、維修、資產(chǎn)報(bào)廢、易耗品庫存等預(yù)警提醒功能，及時(shí)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行處置或維護(hù)，確保資產(chǎn)的安全、完整。

（二）引進(jìn)圖片管理方式

將所屬固定資產(chǎn)實(shí)物形態(tài)的電子圖片引入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，包括固定資產(chǎn)的相關(guān)輔助資料圖片，使管理者足不出戶就能清楚地了解實(shí)物資產(chǎn)有關(guān)信息和實(shí)物狀態(tài)，提高了資產(chǎn)管理效率。

（三）引進(jìn)條形碼技術(shù)管理方式

以固定資產(chǎn)為核心，以條形碼為主線，在資產(chǎn)進(jìn)入使用單位時(shí)即賦予唯一的“資產(chǎn)編碼”（條形碼），從資產(chǎn)產(chǎn)生的源頭開始控制，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的源頭管理；條形碼技術(shù)輸入速度快、可靠性高、采集信息量大、靈活實(shí)用，是迄今為止最經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。利用資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)中的條形碼管理功能模塊，自動(dòng)生成固定資產(chǎn)唯一的條形碼身份信息標(biāo)簽。

（四）引入實(shí)物資產(chǎn)條碼采集器管理方式

條碼采集器的引入能夠給盤點(diǎn)工作帶來極大的方便，盤點(diǎn)人員不必通過記錄資產(chǎn)編碼、核對(duì)卡片的方式進(jìn)行盤點(diǎn)，只須通過專門的實(shí)物資產(chǎn)條碼采集器對(duì)固定資產(chǎn)上的條形碼識(shí)讀，卡內(nèi)信息自動(dòng)存儲(chǔ)在條碼采集器中，清查結(jié)束后，系統(tǒng)將清查結(jié)果自動(dòng)匯總，并與相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核對(duì)，以方便各資產(chǎn)管理員根據(jù)清查結(jié)果尋找缺失物品。

（五）建立靈活的系統(tǒng)接口，搭建固定資產(chǎn)管理信息平臺(tái)

固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算、預(yù)算管理軟件、OA等系統(tǒng)接口后，系統(tǒng)為資產(chǎn)需求部門申請(qǐng)資產(chǎn)支出提供了平臺(tái)。系統(tǒng)采用工作流管理，當(dāng)申請(qǐng)被提出后，信息會(huì)流轉(zhuǎn)到有關(guān)部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)處，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)資產(chǎn)管理信息分析功能，以迅速做出決策，提高管理效率。

（六）完善制度，促進(jìn)固定資產(chǎn)管理信息平臺(tái)高效運(yùn)轉(zhuǎn)

進(jìn)一步完善固定資產(chǎn)管理制度，規(guī)范資產(chǎn)的購(gòu)置、調(diào)配、處置程序，確保固定資產(chǎn)安全、完整。一是，嚴(yán)格按預(yù)算管理、內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行添置固定資產(chǎn)，對(duì)較大型的基建項(xiàng)目，還需對(duì)其進(jìn)行全過程跟蹤審計(jì)。二是，對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥程序規(guī)范化，對(duì)每一項(xiàng)固定資產(chǎn)在 “戶籍”上做好記錄后，實(shí)物才能轉(zhuǎn)移。三是，對(duì)固定資產(chǎn)處置要科學(xué)、及時(shí)，閑置或利用率不高的資產(chǎn)要經(jīng)過權(quán)威管理部門進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，本著“公開、公正、公平”的原則，合理處置這部分資產(chǎn)，杜絕暗箱操作，避免不廉現(xiàn)象發(fā)生。四是，對(duì)閑置固定資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)證書統(tǒng)一管理，重點(diǎn)監(jiān)控。根據(jù)閑置原因及閑置狀況，有針對(duì)性地進(jìn)行處置。

通過實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理，使固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)"賬、卡、物"的聯(lián)動(dòng)和一致，做到賬實(shí)動(dòng)態(tài)時(shí)時(shí)相符、準(zhǔn)確掌控固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)使用情況，有效摒棄固定資產(chǎn)傳統(tǒng)管理模式下的不足，更好地滿足現(xiàn)代企業(yè)精細(xì)化管理的需要。endprint